Instrukcja obsługi platformy B2B Eurooffice by GETRON 2013
1. Logowanie do systemu Logowanie do systemu możliwe jest poprzez podanie poprawnego loginu i hasła w sekcji Sklep online na stronie głównej sklepu, bądź na analogicznym formularzu po kliknięciu na linku Zaloguj się, widocznym w prawym-górnym roku sklepu na każdym ekranie przed zalogowaniem. 2. Przypomnienie hasła W przypadku utraty hasła przez użytkownika, należy skorzystać z funkcji nie pamiętam hasła z ekranu logowania. Użytkownik powinien podać swój login, adres e-mail oraz imię i nazwisko. Jeśli dane będą poprawne - system prześle na podany adres e-mail link do strony ustawiania nowego hasła. 3. Ekran powitalny
Ekran powitalny platformy przedstawia szereg użytecznych informacji na temat konta użytkownika: informacje na temat klienta i konto użytkownika, informację o ostatnim logowaniu, podsumowanie budżetów oraz link do szczegółów budżetów, link zmiany hasła. Dodatkowo, po zalogowaniu zmienia się wygląd sekcji w prawym-górnym rogu ekranu: Począwszy od pierwszej linijki: informacja o zalogowanej osobie klikając na szarym imieniu i nazwisku możemy w każdej chwili wrócić do ekranu startowego, jeśli użytkownik przełączył się na konto innego użytkownika w prawym górnym rogu widoczny jest czerwony link Przywróć konto - więcej informacji w sekcji Przełączanie na innych użytkowników informacja o budżecie: po dwukropku wymienione są wszystkie budżety przypisane do danego użytkownika; po najechaniu na konkretną wartość (np. 38,48 zł) pojawi się chmurka z nazwą budżetu (w tym przypadku ogólny ). klikając na słowie budżet przechodzimy do szczegółowych informacji o budżecie dla aktualnego konta, więcej informacji w sekcji dotyczącej budżetów koszyk: po dwukropku widoczna jest ilość pozycji w koszyku oraz ich łączna wartość, wraz z określeniem, czy prezentowana kwota to wartość netto, czy brutto, klikając na słowie koszyk przechodzimy do szczegółowego widoku koszyka, z którego możliwe jest sfinalizowanie zamówienia, więcej informacji w sekcji Koszyk, ulubione: po dwukropku ilość produktów dodanych do ulubionych, klikając na słowie Ulubione przechodzimy do widoku listy produktów ulubionych, więcej informacji w sekcji Ulubione, wyloguj się po kliknięciu na tym linku użytkownik traci możliwość składania zamówień i/lub zarządzania platformą. Zalecane jest wylogowywanie się z platformy gdy przed odejściem od stanowiska, zwłaszcza w przypadku użytkowników z uprawnieniami do zarządzania platformą. 4. Zmiana hasła Okresowo zalecana jest zmiana hasła do konta w systemie. Można to wykonać bezpośrednio po zalogowaniu do systemu klikając na linku Zmiana hasła ekranu startowego.
5. Nawigacja Poruszanie się ofercie sklepie możliwa jest za pomocą: drzewa produktów, widocznego po lewej stronie ekranu (należy kliknąć w interesującą nas kategorię, następnie kolejne podkategorie; po dotarciu do najniższego poziomu, po prawej stronie wyświetlona zostanie kompletna lista produktów w danej kategorii), wyszukiwarki, dostępnej na górze ekranu (należy wpisać szukany symbol produktu lub hasło np. papier a4), sekcji specjalnych: Promocje, Wyprzedaże w górnym menu, lity produktów najczęściej kupowanych (widoczne zawsze na dole ekranu), listy produktów podobnych (widoczne w karcie produktu, jeśli do danego produktu są przypisane produkty podobne lub zamienniki) 6. Koszyk Miniatura koszyka widoczna jest w prawym górnym rogu ekranu. Aby dodać produkt do koszyka z dowolnej listy (lub karty produktu), wystarczy wcisnąć przycisk Dodaj do koszyka. Jeśli chcemy zakupić więcej niż jedną sztukę produktu, przed wciśnięciem przycisku Dodaj do koszyka w polu przy przycisku należy zmienić wartość 1 na wymaganą ilość sztuk. W każdej chwili można podejrzeć zawartość koszyka, klikając na słowie koszyk w lewym górnym rogu ekranu: Z poziomu koszyka możliwa jest edycja jego zawartości (zwiększenie lub zmniejszenie ilości produktów, usunięcie produktu z koszyka, wyczyszczenie koszyka), utworzenie szablonu (więcej: Zamówienia Szablony), oraz złożenie zamówienia. Aby zamówić produkty z koszyka, należy kliknąć na przycisku Złóż zamówienie. Jeśli przycisk jest niewidoczny, mogła nastąpić jedna z następujących sytuacji:
przekroczono dopuszczalną liczbę zamówień w bieżącym cyklu, przekroczono dopuszczalny budżet w bieżącym cyklu W każdej z tych sytuacji stosowny komunikat będzie wyświetlany nad listą produktów znajdujących się w koszyku. Jeśli limity nie zostały przekroczone i użytkownik kliknie w przycisk Złóż zamówienie, przeniesiony zostanie do ekranu, na którym potwierdza złożenie zamówienia i ewentualnie dodaje uwagi: Zaznaczając pole Dane poprawne należy potwierdzić poprawność adresu dostawy ( Dane odbiorcy ) oraz dane do wystawienia faktury ( Dane firmy (płatnika) ). Jeśli dane są niepoprawne, należy skontaktować się ze swoim Opiekunem Klienta lub pracownikiem BOK Eurooffice w celu ich aktualizacji. Następnym krokiem jest nadanie tytułu własnego dla zamówienia, ewentualne wprowadzenie uwag i telefonu kontaktowego, jeśli jest inny niż zdefiniowany w systemie. Ostatnim krokiem jest kliknięcie na przycisku Złóż zamówienie, po którym następuje wyświetlenie podsumowania zamówienia. Do chwili kliknięcia na przycisku Złóż zamówienie w kroku Dane Kontrahenta koszyka, możliwe jest przejście ponownie do edycji zamówienia (link Modyfikuj zamówienie ) bądź bezpośrednio do nawigacji po drzewie produktów lub wyszukiwarki. Jeśli użytkownik składający zamówienie ma przypisaną osobę akceptującą zamówienia zamówienie uzyska status WWW / Do akceptacji i będzie oczekiwało na podjęcie odpowiedniego działania przez osobę akceptującą. Osoby akceptujące informowane są o oczekującym zamówieniu mailem. Dodatkowo, jeśli użytkownik ma zdefiniowaną osobę w sekcji Kto powiadamiany - wskazane osoby będą również otrzymywały informacje o złożeniu zamówienia przez użytkownika. Więcej w sekcji Struktura firmy oraz Zamówienia Akceptacja.
7. Ulubione W każdej chwili z poziomu dowolnej listy produktów lub karty produktów, możliwe jest dodanie produktu do listy produktów ulubionych. Jest to wygodne narzędzie, pozwalające na szybki dostęp do najczęściej kupowanych produktów wystarczy kliknąć na linku Ulubione w lewym górnym rogu ekranu i uzyskujemy dostęp do swojej listy. Aby dodać produkt do ulubionych, wystarczy kliknąć na szarek ikonce gwiazdki po prawej stronie przycisku Do koszyka. Kolor ikonki zmieni się na żółty, a wskaźnik liczby produktów ulubionych zwiększy się o jeden. Aby usunąć produkt z listy ulubionych, wystarczy ponownie kliknąć na żółtej gwiazdce ponownie zmieni się na szarą, co oznacza, że produkt został usunięty z listy. Zawartość listy dostępna jest po kliknięciu linku Ulubione w prawym górnym rogu ekranu. Każdy produkt prezentowany jest z odpowiednimi dla danego użytkownika opcjami budżetów (więcej w sekcji budżety). 8. Zamówienia Po sfinalizowaniu procesu opisanego w punkcie 7 zawartość koszyka zostaje przekształcona w zamówienie, trwale zapisane w bazie systemu. Poniżej opisano możliwe z poziomu platformy działania na zamówieniach. 1. Historia [uprawnienia: Historia/Administrator/Historia + Kierownik] Zakładka pozwala na przejrzenie historii własnych zamówień, lub jeśli osoba ma odpowiednie uprawnienia zamówień osób podległych. Po określeniu kryteriów filtrowania (okres, status, numer zamówienia, a w przypadku osób z uprawnieniem administratora lub dostępem do osób podległych dodatkowo możliwość filtrowania po użytkowniku, mpk lub nazwie oddziału), prezentowana jest lista zamówień spełniających ustawienia filtrów. Lista zawiera tylko podstawowe informacje numer złożenia
zamówienia, datę, aktualny status, tytuł zamówienia, oraz wartość netto/brutto: Po kliknięciu na konkretnym zamówieniu użytkownik uzyskuje dostęp do jego szczegółów: W lewy górnym rogu widoczne są szczegóły na temat przeglądanego zamówienia, w prawym górnym rogu historia zmian statusów wraz ze wskazaniem daty i osoby dokonującej zmianę, natomiast główną część okna zajmuje lista produktów danego zamówienia, wraz ze szczegółowymi informacjami o cenach i budżetach. 2. Szablony Jak wspomniano w sekcji Koszyk - zawartość koszyka może być przekształcona na szablon zamówienia. W tym celu należy kliknąć na przycisku Utwórz szablon w koszyku. Po kliknięciu na linku Utwórz szablon należy podać nazwę szablonu. Opcjonalnie jeśli użytkownik chce od razu wyczyścić koszyk można zaznaczyć opcję Wyczyść koszyk po utworzeniu szablonu. Procedurę akceptuje się klikając na przycisku Utwórz szablon.
Po utworzeniu szablonu, w każdej chwili można z niego skorzystać wchodząc do menu Zamówienia Szablony. UWAGA! Użycie szablonu powoduje wyczyszczenie aktualnego stanu koszyka. 3. Akceptacja Jeśli użytkownik ma uprawnienia do składania zamówień bez akceptacji, bezpośrednio po złożeniu zamówienia tworzone jest zamówienie ze statusem WWW / Akceptacja. Trafia ono automatycznie do realizacji. W przeciwnym przypadku (gdy użytkownik ma przypisaną co najmniej jedną osobę akceptującą) zamówienie tworzone jest ze statusem WWW/ Do akceptacji i informacja o zamówieniu oczekującym na akceptację trafia do opiekunów użytkownika zarówno na ekranie powitalnym konta osoby akceptującej, jak i mailowo na jego konto. Gdy przynajmniej jeden z nich zaakceptuje zamówienie trafia ono do realizacji. Jeśli je anuluje zamówienie otrzymuje status Anulowane / WWW. Osoba akceptująca, jeśli ma odpowiednie uprawnienia, może również zmodyfikować zamówienie. 9. Reklamacje 1. Tworzenie nowej reklamacji W systemie możliwe jest składanie reklamacji. Aby utworzyć nową reklamację, należy uruchomić funkcję Wiadomości Nowa reklamacja.
Pojawi się okno pozwalające na wprowadzenie treści reklamacji: typ zgłoszenia: reklamacja reklamacja towarów i/lub usług, zwrot informacja o planowanych zwrotach produktów, zgłoszenie uwagi, zgłoszenia błędów, itp. Opcjonalnie można zaznaczyć pole Wyślij kopię reklamacji na mój adres e-mail - spowoduje to przesłanie kopii reklamacji na konto pocztowe osoby składającej reklamację. Po wypełnieniu typu i treści zgłoszenia należy kliknąć na przycisku Prześlij. 2. Lista reklamacji Listę wszystkich reklamacji złożonych z danego konta znaleźć można w menu Wiadomości Lista reklamacji. Po ustaleniu kryteriów filtrowania przejrzeć można wszystkie reklamacje zarówno archiwalne, jak i bieżące. 10. Wiadomości W systemie wprowadzono moduł komunikacji wewnętrznej możliwość wysyłania wiadomości między użytkownikami systemu. 1. Wysyłanie wiadomości Aby wysłać nową wiadomość, należy użyć funkcji Wiadomości Nowa wiadomość. W pierwszym kroku należy określić rodzaj adresatów: 1. Użytkownik (wybór jednego użytkownika z firmy) 2. Dział/oddział (wybór jednej komórki organizacyjnej firmy) [wymaga uprawnienia: Kierownik] 3. Wszyscy [wymaga uprawnienia: Administrator] Po wyborze sposobu adresowania wiadomości, następuje wybór konkretnego użytkownika lub działu/oddziału. Kolejnym krokiem jest wpisanie tytułu i treści wiadomości, oraz kliknięcie na przycisku Wyślij - odbiorca zostanie poinformowany o przesłanie wiadomości. 2. Lista wiadomości Lista wiadomości przypomina budową typową skrzynkę pocztową: znajdują się tu foldery: 1. Odebrane wszystkie wiadomości przychodzące do danego użytkownika, 2. Wysłane wszystkie wiadomości wysłane przez danego użytkownika, 3. Szkice wiadomości niewysłane, w trakcie pracy nad, 4. Śmietnik usunięte wiadmości Listę wiadomości znaleźć można w menu Wiadomości Wiadomności. Klikając na konkretnym folderze możemy przejrzeć jego zawartość. 11. Minikatalog [uprawnienia: Minikatalogi/Administrator/Kierownik] Użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może zarządzać minikatalogami. Minikatalogi do pule produktów używane do: określania widoczności produktów dla użytkowników (np. tworzymy minikatalog z 50 produktami i przypisujemy je do komórki firmy wszyscy pracownicy z tej komórki mogą kupować wyłącznie produkty z przypisanego minikatalogu) definiowanie linii budżetowych (np. tworzymy oddzielne budżety na artykuły biurowe, spożywcze więcej szczegółów w sekcji dotyczącej
budżetów). Aby wejść do sekcji minikatalogów, należy wybrać: Zarządzanie Minikatalogi: 1. Dodawanie minikatalogu Aby utworzyć nowy minikatalog, należy w polu Nazwa minikatalogu wpisać jego nazwę, zdecydować, czy po utworzeniu wszystkie produkty mają być do minikatalogu przypisane, czy też nie i kliknąć na przycisku Dodaj. System utworzy nowy minikatalog i automatycznie przejdzie do trybu jego edycji. 2. Edycja minikatalogu Możliwe są następujące operacje masowe na minikatalogu: 1. Przypisz wszystkie przypisuje wszystkie aktywne produkty do minikatalogu. 2. Usuń wszystkie oznacza wszystkie aktywne produkty jako niedostępne w minikatalogu. 3. Usuń minikatalog usuwa minikatalog oraz jego przypisanie do
Ponadto, na konkretnym minikatalogu można wykonać następujące operacje: 1. Zmiana nazwy minikatalogu należy wpisać nową nazwę i zatwierdzić. 2. Sklonować (utworzyć identyczny minikatalog z inną nazwą) należy wpisać nazwę dla nowego minikatalogu i zatwierdzić. 3. Dodać produkt po kodzie należy wpisać kod produktu i zatwierdzić wciskając przycisk Dodaj lub klawisz enter. Każdy minikatalog może być edytowany ręcznie, przez eksplorację drzewa kategorii. Klikając na konkretnych kategoriach i podkategoriach, możemy wybrać gałąź drzewa kategorii do dodania do minikatalogu. Używając linku Dodaj wszystkie dodajemy daną gałąź wraz z wszystkimi produktami poniżej. Gdy podczas nawigacji po drzewie kategorii osiągniemy najniższą kategorię, rozpoczynamy pracę na poziomie pojedynczych produktów mamy możliwość decydować, czy dany produkt ma być w katalogu, czy też nie: 3. Przypisywanie minikatalogu do struktury firmy. Aby przypisać minikatalog do firmy, na głównej liście minikatalogów (Zarządzanie Minikatalogi) należy wybrać funkcję Przypisz przy konkretnym minikatalogu: Pojawi się lista wszystkich komórek organizacyjnych firmy z przyciskami Przypisz/Usuń, pozwalającymi przypisać bieżący katalog do danej komórki. 12. Struktura firmy Użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może zarządzać strukturą firmy: tworzyć oddziały, pododdziały oraz użytkowników. Aby uruchomić moduł zarządzania strukturą, należy wybrać Zarządzanie Klienci:
W przykładach omawianych w rozdziale dotyczącym struktury firmy, budżetów i przełączania na innych użytkowników, używana będzie testowa, przykładowa struktura: Ekran zaprezentowany powyżej prezentuje pierwszy poziom struktury. Klikając na nazwie firmy przechodzimy poziom niżej: Na każdym poziomie znajdują się w zależności od typu obiektu (użytkownik/komórka firmy) następujące funkcje: 1. Edytuj (komórka firmy) edycja centrali/oddziału/pododdziału: Podczas wyboru nadrzędnej komórki w firmie, oraz płatnika (komórka, na którą będą wystawiane faktury VAT niezależnie od danych oddziału zamawiającego) można skorzystać z filtrowania: wpisując fragment nazwy komórki lub jej numeru MPK (jeśli jest zdefiniowany) ograniczymy rozwijaną listę tylko do nazw w których występuje wprowadzony w filtrowaniu tekst. Adresy kontrahentów obsługiwane są przez BOK. 2. Edytuj (użytkownik)
Komórkę organizacyjną można filtrować analogicznie jak komórkę nadrzędną w przypadku oddziału. Uprawnienia definiowane są na poziomie konkretnego użytkownika. Jeśli użytkownik ma przypisane osoby akceptujące każde złożone zamówienie tworzone jest ze statusem WWW / Do akceptacji i wymaga zatwierdzenia przez wskazaną (lub wskazane) osoby. Przypisanie osoby akceptującej/powiadamianej o nowym zamówieniu odbywa się przez wybór osoby z listy i kliknięciu przycisku Dodaj. Usunięcie przez kliknięcie na linku Usuń przy konkretnej osobie na liście przypisanych. 3. Nowy oddział dodaje nową komórkę organizacyjną firmy. 4. Nowy użytkownik dodaje nowego użytkownika. 5. Budżet pozwala na edycję budżetu na danym poziomie więcej szczegółów w rozdziale dotyczącym budżetów. 13.Przełączanie na innych użytkowników [uprawnienia: Administrator/Kierownik] Osoba z odpowiednimi uprawnieniami może przełączyć się na użytkowników poniżej swojej pozycji w strukturze firmy (kierownik), lub na dowolnego innego użytkownika (administrator). Aby użyć tej funkcji, należy wejść w menu: Zarządzanie Przełącz na użytkownika:
Po wyborze użytkownika proszę kliknąć na przycisku Przełącz. Informacja o przełączeniu zostanie wyświetlona, zaś w prawym górnym roku ekranu wyświetlony zostanie link powrotu do własnego konta. Funkcja może być wykorzystywana do weryfikacji problemów zgłaszanych przez pracowników, bądź też wykonywaniu operacji w ich imieniu (np. podczas nieobecności w pracy). 14. Budżety Budżety pozwalają na kontrolę i ograniczanie wydatków w dowolnej gałęzi struktury firmy. Użytkownicy danej komórki mogą dzielić jeden, wspólny budżet, lub każdy z nich może mieć własny budżet (w tym budżet nieograniczony). Zarządzanie budżetami odbywa się z poziomu menu zarządzania strukturą firmy: Zarządzanie Firmy należy kliknąć na linku Budżet obok nazwy oddziału/osoby np.: Kolejne pola/sekcje formularza mają następujące znaczenie: Minimalna ilość zamówień umowna wartość ilości zamówień, jakie Klient zobowiązał się składać w danym cyklu rozliczeniowym; 0 break limitu Maksymalna ilość zamówień ilość zamówień, po których w danym cyklu rozliczeniowym system nie pozwoli złożyć więcej zamówień. Minimalna/maksymalna wartość zamówień: wartości, poniżej/powyżej których system nie pozwoli złożyć zamówienia Przenoś pozostały budżet [dotyczy tylko budżetu ogólnego] jeśli po zakończeniu bieżącego cyklu pozostaną środki w budżecie, zostaną one przeniesione na kolejny cykl. Np. budżet ogólny ustawiony jest na 1000 zł. W dniu zamknięcia cyklu rozliczeniowego wykorzystano jedynie 891 zł. W kolejnym cyklu użytkownik/oddział będzie miał do dyspozycji 1000+109zł = 1109zł budżetu. Uwaga przechodzące budżety nie kumulują się w następnym miesiącu możliwe jest wykorzystanie wyłącznie pozostałego budżetu z poprzedniego miesiąca. Typ budżetu: miesięczny okres budżetowy rozpoczyna się pierwszego dnia każdego
miesiąca, kwartalny okres budżetowy rozpoczyna się pierwszego dnia każdego kwartału kalendarzowego, roczny okres budżetowy rozpoczyna się pierwszego dnia każdego nowego roku kalendarzowego, nieograniczony brak ograniczeń, dziedzicz budżet jest dziedziczony z komórki nadrzędnej. UWAGA: ten typ budżetu można przypisać tylko do użytkownika. Nie ma możliwości, by oddział dziedziczył budżet z innego odziału. Wartość ogólna- wartość ogólnego budżetu (dla produktów, które nie są przypisane do żadnej z linii budżetowych więcej informacji poniżej). Wartość z poprzedniego cyklu budżet niewykorzystany w poprzednim cyklu, dodany do bieżącego. 1. Możliwe scenariusze: 1.Brak ograniczeń użytkownikowi należy przypisać budżet nieograniczony. 2.Własny budżet użytkownika danemu użytkownikowi przypisujemy budżet na poziomie jego konta (miesięczny/kwartalny/roczny) i ustalamy wartość oraz ewentualne linie budżetowe. 3.Budżet dzielony dla działu na poziomie działu definiujemy budżet, a wszystkim użytkownikom pracującym w tym dziale ustawiamy jako typ budżetu dziedzicz. Suma wartości i ilości zamówień poszczególnych użytkowników z danego działu nie będzie mogła przekroczyć limitów dla tego działu: 4.Model mieszany części użytkowników można przypisać model współdzielony budżetu dla działu, a wybranym użytkownikom tego działu budżet własny nie będą pomniejszali budżetu dostępnego dla działu i odwrotnie pracownicy działu nie będą pomniejszali budżetu takiego użytkownika. 2. Budżety złożone: Budżet może składać się z więcej niż jednej linii budżetowej (domyślnie istnieje linia Ogólne nie trzeba definiować wtedy dodatkowych linii budżetowych w sekcji Linie budżetowe ). Aby stworzyć nową linię budżetową, należy przygotować minikatalog (Zarządzanie Minikatalogi) z produktami, dla których chcemy przypisać odrębny limit budżetu. Następnie w panelu budżetu konkretnego użytkownika lub działu uaktywnić daną linię, klikając na linku Dodaj w sekcji Pozostałe linie budżetowe :
Na powyższym przykładzie zdefiniowane są linie budżetowe Budżet Akcesoria, Budżet Spożywcze Pracownik, i Budżet Spożywcze Reprezentacja o wartościach kolejno: 300, 50 i 200 zł. Produkty z w/w minikatalogów będzie można kupić do powyższych limitów. Wszystkie pozostałe produkty (nie znajdujące się w żadnym z tych trzech minikatalogów/linii budżetowych), będzie można kupić do wartości 50zł, bo taki ustalony został budżet ogólny. Kolejnym istotnym elementem w tym przykładzie jest fakt, że budżety spożywcze (pracownika i reprezentacja) to dokładnie te same produkty. Czyli: dany produkt dostępny jest w dwóch budżetach. Powoduje to wyświetlenie podczas zakupów (lista produktów/karta produktów/ulubione) pola wyboru budżetu, z którego ma być opłacony produkt: 3. Informacje o wykorzystaniu budżetu. Użytkownik w każdej chwili może sprawdzić stan dostępnego dla siebie (lub oddział w przypadku dziedziczenia) budżetu w lewym górnym rogu ekranu, w linijce budżet: Po najechaniu na poszczególne wartości pojawiać się będą chmurki z nazwami budżetów. Aby zobaczyć bardziej szczegółowe informacje, należy kliknąć na linku Budżet: