Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Starosty Nr 212 z dnia 28 czerwca 2012 r. Powiat Lubelski Księga Zarządzania Procesami Starostwa Powiatowego w Lublinie Numer: KZP-01 Strona: 1 z 11
Starostwo Powiatowe w Lublinie ul. Spokojna 9 20-074 Lublin tel. 81 528 66 00 fax. 81 528 66 01 e-mail: starostwo@powiat.lublin.pl WYDANIE 02 Numer: KZP-01 Strona: 2 z 11
Spis treści 1. Wstęp... 4 2. Identyfikacja procesów, mierniki... 4 3. Mapa procesów... 5 4. Dokumentacje opisująca postępowanie... 6 5. Dokumenty związane... 10 6. Tabela zmian... 11 Numer: KZP-01 Strona: 3 z 11
1. Wstęp Księga Zarządzania Procesami opisuje procesy jakie zostały zidentyfikowane w ramach funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Lublinie. Identyfikacja procesów wykonana była zgodnie ze sposobem wykonywania działań. 2. Identyfikacja procesów, mierniki W Starostwie przyjęto następującą strukturę procesów: Proces zarządczy: Doskonalenie systemu zarządzania jakością Proces główny: Realizacja usług Najistotniejsze z punktu widzenia urzędu działania, mające wpływ na jakość wykonywanych zadań. Zostały one opisane poprzez: karty spraw, zawierające skrócony opis procedury postępowania, dokumenty na wejściu i wyjściu oraz wskazanie komórki organizacyjnej urzędu odpowiedzialnej merytorycznie za realizację danej usługi według zarządzenia Starosty. zarządzenia Starosty Dla procesów głównych ustalono mierniki: 1. Całościowo dla Starostwa Powiatowego 1) Ankieta (badanie satysfakcji klientów) 2) Ilość wniosków zgłoszonych odnośnie działalności bieżącej 2. Dla poszczególnych Wydziałów Starostwa Powiatowego 1) Czas załatwienia sprawy 2) Ilość odwołań 3) Ilość skarg Wartość mierników jest ustalana corocznie (podczas przeglądu zarządzania) w postaci Celów dotyczących jakości ; prowadzona jest wtedy również analiza ich realizacji za poprzedni okres. Proces główny Realizacja usług obejmuje następujące wydziały: 1. Wydział Geodezji 2. Wydział Organizacyjny 3. Wydział Architektoniczno Budowlany 4. Wydział Komunikacji, Transportu i Drogownictwa 5. Wydział Inwestycji i Funduszy Pomocowych 6. Wydział Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa 7. Wydział Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury Procesy pomocnicze: 1. Zarządzanie zasobami ludzkimi 2. Kontrola wewnętrzna 3. Administrowanie 4. Dystrybucja środków finansowych Numer: KZP-01 Strona: 4 z 11
Baza aktów prawnych Powiat Lubelski 3. Mapa procesów K L I E N T W Y M A G A N I A Wniosek, Informacja od klienta lub z urzędu Doskonalenie systemu zarządzania jakością Zarządzanie zasobami ludzkimi Kontrola wewnętrzna Realizacja usług publicznych na rzecz mieszkańców Powiatu Lubelskiego oraz innych podmiotów, w zakresie wynikającym z obwiązujących przepisów prawnych. Administrowanie (IT, Nadzór nad infrastrukturą i BHP) Dystrybucja środków finansowych K L I E N T W y J Ś C I E Decyzja administracyjna, zaświadczenie Numer: KZP-01 Strona: 5 z 11
4. Dokumentacje opisująca postępowanie Cel procesu: Sposób realizacji Doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością Zapewnienie skutecznie funkcjonującego systemu zarządzania Budżet, Strategia Starostwa, Cele, Wizja Raporty z auditów, przegląd zarządzania, analiza funkcjonowania SZJ w Starostwie 1. Planowanie auditów wewnętrznych 2. Audity wewnętrzne 3. Postępowanie z usługą niezgodną 4. Działania korygujące 5. Działania zapobiegawcze 6. Przegląd zarządzania Proces realizowany jest zgodnie z wydanymi zarządzeniami wewnętrznymi Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością Plan auditów, powiadomienie o audicie, raport z auditu, rejestr działań korygujących / zapobiegawczych, karty działań korygujących / zapobiegawczych Wykaz Procedur do Procesu Doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością 1. Procedura Nadzór nad dokumentacją 2. Procedura Nadzór nad zapisami 3. Procedura Przegląd zarządzania 4. Procedura Audity wewnętrzne 5. Procedura Postępowanie z usługą niezgodną 6. Procedura Działania korygujące 7. Procedura Działania zapobiegawcze Numer: KZP-01 Strona: 6 z 11
Realizacja usług Cel procesu: Zadowolenie klientów z realizowanych usług Prawidłowo wypełniony wniosek od klienta Sytuacje inicjujące działanie urzędu Dokumentacja sprawy 1. Analiza wniosku/sprawy/informacji posiadanych 2. Wszczęcie postępowania 3. Gromadzenie i badanie materiału dowodowego 4. Wydawanie decyzji administracyjnej 5. Monitorowanie zadań Sposób realizacji Proces realizowany jest za pośrednictwem regulaminu organizacyjnego, zarządzeń i uchwał wewnętrznych, przepisów prawnych, kart spraw Sekretarz/Naczelnik Wydziału Akta sprawy Cel procesu: Sposób realizacji Zarządzanie Zasobami Ludzkimi Celem jest zapewnienie odpowiednio wykwalifikowanej kadry urzędniczej. Analiza obciążenia w roku poprzednim, wniosek Naczelnika Wydziału, budżet bieżący Akta osobowe, zaświadczenia, świadectwo pracy, umowa o pracę 1. Analiza budżetu na dany rok pod kątem zadań do realizacji 2. Rekrutacja wg zarządzenia Starosty 3. Planowanie i realizacja szkoleń Proces realizowany jest za pośrednictwem regulaminu organizacyjnego, kodeksy pracy, zarządzeń, ew. uchwał Starosta Wymagania kwalifikacyjne (świadectwa ukończenia kursów, szkoleń studiów, szkół), świadectwa pracy, umowy o pracę, ocena pracownika, opisy stanowisk pracy Numer: KZP-01 Strona: 7 z 11
Kontrola wewnętrzna Cel procesu: Weryfikacja sposobu stosowania procedur i przepisów prawnych oraz ich interpretacji podczas realizacji procesu głównego Roczny plan kontroli według zarządzenia Starosty; badania i analizy określonych problemów; skargi i wnioski; informacje od organów państwowych i samorządowych, a także środków komunikacji społecznej protokół z kontroli, zalecenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń pokontrolnych 1. Opracowanie projektu planu kontroli do zatwierdzenia przez Starostę 2. Zatwierdzenie planu kontroli 3. Zlecenie realizacji kontroli w poszczególnych ustalonych uprzednio obszarach 4. Przeprowadzenie i omówienie wyników kontroli Sposób realizacji Proces realizowany jest za pośrednictwem regulaminu organizacyjnego, zarządzeń i uchwał wewnętrznych. Naczelnik Wydziału Plan kontroli, Upoważnienie do kontroli, Protokół z kontroli, Ewentualne wystąpienie pokontrolne wraz z zaleceniami odpowiedź na zalecenia pokontrolne, Rejestr kontroli zrealizowanych Numer: KZP-01 Strona: 8 z 11
Administrowanie Cel procesu: Celem jest zapewnienie odpowiedniej infrastruktury materialno technicznej w Starostwie stwarzającej dobre warunki pracy dla pracowników i pozwalającej na wykonywanie wysokiej jakości usług Przepisy prawa budowlanego, budżet, infrastruktura i wyposażenie, zgłaszane potrzeby Dokumentacja techniczna budynku i infrastruktury technicznej, raport z usuniętych awarii, usprawnień, akta spraw, umowy z firmami, dokumentacja techniczno przeglądowo gwarancyjna pojazdów, karty pojazdów, księgi inwentarzowe 1. Przygotowanie i realizacja umów gwarantujących prawidłowe funkcjonowanie Starostwa pod względem technicznym 2. Przeglądy budynku i infrastruktury technicznej 3. Naprawy i konserwacje, usuwanie awarii 4. Zamówienia publiczne 5. Przeprowadzanie inwentaryzacji drogą spisu 6. Zapewnienie właściwego stanu środków łączności, transportu i zaopatrzenia 7. Nadzór nad BHP 8. Nadzór nad IT Sposób realizacji Proces realizowany jest za pośrednictwem regulaminu organizacyjnego, zarządzeń i uchwał wewnętrznych, przepisów prawnych Naczelnik Wydziału wg właściwości realizowanych zadań dokumentacja techniczna budynku i infrastruktury technicznej, raport z usuniętych awarii, akta spraw, umowy z firmami, dokumentacja techniczno przeglądowo gwarancyjna pojazdu, karty pojazdu, księgi inwentarzowe Numer: KZP-01 Strona: 9 z 11
Dystrybucja środków finansowych Cel procesu: Zapewnienie prawidłowości zarządzania finansami w szczególności w zakresie opracowania budżetu, prowadzenia ewidencji i sprawozdawczości Dostępne środki finansowe, analiza budżetowa Budżet, sprawozdanie budżetowe 1. Opracowanie projektu budżetu na dany rok 2. Uchwalenie budżetu 3. Nadzór nad realizacją zadań budżetu pod kątem finansowym 4. Bieżące księgowanie 5. Opracowywanie sprawozdań wymaganych przepisami Sposób realizacji Proces realizowany jest za pośrednictwem regulaminu organizacyjnego, zarządzeń i uchwał wewnętrznych, przepisów prawnych Skarbnik Sprawozdania finansowe, sprawozdania budżetowe, dowody księgowe zewnętrzne, dowody księgowe wewnętrzne, opinie RIO 5. Dokumenty związane 1. Rejestr Zarządzeń Starosty Lubelskiego 2. Rejestr uchwał Zarządu Powiatu w Lublinie Numer: KZP-01 Strona: 10 z 11
6. Tabela zmian Numer wydania, którego dotyczy zmiana Numer zmiany Data zmiany Numer rozdziału Istota zmiany (krótki opis) Numer: KZP-01 Strona: 11 z 11