Podręcznik uŝytkownika wersja 1.1 zgodna z wydaniem 2009.04.3.1 BBSoft
Spis treści Spis treści... 2 ROZDZIAŁ 1... 4 Wprowadzenie... 4 ROZDZIAŁ 2... 5 Obsługa programu... 5 Parametry techniczne... 5 Instalacja programu... 6 Pierwsza instalacja aplikacji... 6 Metody uruchamiania programu... 7 Logowanie uŝytkownika... 8 Interfejs uŝytkownika... 9 Okno główne... 9 ROZDZIAŁ 3... 11 Rejestracja danych realizatora... 11 Rejestracja danych... 11 ROZDZIAŁ 4... 14 Aktywacja... 14 Aktywacja aplikacji... 14 Generowanie i zapis pliku zmówienia... 14 Import klucza licencji... 15 ROZDZIAŁ 5... 16 Umowy... 16 Import i przeglądanie umów... 16 Import umowy... 16 Przegląd produktów handlowych i miejsc realizacji świadczeń... 17 ROZDZIAŁ 6... 18 Ewidencja świadczeń... 18 Świadczenia... 18 Dodawanie zleceń... 18 Edycja zleceń... 22 Usuwanie zleceń... 22 ROZDZIAŁ 7... 23 Ewidencja pacjentów... 23 Pacjenci... 23 Rejestracja pacjentów... 23 Edycja danych pacjenta... 25 Usuwanie danych pacjenta... 25 Historia zmian... 26 ROZDZIAŁ 8... 27 Raporty do i z NFZ... 27 Sprawozdawczość... 27 Tworzenie raportu statystycznego... 28 Strona 2 z 39
Wydruk załącznika 9/10... 29 Zwrotne pliki XML... 30 Błędy, ostrzeŝenia i informacje w raporcie zwrotnym... 30 Import raportu rozliczeniowego... 31 Generacja elektronicznego rachunku refundacyjnego... 31 ROZDZIAŁ 9... 34 Słowniki... 34 Jednostki chorobowe ICD 10... 34 ROZDZIAŁ 10... 35 Zarządzanie kopiami bezpieczeństwa... 35 Archiwizacja i przywracanie kopii bazy danych... 35 Kopia bezpieczeństwa... 35 Odtwarzanie bazy danych z kopii bezpieczeństwa... 36 ROZDZIAŁ 11... 38 Zakończenie pracy w programie... 38 Zakończenie pracy... 38 Strona 3 z 39
ROZDZIAŁ 1 Wprowadzenie Miło jest nam powitać Państwa w gronie uŝytkowników systemu BBSoft korzystających z aplikacji wspomagającej ewidencje świadczeń i rozliczenia świadczeniodawców posiadających umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia w rodzaju Zaopatrzenie w wyroby medyczne, będące przedmiotami ortopedycznymi i środkami pomocniczymi. Niniejsza instrukcja ma na celu zapoznanie Państwa z moŝliwościami i sposobem obsługi aplikacji BBSoft. Strona 4 z 39
ROZDZIAŁ 2 Obsługa programu W niniejszym rozdziale zostanie omówiony sposób instalacji i uruchomienia programu BBSoft, w tym procedura logowania uŝytkownika i rejestracji realizatora. Ponadto zostanie opisane okno główne programu oraz wymienione najwaŝniejsze zasady jego obsługi. Parametry techniczne System BBSoft jest stworzony w architekturze klient/serwer, napisany dla systemu Microsoft Windows. UŜytkownicy korzystający z aplikacji nie ponoszą jakichkolwiek dodatkowych kosztów związanych z licencją bazy danych. Aby móc uruchomić program BBSoft, muszą zostać spełnione następujące minimalne wymagania sprzętowe: Komputer z procesorem klasy Pentium System operacyjny Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista z aktualizacją.net Framework wersja min. 2.0 256 MB pamięci operacyjnej 120 MB wolnego miejsca na dysku twardym Karta graficzna SVGA 800x600 256 kolorów Mysz Strona 5 z 39
Instalacja programu Aby zainstalować program naleŝy pobrać ze strony internetowej www.bbsoft.no-ip.pl pełna najwyŝszą wersje aplikacji i zapisać ja na lokalnym dysku komputera. Instalator systemu BBSoft uruchamia się automatycznie, po dwukrotnym kliknięciu ikony setup.exe pobranego programu. Przejrzyste menu umoŝliwia dostęp do poszczególnych komponentów instalatora, jak równieŝ dostarcza informacji na temat samej instalacji. Aplikacje naleŝy zainstalować na komputerze lokalnym lub na innym komputerze dostępnym w sieci komputerowej. Zalecanym rodzajem instalacji jest instalacja lokalna. Jej zaletą jest większa prędkość pracy niŝ przy instalacji sieciowej. Podczas instalacji aplikacji, naleŝy wskazać lokalizację w której zostanie zainstalowana aplikacja. Program instalacyjny skopiuje wszystkie pliki wymagane do uruchomienia aplikacji oraz utworzy skróty do programów na pulpicie oraz w menu Start. Pierwsza instalacja aplikacji Proces instalacji aplikacji systemu BBSoft wykonywany jest automatycznie przez program instalacyjny, z moŝliwością ingerencji uŝytkownika w parametr lokalizacja docelowa. Krok 1. Określenie lokalizacji docelowej. Strona 6 z 39
Lokalizacja docelowa moŝe pochodzić z lokalnego komputera lub z innego komputera dostępnego w sieci komputerowej. Zalecaną opcją jest instalacja na lokalnym dysku twardym danego komputera. Instalacja taka zapewni najwyŝszą prędkość i wydajność pracy sytemu BBSoft. Program instalacyjny podpowiada domyślną lokalizację C:\Program Files\BBS. Lokalizację tę moŝna zmienić uŝywając przycisku [PRZEGLĄDAJ]. Program instalacyjny utworzy w wybranej lokalizacji folder, do którego skopiowane zostaną pliki oraz foldery niezbędne do uruchomienia aplikacji. Krok 2. Po zakończeniu instalacji kopiowania plików, naleŝy zakończ prace instalatora przy pomocy przycisku zakończ. Metody uruchamiania programu Program BBSoft moŝe być uruchomiony bezpośrednio, z poziomu systemu Windows. Uruchomienie programu odbywa się w analogiczny sposób, jak kaŝdej innej aplikacji pracującej pod systemem operacyjnym Windows. W tym celu moŝna m.in.: Kliknąć ikonę skrótu znajdującą się na pulpicie (o ile w czasie instalacji systemu nie zrezygnowano z tworzenia skrótów na pulpicie) Za pomocą eksploratora plików wybrać katalog, poprzez przejście do lokalizacji w której została zainstalowana aplikacja (np. C:\Program Files\ BBS), i uruchomienie znajdującego się tam program BBSoft.exe Strona 7 z 39
W systemach Windows NT, 2000, XP, 2003, Vista serwer bazy danych jest uruchamiany jako usługa systemowa. Rejestracja i uruchomienie usług systemowych wykonywane jest automatycznie przez program dbsrv.exe podczas procesu instalacji. Logowanie uŝytkownika W systemie moŝe być zdefiniowanych wielu uŝytkowników, z których kaŝdy posiada swój unikalny identyfikator i hasło. Aby ustalić, który z uŝytkowników w danym momencie zamierza uruchomić program, konieczna jest procedura logowania. Bezpośrednio po pierwszej instalacji, w systemie BBSoft funkcjonuje tylko jeden uŝytkownik Administrator (identyfikator: ADM, hasło ADM ), którego dane naleŝy podać przy starcie programu do okna logowania (patrz rysunek) Uwaga Po trzeciej nieudanej próbie wprowadzenia identyfikatora i hasła, konto uŝytkownika na którego następuje próba logowania, zostaje zablokowane. Kontem które w skutek błędnej próby logowania gdy nie zostaje zablokowane to konto Administrator. Wszystkie nieudane próby logowania na konto Administrator zostają odnotowane i są dostępne do wglądu administratora bazy danych. Strona 8 z 39
Wskazówka Przy podawaniu identyfikatora wielkość liter nie ma znaczenia (wpisywane litery są automatycznie zamieniane na wielkie). Wprowadzanie hasła wymaga zachowania poprawnej wielkości liter. Interfejs uŝytkownika Okno główne Po uruchomieniu programu, najwaŝniejszym oknem jest okno główne. Poza oknem głównym, w trakcie pracy programu BBSoft wyświetlane są róŝnego typu okna dialogowe. Cześć z nich ma charakter edycyjny - uŝytkownik proszony jest o podanie pewnych informacji istotnych dla działania programu. Cześć okien dialogowych ma z formę list wyboru, w których poprzez dwukrotne klikniecie pozycji wskazuje się dane przeznaczone do dalszego przetwarzania. Ostatnią kategorię okien stanowią róŝnego typu komunikaty, ostrzeŝenia i pytania o potwierdzenie zamiaru wykonania określonej operacji. Okno główne programu BBSoft składa się z kilku części. Ich rola została wyjaśniona w poniŝszej tabeli. Tabela 1 Lista grup menu w programie BBSoft Grupa Opcje Opis Plik Dane realizatora Rejestracja danych realizatora NIP, REGON, dane teleadresowe, kod świadczeniodawcy w oddziale NFZ UŜytkownicy Dodawanie, edycja, usuwanie systemu uŝytkowników systemu Zmiana hasła Zmiana hasła aktualnie zalogowanego uŝytkownika Zmiana Zmiana aktualnie zalogowanego uŝytkownika uŝytkownika Koniec Koniec pracy Strona 9 z 39
Rejestracja Rejestracja świadczeń Pacjenci Umowy Umowy Raporty statystyczne Raporty rozliczeniowe Rachunki refundacyjne Narzędzia Kopia bezpieczeństwa Licencje Parametry pracy aplikacji Import pacjentów z realizatora ortopedycznego Słowniki Jednostki chorobowe ICD 10 O programie Pomoc Dodawanie, edycja, usuwanie świadczeń Dodawanie, edycja, usuwanie pacjentów Rejestracja umowy Generowanie i przyjmowanie raportów XML Import szablonów Ŝądania rozliczenia Generowanie wydruków i elektronicznej wersji rachunku wymaganej przez niektóre oddziały NFZ Kopia bezpieczeństwa bazy danych Dodawanie usuwanie licencji Konfiguracja parametrów funkcjonalnych aplikacji Import bazy pacjentów z aplikacji realizator ortopedyczny Dodawanie, edycja, usuwanie jednostek chorobowych Pomoc programu Strona 10 z 39
ROZDZIAŁ 3 Rejestracja danych realizatora Rozdział przedstawia opis czynności umoŝliwiających zarejestrowanie danych realizatora w systemie BBSoft. Rejestracja danych Rejestracje danych realizatora dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Plik/Dane realizatora (patrz na rysunek) Danymi niezbędnymi wymaganymi do prawidłowej pracy w aplikacji są dane z grupy Dane podstawowe oraz Kod świadczeniodawcy w oddziałach NFZ. Uzupełnienie danych realizatora o kod świadczeniodawcy w oddziałach NFZ musi zostać poprzedzone uzupełnieniem oraz zapisaniem [Zapisz] pól NIP, Regon oraz Nazwa realizatora Strona 11 z 39
Zapisanie danych podstawowych spowoduje otworzenie formularza Kod świadczeniodawcy, pozwalając na wprowadzenie unikalnych identyfikatorów świadczeniodawcy w poszczególnych oddziałach NFZ Wprowadzenie unikatowego identyfikatora świadczeniodawcy nadanego przez oddział NFZ, dokonujemy poprzez wybranie z listy właściwego oddziału NFZ oraz uzupełnienie pola Kod świadczeniodawcy, a następnie zapisanie dych danych przyciskiem [Zapisz]. Zapisanie danych spowoduje zamkniecie okna i ponowne wyświetlenie formatki Dane realizatora uzupełnionego o kod świadczeniodawcy. Strona 12 z 39
Wskazówka Niepoprawne uzupełnienie danych podstawowych oraz kodu nadanego przez oddział NFZ, spowoduje wygenerowanie nieprawidłowego klucza licencji oraz problemy z importem i eksportem plików XML (umowy, sprawozdania, raporty zwrotne, rachunki) Strona 13 z 39
ROZDZIAŁ 4 Aktywacja Rozdział zawiera informacje w jaki sposób dokonać aktywacji pełnej wersji aplikacji, generując prośbę o klucz licencji oraz jego wczytanie Aktywacja aplikacji Aktywacje aplikacji dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Narzędzia/Licencje (patrz na rysunek) Generowanie i zapis pliku zmówienia Generowanie klucza wykonujemy klikając przycisk [Generuj zamówienie] oraz wskazując lokalizacje do zapisu pliku request.req na dysku lokalnym komputera. Strona 14 z 39
Wygenerowany plik, naleŝy przesłać w postaci załącznika poczty elektronicznej na adres bbsoft80@gmail.com, umieszczając w temacie wiadomości BBSoft zamówienie licencji Import klucza licencji W odpowiedzi na przesłany plik zamówienia licencji, zostanie odesłany klucz licencji w postaci pliku Key.lic. Wczytanie pliku Key.lic dokonujemy poprzez klikniecie przycisku [Wczytaj klucz], wskazanie pliku na dysku lokalnym komputera oraz klikniecie przycisku [Otwórz] Prawidłowo przeprowadzony import pliku licencji, spowoduje dodanie na liście licencji nowej pozycji. (patrz rysunek) Strona 15 z 39
ROZDZIAŁ 5 Umowy Rozdział zawiera informacje w jaki sposób dokonać importu elektronicznej wersji umowy, w jaki sposób przejrzeć dostępne miejsca realizacji świadczeń oraz listę produktów handlowych dostępną w poszczególnych umowach Import i przeglądanie umów Import oraz przeglądanie umów dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Umowy/Umowy (patrz na rysunek) Import umowy Wczytanie pliku umowy udostępnionego przez oddział NFZ wykonujemy poprzez klikniecie przycisku [Import], wskazanie pliku na dysku lokalnym komputera oraz klikniecie przycisku [Otwórz]. Prawidłowo przeprowadzony import pliku umowy, spowoduje dodanie na liście umów nowej pozycji. (patrz rysunek) Strona 16 z 39
Uwaga : Import pliku umowy moŝe nastąpić tylko w przypadku prawidłowego uzupełnienia danych realizatora (patrz rozdział 3) Przegląd produktów handlowych i miejsc realizacji świadczeń Aby dokonać przeglądu miejsc realizacji świadczeń lub produktów handlowych dostępnych w umowie dostępnej na liście, naleŝy kliknięciem zaznaczy umowę, następnie kliknąć przycisk [Miejsca realizacji] lub [Oferta handlowa]. Katalog produktów handlowych, otwierany przez formatkę Umowy, zawiera wszystkie unikalne pozycje występujące w okresie obowiązywania umowy, nie zawiera cen które w róŝnych okresach sprawozdawczych mogą ulegać zmianie. Strona 17 z 39
ROZDZIAŁ 6 Świadczenia Ewidencja świadczeń Rozdział zawiera informacje w jaki sposób prowadzić ewidencje realizowanych świadczeń. Rejestrowanie nowych świadczeń, poprawianie istniejących oraz usuwanie niepoprawnie zarejestrowanych dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Rejestracja/Rejestracja świadczeń (patrz na rysunek) Dodawanie zleceń Dodawanie nowego zlecenia dokonujemy poprzez klikniecie przycisku [Dodaj zlecenie] który otworzy formularz nowego zlecenia (patrz na rysunek) Strona 18 z 39
Pozycje formularza które bezwzględnie naleŝy uzupełnić aby była moŝliwość wyboru zrealizowanego produktu handlowego to : Data początku realizacji Data końca realizacji Oddział potwierdzający zlecenie wybór z listy poprzez klikniecie przy. [O] Miejsce realizacji świadczenia wybór z listy poprzez klikniecie przy. [M] Pacjent wybór z listy poprzez klikniecie przy. [P] Data wystawienia zlecenia Rodzaj zlecenia Typ zlecenia Numer zlecenia Pozycje formularza których uzupełnienie jest opcjonalne to: Uprawnienie dodatkowe Rodzaj schorzenia wybór z listy poprzez klikniecie przy. [S] Po uzupełnieniu wymaganych danych, naleŝy dokonać wyboru zrealizowanego świadczenia. Zrealizowane świadczenie wybieramy poprzez formularz Pozycje Wniosek/Karta który naleŝy otworzyć klikając przycisk [Dodaj] na formularzu Wniosek/Karta Strona 19 z 39
Wybór produktu handlowego właściwego dla zrealizowanego świadczenia dokonujemy poprzez wybranie pozycji ze słownika, który otwieramy klikając przycisk [H] przy polu Produkt handlowy. Wybór pozycji dokonujemy poprzez dwukrotne klikniecie interesującej nas pozycji w słowniku, co powoduje zamkniecie słownika i uzupełnienie pól Produkt handlowy, Kod świadczenia, Środek, Ilość wydana (wynikająca ze słownika), Okres za który poprano przedmiot (w przypadku przedmiotów które wymagają podania takich danych), umiejscowienie (w przypadku przedmiotów które wymagają wskazania umiejscowienia), Kwota refundacji, Dopłata pacjenta, Wartość produktu na formularzu Pozycja Wniosek/Karta. Jeśli rzeczywista ilość wydanych przedmiotów jest inna niŝ zaproponowana poprzez program, naleŝy ja poprawić oraz dokonać przeliczenia cen klikając przycisk [Przelicz pozycje]. Wskazówka: Jeśli zmieniasz ilość wydaną, dokonaj przeliczenia kwot pozycji przyciskiem [Przelicz pozycje], aplikacja nie dokonuje automatycznego przeliczenia kwot, co moŝe być powodem zakwestionowania sprawozdanej pozycji przez oddział NFZ. Po dokonaniu wyboru produktu handlowego klikamy przycisk [Zapisz], przycisk spowoduje powrót do formularz Wniosek/Karta i dopasanie na liście wydanych środków pozycji wybranej przez uŝytkownika (patrz na rysunek) Strona 20 z 39
Jeśli w ramach realizacja świadczenia, wymagane jest dodanie dodatkowego produktu handlowego, naleŝy dodać go analogicznie jak w przypadku produktu pierwszego Uwaga : Jeśli na liście wydanych przedmiotów znajdują się produkty handlowe, nie naleŝy zmieniać pól Oddział potwierdzający zlecenie, Miejsce realizacji świadczenia, Pacjent, Uprawnienie dodatkowe, Data wystawienia zlecenia, Rodzaj zlecenia, Typ zlecenia, Numer zlecenia, Rodzaj schorzenia, zmiana wymienionych wartości spowoduje automatyczne storno produktów Jeśli wystornowana pozycja była ujęta w sprawozdaniu do oddziału NFZ, najbliŝsze sprawozdanie będzie zawierało pozycje korygujące które bezwzględnie naleŝy przesłać do NFZ. Nie przesłanie pozycji korygujących, moŝe spowodować rozsynchronizowanie danych zarejestrowanych w aplikacji względem tych które zostały przesłane do NFZ. Wskazówka : Jeśli system wykonał storno pozycji, a uŝytkownik w międzyczasie nie zapisał zlecenia przyciskiem [Zamknij], wycofanie storna pozycji moŝe być wykonane poprzez zamkniecie formularza Wniosek/Karta klikając krzyŝyk w prawej górnej części formularza. Strona 21 z 39
Edycja zleceń Edycji zlecenia dokonujemy poprzez zaznaczenie na formularzu Realizacja świadczeń Wnioski/Karty pozycji oraz klikniecie przycisku [Popraw] otwierającego formularz zlecenia (patrz na rysunek) Usuwanie zleceń Usuwanie zlecenia dokonujemy poprzez zaznaczenie na formularzu Realizacja świadczeń Wnioski/Karty pozycji oraz klikniecie przycisku [Usuń] usuwającego zaznaczona pozycje (patrz na rysunek) Uwaga: W przypadku usunięcia zleceń wysłanych i potwierdzonych przez oddział NFZ, naleŝy utworzyć i przesłać korektę raportu statystycznego. Strona 22 z 39
ROZDZIAŁ 7 Pacjenci Ewidencja pacjentów Rozdział zawiera informacje w jaki sposób prowadzić ewidencje pacjentów którym realizowano zlecenia Rejestrowanie nowych pacjentów, poprawianie istniejących w systemie oraz usuwanie niepoprawnie zarejestrowanych dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Rejestracja/Pacjenci (patrz na rysunek) Rejestracja pacjentów Rejestracje nowego pacjenta dokonujemy poprzez klikniecie przycisku [Dodaj] umieszczonego w lewej dolnej części okna Pacjenci. Klikniecie przycisku [Dodaj] otworzy formularz nowego pacjenta (patrz na rysunek) Strona 23 z 39
Pozycje formularza które bezwzględnie naleŝy uzupełnić aby była moŝliwość realizacji zlecenia dla pacjenta to : Numer PESEL w przypadku braku numeru PESEL naleŝy zaznaczyć pole brak, wtedy pole PESEL zostanie uzupełnione wartościami domyślnymi, które nie będą przekazywane w sprawozdawczości do oddziału NFZ Nazwisko Imię pierwsze Płeć Data urodzenia Pozycje formularza których uzupełnienie jest opcjonalne to: Imię drugie Ulica Numer domu Numer lokalu Kod pocztowy Miasto Uwagi Uprawnienie dodatkowe Po uzupełnieniu wymaganych danych, naleŝy dokonać zapisu danych przyciskiem [Dodaj]. Strona 24 z 39
Edycja danych pacjenta Edycje danych pacjenta dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście pacjentów rekordu do edycji oraz klikniecie przycisku [Popraw]. Zapis zmian naniesiony w danych pacjenta dokonujemy przyciskiem [Zapisz] Usuwanie danych pacjenta Usunięcie pacjenta dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście pacjentów rekordu do usunięcia, klikniecie przycisku [Usuń] oraz potwierdzenie zamiaru usunięcia, pozycje (patrz na rysunek) Strona 25 z 39
Historia zmian KaŜda operacja dodania, edycji i usuwania danych pacjenta, rejestrowana jest w tabelach technicznych aplikacji, pozwala to na przeglądanie wszystkich zmian danych osobowych pacjenta. MoŜliwość przejrzenia historii zmian rekordu pacjenta moŝliwe jest poprzez zaznaczenie rekordu pacjenta na liście pacjentów oraz klikniecie przycisku [Historia zmian]. Wskazówka: Aby przejrzeć historie zmian rekordów usuniętych, wyświetl listę rekordów usuniętych kombinacją klawiszy [lewy alt + U], zaznacz pozycje oraz kliknij przycisk [Historia zmian]. Strona 26 z 39
ROZDZIAŁ 8 Raporty do i z NFZ Rozdział zawiera informacje w jaki sposób przygotować sprawozdanie statystyczne XML, wczytać raport rozliczeniowy Ŝądania rozliczenia oraz wygenerować elektroniczny rachunek refundacyjny. Sprawozdawczość Przygotowywanie raportów sprawozdawczych statystycznych XML, wczytanie raportu rozliczeniowego lub wygenerowanie elektronicznego rachunku refundacyjnego dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Umowy/Raporty statystyczne, Umowy/Raporty rozliczeniowe lub Umowy/Rachunki refundacyjne (patrz na rysunek) Strona 27 z 39
Tworzenie raportu statystycznego Przygotowywanie raportu statystycznego rozpoczynamy od przejścia do formatki Raporty statystyczne (Umowy/Raporty statystyczne). Na formatce dokonujemy kliknięcia przycisku [Dodaj sprawozdanie]. W nowo otwartym formularzu nowego raportu statystycznego, naleŝy kolejno uzupełnić : umowę której dotyczy sprawozdanie umowę naleŝy wybrać ze słownika umów dostępnego po kliknięciu przycisku [U] miesiąc którego dotyczy sprawozdanie oddział wojewódzki NFZ do którego kierowane jest sprawozdanie wybór oddziału NFZ, analogicznie jak w przypadku umowy, poprzez klikniecie przycisku [O] numer dokumentu finansowego uzupełnienie pola wymagane tylko dla sprawozdań za rok 2008. Słownik umów Słownik oddziałów NFZ Po uzupełnieniu powyŝszych danych, naleŝy kliknąć przycisk [Przygotuj sprawozdanie], generujący dane do raportu statystycznego. Strona 28 z 39
Tak przygotowane sprawozdanie, naleŝy zatwierdzić przyciskiem [Zatwierdź], pobrać w postaci pliku XML przyciskiem [Pobierz plik XML], zapisać na dysku lokalnym komputera oraz przekazać do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ. Wskazówka: Jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone przyciskiem [Zatwierdź], a chcesz dodać nowe zlecenie lub zmodyfikować juŝ istniejące. Wycofaj dane przygotowane do raportu przyciskiem [Usuń]. Uwaga: Usunięcie przygotowanego sprawozdania moŝliwe jest, tylko do momentu zatwierdzenia przygotowanych danych. Uwaga: Sprawozdania od oddziałów wojewódzkich NFZ, naleŝy przekazywać według kolejności ich zatwierdzania. Przekazanie sprawozdań w kolejności innej niŝ były zatwierdzane i pobierane w postaci plików XML, będzie prowadziło do ich odrzucenia oddział NFZ Wydruk załącznika 9/10 Wydruk załącznika 9/10 dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście, raportu do którego drukowany będzie załącznik, klikniecie przycisku [Załącznik 9-10] oraz wydruk załącznika przy za pomocą przycisku drukuj umieszczonego na formularzu wydruku Strona 29 z 39
Zwrotne pliki XML Wczytanie raportu zwrotnego, rozpoczynamy od kliknięcia przycisku [Wczytaj raport zwrotny], wskazanie na dysku lokalnym komputera plik raportu zwrotnego oraz klikniecie przycisku [Otwórz] w formularzu za pośrednictwem którego został wskazany wczytywany plik. Błędy, ostrzeŝenia i informacje w raporcie zwrotnym Podgląd błędów, ostrzeŝeń i informacji przekazanych przez oddział NFZ w odpowiedzi na wysłany raport statystyczny, dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście sprawozdania oraz klikniecie przycisku [Błędy w raporcie zwrotnym]. Jeśli do raportu nie został wczytany raport zwrotny zostanie wyświetlony komunikat Do raportu nie został wczytany raport zwrotny, jeśli odpowiedzi przesłana przez oddział NFZ nie zawiera komunikatów zostanie wyświetlony komunikat Raport nie zawiera błędów, w przypadku wystąpienia błędów, ostrzeŝeń lub informacji zostanie wyświetlony formularz zawierający komunikaty. Aby dokonać zapisu błędów, ostrzeŝeń i informacji do formatu.csv umoŝliwiającego dalsze przetwarzanie w programie MS Excel, naleŝy kliknąć przycisk [Zapisz do pliku.csv] oraz wskazać na dysku lokalnym komputera lokalizacji zapisu pliku. Strona 30 z 39
Import raportu rozliczeniowego Import raportu rozliczeniowego R_UMW lub WRZ rozpoczynamy od przejścia do formularza Raporty rozliczeniowe (Umowy/Raporty rozliczeniowe). Na formularzu dokonujemy kliknięcia przycisku [Wczytaj plik rozliczeniowy], wskazanie na dysku lokalnym komputera plik raportu zwrotnego oraz klikniecie przycisku [Otwórz] w formularzu za pośrednictwem którego został wskazany wczytywany plik. Prawidłowo przeprowadzony import raportu rozliczeniowego, spowoduje dodanie na liście szablonów nowej pozycji. (patrz rysunek) Uwaga : Import raportu rozliczeniowego moŝe nastąpić tylko dla pozycji statystycznych zarejestrowanych w programie. W przypadku próby importu raportu do pozycji nie zarejestrowanych w programie, nastąpi przerwanie importu. Generacja elektronicznego rachunku refundacyjnego Generację elektronicznego rachunku refundacyjnego rozpoczynamy od przejścia do formularza Rachunki refundacyjne (Umowy/Rachunki refundacyjne). Strona 31 z 39
Na formatce dokonujemy kliknięcia przycisku [Nowy rachunek] w wyniku którego nastąpi otwarcie formatki Nowy rachunek refundacyjny (patrz rysunek) Przygotowanie rachunku wymaga : wybrania szablonu rachunku dostępnego po zaimportowaniu raportu rozliczeniowego, podania numeru rachunku i daty jego wystawienia oraz pacjenta i kraju jego pochodzenia jeśli rachunek dotyczy uprawnionego do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji. Po uzupełnieniu powyŝszych danych naleŝy kliknąć przycisk [Generuj rachunek] który zamknie formularz i na liście rachunków formatki Rachunki refundacyjne umieści pozycję nowo wygenerowanego dokumentu, (patrz rysunek) Na podstawie dostępnej na liście pozycji moŝna przy pomocy przycisku [Pobierz plik refundacyjny] pobrać elektroniczną wersję rachunku refundacyjnego, oraz dokonać jego wydruku przyciskiem [Wydruk]. Strona 32 z 39
Uwaga: Generowanie rachunków refundacyjnych (plik refundacyjny lub wydruk) moŝliwy jest tylko wtedy gdy szablon rachunku został wystawiony przez oddział NFZ do którego przesyłanie plików odbywa się przez portal SZOI. Strona 33 z 39
ROZDZIAŁ 9 Słowniki Rozdział zawiera informacje w jaki sposób przeglądać i edytować słowniki dostępne w aplikacji. Jednostki chorobowe ICD 10 Dostęp do dostępnego w aplikacji słownika jednostek chorobowych ICD 10 dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Słowniki/Jednostki chorobowe ICD 10 (patrz na rysunek) Dodawanie nowych pozycji do słownika wykonujemy poprzez klikniecie przycisku [Dodaj] na formularzu Międzynarodowa klasyfikacja chorób i problemów zdrowotnych, edycje danych dokonujemy poprzez zaznaczenie na liście kodu do edycji oraz klikniecie przycisku [Edytuj]. Uwaga: Edycja kodu jednostki chorobowej ICD 10, ograniczona jest tylko do nazwy kodu, sam kod jest pozycją referencyjną do zewidencjonowanych świadczeń, jego zmiana mogłaby naruszyć więzy integralności bazy danych Strona 34 z 39
ROZDZIAŁ 10 Zarządzanie kopiami bezpieczeństwa Rozdział zawiera informacje w jaki sposób wykonywać oraz odtworzyć kopie bazy danych Archiwizacja i przywracanie kopii bazy danych Okresowe przygotowanie kopii bezpieczeństwa oraz przywrócenie stanu bazy po ewentualnej awarii komputera dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego aplikacji poleceń Narzędzia/Kopia bezpieczeństwa (patrz na rysunek) Kopia bezpieczeństwa Wykonanie kopii zapasowej bazy danych dokonujemy poprzez wskazanie w części Archiwizacja, lokalizacji w której ma zostać zapisana kopia i klikniecie przycisku [Utwórz archiwum]. (patrz na rysunek) Strona 35 z 39
Poprawne wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy danych, zostanie zasygnalizowane komunikatem Utworzono kopie bezpieczeństwa Pamiętaj: Kopia bezpieczeństwa jest zapisem danych, które mogą posłuŝyć do odtworzenia oryginalnych danych, utraconych np w skutek awarii komputera lub oprogramowania Kopie bezpieczeństwa powinny być wykonywane na zewnętrznych nośnikach danych np. pamięci Flash, płyty CD, CD-r lub DVD, DVD-r Odtwarzanie bazy danych z kopii bezpieczeństwa Odtworzenie kopii zapasowej bazy danych dokonujemy wskazując w części Odtwarzanie danych plik archiwum oraz klikniecie przycisku [Odtwórz]. (patrz na rysunek) Poprawnie przywrócona kopia bezpieczeństwa, zostanie zasygnalizowana komunikatem Przywrócono kopię bezpieczeństwa, a zamkniecie formularza Kopia bezpieczeństwa, otworzy okno autoryzacji do aplikacji BBSoft. Strona 36 z 39
Uwaga: Odtwarzanie bazy z kopii bezpieczeństwa nadpisuje bazę z która aktualnie współpracuje aplikacja Nie naleŝy przywracać bazy danych w celu ponownego przesłania sprawozdania do NFZ. Takie działanie moŝe prowadzić do rozsynchronizowania stanu sprawozdawczości w oddziale NFZ i aplikacji realizatora Strona 37 z 39
ROZDZIAŁ 11 Zakończenie pracy w programie Niniejszy rozdział przedstawia sposoby zakończenia pracy w programie BBSoft. Zakończenie pracy Jest kilka sposobów zakończenia pracy na programie: Aby zakończyć pracę z programem naleŝy wybrać z górnego paska menu opcje Plik/Koniec. Pojawi się wtedy komunikat z prośbą o potwierdzenie zakończenia pracy: Naciśnięcie opcji Plik/Zmiana uŝytkownika umieszczonej w górnym pasku menu umoŝliwia zamknięcie programu i ewentualne rozpoczęcie pracy innemu uŝytkownikowi bez konieczności opuszczania programu. UŜytkownik rozpoczyna pracę od podania swojego identyfikatora i hasła wejścia, tak jak przy pierwszym uruchomieniu systemu. Naciśnięcie przycisku w górnym prawym rogu okna (przycisk krzyŝyk) powoduje zamknięcie programu. Strona 38 z 39
Wskazówka : Ze względu na bezpieczeństwo zalecamy codziennie po zakończeniu pracy z programem wykonywać archiwizację danych. Strona 39 z 39