SoftVig SvJPK Instrukcja użytkownika Dokumentacja do wersji: 1.0.40.136 Data ostatnich zmian: 2016-07-29 Nr ewidencyjny: xxxx-xxx-x SoftVig Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Ul. Cyfrowa 4, 71-441 Szczecin, tel. +48 91 350 89 20, fax +48 91 350 89 30 www.softvig.pl, e-mail: office@softvig.pl
SPIS TREŚCI 1 OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA... 2 2 SYSTEM... 3 2.1 Dane podatnika... 3 2.2 Użytkowicy i uprawnienia... 4 2.2.1 Użytkownicy... 4 2.2.2 Uprawnienia... 5 2.2.3 Ustawienie i zmiana hasła... 6 3 DOKUMENTY... 7 3.1 Opis... 7 3.2 Dokumenty faktury... 7 3.2.1 Okno dokumentu faktury... 7 3.2.2 Okno listy dokumentów faktur kolumny... 12 3.2.3 Okno listy dokumentów faktur - filtry... 13 3.3 Dokumenty magazynowe... 13 3.3.1 Okno dokumentu magazynowego... 14 3.3.2 Okno listy dokumentów magazynowych kolumny... 17 3.3.3 Okno listy dokumentów magazynowych - filtry... 18 4 MELDUNKI... 19 4.1 Opis... 19 4.2 Tworzenie nowego meldunku dokumenty sprzedaży... 19 4.3 Tworzenie nowego meldunku dokumenty magazynowe... 23 4.4 Okno meldunku... 24 4.5 Okno Listy meldunków... 26 4.5.1 Okno listy meldunków kolumny... 26 4.5.2 Okno listy meldunków filtry... 26 4.6 Meldunek wysłany do Urzędu Skarbowego - dodatkowe operacje... 27 4.6.1 Tworzenie kopii pliku JPK... 27 4.6.2 Wycofanie meldunku z Urzędu Skarbowego... 27 4.7 Tworzenie meldunku bez wysyłki do Urzędu Skarbowego... 28 4.8 Weryfikacja danych i procedury testowe... 29 4.9 Usuwanie meldunków... 30 4.10 Znacznik meldunek aktualny... 30 4.11 Operacje grupowe... 32 4.12 Zmiana kodu urzędu skarbowego... 33 Strona 1 z 33
1 OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA Rozwiązanie JPK firmy Softvig składa się z dwóch elementów tj. funkcjonalności systemu DMS - jako konfiguracji i źródła danych dokumentów oraz aplikacji SvJPK jako archiwum dowodów księgowych w formacie JPK. W systemie DMS zawarte będą następujące elementy JPK: Konfiguracja o Oznaczenie szablonów dokumentów podlegających raportowaniu JPK oraz wskazanie dla nich daty początku raportowania. Procedury eksportu dokumentów z DMS do SvJPK. o Każdy wystawiony w DMS dokument sprzedaży i magazynowy podlegający raportowaniu JPK będzie miał określony status JPK (Do wysłania, Wysłane, Wycofane) plus datę ostatniego eksportu oraz licznik eksportów. o Dokumenty ze statusem JPK Do wysłania eksportowane będą do systemu SvJPK. Standardowo eksport realizowany będzie w trybie ręcznym wykonywanym przez użytkownika DMS poprzez operacje zbiorczego eksportu (kryterium daty) lub operacje eksportu pojedynczych dokumentów (kryterium wybór dokumentów). Dokumenty otrzymują status JPK Do wysłania po ich wcześniejszym wysłaniu do systemu FK. o W przypadku błędów w ewidencji dokumentów w DMS dostępna będzie procedura ponownego eksportu dokumentów z DMS do SvJPK. Wykorzystując narzędzia JPK możliwe wycofanie dokumentu z SvJPK, odblokowanie dokumentu w DMS i wprowadzenie stosownych poprawek (np. zmiana dat dokumentów, ustawienie znaczników rodzajów transakcji itp.) oraz ponowny eksport do SvJPK. W systemie SvJPK zawarte będą następujące elementy JPK: Konfiguracja o System SvJPK to nowa aplikacja z własną bazą danych umożliwiająca konfiguracje danych podatnika, własnych użytkowników oraz ich uprawnień. Archiwum dowodów księgowych o System SvJPK gromadzi dowody księgowe w formacie JPK wyeksportowane z systemu DMS. o Każdy ponowny eksport dokumentu z DMS odkłada w SvJPK kolejną kopię dokumentu. Generowanie meldunku JPK (plik XML) korzysta z ostatniej wersji dokumentu, natomiast poprzednie kopie mają charakter informacyjny. Generowanie meldunków JPK o System SvJPK umożliwia generowanie meldunków JPK osobno dla dokumentów sprzedaży (struktura logiczna JPK Faktury VAT) oraz dokumentów magazynowych (struktura logiczna JPK Magazyn). o Każdy meldunek JPK składa się z nagłówka oraz pozycji. Nagłówek to zapisane kryteria wyboru (np. rodzaj dokumentu, zakres dat itp.), a pozycje to lista wybranych do meldunku dokumentów. o Dla każdego meldunku można wykonać operacje wysyłki do Urzędu Skarbowego, która generuje plik JPK (format pliku XML zgody ze schemat XSD wyznaczonym przez Ministerstwo Finansów). Strona 2 z 33
2 SYSTEM 2.1 DANE PODATNIKA W SvJPK należy zdefiniować dane ewidencyjne podatnika wymagane przez struktury logiczne JPK. Informacje te będą zapisywane w meldunkach i plikach JPK przekazywanych do Urzędu Skarbowego. Meldunek zawierać będzie dane podatnika aktualne na moment tworzenia meldunku. Elementy obowiązkowe oznaczono czerwonym wykrzyknikiem. W polu Kod US należy podać czteroznakowy kod Urzędu Skarbowego. Konfiguracja danych podatnika dostępna jest z menu System -> Dane podatnika (Rysunek 1). Rysunek 1 Dodawanie i zmiana danych ewidencyjnych podatnika JPK zapisywana jest w logu zdarzeń (Rysunek 2). Rysunek 2 Strona 3 z 33
2.2 UŻYTKOWICY I UPRAWNIENIA 2.2.1 UŻYTKOWNICY SvJPK to osobna aplikacja z własną lista użytkowników i systemem uprawnień. Definiowanie użytkowników dostępne jest z menu System -> Konfiguracja -> Aspekt Użytkownicy (Rysunek 3). Rysunek 3 Dodanie nowego użytkownika należy wykonać na kolejnych krokach: Należy użyć operacji Modyfikacja słownika, która otwiera okno edycji słownika (Rysunek 4). Rysunek 4 Należy użyć przycisku Nowy, który umożliwia zdefiniowanie danych nowego użytkownika (Rysunek 5). Wykonanie zapisu po wprowadzeniu danych spowoduje dodanie do słownika nowego użytkownika. Strona 4 z 33
Rysunek 5 2.2.2 UPRAWNIENIA Przypisywanie uprawnień użytkowników realizowane jest w oknie edycji słownika użytkowników System -> Konfiguracja -> Aspekt Uprawnienia (Rysunek 6). Należy wybrać użytkownika i przypisać do niego odpowiednie grupy uprawnień. Rysunek 6 Uprawnienia w SvJPK podzielone zostały na następujące grupy: SV Konsola Wspólne - jest to ogólna, wspólna grupa uprawnień, którą należy przypisać do każdego użytkownika. JPK podgląd - jest to grupa uprawnień umożliwiająca podgląd dokumentów oraz wygenerowanych meldunków. JPK meldunki - jest to grupa uprawnień umożliwiająca operacje na meldunkach tj. o Wykonywanie operacji generowania nowych meldunków i kasowania już istniejących. o Wykonywanie operacji wysyłki do Urzędu Skarbowego. o Wykonywanie operacji narzędziowych na meldunkach. Tworzenie pliku testowego JPK. Tworzenie kopii pliku JPK. Strona 5 z 33
Wycofanie meldunku z Urzędu Skarbowego. Zmiana kodu Urzędu Skarbowego. JPK administracja - jest to grupa uprawnień umożliwiająca wykonywanie operacji konfiguracyjnych tj. o Definiowanie danych podatnika. o Dodawanie użytkowników i przypisywanie uprawnień. 2.2.3 USTAWIENIE I ZMIANA HASŁA Zmiana hasła użytkownika lub ustawienie hasła dla nowych użytkowników dostępne jest z menu System -> Zmień hasło (Rysunek 7). Należy podać stare hasło lub pozostawić puste dla nowych użytkowników oraz dwa razy podać nowe hasło, a następnie użyć operacji Zmień hasło. Rysunek 7 Strona 6 z 33
3 DOKUMENTY 3.1 OPIS Przeglądanie zaimportowanych z systemu DMS dokumentów umożliwia okno Dokumenty JPK, które wywoływane jest z menu i ikony Dokumenty (Rysunek 8). Dokumenty występują tylko w formie do odczytu, bez możliwości edycji treści dokumentu. Okno zawiera dwa aspekty prezentujące dane dokumentów faktur sprzedaży i dokumentów magazynowych. Rysunek 8 3.2 DOKUMENTY FAKTURY 3.2.1 OKNO DOKUMENTU FAKTURY Podgląd dokumentu faktury z listy wywoływany jest przyciskiem Podgląd lub podwójnym kliknięciem (Rysunek 9). Pola w oknie prezentują dane zaimportowane z systemu zewnętrznego (DMS) i przekształcone do formatu JPK. Nazwy pól ujęte w znaki specjalne <> to odpowiedniki pól ze struktury JPK, a ich wartości będą przenoszone w generowanych meldunkach i plikach JPK (format XML). Pozostałe pola, które nie zawierają znaków specjalnych to dodatkowe dane importowane z systemu zewnętrznego (DMS) np. nazwa jednostki organizacyjnej, które nie będą eksportowane do plików JPK, lecz ułatwiają identyfikacje dokumentów. Strona 7 z 33
Rysunek 9 3.2.1.1 SEKCJA - FAKTURA Sekcja faktura zawiera pola opisujące dokument sprzedaży tj. numery, daty, podsumowania wartości dokumentu itp. (Rysunek 10) (Rysunek 11). Rysunek 10 Strona 8 z 33
Rysunek 11 3.2.1.2 SEKCJA SPRZEDAWCA I NABYWCA Sekcja sprzedawca i nabywca zawiera pola opisujące strony transakcji tj. sprzedawca, nabywca, przedstawiciel (niewykorzystywane w DMS) (Rysunek 12). Rysunek 12 3.2.1.3 SEKCJA DANE SZCZEGÓŁOWE FAKTURY Sekcja dane szczegółowe faktury zawiera pola opisujące szczegóły transakcji sprzedaży tj. wartości faktury (np. wartości netto i VAT w podziale na stawki VAT oraz wartość brutto), znaczniki opisujące rodzaj transakcji (np. nowy środek transportu, VAT marża, sprzedaż zwolniona itp.), dane organu egzekucyjnego (niewykorzystywane w DMS) (Rysunek 13) (Rysunek 14). Strona 9 z 33
Rysunek 13 Rysunek 14 3.2.1.4 SEKCJA POZYCJE Sekcja pozycje zawiera pola opisujące pozycje dokumentu (Rysunek 15) (Rysunek 16). W przypadku korekt prezentowane są tylko zmodyfikowane pozycje. Pola Ilości i wartości na korektach prezentowane są w wartości zmiany, natomiast ceny w aktualnej wartości po korekcie. Strona 10 z 33
Rysunek 15 Rysunek 16 3.2.1.5 SEKCJA POPRZEDNIE WERSJE DOKUMENTU Sekcja poprzednie wersje dokumentu zawiera listę historycznych kopii dokumentów odkładanych do archiwum po ponownym imporcie dokumentu z systemu zewnętrznego (DMS) (Rysunek 17). Podgląd dokumentu faktury z historii wywoływany jest przyciskiem Podgląd lub podwójnym kliknięciem. Strona 11 z 33
Rysunek 17 3.2.2 OKNO LISTY DOKUMENTÓW FAKTUR KOLUMNY Okno listy dokumentów faktur sprzedaży zawiera następujące kolumny. Numer faktury Rodzaj dokumentu Rodzaj faktury Data wystawienia Data sprzedaży Nazwa kolumny Data okresy sprawozdawczego Brutto Numer z dokumentu. Opis Rodzaj dokumentu tj. dokumenty sprzedaży. Rodzaj faktury wg klasyfikacji JPK tj. dokumenty podstawowe, zaliczki, pozostałe i korekty. Data wystawienia z dokumentu. Data sprzedaży z dokumentu. Data okresu sprawozdawczego z dokumentu. Wartość brutto faktury lub w przypadku korekt zmiana wartości. D. wstawienia do JPK Data ostatniego importu dokumentu z systemu zewnętrznego (DMS) do SvJPK. Jednostka Nabywca Ilość kopii Ilość meldunków Numer faktury korygowanej ID w syst. zewn. System źródłowy Wersja systemu źródłowego Nazwa jednostki organizacyjnej z systemu zewnętrznego (DMS). Nazwa kontrahenta nabywcy z dokumentu. Ilość kopii dokumentu w historii (sekcja poprzednich wersji dokumentu). Ilość meldunków JPK, w którym raportowany był dany dokument. Numer faktury korygowanej - przy każdej kolejnej korekcie wyznaczany jest z pierwotnej faktury. Identyfikator dokumentu (ID) z systemu zewnętrznego (DMS). Nazwa systemu zewnętrznego np. DMS to AS3. Wersja systemu zewnętrznego np. nazwa bazy danych. Strona 12 z 33
3.2.3 OKNO LISTY DOKUMENTÓW FAKTUR - FILTRY Okno listy dokumentów faktur sprzedaży zawiera następujące filtry (Rysunek 18). Rysunek 18 Nazwa filtra Opis D. wystawienia od do Umożliwia filtrowanie dokumentów po dacie wystawienia. D. sprzedaż od do Umożliwia filtrowanie dokumentów po dacie sprzedaży. Jednostka Numer faktury Rodzaj dokumentu Umożliwia filtrowanie dokumentów po jednostce organizacyjnej z systemu zewnętrznego (DMS). Umożliwia filtrowanie dokumentów po numerze. Umożliwia filtrowanie dokumentów po rodzaju dokumentu. Rodzaj faktury Umożliwia filtrowanie dokumentów rodzaju faktury (dokumenty podstawowe, zaliczki, pozostałe i korekty). Tylko z kopiami Umożliwia filtrowanie dokumentów zawierających przynajmniej jedną wersję dokumentu w historii (dokument był importowany przynajmniej dwa razy). D. wstawienia do JPK od do Umożliwia filtrowanie dokumentów po dacie importu do JPK. Wersja systemu źródłowego Umożliwia filtrowanie dokumentów po wersji systemu zewnętrznego np. nazwa bazy danych. 3.3 DOKUMENTY MAGAZYNOWE Aspekt Dokumenty magazynowe w oknie Dokumenty JPK zawiera dane dokumentów magazynowych (Rysunek 19). Dodatkowe widoki umożliwiają przeglądanie osobno dokumentów wg klasyfikacji rodzajowej JPK tj. PZ (PZ, KPZ, KPZW), WZ (WZ, KWZ), RW (RW, KRW, WU, KWU), MM (MM-, MM+, KMM-, KMM+). Strona 13 z 33
Rysunek 19 3.3.1 OKNO DOKUMENTU MAGAZYNOWEGO Podgląd dokumentu magazynowego z listy wywoływany jest przyciskiem Podgląd lub podwójnym kliknięciem (Rysunek 20). Pola w oknie prezentują dane zaimportowane z systemu zewnętrznego (DMS) i przekształcone do formatu JPK. Nazwy pól ujęte w znaki specjalne <> to odpowiedniki pól ze struktury JPK, a ich wartości będą przenoszone w generowanych meldunkach i plikach JPK (format XML). Pozostałe pola, które nie zawierają znaków specjalnych to dodatkowe dane importowane z systemu zewnętrznego (DMS) np. nazwa jednostki organizacyjnej, które nie będą eksportowane do plików JPK, lecz ułatwiają identyfikacje dokumentów Strona 14 z 33
Rysunek 20 3.3.1.1 SEKCJA DOKUMENT MAGAZYNOWY Sekcja dokument magazynowy zawiera pola opisujące dokument (PZ, WZ, RW, MM) tj. numery, daty, dokumenty powiązane itp. (Rysunek 21) (Rysunek 22). Rysunek 21 Strona 15 z 33
Rysunek 22 3.3.1.2 SEKCJA POZYCJE Sekcja pozycje zawiera pola opisujące pozycje dokumentu (Rysunek 23) (Rysunek 24) (Rysunek 25). W przypadku korekt prezentowane są tylko zmodyfikowane pozycje. Pola Ilości i wartości na korektach prezentowane są w wartości zmiany, natomiast ceny w aktualnej wartości po korekcie. Rysunek 23 Rysunek 24 Strona 16 z 33
Rysunek 25 3.3.1.3 SEKCJA POPRZEDNIE WERSJE DOKUMENTU Sekcja poprzednie wersje dokumentu zawiera listę historycznych kopii dokumentów odkładanych do archiwum po ponownym imporcie dokumentu z systemu zewnętrznego (DMS) (Rysunek 26). Podgląd dokumentu faktury z historii wywoływany jest przyciskiem Podgląd lub podwójnym kliknięciem. Rysunek 26 3.3.2 OKNO LISTY DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH KOLUMNY Okno listy dokumentów magazynowych zawiera następujące kolumny. Numer dokumentu Rodzaj dokumentu Data wystawienia Data operacji Nazwa kolumny Data okresy sprawozdawczego Wartość Jednostka Magazyn Numer z dokumentu. Opis Rodzaj dokumentu wg klasyfikacji JPK tj. dokumenty PZ, WZ, RW, MM. Data wystawienia z dokumentu. Data operacji z dokumentu. Data okresu sprawozdawczego z dokumentu. Wartość dokumentu magazynowego lub w przypadku korekt zmiana wartości. Nazwa jednostki organizacyjnej z systemu zewnętrznego (DMS). Nazwa magazynu z systemu zewnętrznego (DMS). D. wstawienia do JPK Data ostatniego importu dokumentu z systemu zewnętrznego (DMS) do Strona 17 z 33
Ilość kopii Ilość meldunków Kontrahent Dokument powiązany SvJPK. Ilość kopii dokumentu w historii (sekcja poprzednich wersji dokumentu). Ilość meldunków JPK, w którym raportowany był dany dokument. Nazwa kontrahenta z dokumentu. Numer dokumentu powiązanego z dokumentem magazynowym np. numer faktury sprzedaży do WZ, lub numer faktury zakupu do PZ. D. dokumentu powiązanego Data wystawienia dokumentu powiązanego. Miejsce wydania Miejsce przyjęcia ID w syst. zewn. System źródłowy Wersja systemu źródłowego Magazyn źródłowy dla dokumentów typu MM. Magazyn docelowy dla dokumentów typu MM. Identyfikator dokumentu (ID) z systemu zewnętrznego (DMS). Nazwa systemu zewnętrznego np. DMS to AS3. Wersja systemu zewnętrznego najczęściej będzie to nazwa bazy danych. 3.3.3 OKNO LISTY DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH - FILTRY Okno listy dokumentów magazynowych zawiera następujące filtry (Rysunek 27). Rysunek 27 Nazwa filtra D. wystawienia od do Umożliwia filtrowanie dokumentów po dacie wystawienia. D. operacji od do Umożliwia filtrowanie dokumentów po dacie operacji sprzedaży. Jednostka Numer dokumentu Rodzaj dokumentu Rodzaj Opis Umożliwia filtrowanie dokumentów po jednostce organizacyjnej z systemu zewnętrznego (DMS). Umożliwia filtrowanie dokumentów po numerze. Umożliwia filtrowanie dokumentów po rodzaju dokumentu (dokumenty sprzedaży i dokumenty zakupu). Umożliwia filtrowanie dokumentów po rodzaju dokumentu (PZ, WZ, RW, MM). Magazyn Umożliwia filtrowanie dokumentów po magazynie z systemu zewnętrznego (DMS). Tylko z kopiami Umożliwia filtrowanie dokumentów zawierających przynajmniej jedną wersję dokumentu w historii (dokument był importowany przynajmniej dwa razy). D. wstawienia do JPK od do Umożliwia filtrowanie dokumentów po dacie importu do JPK. Wersja systemu źródłowego Umożliwia filtrowanie dokumentów po wersji systemu zewnętrznego np. nazwa bazy danych. Strona 18 z 33
4 MELDUNKI 4.1 OPIS Na podstawie zgromadzonych dokumentów z systemów zewnętrznych (DMS), w SvJPK mogą być wygenerowane i przekazane do Urzędu Skarbowego pliki JPK. Są to pliki w formacie XML w ustalonej przez Ministerstwo Finansów strukturze logicznej tj. w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Główny proces tworzenia plików JPK składa się z dwóch etapów tj. utworzenia meldunku JKP i wykonania wysyłki do Urzędu Skarbowego. Utworzenie meldunku JPK jest swojego rodzaju raportem, w którym zapisane są informacje opisujące generowany plik JPK tj. o Rodzaj meldunku (faktury sprzedaży, dokumenty magazynowe). o Cel złożenia meldunku (deklaracja lub korekta). o Kryteria wyboru dokumentów (np. za jaki okres). o Lista wybranych dokumentów oraz magazyn. o Informacje o wysyłce do Urzędu Skarbowego. o Log zdarzeń (np. komunikaty o błędach kontroli danych). Wysyłka do Urzędy Skarbowego to końcowe generowanie pliku JPK na podstawie dokumentów przypisanych do meldunku. Ten etap składania się następujących kroków tj. o Weryfikacja zgodności danych w dokumentach przypisanych do meldunku ze schematem JPK określonym przez Ministerstwo Finansów. o Utworzenie pliku JPK i zapisanie go we wskazanym przez użytkownika folderze na dysku komputera. o Zapisanie informacji o procesie wysyłki tj. dane użytkownika, daty i nazwa pliku JPK. UWAGA Obecna wersja systemu SvJPK umożliwia generowanie plików JPK w formacie XML i zapisywanie go na dysku komputera. Takie pliki powinny być przekazane do Urzędu Skarbowego na nośniku danych. W SvJPK mogą być generowane meldunki i pliki JPK wg wybranych rodzajów dokumentów: Dokumenty sprzedaży generowany jest osobny meldunek i plik JPK na wszystkie dokumenty sprzedaży wybrane na podstawie określnych przez użytkownika kryteriów (format Faktura VAT [JPK_FA]). Dokumenty magazynowe generowany jest osobny meldunek i plik JPK na każdy z wybranych magazynów na podstawie określnych przez użytkownika kryteriów (format Magazyn (JPK_MAG). 4.2 TWORZENIE NOWEGO MELDUNKU DOKUMENTY SPRZEDAŻY Okno Meldunki JPK umożliwia przeglądanie meldunków, a także wykonywanie na nich operacji tworzenia, edycji i usuwania. Okno wywoływane jest z menu i ikony Meldunki (Rysunek 28). Strona 19 z 33
Rysunek 28 Tworzenie nowego meldunku sprzedaży realizowane w następujących krokach. Wywołanie okna definiowania kryteriów meldunku Należy użyć przycisku Nowy, który otworzy okno wyboru kryterium meldunku (Rysunek 29). Rysunek 29 Wybór rodzaju i celu złożenia meldunku Należy wybrać rodzaj meldunku tj. dokument sprzedaży oraz określić cel złożenia meldunku tj. złożenie deklaracji JPK lub złożenie korekty (Rysunek 30). UWAGA Ze względu na ograniczenia w schemacie plików JPK dostarczonym przez Ministerstwo Finansów, w obecnej wersji SvJPK nie ma możliwości wygenerowania korekty deklaracji JPK. Taka funkcjonalność zostanie wprowadzona w kolejnych wersjach SvJPK, gdy zmienią się schematy plików JPK. Rysunek 30 Strona 20 z 33
Określenie kryteriów wyboru dokumentów do meldunku Należy określić początek i koniec okresu, za jaki wybrane mają być dokumenty do meldunku (Rysunek 31). Okres jest elementem obowiązkowym i może być określony za pomocą tylko jednej z dostępnych dat tj. daty wystawienia, daty operacji (na fakturach jest to data sprzedaży), daty okresu sprawozdawczego oraz daty okresy VAT. UWAGA Wybór dokumentów do meldunku za pomocą dat okresu sprawozdawczego lub okresu VAT powinien być stosowany tylko wówczas, gdy dealer wdrożył wewnętrzne procedury uzgadniania tych okresów w systemach DMS, FK i SvJPK. Należy określić jednostki organizacyjne, dla których wybierane mają być dokumenty do meldunku. SvJPK umożliwia generowanie meldunku z jednej lub wielu jednostek organizacyjnych. Jeżeli meldunek dot. tylko jednej jednostki to jej nazwa zostanie zapisana na meldunku. Wybór dokumentów do meldunku można ograniczyć jeszcze do rodzaju faktury (podstawowe, zaliczki, pozostałe, korekty) lub kontrahenta poprzez określenie jego numeru NIP. Rysunek 31 Utworzenie meldunku i wysyłka do Urzędu Skarbowego Po zakończeniu definiowania parametrów meldunku należy przystąpić do jego tworzenia tj. użyć przycisku Utwórz meldunek + Wyślij do Urzędu. Następnie należy wskazać lokalizację folderu, do którego zapisany ma być plik JPK oraz zatwierdzić wybór przyciskiem OK (Rysunek 32). Strona 21 z 33
Rysunek 32 Jeżeli proces generowania meldunku zakończy się poprawnie to w polu Informacje zaprezentowane zostaną stosowane komunikaty, na liście dostępny będzie nowy meldunek (Rysunek 33), a we wskazanym folderze utworzony zostanie plik JPK (format XML) (Rysunek 34). Rysunek 33 Strona 22 z 33
Rysunek 34 UWAGA Podczas tworzenia pliku JPK wykonywana jest weryfikacja zgodności danych w dokumentach zapisanych w meldunku ze schematem JPK (XSD) określonym przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli meldunek zawiera dane niezgodne ze schematem JPK to system utworzy meldunek, lecz nie wygeneruje pliku JPK. Stosowane komunikaty zapisane zostaną w logu zdarzeń meldunku. 4.3 TWORZENIE NOWEGO MELDUNKU DOKUMENTY MAGAZYNOWE Tworzenie nowego meldunku dla dokumentów magazynowych jest analogiczne, jak dla dokumentów sprzedaży. Jedyna różnica polega na tym, że w dokumentach magazynowych należy dodatkowo określić magazyny, dla jakich generowany ma być meldunek JPK (Rysunek 35). Strona 23 z 33
Rysunek 35 4.4 OKNO MELDUNKU Podgląd okna meldunku z listy wywoływany jest przyciskiem Edycja lub podwójnym kliknięciem. W oknie zdefiniowane następujące widoki: Widok Meldunki JPK prezentuje pola opisujące rodzaj meldunku oraz kryteria wyboru dokumentów do meldunku. Widok Dokumenty prezentuje listę dokumentów wybranych do meldunku. Widok Log zdarzeń JPK prezentuje historię operacji wykonywanych na meldunku. W widoku Meldunki JPK prezentowane następujące pola (Rysunek 36). Rysunek 36 Strona 24 z 33
Nazwa pola Numer Rodzaj meldunku Cel złożenia Data utworzenia Utworzył Wysłany do Urzędu Data wysłania do Urzędu Wysłał Data wycofania z Urzędu Wycofał Ile razy wysyłany do Urzędu Nazwa pliku Sekcja dokumenty z okresów Dane dodatkowe Opis Numer kolejny meldunku nadawany automatycznie przez SvJPK. Jeden z rodzajów meldunku (dokument sprzedaży, magazynowy). Pierwsza deklaracja lub korekta. Data utworzenia meldunku. Użytkownik tworzący meldunek. Znacznik prezentujący informacje, czy dla danego meldunku został wygenerowany plik JPK i oznaczenie, że plik został przekazany do Urzędu Skarbowego. Data wygenerowania pliku JPK. Użytkownik generujący plik JPK. Data operacji wycofania meldunku z Urzędu Skarbowego. Użytkownik cofający meldunek z Urzędu Skarbowego. Licznik, ale razy meldunek był wysyłany do Urzędu Skarbowego. Nazwa pliku JPK wygenerowanego do meldunku. Kryteria daty wg których wybierane były dokumenty do meldunku. Dodatkowe kryteria wg których wybierane były dokumenty do meldunku. W widoku Dokumenty prezentowane następujące pola (Rysunek 37). Rysunek 37 Numer dokumentu Nazwa pola Numer dokumentu. Rodzaj dokumentu Rodzaj dokumentu (SP dokumenty sprzedaży, PZ, WZ, RW, MM dokumenty magazynowe). W. wstawienia do JPK Data wstawienia dokumentu do SvJPK. Opis Strona 25 z 33
Aktualny ID w syst. JPK ID w system zewn. Znacznik informujący o tym, czy do meldunku przypisana została najnowsza wersja dokumentu. Identyfikator dokumentu (ID) w SvJPK. Identyfikator dokumentu (ID) w systemie zewnętrznym (DMS). 4.5 OKNO LISTY MELDUNKÓW 4.5.1 OKNO LISTY MELDUNKÓW KOLUMNY Okno Meldunki JPK umożliwia przeglądanie meldunków, a także wykonywanie na nich różnych operacji (np. tworzenia, edycji i usuwania meldunków oraz wysyłania i cofania wysyłki do Urzędu Skarbowego). Okno wywoływane jest z menu i ikony Meldunki (Rysunek 38). Opis poszczególnych kolumn okna jest taki sam, jak opis pól w oknie meldunku. Rysunek 38 4.5.2 OKNO LISTY MELDUNKÓW FILTRY Okno listy meldunków zawiera następujące filtry (Rysunek 39). Rysunek 39 Nazwa filtra D. utworzenia od do Umożliwia filtrowanie meldunków po dacie utworzenia. D. wysłania do Urzędu od do Umożliwia filtrowanie meldunków po wysłania do Urzędu Skarbowego. Jednostka Opis Umożliwia filtrowanie meldunków po jednostce organizacyjnej z systemu zewnętrznego (DMS). Filtr uwzględnia tylko te meldunki, na których wybrana została tylko jednostka organizacyjna. Meldunki generowane do wielu jednostek nie będą uwzględniane w filtrze. Strona 26 z 33
Magazyn Numer meldunku Rodzaj meldunku Umożliwia filtrowanie meldunków po magazynie. Umożliwia filtrowanie meldunków po numerze meldunku. Umożliwia filtrowanie meldunku po rodzaju (dokumenty sprzedaży, magazynowe). 4.6 MELDUNEK WYSŁANY DO URZĘDU SKARBOWEGO - DODATKOWE OPERACJE 4.6.1 TWORZENIE KOPII PLIKU JPK Wykonanie operacji wysyłki do Urzędu Skarbowego spowodowało utworzenie pliku JPK. Jeżeli utworzony plik został np. uszkodzony lub skasowany istnieje możliwość ponownego utworzenia pliku JPK. W oknie Meldunek JPK dostępna jest operacja Tworzenie kopii pliku JPK (Rysunek 40), która umożliwia ponowne wygenerowanie pliku JPK. Wygenerowany pliku dot. tego samego meldunku, zatem zawierał będzie te same dokumenty, co poprzedni. Operacja dostępna jest tylko dla meldunków wysłanych do Urzędu Skarbowego. Rysunek 40 4.6.2 WYCOFANIE MELDUNKU Z URZĘDU SKARBOWEGO W oknie Meldunek JPK dostępna jest operacja Wycofanie meldunku z Urzędu (Rysunek 41), która umożliwia cofnięcie statusu wysyłki do Urzędu Skarbowego. Operacja cofnięcia wysyłki do Urzędu Skarbowego może być wykorzystywana w następujących sytuacjach: Meldunek został wysłany do Urzędu Skarbowego przez pomyłkę i użytkownik chce cofnąć tą operację. Podczas wysyłki do Urzędu Skarbowego operacja tworzenia pliku JPK nie została zakończona poprawnie np. użytkownik anulował operacje. Cofnięcie wysyłki do Urzędu ustawia się automatycznie. Istnieje konieczność zmiany kodu Urzędu Skarbowego. Tworzenie korekty do meldunku (przyszła funkcjonalność). Strona 27 z 33
Rysunek 41 4.7 TWORZENIE MELDUNKU BEZ WYSYŁKI DO URZĘDU SKARBOWEGO Istnieje możliwość rozdzielenie procesu tworzenia meldunku i pliku JPK na dwa osobne kroki. W pierwszym kroku tworząc nowy meldunek, po zdefiniowaniu kryteriów wyboru dokumentów do meldunku należy użyć przycisku Utwórz meldunek bez wysyłki do Urzędu (Rysunek 42). Utworzony zostanie meldunek, ale bez generowania pliku JPK. Rysunek 42 W drugim kroku, w oknie Meldunek JPK należy użyć operacji Przesłanie meldunku do Urzędu (Rysunek 43). Wysyłka do Urzędy Skarbowego to końcowe generowanie pliku JPK na podstawie dokumentów przypisanych do meldunku. Operacja składania się następujących elementów tj. Weryfikacja zgodności danych w dokumentach zapisanych w meldunku ze schematem JPK określonym przez Ministerstwo Finansów. Strona 28 z 33
Utworzenie pliku JPK i zapisanie go we wskazanym przez użytkownika folderze na dysku komputera. Zapisanie informacji o procesie wysyłki tj. dane użytkownika, daty i nazwa pliku JPK. Proces tworzenia meldunku i pliku JPK w jednym lub dwóch krokach daje taki sam efekt. Tworzenie meldunku bez jednoczesnej wysyłki do Urzędu Skarbowego może być wykorzystywane w celach testowych. Rysunek 43 4.8 WERYFIKACJA DANYCH I PROCEDURY TESTOWE Przed ostatecznym wygenerowaniem pliku JPK i przekazaniem go do Urzędu Skarbowego można utworzyć plik testowy JPK. Podczas tworzenia pliku testowego JPK wykonywana jest weryfikacja zgodności danych w dokumentach zapisanych w meldunku ze schematem JPK określonym przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli meldunek zawiera dane niezgodne ze schematem JPK to stosowane komunikaty zapisane zostaną w logu zdarzeń meldunku, a także pomimo niezgodności ze schematem utworzony zostanie testowy plik JPK. Testowy plik JPK może być również weryfikowany w zewnętrznych systemach oferowanych na rynku. W oknie Meldunek JPK dostępna jest operacja Tworzenie testowego pliku JPK (Rysunek 44), która umożliwia wygenerowanie testowego pliku JPK. Operacja dostępna jest tylko dla meldunków, które nie zostały jeszcze wysłane do Urzędu Skarbowego. Rysunek 44 Strona 29 z 33
4.9 USUWANIE MELDUNKÓW W oknie Meldunki JPK dostępny jest przycisk Usuń, umożliwiający usuwanie meldunków (Rysunek 45). Meldunek JPK może być usunięty w następujących przypadkach: Meldunek nie został jeszcze wysłany do Urzędu Skarbowego. Meldunek został jeszcze wysłany do Urzędu Skarbowego, a następnie status wysyłki został wycofany. Rysunek 45 4.10 ZNACZNIK MELDUNEK AKTUALNY W dokumentach SvJPK prezentowane są dane zaimportowane z systemu zewnętrznego (DMS) i przekształcone do formatu JPK. Każdy kolejny transfer z systemu zewnętrznego (DMS) np. po modyfikacjach powoduje, że w systemie SvJPK zapisana jest aktualna wersja dokumentu, natomiast w historii odłożona zostaje wersja poprzednia (Rysunek 46). Rysunek 46 Do meldunków pobierane są zawsze najnowsze wersje dokumentów, czyli wersje aktualne na moment tworzenia meldunku. Meldunek ma ustawiony znacznik Aktualny (Rysunek 47), wówczas, gdy wszystkie dokumenty przypisane do meldunku również mają taki znacznik (Rysunek 48). Dokument traci znacznik Aktualny, gdy w SvJPK pojawi się nowa wersja dokumentu tj. wykonany zostanie ponowny transfer z systemu zewnętrznego (DMS). Strona 30 z 33
Rysunek 47 Rysunek 48 Postępowanie w przypadku, gdy dokument, a tym samy cały meldunek traci znacznik Aktualny uzależnione jest od tego, czy wygenerowany plik JPK został faktycznie przekazany do Urzędu Skarbowego. Jeżeli użytkownik jest dopiero w trakcie przygotowywania pliku JPK to powinien usunąć nieaktualny meldunek i wygenerować nowy. Wówczas do nowego meldunek przypisane zostaną aktualne wersje dokumentów. Meldunki, które nie zostały jeszcze wysłane do Urzędu Skarbowego, a straciły znacznik Aktualne oznaczone są na liście meldunków kolorem czerwonym (Rysunek 49). Strona 31 z 33
Rysunek 49 4.11 OPERACJE GRUPOWE W oknie Meldunki JPK dostępne są operacje umożliwiające zbiorcze wykonywanie operacji na zaznaczonych meldunkach (Rysunek 50). Na zaznaczonych meldunkach mogą być wykonane następujące operacje. Meldunki wysłane do Urzędu Skarbowego o Wycofanie meldunku z Urzędu o Tworzenie kopii pliku JPK Meldunki, które nie zostały do Urzędu Skarbowego o Wysłanie meldunku z Urzędu o Tworzenie testowego pliku JPK Rysunek 50 Strona 32 z 33
4.12 ZMIANA KODU URZĘDU SKARBOWEGO Kod Urzędu Skarbowego jest jednym z elementów wymaganych przez struktury logiczne JPK. Standardowo kod zapisywany jest w danych podatnika, które przepisywane są na nowo tworzony meldunek JPK. Każdy meldunek zawiera, zatem taki sam kod Urzędu Skarbowego, jaki zapisany był w danych podatnika na moment tworzenia meldunku. Istnieje możliwość zmiany kodu Urzędu Skarbowego na już utworzonym meldunku. W oknie Meldunku JPK dostępna jest operacja Zmiana kodu Urzędu Skarbowego (Rysunek 51). Rysunek 51 Strona 33 z 33