Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: OBCYCH DO PRACY Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Specjalista ds. BHP Iza Zemla Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 6 Data: 03.08.15r B. Puss 03.08.15r I. Zemla 03.08.15r J. Woźniak 03.08.15r SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2 2. Przedmiot instrukcji 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu 3 6.1 Postanowienia ogólne 3 6.2 Zasady dopuszczania firm obcych do robót technicznych 4 6.3 Prace szczególnie niebezpieczne 5 7. Wykaz dokumentów związanych 6 8. Wykaz zapisów 6 9. Załączniki 6 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Dyrektora Generalnego firmy COFELY Service Sp. z o.o.
1. Cel instrukcji INSTRUKCJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA Strona 2 z 6 Celem niniejszej instrukcji jest określenie zasad i trybu postępowania w zakresie nadzoru nad firmami obcymi (Wykonawcami), które wykonują roboty techniczne zlecone przez Cofely Services Sp. z o.o., aby ich postępowanie było zgodne z przepisami BHP i ochrony środowiska oraz nie powodowało zagrożeń BHP i środowiska. 2. Przedmiot instrukcji Niniejsza instrukcja określa zasady dopuszczenia firm obcych do prac zlecanych przez Cofely Services Sp. z o.o. w ramach robót wykonywanych zarówno na obiektach i instalacjach Klientów, jak też wykonywanych w siedzibie i biurach terenowych spółki niezależnie od formy zlecenia prac (np. umowa, zamówienie, zlecenie itp.). 3. Zakres obowiązywania Niniejsza instrukcja obowiązuje w komórkach organizacyjnych COFELY Services Sp. z o.o. objętych ZSZ, wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej instrukcji. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Specyficzne terminy i skróty przywołane w niniejszej instrukcji są zdefiniowane następująco: Firma zewnętrzna/obca osoba fizyczna lub prawna świadcząca, na podstawie zawartej umowy lub zlecenia jakiekolwiek prace na rzecz i/lub na terenie COFELY Services Sp. z o.o. Roboty techniczne - prace wykonywane na stanowiskach robotniczych i dozoru, które powodują lub mogą powodować powstawanie odpadów, emisję substancji do środowiska, zagrożenia BHP i/lub środowiskowe lub też wykonywane są w obszarze, gdzie zagrożenia te występują. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 5.1.1 Za bieżące stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań. 5.1.2 Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami instrukcji określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. - Weryfikacja i formalne dopuszczanie firm obcych do prac 2. - Kontrola warunków pracy oraz przestrzegania obwiązujących Wykonawcę wymagań prawnych i wewnętrznych, - Wnioskowanie do Dyrektora Generalnego o nałożenie na Wykonawcę kar umownych z tytułu nieprzestrzegania bhp i/lub SPOŚ - Pracownik odpowiedzialny z ramienia Cofely Services Sp. z o.o. za realizację umowy. - Pracownik Służby BHP i/lub - Pracownik odpowiedzialny z ramienia Cofely Services Sp. z o.o. Sp. z o.o. za realizację umowy
6. Opis procesu INSTRUKCJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA 6.1 Postanowienia ogólne Strona 3 z 6 6.1.1 Dopuszczania pracowników firm obcym do prac zlecanych przez COFELY SERVICES Sp. z o.o. wynikają z: - Kodeks Pracy (tekst jednolity: Dz. U. 1998 Nr 21, poz. 94 z poź. zm), - Ogólnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w Kodeksie Pracy (Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z póź. zm.) i Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zmianami), - Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (tekst jednolity: Dz. U. 2008 r. Nr 25 poz. 150, ze zmianami. - Ustawy o Odpadach (tekst jednolity: Dz. U. 2010, Nr 185, poz. 1243 z poź zm.), - Ogólnych Warunków Współpracy Cofely Services Sp. z o.o. z Dostawcami (IS-10/01) 6.1.2 Wszyscy pracownicy Wykonawcy skierowani do robót technicznych zleconych przez COFELY SERVICES Sp. z o.o. muszą: - posiadać aktualne badania lekarskie, szkolenia BHP oraz świadectwa kwalifikacji zawodowych kopie lub wykaz potwierdzony przez Pracodawcę dostarczony do Cofely Services Sp. z o.o. przed przystąpieniem do pracy, - być wyposażeni w ubrania robocze i środki ochrony indywidualnej odpowiednie do zakresu wykonywanych prac, - być wyposażeni w urządzenia i maszyny, które są niezbędne do bezpiecznego wykonania zleconych prac (jeśli dotyczy), 6.1.3 W przypadku, gdy zakres prac tego wymaga, a odrębne ustalenia z wykonawcą nie stanowią inaczej, Wykonawca powinien mieć na wyposażeniu: - środki neutralizujące ewentualne wycieki i zanieczyszczenia oraz pojemniki, do których byłyby one zbierane, - środki ograniczające rozprzestrzenianie się wycieków i zanieczyszczeń. oraz wylegitymować się stosownym zezwoleniem w zakresie gospodarowania odpadami, które będą powstawać w trakcie wykonywania zleconych prac w warunkach normalnych. Uwaga: W szczególnych przypadkach, gdy Wykonawca będąc już na obiekcie nie dysponuje kopiami dokumentów o których mowa w pkt. 6.1.2 tiret 1 ani też ich potwierdzonym wykazem osoba z ramienia firmy może warunkowo dopuścić pracowników Wykonawcy do wykonywania zleconych prac na podstawie Oświadczenia o Spełnieniu Niezbędnych Warunków do Wykonania Zamówienia (F-10/03a) podpisanego przez osobę kierującą zespołem pracowników Wykonawcy. Powyższe oświadczenie po odnotowaniu w Karcie Dopuszczenia Pracowników Firmy Obcej jest trwale łączone z ww. Kartą.
Strona 4 z 6 6.2 Zasady dopuszczania firm obcych do robót technicznych 6.2.1 Pracownicy Wykonawcy skierowani do wykonania robót technicznych zobowiązani są przed rozpoczęciem pracy do kontaktu z przedstawicielem firmy COFELY SERVICES Sp. z o.o. tj. osobą zlecającą dane prace, wskazaną w umowie/zamówieniu, który zobowiązany jest przeprowadzić formalny proces dopuszczenia pracowników firmy obcej do pracy. 6.2.2 Rozpoczęcie pracy bez formalnego dokumentu dopuszczenia do pracy stanowi: - ciężkie naruszenie obowiązujących w COFELY SERVICES Sp. z o.o. zasad bezpieczeństwa pracy, - ciężkie naruszenie obowiązującej umowy/zamówienia wiążącej COFELY SERVICES Sp.zo.o. i Wykonawcę, 6.2.3 Przedstawiciel COFELY SERVICES Sp. z o.o. przed dopuszczeniem Wykonawcy do pracy jest zobowiązany w szczególności do: - Weryfikacji posiadania aktualnych badań lekarskich, szkoleń BHP oraz świadectw kwalifikacji zawodowych oraz zobowiązany jest odebrać kopie ww. dokumentów lub potwierdzony przez Wykonawcę wykaz pracowników wraz z informacją na temat statusu ww. zagadnień, - Oceny i weryfikacji posiadania przez pracowników Wykonawcy sprzętu technicznego, środków ochrony indywidualnej niezbędnych do bezpiecznego wykonania pracy, - Poinformowania pracowników Wykonawcy o miejscu wykonywania pracy oraz zagrożeniach i metodach przeciwdziałania tym zagrożeniom, osobach przeszkolonych do udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej oraz miejscach rozmieszczenia apteczek pierwszej pomocy, - Zapoznania pracowników Wykonawcy z dokumentami bhp i ppoż. danego obiektu. 6.2.4 Ponadto jest zobowiązany do przeprowadzenia szkolenia wstępnego, które obejmuje zapoznanie pracowników Wykonawcy z zasadami bezpiecznego wykonywania robót oraz wymagań ochrony środowiska, zgodnie z zakresem określonym w Załaczniku nr 1 do niniejszej instrukcji: Materiały Instruktażowe dla Wykonawcy. 6.2.5 Ramowy program szkolenia obejmuje: - Omówienie ogólnych zasady BHP i Ppoż. oraz specyficznych zagrożeń związanych z wykonaniem przedmiotowych prac, - Zasady wstępu i poruszania się po terenie wykonywanych robót, - Zasady dysponowania materiałami i substancjami niebezpiecznymi, - Zasady postępowania z odpadami wytwarzanymi w trakcie realizacji prac, - Zasady korzystania z mediów, - Zasady Porządku i Dyscypliny na terenie wykonywanych robót, - Zasady łączności, alarmowania i postępowania w sytuacjach awaryjnych, - Zasady zgłaszania wypadków przy pracy oraz zagrożeń potencjalnie wypadkowych, - Inne zagadnienia, istotne ze względu na charakter podzleconych prac. 6.2.6 Wyniki weryfikacji i oceny zdolności pracowników Wykonawcy do realizacji pracy są
Strona 5 z 6 zapisywane w Karcie Dopuszczenia Pracowników Firmy Obcej (F-10/03). Karta zawiera kluczowe informacje, w tym Imiona i Nazwiska osób skierowanych do pracy oraz wskazuje osobę Kierującą pracami z ramienia Wykonawcy. Uwaga: W przypadku, gdy pracownicy Wykonawcy nie spełniają podstawowych wymagań dotyczących bezpieczeństwa pracy nie mogą być dopuszczeni do pracy. 6.2.7 Odpowiedzialnym za bezpośredni nadzór nad Wykonawcą prac (firmą obcą) jest pracownik COFELY SERVICES Sp. z o.o., który formalnie dopuścił Wykonawcę do wykonywania prac. 6.2.8 Specjalista ds. BHP oraz osoba zlecająca wykonanie prac (osoba, która dopuściła Wykonawcę z ramienia COFELY SERVICES Sp. z o.o.) mają prawo kontrolować miejsca świadczenia pracy oraz wydawać pracownikom Wykonawcy realizującym te prace wiążące zalecenia w zakresie ochrony środowiska i przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. 6.2.9 W przypadku zidentyfikowania nieprzestrzegania przez pracowników Wykonawcy wydanych zaleceń, pracownik dokonujący kontroli ma prawo wstrzymać prace, o czym powiadamia osobę odpowiedzialną z ramienia COFELY SERVICES Sp. z o.o. za realizację robót oraz przedstawiciela Wykonawcy. Dalsze prace mogą być podjęte dopiero po skutecznym wyeliminowaniu zagrożeń lub usunięcia uchybień. 6.2.10 Osoba odpowiedzialna z ramienia COFELY SERVICES Sp. z o.o. za realizację robót w porozumieniu z przedstawicielami służby BHP podejmują decyzję dotyczącą zawnioskowania do Dyrektora Generalnego Cofely Services Sp. z o.o. nałożenia na Wykonawcę kar z tytułu nieprzestrzegania zasad współpracy określonych w zawartej umowie/zleceniu. 6.2.11 W przypadku, gdy Wykonawca ze względu na zakres prowadzonych robót protokolarnie przejmuje teren budowy zgodnie z wymaganiami treścią art. 647 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny wówczas przejęcie terenu zwalnia COFELY SERVICES Sp. z o.o. z prowadzenia bezpośredniego nadzoru nad warunkami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska. 6.3 Prace szczególnie niebezpieczne 6.3.1 W przypadku, gdy charakter lub zakres wykonywanych prac wymaga szczególnego nadzoru, określonego w stosownych przepisach prawnych, w szczególności w odniesieniu do prowadzenia prac szczególnie niebezpiecznych, niezależnie od zapisów niniejszej instrukcji mają zastosowanie wymagania przepisów szczegółowych, w tym jest wymagane: - Dopuszczenie do pracy tj. pisemne polecenia wykonania pracy, - Działania dotyczące koordynowania prac, ich nadzoru np. meldunki itp. - Zapisy i potwierdzenia bezpiecznego wykonania. 6.3.2 Wymaganiami szczególnymi objęte są prace wskazane w Rejestrze Znaczących Zagrożeń BHP (F-03/40) tj.: - Tabela nr 1: Wykaz Prac Szczególnie Niebezpiecznych występujących w ramach prac
Strona 6 z 6 wykonywanych przez pracowników Cofely Services Sp. z o.o. - Tabela nr 2: Wykaz Prac wykonywanych przez pracowników Cofely Services Sp. z o.o., które muszą być wykonywane przez co najmniej dwie osoby - Tabela nr 3: Wykaz Prac wymagających szczególnej sprawności psychofizycznej - Tabela nr 4: Wykaz Prac Szczególnie Niebezpiecznych występujących w ramach prac wykonywanych/możliwych do wykonywania przez firmy zewnętrzne UWAGA: Ww. prace muszą być prowadzone zgodnie ze szczegółowymi wymaganiami Instrukcji BHP 7. Wykaz dokumentów związanych - Ogólne Warunki Współpracy Cofely Services Sp. z o.o. z Dostawcami (IS-10/01) 8. Wykaz zapisów - Karta Dopuszczenia Pracowników Firmy Obcej (F-10/03), - Oświadczenie o Spełnieniu Niezbędnych Warunków do Wykonania Zamówienia (F-10/03a). 9. Załączniki - Załącznik nr 1 - Materiały Szkoleniowo-Instruktażowy dla Firm wykonujących prace na terenie Cofely Services Sp. z o.o. 10. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/2013 19.12.2013 Nowy dokument Bożena Puss II/2015 03.08.2015 Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Bożena Puss