Koszty te powinny być zidentyfikowane według przyczyn i skutków oraz miejsca powstania, a ich struktura powinna być przydatna w zarządzaniu. Koszty jakości są parametrem gospodarowania; wiążą się z rentownością przedsiębiorstwa, jego udziałem w rynku, a także są efektywnym miernikiem wykorzystania zasobów. Powinny być zidentyfikowane według przyczyn i skutków oraz miejsca powstania, a ich struktura powinna być przydatna w zarządzaniu. Zarządzający muszą mieć do dyspozycji odpowiednie informacje dotyczące podjętych działań jakościowych i związanych z nimi kosztów - wszystkich kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo oraz wszystkich wartości odchyleń od wartości sprzedaży związanych z jakością. Powinni wiedzieć: - czego koszt (odchylenie wartości sprzedaży) dotyczy, - jakie wymaganie jest spełniane (lub niespełnione), - jakie działanie podjęto. Mogą skorzystać z możliwości, jakie daje dobry program finansowo-księgowy. Pozwala on na utworzenie kilku poziomów kont analitycznych. Standardowo proponuje ewidencję kosztu uzyskania przychodu i kosztu według miejsca jego powstania (analityka 1-go i 2-go poziomu). Ewidencja kosztów działań jakościowych wymagać będzie odpowiednich uzgodnień. Może przedstawiać się następująco: 3 poziom - przedmiot (obiekt kosztowy) opisany słownie, 4 poziom - wymaganie opisane słownie, 5 poziom - działanie opisane słownie. 1 / 5
Otrzymuje się w ten sposób na potrzeby rachunkowości zarządczej trzywymiarową tablicę - katalog (przedmiot/wymaganie/działanie) dla opisu każdego elementu kosztu działań jakościowych. Taki sam efekt otrzymuje się przy użyciu numeru zlecenia na trzecim poziomie analityki, który zawierać będzie analogiczne informacje obejmujące przedmiot, wymaganie i działanie. Struktura ta powinna zapewnić wskazanie odchyleń, których oddziaływanie na przedsiębiorstwo jest silne i długotrwałe, a usunięcie ich przyczyn ma największe znaczenie. Pomiaru odchyleń trzeba dokonywać dla wszystkich rodzajów działalności, mając świadomość, że działania innowacyjne stanowią większość wszystkich kosztów. Na rysunku 4 pokazano przykładowo zdefiniowane słowniki katalogu dla poszczególnych kartotek - grup kont analitycznych. Opisują słownie podjęte i rozliczane zadnia jakościowe, opisywane na różnych dokumentach - na przykład na omówionej poprzednio Polityce jakości" Celach dotyczących jakości" i Wnioskach z przeglądu zarządzania". Definiowanie katalogu elementów jakości może przebiegać w sposób, jaki pokazano na rysunku 5. Zadanie opracowania katalogu może być powierzone specjaliście z dziedziny organizacji lub zespołowi. Szerokie grono pracowników powinno opiniować projekt i uczestniczyć w jego wdrożeniu. Typowym kosztem działań jakościowych, który należy monitorować i eliminować, jest koszt działań korekcyjnych. Ale trzeba pamiętać, że aby skutecznie zarządzać kosztami, należy przede wszystkim wpływać na projekty nowych wyrobów i usług. Na etapie projektowania ustalane są bowiem procesy i działania, które będą wymagane w przyszłej produkcji, sprzedaży, serwisie i unieszkodliwieniu wyrobu. Zapisy dostarczają obiektywnego dowodu o wykonanych działaniach i/lub osiągniętych wynikach. Służą weryfikacjom przez przedstawienie dowodu obiektywnego, że zostały spełnione wyspecyfikowane wymagania. Przedstawione na dokumentach księgowych stosują 2 / 5
uniwersalny język pieniądza. Dokumentami księgowymi odnoszącymi się do rachunku kosztów działań jakościowych są przede wszystkim faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty dotyczące kosztu wynagrodzeń i dokumenty obrotu brakami. Ewidencja kosztów działań jakościowych za pomocą tych dokumentów odpowiada rejestracji w czasie rzeczywistym. Pokazane poniżej obiegi i zapisy na takich przykładowych dokumentach dają obraz ich funkcjonalności i przydatności dla rachunku kosztów działań jakościowych. Faktury sprzedaży (rysunek 6). W przedstawionym obiegu przewidziano możliwość dokonywania przez sprzedawcę obniżki ceny. Podstawową ich przyczyną są upusty o charakterze promocji sprzedaży i upusty związane z sezonowością. Wielkość i sposób udzielania takich upustów określany jest w polityce sprzedaży. Ale występują też upusty jakościowe, które są dowodem na dopuszczenie do użytkowania wyrobu o obniżonej - nowej akceptowalnej jakości. Są więc reakcją na niespełnione wymagania i uzgodnienie z nabywcą nowych wymagań w zamian za gratyfikacje pieniężne. By udzielić takiego upustu, potrzebna jest w proponowanej procedurze akceptacja szefa sprzedaży. Na fakturze sprzedaży w miejscu opisu" sprzedawca dokonuje zapisów zgodnych z przyjętym katalogiem: na przykład funkcjonalność" i przekwalifikowanie", a w notatce" dołączanej do faktury w programie opisuje przyczyny tej gorszej funkcjonalności. 3 / 5
W ten sposób zapisy dotyczące kosztów działań jakościowych będą obejmować: wyrób, wymaganie, które nie zostało spełnione, podjęte działanie i wartość pomniejszenia sprzedaży (upust). Natomiast za uznane reklamacje jakościowe są wystawiane faktury korygujące z bonifikatami, określonymi w katalogu elementów jakości" w programie finansowo-księgowym. Zarówno słownik upustów jakościowych jak i bonifikat stanowią katalog nazw z analityki 4 poziomu - wymaganie; tutaj oznaczające jakie wymaganie należy spełnić, by wyrób został sprzedany bez upustu jakościowego lub nie był skutecznie reklamowany. Faktury zakupowe Faktura papierowa jest dokumentem, na podstawie którego wprowadzane są dane do formularza Faktura VAT zakupu" i poprzez ten formularz do bazy danych (kartoteki Dostawcy", Towary" i do kartoteki Dokumenty"). Dokumentuje zakup na cele inwestycyjne i eksploatacyjne w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, materiałów i energii oraz usług. Identyfikację kosztu powinien zapewnić merytoryczny opis faktury, uwzględniający przyjęty zakładowy plan kont, a w nim zapis działania odniesionego do przedmiotu spełniającego określone wymagania. Opis ten często identyfikuje odpowiedzialnego za dokonanie zakupu oraz porównanie wartości zakupu z budżetem. Miejscem na te zapisy na dokumencie w programie jest pole opis". Zapisy powinny odpowiadać przyjętej analityce kont księgowych, na przykład zaproponowanej w katalogu elementów jakości. 4 / 5
Typową przyczyną wystawienia Faktury VAT Korekta" po stronie kupującego, pomijając omyłki, są reklamacje jakościowe. Reklamacje jakościowe dotyczyć mogą żądania wymiany wyrobu lub obniżenia jego ceny - udzielenia bonifikaty. Na fakturze korygującej (rysunek 7) podaje się dane wyrobu, którego korekta dotyczy, zmiany, jakie w jego opisie nastąpiły (np. nowy numer identyfikacyjny), rodzaj udzielonej bonifikaty oraz kwotę. Przyczyny reklamacji jakościowych mogą być różne. Dobrze jest, gdy przyczyny takie zostaną odpowiednio sklasyfikowane i opisane w umowie. Wtedy zapisy opisujące niespełnione wymagania umieszczane są na fakturze w miejscu opis bonifikaty". Szczegółowego opisu dokonuje kontroler jakości, wskazując odpowiednio niespełnione wymaganie i podjęte działanie (z katalogu elementów jakości) oraz dołącza notatkę o przyczynach korekty i proponowanych działaniach. Pełna treść artykułu, z rysunkami: plik pdf Uwaga: powyższy artykuł stanowi podrozdział 6 rozdziału I książki Wiesława Brala Obieg i ochrona dokumentów w zarządzaniu jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem informacji", wydanej przez DIFIN, Warszawa 2008 r. Więcej informacji o tej książce podajemy w dziale Praktyczne książki". 5 / 5