DMS AutoStacja3 Opis zmian do wersji JPK ewidencja dokumentów

Transkrypt

1 SoftVig DMS AutoStacja3 Opis zmian do wersji JPK ewidencja dokumentów Dokumentacja do wersji: Data ostatnich zmian: Nr ewidencyjny: xxxx-xxx-x SoftVig Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Ul. Cyfrowa 4, Szczecin, tel , fax office@softvig.pl

2 SPIS TREŚCI 1 JEDNOLITY PLIK KONTROLNY (JPK) JPK aspekty prawne Przepisy Terminy W jakim zakresie JPK dot. DMS JPK architektura Elementy JPK w DMS SvJPK JPK Etapy wdrożenia Etap 1 ewidencja dokumentów w jakości danych JPK Etap 2 konfiguracja JPK w DMS Etap 3 wdrożenie aplikacji SvJPK JPK zasady ewidencji dokumentów w DMS DATY DEKRETÓW FK Stan obecny i planowane zmiany Daty dekretów FK prezentacja na dokumencie Daty dekretów FK prezentacja na listach dokumentów Daty dekretów FK filtrowanie Daty dekretów FK operacje zmiany Zasady przeliczania dat dekretu FK Operacja zmiany daty dokumentu Operacja zmiany okresu FK na liście dokumentów NOTY PODATKOWE Stan obecny i planowane zmiany Noty podatkowe konfiguracja Noty podatkowe dokumenty sprzedaży Noty podatkowe dokumenty zakupu DOKUMENTY SPRZEDAŻY Sprzedaż - zmiana zasad edycji znacznika UE na dokumencie Sprzedaż - nowa zakładka dot. danych podatkowych Sprzedaż nowy środek transportu - zmiana sposobu ewidencji Sprzedaż - podstawa zwolnienia VAT Sprzedaż - nowy filtr faktur zaliczkowych bez zamówień DOKUMENTY ZAKUPU Zakup - zmiana zasad edycji znacznika UE na dokumencie Zakup - zmiana podstawowych dat dokumentu Zakup - nowe pole przyczyny korekty...23 Strona 1 z 30

3 5.4 Zakup VAT marża Zakup opodatkowany nabywca Zakup faktura zaliczkowa Zakup metoda kasowa Zakup transakcja trójstronna Zakup nowy środek transportu Zakup podstawa zwolnienia VAT Zakup oznaczenie faktury VAT...30 Strona 2 z 30

4 1 JEDNOLITY PLIK KONTROLNY (JPK) 1.1 JPK ASPEKTY PRAWNE PRZEPISY Ustawa z dnia 10 września 2015r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1649), wprowadza do Ordynacji podatkowej art. 193a, nakładający na przedsiębiorców prowadzącym księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych obowiązek udostępniania na żądanie organu podatkowego całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej. Ustawa przewiduje, że księgi i dowody księgowe przekazywane będą organom podatkowym za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych w określonej strukturze logicznej tj. w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Struktury logiczne JPK zostały podzielone na siedem struktur: Księgi rachunkowe (system FK - księgi podatkowe). Wyciągi bankowe (system FK dowody księgowe). Magazyn (systemy ERP dowody księgowe - dokumenty magazynowe przyjęć i wydań zewnętrznych, rozchodów wewnętrznych i przesunięć magazynowych). Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT (system FK księgi podatkowe - rejestry VAT). Faktury VAT (system ERP dowody księgowe - faktury VAT sprzedaży, zakupu, zaliczkowe oraz korekty) Podatkowa księga przychodów i rozchodów (system FK księgi podatkowe) Ewidencja przychodów (system FK księgi podatkowe) TERMINY Termin wejścia w życie nowych przepisów określony został na i dotyczy tylko dużych przedsiębiorców (w rozumieniu Ustawy o swobodzie gospodarczej). W tym terminie, obowiązek JPK będzie dotyczyć jedynie wąskiej grupy największych firm dealerskich oraz instalacji importerskich. Dla małych i średnich przedsiębiorców Ustawa wprowadza zwolnienie z tego obowiązku do r. Uwaga Opisywane raportowanie JPK dot. udostępniania zbiorów JPK na żądanie organów skarbowych. Nie dotyczy to natomiast obowiązku comiesięcznego raportowania ewidencji sprzedaży i zakupy VAT, gdyż raportowanie rejestrów VAT dot. systemów FK W JAKIM ZAKRESIE JPK DOT. DMS DMS, jako rozwiązanie klasy ERP jest systemem, w którym prowadzona jest ewidencja dokumentów. DMS nie obejmuje ewidencji ksiąg podatkowych. W DMS obsługiwane będą dwie struktury logiczne JPK tj. Magazyn (systemy ERP dowody księgowe - dokumenty magazynowe przyjęć i wydań zewnętrznych, rozchodów wewnętrznych i przesunięć magazynowych). Faktury VAT (system ERP dowody księgowe - faktury VAT sprzedaży, zakupu, zaliczkowe oraz korekty) Strona 3 z 30

5 1.2 JPK ARCHITEKTURA Rozwiązanie JPK składać się będą z dwóch elementów tj. funkcjonalności DMS - jako konfiguracji i źródła danych dokumentów oraz nowej aplikacji SvJPK jako archiwum dowodów księgowych w formacie JPK ELEMENTY JPK W DMS W systemie DMS zawarte będą następujące elementy JPK: Konfiguracja o Definiowanie danych podatnika, oznaczenie szablonów dokumentów podlegających raportowaniu JPK oraz wskazanie dla nich daty początku raportowania. Procedury eksportu dokumentów z DMS do SvJPK. o Każdy wystawiony w DMS dokument sprzedaży, zakupu i magazynowy podlegający raportowaniu JPK będzie miał określony status JPK (Do wysłania, Wysłane, Wycofane) plus datę ostatniego eksportu oraz licznik eksportów. o Dokumenty ze statusem JPK Do wysłania eksportowane będą do systemu SvJPK. Standardowo eksport realizowany będzie w trybie automatycznym przez nocną procedurę (cykliczne zadanie na serwerze SQL) lub w trybie ręcznym wywoływanym przez użytkownika w DMS. Dokumenty otrzymują status JPK Do wysłania po ich wcześniejszym wysłaniu do systemu FK. o W przypadku błędów w ewidencji dokumentów w DMS dostępna będzie procedura ponownego eksportu dokumentów z DMS do SvJPK. Wykorzystując narzędzia JPK możliwe wycofanie dokumentu z SvJPK, odblokowanie dokumentu w DMS i wprowadzenie stosownych poprawek (np. zmiana dat dokumentów, ustawienie znaczników rodzajów transakcji itp.) oraz ponowny eksport do SvJPK. Narzędzia o Operacje na dokumentach dot. zmiany statusów JPK SVJPK W systemie SvJPK zawarte będą następujące elementy JPK: Konfiguracja o System SvJPK to nowa aplikacja z własną bazą danych umożliwiająca konfiguracje danych podatnika, własnych użytkowników oraz ich uprawnień. Archiwum dowodów księgowych o System SvJPK gromadzi dowody księgowe w formacie JPK wyeksportowane z systemu DMS. o Każdy ponowny eksport dokumentu z DMS odkłada w SvJPK kolejną kopię dokumentu. Generowanie meldunku JPK (plik XML) korzysta z ostatniej wersji dokumentu, natomiast poprzednie kopie mają charakter informacyjny. Generowanie meldunków JPK o System SvJPK umożliwia generowanie meldunków JPK osobno dla dokumentów sprzedaży i zakupu (struktura logiczna JPK Faktury VAT) oraz dokumentów magazynowych (struktura logiczna JPK Magazyn). Strona 4 z 30

6 o Meldunek JPK generowany jest w oparciu o kryteria wyboru tj. Typ meldunku (pierwszy meldunek lub korekta). Rodzaj meldunku (dokument sprzedaży, zakupu, magazynowe). Jednostka organizacyjna z DMS. NIP kontrahenta Wybór magazynów dla dokumentów magazynowych. Wybór zakresu dokumentów wg kryterium daty od do. Dokumenty sprzedaży o Data wystawienia o Data operacji gospodarczej o Data okresu sprawozdawczego o Data okresu VAT Dokumenty zakupu o Data wystawienia o Data operacji gospodarczej o Data wpływu o Data okresu sprawozdawczego o Data okresu VAT Dokumenty magazynowe o Data wystawienia o Data operacji gospodarczej o Data okresu sprawozdawczego o Każdy meldunek JPK składa się z nagłówka oraz pozycji. Nagłówek to zapisane kryteria wyboru (opisane powyżej), a pozycje to lista wybranych dokumentów. o Zatwierdzeniu meldunku JPK umożliwia generowanie raportu w postaci pliku XML, który zapisywany jest we wskazanej przez użytkownika przestrzeni dyskowej. 1.3 JPK ETAPY WDROŻENIA Zmiany w systemie DMS skierowane są do wszystkich dealerów, jednak wdrożenie rozwiązań JPK dedykowane jest w pierwszej kolejności do dealerów, którzy pozytywnie odpowiedzieli na ankiety JPK - czyli tych dealerów, którzy spełniają kryteria dużego przedsiębiorcy, dla których obowiązek raportowania JPK rozpoczyna się od r ETAP 1 EWIDENCJA DOKUMENTÓW W JAKOŚCI DANYCH JPK W pierwszym etapie udostępniona zostanie wersja DMS ( ) zawierająca funkcjonalności umożliwiające ewidencje dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych w jakości danych JPK tj. wymaganych przez struktury logiczne oraz konfigurację JPK. Właściwe raportowanie JPK wymaga zmiany zasad ewidencji dokumentów sprzedaży i zakupu. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji tych dokumentów uwzględniając nowe elementy opisane w dalszej części dokumentacji. Ewidencja dokumentów w jakości danych JPK powinna rozpocząć się nie później niż od r. Od tej daty bowiem możliwy będzie przyszły eksport dokumentów do SvJPK. Strona 5 z 30

7 UWAGA Jeżeli w systemie DMS zostały wystawione dokumenty sprzedaży, zakupu po dacie , ale przed wdrożeniem nowych zasad ewidencji tj. w jakości danych JPK to należy dokonać przeglądu tych dokumentów oraz wprowadzić ewentualne modyfikacje ETAP 2 KONFIGURACJA JPK W DMS W tym etapie należy wykonać konfigurację JPK w DMS, która obejmuje parametryzację modułu, ustawienia uprawnień do konfiguracji i narzędzi JPK, określenia danych podatnika oraz wyboru szablonów dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych podlegających raportowaniu JPK. Etap konfiguracji powinien być wykonany przed wdrożeniem aplikacji SvJPK ETAP 3 WDROŻENIE APLIKACJI SVJPK Szczegółowe informacje dot. tego etapu przekazywane będą w osobnej korespondencji. 1.4 JPK ZASADY EWIDENCJI DOKUMENTÓW W DMS Zasadniczo dokumenty magazynowe zawierają wszystkie elementy wymagane przez struktury logiczne JPK. W zakresie dokumentów sprzedaży i zakupu konieczne są dodatkowe funkcjonalności, które również dla tych dokumentów pozwolą spełnić kryteria JPK. Dokumenty sprzedaży: Zmiana zasad ewidencji transakcji - sprzedaż nowych środków transportu Zmiana zasad ewidencji transakcji - sprzedaż zwolniona VAT Dokumenty zakupu: Zmiana zasad ewidencji transakcji - zakup VAT marża Zmiana zasad ewidencji transakcji - zakup opodatkowany nabywca Zmiana zasad ewidencji transakcji - zakup faktura zaliczkowa Zmiana zasad ewidencji transakcji - zakup metoda kasowa Zmiana zasad ewidencji transakcji - zakup transakcja trójstronna Zmiana zasad ewidencji transakcji - zakup nowy środek transportu Zmiana zasad ewidencji transakcji - zakup zwolniony VAT Zmiana zasad ewidencji korekt zakupu Interpretacja struktur logicznych JPK opiera się na przygotowanej przez Ministerstwo Finansów opisie struktur, uzupełnionych o dwa zbiory pytań i odpowiedzi. Przygotowane przez MF materiały nie rozwiewają jednak wszystkich wątpliwości, co do sposobu raportowania poszczególnych dokumentów. Poniżej prezentujemy najważniejsze z nich. Okres raportowania dokumentów Jednym z kryterium generowania meldunku JPK będzie okres raportu tj., z jakiego okresu mają być wybrane dokumenty do meldunku. Podstawowym kryterium będą daty dokumentu tj. data wystawienia, operacji gospodarczej oraz wpływu i to zapewnia standard systemu SvJPK. Nie ma jednak pewności czy organy skarbowe nie będą chciały wyznaczać okresu raportu w oparciu o inne kryterium daty np. wg okresu sprawozdawczego lub okresu VAT. Strona 6 z 30

8 Standardowa funkcjonalność DMS umożliwia konfigurowanie dla dokumentów mapowania dat dekretów w FK tj. ustalania na podstawie, jakiej daty w DMS ma być wyznaczy okres sprawozdawczy i okres VAT w dekrecie do FK (Symfonia SAGE). Rozwiązanie to nie przewiduje jednak przekazywania informacji zwrotnej z systemu FK do DMS w przypadku, gdy okres taki zostanie zmieniony tylko w systemie FK. Utrzymywanie zgodności opisywanych okresów w systemach FK i DMS wymaga w takich przypadkach każdorazowej ręcznej aktualizacji okresów dokumentów w DMS. Nowa wersja DMS zawiera narzędzia do zmiany okresów sprawozdawczych i okresów VAT na dokumentach. Dokumenty w DMS eksportowane do SvJPK oprócz standardowych dat dokumentu tj. data wystawienia, operacji gospodarczej oraz wpływu zawierają również daty okresów tj. okres sprawozdawczy i okres VAT. Zmiana dat okresów na dokumentach w DMS spowoduje ponowienie ich eksportu do SvJPK, gdzie zapisana zostanie nowa i aktualna wersja dokumentu. UWAGA Wdrożenie procedury utrzymywania zgodności okresów sprawozdawczych i okresów VAT w systemach DMS i FK, a pośrednio również w SvJPK zależy od decyzji służb księgowych dealera. Tylko taka procedura pozwoli zapewni aktualne okresy w systemie SvJPK i pozwoli na generowanie meldunków JPK w oparciu o kryteria okresu sprawozdawczego i okresu VAT. Faktury zaliczkowe sprzedaży Przepisy VAT określające elementy, jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa. Zasadniczo jest to wartość brutto wpłaconej zaliczki oraz wartość podatku VAT, w rozbiciu na stawki podatku. Dodatkowo faktura zaliczkowa powinna zawierać elementy umowy / zamówienia określające przedmiot zamówienia i jego całkowitą wartość w tym takie elementy jak nazwa towaru / usługi, cena, ilość, stawka podatku. W systemie DMS wydruk faktury zaliczkowej zawiera dwie sekcje finansowe tj. Sekcja wpłaconej zaliczki dane dot. wpłaconej oraz wartości podatku VAT, w rozbiciu na stawki podatku wyznaczane są na podstawie stopki VAT faktury zaliczkowej z DMS. Sekcja zamówienia dane dot. przedmiotu zamówienia wyznaczane są na podstawie pozycji powiązanego zamówienia klienta. Gdy brak jest powiązania to wydruk nie zawiera sekcji zamówienia. W podobny sposób, jak prezentacja danych na wydruku, faktury zaliczkowe raportowane będą do JPK tj. Faktura zaliczkowa z powiązanym zamówieniem o Elementy nagłówka i podsumowania stawek VAT struktury JPK dane dot. wartości wpłaconej zaliczki, wartość podatku VAT oraz podsumowanie wartości netto i VAT dla poszczególnych stawek VAT wyznaczane będą na podstawie stopki VAT faktury zaliczkowej z DMS. o Elementy wierszy struktury JPK dane dot. przedmiotu zamówienia i jego wartości wyznaczane będą na podstawie pozycji powiązanego zamówienia klienta. Faktura zaliczkowa bez powiązanego zamówienia o Elementy nagłówka i podsumowania stawek VAT struktury JPK dane dot. wartości wpłaconej zaliczki, wartość podatku VAT oraz podsumowanie wartości netto i VAT dla poszczególnych stawek VAT wyznaczane będą na podstawie stopki VAT faktury zaliczkowej z DMS. o Elementy wierszy struktury JPK z uwagi na brak powiązanego zamówienia dane przedmiotu zamówienia i jego wartości wyznaczane będą na podstawie pozycji faktury zaliczkowej. Strona 7 z 30

9 Pełna faktura zaliczkowa w DMS powinna zawierać pozycje dokumentu określające wartość wpłaconej zaliczki (w podziale na stawki VAT, jeżeli zaliczka dot. towarów / usług objętych różnymi stawkami VAT) oraz powiązane zamówienie klienta określające przedmiot zamówienia i jego całkowitą wartość. Brak danych dot. zamówienia na wydruku faktury oraz pełnej wartości przedmiotu zamówienia w strukturze wierszy JPK może wpłynąć na uznanie przez organy skarbowe faktury jako wadliwej. UWAGA System DMS nie wymusza przypisania zamówienia klienta do faktury zaliczkowej pozostawiając tę kwestię do decyzji użytkowników. Zalecamy weryfikację wewnętrznych zasad ewidencji dokumentów handlowych, w szczególności decyzji o obowiązkowym tworzeniu i przypisywaniu zamówień klienta do każdej zaliczkowanej transakcji, do której wystawiana jest faktura zaliczkowa. Pozycje dokumentów zakupu Struktura logiczna JPK dla dokumentów zakupu w uproszczeniu składa się z trzech grup danych tj. dane nagłówka dokumentu, dane stopki VAT oraz dane pozycji dokumentu. Obecnie dokumenty zakupu w DMS pozwalają ewidencjonować dane w zakresie nagłówka dokumentu oraz stopki VAT. Taki sam zakres potrzebny jest do ewidencji dokumentu zakupu w systemie FK. Nie było do tej pory potrzeby ewidencjonowania faktur zakupu z dokładnością do pozycji dokumentu. Trudno ocenić, czy nowe przepisy dot. JPK wprowadzają obowiązek dodatkowego ewidencjonowania pozycji dokumentu zakupu, czy tylko dają możliwość ich raportowania w strukturach logicznych JPK w przypadku, gdy podatnik taką ewidencję prowadzi. Odpowiedzi płynące z Ministerstwa Finansów nie rozstrzygają tej kwestii. Na obecnym etapie prac przyjęto założenie, że zakres ewidencjonowanych danych zakupu w DMS nadal będzie obejmował nagłówek dokumentu oraz stopkę VAT, bez pozycji dokumentu. Taki sam zakres danych raportowany będzie do JPK. W przyszłych wersjach DMS planowane jest dodanie funkcjonalności opcjonalnego ewidencjonowania pozycji dokumentu zakupu. 2 DATY DEKRETÓW FK 2.1 STAN OBECNY I PLANOWANE ZMIANY W obecnej wersji DMS istnieje funkcjonalność mapowania dat źródłowych dokumentów sprzedaży i zakupu na daty dekretów eksportowanych do systemów FK (Symfonia SAGE). W ten sposób można np. określić, z jakiej daty źródłowej w DMS ma być ustalany w FK okres sprawozdawczy lub okres VAT dla danego dekretu. Opisywane mapowane wykorzystywane jest w momencie tworzenia dekretu do FK. UWAGA Opisywany mechanizm mapowania dat źródłowych dokumentów sprzedaży i zakupu na daty dekretów eksportowanych do systemów FK dot. standardowego eksportu do FK tj. Symfonia SAGE. Nie obejmuje natomiast eksportu do FK w formacie XML oraz innych rozwiązań indywidualnych. W nowej wersji DMS na podstawie bieżącego mapowania z konfiguracji daty dekretów FK zapisywane będą bezpośrednio na dokumentach sprzedaży i zakupów już w momencie zatwierdzenia dokumentu. W ten sposób zmiana mapowania w konfiguracji będzie obejmować tylko przyszłe dokumenty, bez wpływu na dokumenty historyczne. W procesie generowania dekretów daty do FK pobierane będą z dokumentów, uwzględniając również ewentualne ich modyfikacje. Strona 8 z 30

10 UWAGA Funkcjonalność definiowania i zmian dat dekretu FK na dokumentach przeznaczona jest dla służb księgowych dealera. Zalecamy weryfikacje obecnych ustawień mapowania dat dekretów oraz ich ewentualne modyfikacje. Daty dekretów FK będą zapisywane również na dokumentach magazynowych, chociaż brak dla nich funkcjonalności mapowania. W tym przypadku daty wyznaczaną będą automatycznie na podstawie daty wystawienia dokumentu. Zapisane na dokumentach daty dekretów FK będą widoczne dla użytkownika z poziomu danego dokumentu, oraz listy dokumentów, z możliwością filtrowania. Dostępna będzie również możliwość zmiany dat dekretów FK w zakresie okresu sprawozdawczego lub okresu VAT. Zmiana dat okresu sprawozdawczego lub okresu VAT w datach dekretu FK powinna być stosowana w przypadku: Sprzęgu z systemem FK - przed procesem eksportu do FK lub przed jego ponownym eksportem po ewentualnych zmianach dat na dokumencie. Sprzęgu z SvJPK przed procesem eksportu do SvJPK lub przed jego ponownym eksportem po ewentualnych zmianach dat na dokumencie. UWAGA - sprzęg z systemem FK Zalecamy ustalenie wewnętrznych zasad stosowania zmian okresów (okres sprawozdawczy i VAT) na dokumentach. Ustawienia domyślne i przeliczenia automatyczne odzwierciedlają aktualną funkcjonalność. Jeżeli zatem nie ma potrzeby ustalania innych okresów niż to wynika z konfiguracji mapowania lub zmiany okresów dokumentów wykonywane są tylko w systemie FK to funkcjonalność zmian okresów dekretów w DMS nie powinna być stosowana. Funkcjonalność mapowania dat dekretów dostępna jest z poziomu konfiguracji dekretacji: Ogólne mapowanie dla wszystkich szablonów dokumentów (Rysunek 1) Indywidualne mapowanie dla wybranych szablonów dokumentów (Rysunek 2) Strona 9 z 30

11 Rysunek 1 Rysunek 2 Strona 10 z 30

12 2.2 DATY DEKRETÓW FK PREZENTACJA NA DOKUMENCIE Daty dekretów FK na dokumentach sprzedaży, zakupu i magazynowych można wywołać w oknie edycji dokumentu, z poziomu pola Status dokumentu (Rysunek 3). Rysunek DATY DEKRETÓW FK PREZENTACJA NA LISTACH DOKUMENTÓW Daty dekretów FK na dokumentach sprzedaży, zakupu i magazynowych widoczne są również na listach dokumentów. Dostępność poszczególnych kolumn dot. dekretów FK można wybierać w personalizacji (domyślnie wszystkie włączone)(rysunek 4). Rysunek 4 Strona 11 z 30

13 2.4 DATY DEKRETÓW FK FILTROWANIE Na listach dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych dodana została zakładka Filtr FK / JPK, a w niej nowe filtry dot. dekretów FK (Rysunek 5). Rysunek DATY DEKRETÓW FK OPERACJE ZMIANY ZASADY PRZELICZANIA DAT DEKRETU FK Generalnie wszystkie daty dekretu FK ustawiają się automatycznie na podstawie mapowania w konfiguracji dekretacji w momencie zatwierdzenia dokumentu. Gdy nastąpi zmiana dat na dokumencie po jego odblokowaniu to daty dekretu FK również zostaną zaktualizowane tj. o Data wystawienia, sprzedaży oraz wpływu - automatycznie. o Data okresu sprawozdawczego, okresu VAT wg wyboru użytkownika (domyślnie włączone). Data okresu sprawozdawczego oraz okresu VAT może być zmienia również za pomocą operacji Zmień okresy F/K dostępnej na liście dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych OPERACJA ZMIANY DATY DOKUMENTU Jeżeli na odblokowanym dokumencie sprzedaży (Rysunek 6) lub zakupu (Rysunek 7) użytkownik skorzysta z operacji Zmiana dat dokumentu to zmiana daty dekretu FK w zakresie daty wystawienia, sprzedaży, wpływu przeliczy się automatycznie, natomiast w zakresie okresu sprawozdawczego i okresu VAT przeliczy się w zależności od wyboru użytkownika tj. ustawienia znacznika Zmień okresy wg dokumentu. Strona 12 z 30

14 Rysunek 6 Rysunek OPERACJA ZMIANY OKRESU FK NA LIŚCIE DOKUMENTÓW Zmiana daty dekretu FK dla okresu sprawozdawczego i okresu VAT możliwa jest również za pomocą operacji Zmień okresy F/K dostępnej na liście dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych (Rysunek 8). Operacja może być wywoływana w kontekście pojedynczego dokumentu lub grupowo dla zaznaczonej listy dokumentów. Strona 13 z 30

15

16 3 NOTY PODATKOWE 3.1 STAN OBECNY I PLANOWANE ZMIANY W obecnej wersji DMS noty podatkowe stosowane są tylko na dokumentach sprzedaży oraz służą do zapisywania na dokumencie różnych adnotacji podatkowych, które prezentowane są na wydruku dokumentu w wydzielonej ramce (Rysunek 10). W ten sposób generowane są adnotacje dot. sprzedaży VAT marża lub opodatkowania nabywcy, a także inne noty przygotowane przez użytkowników. Rysunek 10 W nowej wersji DMS noty podatkowe oprócz dokumentów sprzedaży stosowane będą również na dokumentach zakupu, a także oprócz prezentacji na wydruku wykorzystywane będą, jako źródło danych do raportowania JPK (sprzęg z SvJPK). Noty podatkowe na dokumentach korekty sprzedaży i zakupu przepisywanie są domyślnie z dokumentów korygowanych, jednak stanowią osobne zapisy. Ewentualna zmiana zapisów noty podatkowej powinna być wykonywana osobno na dokumencie pierwotnym oraz jego korektach. Dodane zostały również rodzaje not podatkowych, aby odróżnić poszczególne noty na dokumentach. Nadal pozostaje podział not podatkowych na systemowe i użytkownika. Noty systemowe są definiowane i aktualizowane przez SoftVig - w obecnym stanie dot. rodzajów VAT marża ora opodatkowania nabywcy. Pozostałe rodzaje not przeznaczone są do definiowania i aktualizowania przez użytkowników. Użytkownicy mogą stosować również inne noty bez określania wyznaczonego rodzaju. UWAGA JPK noty podatkowe dot. sprzedaży i zakupu zwolnionego Funkcjonalność definiowania i aktualizowania not podatkowych przeznaczona jest dla służb księgowych dealera. Struktury JPK wymagają w raportowaniu sprzedaży i zakupu określania podstawy zastosowanego zwolnienia oraz jego źródła (ustawa, dyrektywa, inne). Należy, zatem zdefiniować odpowiednie noty podatkowe dla transakcji zwolnionych VAT stosowanych u danego dealera oraz wdrożyć odpowiednie procedury stosowania ich w procesie ewidencji dokumentów sprzedaży i zakupu. Strona 15 z 30

17 3.2 NOTY PODATKOWE KONFIGURACJA W nowej wersji DMS konfiguracja not podatkowych zlokalizowana jest konfiguratorze lokalnego administratora Konfigurator -> Ewidencje -> Słowniki wspólne - > Noty podatkowe - > Nota podatkowa (Rysunek 11). Rysunek NOTY PODATKOWE DOKUMENTY SPRZEDAŻY Pole Nota podatkowa (Rysunek 12) zostało przeniesione z zakładki Uwagi na zakładkę Dane podatkowe. W obecnym stanie noty podatkowe na dokumentach sprzedaży powinny być stosowane w zakresie transakcji: Sprzedaż VAT marża automatycznie generowana nota rodzaju VAT marża. Sprzedaż opodatkowany nabywca automatycznie generowana nota rodzaju Opodatkowany nabywca. Sprzedaż zwolniona VAT ręczny wybór określonego rodzaju noty dot. zakupu zwolnionego VAT. Inne rodzaje not podatkowych wg ustaleń służb księgowych. Rysunek 12 Strona 16 z 30

18 UWAGA Warunkiem stosowania not podatkowych dot. sprzedaży zwolnionej VAT jest ich wcześniejsze zdefiniowanie z konfiguracji. 3.4 NOTY PODATKOWE DOKUMENTY ZAKUPU Na dokumentach zakupu dodane zostało nowe pole Nota podatkowa (Rysunek 13), które analogicznie, jak na dokumentach sprzedaży służą do zapisywania na dokumencie różnych adnotacji podatkowych. W obecnym stanie noty podatkowe na dokumentach zakupu powinny być stosowane w zakresie transakcji: Zakup VAT marża automatycznie generowana nota rodzaju VAT marża. Zakup opodatkowany nabywca automatycznie generowana nota rodzaju Opodatkowany nabywca. Zakup zwolniony VAT ręczny wybór określonego rodzaju noty dot. zakupu zwolnionego VAT. Inne rodzaje not podatkowych wg ustaleń służb księgowych. Rysunek 13 UWAGA Warunkiem stosowania not podatkowych dot. zakupu zwolnionego VAT jest ich wcześniejsze zdefiniowanie z konfiguracji. Strona 17 z 30

19 4 DOKUMENTY SPRZEDAŻY 4.1 SPRZEDAŻ - ZMIANA ZASAD EDYCJI ZNACZNIKA UE NA DOKUMENCIE W poprzedniej wersji DMS znacznik UE transakcja wewnątrzwspólnotowa na dokumencie sprzedaży blokowany był do edycji po zatwierdzeniu dokumentu oraz dodatkowo po wystawieniu korekty. W nowej wersji DMS po odblokowaniu dokumentu możliwa będzie edycja znacznika pod warunkiem, że nie będzie zaznaczone żadne z pól opisujących transakcję UE (zakładka Dane podatkowe sekcja Opis transakcji) (Rysunek 14). Jeżeli do dokumentu wystawione były korekty zmiany znacznika powinny być wykonane osobno na każdym z dokumentów. Rysunek SPRZEDAŻ - NOWA ZAKŁADKA DOT. DANYCH PODATKOWYCH Na dokumencie sprzedaży dodana została nowa zakładka dot. danych podatkowych. Przeniesione zostały do niej pola opisujące transakcję EU oraz pole noty podatkowej. 4.3 SPRZEDAŻ NOWY ŚRODEK TRANSPORTU - ZMIANA SPOSOBU EWIDENCJI Na dokumencie sprzedaży dodano możliwość oznaczania transakcji sprzedaży nowego środka transportu. Strona 18 z 30

20 W tym celu na dokumencie sprzedaży należy ustawić znacznik UE transakcja wewnątrzwspólnotowa, który aktywuje pola opisu transakcji. Następnie ustawić znacznik Nowy środek transportu (Rysunek 15) oraz wypełnić wymagane pola Stan licznika oraz Data dopuszczenia do użytku. Powyższe oznaczenia przepisywane są domyślnie na dokument korekty. Znacznik UE oraz informacje opisujące transakcję dostępne są edycji również po odblokowaniu dokumentu. Rysunek 15 Jeżeli znacznik Nowy środek transportu nie jest zaznaczony, a z dokumentu można wnioskować, ze powinna to być sprzedaży nowego środka transportu to na zatwierdzenie dokumentu wyświetlany jest komunikat ostrzegawczy dla użytkownika (Rysunek 16). Komunikat pojawia się wówczas, gdy dokument spełnia poniższe kryteria: Jest to dokument sprzedaży pojazdów (w konfiguracji szablonu ustawiona opcja Sprzedaż pojazdu). Na dokumencie ustawiono znacznik UE transakcja wewnątrzwspólnotowa. Na dokumencie pole Status pojazdu ma ustawioną wartość jednego ze statusów dot. sprzedaży nowych pojazdów. W większości przypadków będzie to wartość Nowy do sprzedaży lub inne markowe statusy dot. sprzedaży nowego pojazdu. Strona 19 z 30

21 Rysunek 16 UWAGA wydruk dokumentu sprzedaży Należy pamiętać, ze w obecnym stanie stan licznika oraz data dopuszczenia do użytkownika prezentowane są na wydruku dokumentu sprzedaży (informacje wymagane przez przepisy VAT). UWAGA - JPK Informacje opisujące transakcje sprzedaży nowego środka transportu są jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Elementy te są wykorzystywane w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. 4.4 SPRZEDAŻ - PODSTAWA ZWOLNIENIA VAT Na dokumentach sprzedaży dodana została możliwość określania podstawy zastosowanego zwolnienia oraz jego źródło (ustawa, dyrektywa, inne). W polu noty podatkowej należy wybrać właściwy rodzaj zastosowanego zwolnienia VAT (Rysunek 17). Strona 20 z 30

22 Rysunek 17 UWAGA Warunkiem stosowania not podatkowych dot. sprzedaży zwolnionej VAT jest ich wcześniejsze zdefiniowanie z konfiguracji. Na zatwierdzenie dokumentu realizowane jest sprawdzenie, czy dla sprzedaży zwolnionej VAT (przynajmniej jedna pozycja dokumentu ze stawką podatku ZW) wybrana została właściwa nota podatkowa określająca podstawę zastosowanego zwolnienia. Sposób opisywanego sprawdzenia sterowany jest parametrem z konfiguratora lokalnego administratora - Zatwierdzanie dok. sprzedaży - kontrola podstawy sprzed. Zwolnionej [SYSTEM_FAKTDOC_KSG_CHECK_NP]. Parametr przyjmuje trzy wartości: BRAK brak sprawdzenia. OSTRZEZENIE (wartość domyślna) tylko ostrzeżenie z możliwością kontynuowania zatwierdzania dokumentu. BLOKADA blokada zatwierdzania dokumentu. UWAGA - JPK Nota podatkowa określająca podstawę zastosowanego zwolnienia oraz jego źródło (ustawa, dyrektywa, inne) są jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Elementy te są wykorzystywane w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. Strona 21 z 30

23 4.5 SPRZEDAŻ - NOWY FILTR FAKTUR ZALICZKOWYCH BEZ ZAMÓWIEŃ Na liście dokumentów sprzedaży dodany został nowy filtr Tyko faktury zaliczkowe bez zamówień (Rysunek 18) Filtr umożliwia selekcję dokumentów faktur zaliczkowych bez powiązanych dokumentów zamówień klienta. Rysunek 18 5 DOKUMENTY ZAKUPU 5.1 ZAKUP - ZMIANA ZASAD EDYCJI ZNACZNIKA UE NA DOKUMENCIE W poprzedniej wersji DMS znacznik UE transakcja wewnątrzwspólnotowa na dokumencie zakupu blokowany był do edycji po zatwierdzeniu dokumentu oraz dodatkowo po wystawieniu korekty. W nowej wersji DMS po odblokowaniu dokumentu możliwa będzie edycja znacznika pod warunkiem, że nie będzie zaznaczone żadne z pól opisujących transakcję UE (zakładka Dane podatkowe sekcja EU) (Rysunek 19). Jeżeli do dokumentu wystawione były korekty zmiany znacznika powinny być wykonane osobno na każdym z dokumentów. Rysunek 19 Strona 22 z 30

24 5.2 ZAKUP - ZMIANA PODSTAWOWYCH DAT DOKUMENTU Na dokumentach zakupu zmieniony został sposób edycji podstawowych dat dokumentu (data wystawienia, sprzedaży, wpływu) na odblokowanym dokumencie. W tym celu pod operacjami dodana została nowa operacja Zmiana daty dokumentu (Rysunek 20). Rysunek 20 Jeżeli na odblokowanym dokumencie zakupu użytkownik skorzysta z operacji Zmiana dat dokumentu to zmiana dat dekretu FK w zakresie daty wystawienia, sprzedaży, wpływu przeliczy się automatycznie, natomiast w zakresie okresu sprawozdawczego i okresu VAT przeliczy się w zależności od wyboru użytkownika tj. ustawienia znacznika Zmień okresy wg dokumentu. 5.3 ZAKUP - NOWE POLE PRZYCZYNY KOREKTY W oknie edycji dokumentu korekty zakupu dodane zostało pole Przyczyna korekty, które jest obowiązkowe na zatwierdzenie dokumentu (Rysunek 21). Nowe pole ma format tekstowy, który umożliwia opisanie przyczyny korekty, jaka widnieje na wprowadzanym dokumencie korekty zakupu. Pole dostępne jest do edycji również po odblokowaniu dokumentu. Strzałka obok pola tekstowego wywołuje słownik przyczyn korekty dla dokumentów zakupu. Użytkownicy mogą wprowadzić do słownika typowe przyczyny korekty i zamiast opisywać przyczynę ręcznie można wprowadzać wartości ze słownika. Strona 23 z 30

25 Rysunek 21 UWAGA - JPK Przyczyna korekty jest jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Element ten jest wykorzystywany w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. 5.4 ZAKUP VAT MARŻA W oknie dokumentu zakupu dodany został nowy znacznik VAT marża towary użytkowe (zakładka Dane podatkowe). Nowy znacznik służy do oznaczania na dokumencie transakcji zakupu, gdzie zastosowano metodę VAT marża. Ustawienie znacznika generuje automatycznie aktualną notę podatkową rodzaju VAT marża (Rysunek 22). Powyższe oznaczenia przepisywane są domyślnie na dokument korekty i dostępne są do edycji również po odblokowaniu dokumentu. Na dokumencie zakupu powinien być ustawiony znacznik Faktura VAT, a wartość zakupu (netto, brutto) wprowadzono dla stawki NP. Rysunek 22 Strona 24 z 30

26 UWAGA - JPK Znacznik i nota podatkowa dot. VAT marża są jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Elementy te są wykorzystywane w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. 5.5 ZAKUP OPODATKOWANY NABYWCA W oknie dokumentu zakupu dodany został nowy znacznik Opodatkowany nabywca (zakładka Dane podatkowe). Nowy znacznik służy do oznaczania na dokumencie transakcji zakupu, gdzie zastosowano metodę odwrotnego obciążenia. Ustawienie znacznika generuje automatycznie aktualną notę podatkową rodzaju Opodatkowany nabywca (Rysunek 23). Powyższe oznaczenie przepisywane są domyślnie na dokument korekty i dostępne są do edycji również po odblokowaniu dokumentu. Na dokumencie zakupu powinien być ustawiony znacznik Faktura VAT, a wartość zakupu (netto, brutto) wprowadzono dla stawki NP. Rysunek 23 UWAGA - JPK Znacznik i nota podatkowa dot. opodatkowania nabywcy są jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Elementy te są wykorzystywane w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. Strona 25 z 30

27 5.6 ZAKUP FAKTURA ZALICZKOWA W oknie dokumentu zakupu dodany został nowy znacznik Faktura zaliczkowa (zakładka Dane podatkowe). Nowy znacznik służy do oznaczania na dokumencie, że wprowadzany dokument ma formę faktury zaliczkowej (Rysunek 24). Powyższe oznaczenie przepisywane jest domyślnie na dokument korekty i dostępne do edycji również po odblokowaniu dokumentu. Rysunek 24 UWAGA - JPK Znacznik faktury zaliczkowej jest jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Element ten jest wykorzystywany w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. 5.7 ZAKUP METODA KASOWA W oknie dokumentu zakupu dodany został nowy znacznik Metoda kasowa (zakładka Dane podatkowe). Nowy znacznik służy do oznaczania na dokumencie transakcji zakupu, gdzie zastosowano metodę kasową (Rysunek 25). Powyższe oznaczenie przepisywane jest domyślnie na dokument korekty i dostępne jest do edycji również po odblokowaniu dokumentu. Strona 26 z 30

28 Rysunek 25 UWAGA - JPK Znacznik metody kasowej jest jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Element ten jest wykorzystywany w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. 5.8 ZAKUP TRANSAKCJA TRÓJSTRONNA W oknie dokumentu zakupu dodany został nowy znacznik Transakcja trójstronna (zakładka Dane podatkowe). Nowy znacznik służy do oznaczania na dokumencie transakcji zakupu, gdzie zastosowane mechanizm transakcji trójstronnej (Rysunek 26). Powyższe oznaczenie przepisywane są domyślnie na dokument korekty i dostępne są do edycji również po odblokowaniu dokumentu. Rysunek 26 Strona 27 z 30

29 UWAGA - JPK Znacznik transakcji trójstronnej jest jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Element ten jest wykorzystywany w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. 5.9 ZAKUP NOWY ŚRODEK TRANSPORTU Na dokumencie zakupu dodano możliwość oznaczania transakcji zakupu nowego środka transportu. W tym celu na dokumencie zakupu należy ustawić znacznik UE transakcja wewnątrzwspólnotowa, który aktywuje pola dot. EU na zakładce Dane podatkowe. Następnie ustawić znacznik Nowy środek transportu (Rysunek 27) oraz wypełnić wymagane pola Stan licznika oraz Data dopuszczenia do użytku. Powyższe oznaczenia przepisywane jest domyślnie na dokument korekty i dostępne jest do edycji również po odblokowaniu dokumentu. Rysunek 27 UWAGA - JPK Informacje opisujące transakcje zakupu nowego środka transportu są jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Elementy te są wykorzystywane w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy ZAKUP PODSTAWA ZWOLNIENIA VAT Na dokumentach zakupu dodana została możliwość określania podstawy zastosowanego zwolnienia oraz jego źródło (ustawa, dyrektywa, inne). W polu noty podatkowej należy wybrać właściwy rodzaj zastosowanego zwolnienia VAT (Rysunek 28). Strona 28 z 30

30 Rysunek 28 UWAGA Warunkiem stosowania not podatkowych dot. sprzedaży zwolnionej VAT jest ich wcześniejsze zdefiniowanie z konfiguracji. Na zatwierdzenie dokumentu realizowane jest sprawdzenie, czy dla zakupu zwolnionego VAT (dla stawki ZW wartość netto w stopce dokumentu większa niż zero) wybrana została właściwa nota podatkowa określająca podstawę zastosowanego zwolnienia. Sposób opisywanego sprawdzenia sterowany jest parametrem z konfiguratora lokalnego administratora - Zatwierdzanie dok. zakupu - kontrola podstawy sprzed. Zwolnionej [SYSTEM_MAGDOC_ZAKUP_KSG_CHECK_NP]. Parametr przyjmuje trzy wartości: BRAK brak sprawdzenia. OSTRZEZENIE (wartość domyślna) tylko ostrzeżenie z możliwością kontynuowania zatwierdzania dokumentu. BLOKADA blokada zatwierdzania dokumentu. UWAGA - JPK Nota podatkowa określająca podstawę zastosowanego zwolnienia oraz jego źródło (ustawa, dyrektywa, inne) są jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Elementy te są wykorzystywane w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. Strona 29 z 30

31 5.11 ZAKUP OZNACZENIE FAKTURY VAT Na dokumencie zakupu doprecyzowano oznaczenie faktury VAT tj. zmieniono nazwę pola VAT na Faktura VAT (Rysunek 29). Brak znacznika Faktura VAT oznacza, że jest to zakup nie będący fakturą np. umowa zakupu pojazdu itp. Rysunek 29 UWAGA - JPK Dokumenty zakupu bez znacznika Faktura VAT nie będą raportowane do JPK. Strona 30 z 30