Słupsk, 29.12.2014 r. PROTOKÓŁ Z kontroli realizacji zadania publicznego pod nazwą: Funkcjonowanie świetlicy środowiskowej Stokrotka, zgodnie z umową nr 39/PA/2014 z dnia 06 marca 2014 r., zawartej między: Miastem Słupsk z siedzibą w Słupsku, Plac Zwycięstwa 3, 76-200 Słupsk, reprezentowanym przez: Pana XXXXXXXXXXXXXXXX Zastępcę Prezydenta Miasta Słupska a: Caritas Parafii p. w. Świętej Faustyny Kowalskiej, z siedzibą w Słupsku, ul. Konarskiego 17, reprezentowanym przez: 1. Ks. XXXXXXXXXXXXXXXX - Przewodniczącego, 2. Pana XXXXXXXXXXXXXXXX Prezesa. Kontrola obejmowała: 1. kontrolę realizacji przebiegu zadania, która odbyła się w dniu 10.12.2014 r. 2. kontrolę dokumentów dot. realizacji zadania, która odbyła się w dniu 17.12.2014 r. w siedzibie Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych; Kontroli dokonano zgodnie z harmonogramem kontroli realizacji zadań publicznych wykonywanych przez organizacje pozarządowe w ramach Miejskiego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień na 2014 rok. Osoby dokonujące kontroli: 1. Pani XXXXXXXXXXXXXXXX Pełnomocnik Prezydenta Miasta Słupska ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych - upoważnienie nr 87/2007 z dnia 19.06.2007 r. wydane przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Pani XXXXXXXXXXXXXXXX inspektor ds. profilaktyki - upoważnienie nr 230/2014 z dnia 02.10.2014 r. wydane przez Prezydenta Miasta Słupska. Osoba udzielająca informacji: 1. Pani XXXXXXXXXXXXXXXX wychowawca, 2. Pani XXXXXXXXXXXXXXXX księgowa. Przedstawiona dokumentacja: 1. Rachunki. 2. Faktury zakupów. 3. Umowy zlecenie. 4. Wyciągi bankowe. 5. Dziennik zajęć od września do grudnia 2014 r.
W trakcie kontroli ustalono: 1. Świetlica czynna jest w poniedziałki i środy od godz.16.00 do godz.18.00. Na zajęcia uczęszcza 20 osób. 2. W dniu kontroli w świetlicy było czworo dzieci. 3. Zajęcia dla dzieci i młodzieży przeprowadzane są w odpowiednich warunkach. Pomieszczenia placówki są czyste, wyposażone w niezbędne pomocne dydaktyczne dla dzieci i młodzieży oraz zabawki, gry i sprzęt sportowy służący aktywnemu spędzaniu czasu wolnego. 4. Poczęstunek dla dzieci i młodzieży przygotowywany jest w osobnym pomieszczeniu, przystosowanym do tego celu. 5. W ramach realizacji zadania dzieci i młodzież uczestniczą w zajęciach opiekuńczo wychowawczych, w tym korzystają z pomocy przy odrabianiu lekcji. 6. Z informacji uzyskanych od Pani XXXXXXXXXXXXXXXX wynika, że członkowie Caritas p. w. Św. Faustyny Kowalskiej podejmują wiele inicjatyw, służących zgromadzeniu środków finansowych na pokrycie kosztów utrzymania placówki oraz zapewnienia wychowankom poczęstunku podczas prowadzonych zajęć. 7. Do kontroli przedłożono niżej wymienione dokumenty księgowe: Lp. Numer dokumentu księgowego Data wystawienia dokumentu Nazwa kosztu Kwota (zł) księgowego 1 2 3 4 5 6 7 8 9 449/1/2014 423/2/2014 340/3/2014 #18896/8057/2 014 301/4/2014 7.01.2014 Opłata za internet 39,32 4.02.2014 Opłata za internet 39,32 5.03.2014 Opłata za internet 39,32 29.03.2014 Materiał do zajęć plastycznych 18,44 3.04.2014 Opłata za internet 39,32 nr 1 7.04.2014 420,00 nr 2 7.04.2014 420,00 nr 3 7.04.2014 840,00 nr 4 7.04.2014 10 FA/5924/2014/ 2460 14.04.2014 Artykuły spożywcze 30,07 11 1340-1527- 14.04.2014 Artykuły spożywcze 21,84
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 001-0619 282/2014 5 5.05.2014 Opłata za internet 39,32 5.05.2014 nr 6 5.05.2014 nr 7 5.05.2014 480,00 nr 8 5.05.2014 1340-1572- 001-0464 265/6/2014 Artykuły spożywcze 66,03 Opłata za internet 39,32 nr 9 nr 10 nr 11 nr 12 nr 14 nr 16 nr 15 255/7/2014 28 1 97/8/2014 480,00 7.07.2014 Opłata za internet 39,32 4.08.2014 Opłata za internet 39,32 29 6/09/2014 30.09.2014 Artykuły spożywcze 336,60 30 1 6.10.2014 Opłata za internet 39,32
31 32 33 68/10/2014 nr 14 34 1 57/11/2014 35 36 37 38 39 nr 17 nr 18 nr 19 nr 20 1340-1729- 001-0496 40 630/11/2014/S Ł 4.11.2014 Opłata za internet 39,32 10.11.2014 Artykuły spożywcze 13,01 13.11.2014 Materiały do zajęć plastycznych 309,65 41 1/11/14 28.11.2014 Artykuły spożywcze 425,79 42 7806/2014 3.12.2014 Materiały do zajęć plastycznych 20,80 43 FA/20710/201 4/2460 3.12.2014 Artykuły spożywcze 73,54 44 1/12/14 4.12.2014 Artykuły spożywcze 137,71 8. Uwagi do przedstawionej dokumentacji: a) na przedstawionych dokumentach księgowych nie było opisów, na podstawie których można by było stwierdzić z jakich środków ponoszone były wydatki. Brak było zatem możliwości dokonania kontroli. b) na umowach zlecenie i wystawionych do nich rachunkach zdublowane były numery porządkowe, 9. W dniu 22 grudnia br, dokumentację księgową przekazano do Stowarzyszenia, celem uzupełnienia.
Zalecenia pokontrolne: 1. Przedstawienie opisanych rachunków i faktur oraz uporządkowanie numeracji dokumentów. 2. Przedstawienie dziennika z realizacji zajęć w terminie od stycznia do czerwca 2014 roku. 3. Wykonanie w zaleceń w terminie 21 dni od daty przekazania dokumentów, tj. do 12 stycznia 2015 roku. Protokół został sporządzony w trzech egzemplarzach, jeden z nich otrzymuje zleceniobiorca zadania. Jednostka kontrolowana: XXXXXXXXXXXXXXXX Kontrolujący: Pełnomocnik Prezydenta Miasta Słupska ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych XXXXXXXXXXXXXXXX. XXXXXXXXXXXXXXXX Inspektor XXXXXXXXXXXX Jawność danych została wyłączona na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( t. j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.).