OfficeObjects e-forms Rodan Development Sp. z o.o. 02-820 Warszawa, ul. Wyczółki 89, tel.: (+48-22) 643 92 08, fax: (+48-22) 643 92 10, http://www.rodan.pl
Spis treści Wstęp... 3 Łatwość tworzenia i publikacji formularzy... 3 Bezpieczeństwo danych... 4 Otwartość architektury... 4 Form Editor... 4 Wypełnianie formularzy... 5 2
Wstęp Wszystkie firmy i instytucje używają formularzy. Są to różnego rodzaju raporty, sprawozdania finansowe, zeznania podatkowe, zamówienia a także ankiety. Obieg formularzy w tradycyjnej formie jest procesem bardzo złożonym, począwszy od drukowania, kopiowania, wypełniania i przesyłania, a kończąc na aktualizacji i analizie otrzymanych danych. Tego typu działanie wymaga, zarówno od sprawozdawców jak i autorów formularzy, dużych nakładów czasu i pieniędzy. OfficeObjects e-forms powstał w celu usprawnienia przepływu informacji w organizacjach o rozproszonej strukturze oraz pomiędzy różnymi firmami i instytucjami. Może być wykorzystywany w działalności wymagającej zbierania dużej ilości sprawozdań, z odległych geograficznie punktów. Rozwiązanie jest szczególnie skuteczne w zakładach ubezpieczeniowych, instytucjach finansowych, ośrodkach badania opinii publicznej, urzędach jak i w przedsiębiorstwach, gdzie raportowanie jest integralną częścią obszaru działań firmy. Formularze są również wykorzystywane jako graficzny interfejs użytkownika dostępny w ramach zadań procesów pracy obsługiwanych przez moduł OfficeObjects WorkFlow. OfficeObjects e-forms jest oprogramowaniem przeznaczonym do kompleksowej obsługi sprawozdawczości finansowej. Umożliwia tworzenie i dostosowywanie formularzy elektronicznych do warunków panujących w danym obszarze biznesowym. Pozwala na publikację formularzy w formie elektronicznej oraz inteligentne gromadzenie i zarządzanie danymi generowanymi przez podmioty sprawozdawcze. Formularze są dostępne poprzez przeglądarkę internetową, co pozwala na pełną informatyzację procesu pozyskiwania żądanych informacji. System umożliwia wprowadzanie danych przez podmioty sprawozdawcze bez konieczności zakupu jakiegokolwiek oprogramowania. OfficeObjects e-forms umożliwia udostępnianie złożonych formularzy elektronicznych w wersji offline co pozwala na wprowadzanie danych bez połączenia urządzenia użytkownika z Internetem. Po zakończeniu wypełniania formularza i uzyskaniu połączenia przez Internet z aplikacją wykorzystującą wprowadzane dane następuje przesłanie zawartości formularza. OfficeObjects e-forms zapewnia obsługę podpisu elektronicznego zgodnie z ustawą z dn. 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym. W połączeniu z OfficeObjects WorkFlow umożliwia obsługę sprawozdań zgodnie ze zdefiniowanymi procesami pracy. OfficeObjects e-forms jest gotowym produktem z możliwością pełnej integracji z dowolnymi systemami aplikacyjnymi i relacyjnymi bazami danych. W pełni odwzorowuje struktury środowiska biznesowego oraz umożliwia jego dynamiczne modyfikowanie w systemie. Umożliwia szybkie i uzasadnione reakcje na zmiany rynkowe, co zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstwa. Łatwość tworzenia i publikacji formularzy OfficeObjects e-forms umożliwia w prosty sposób tworzenie formularzy elektronicznych o dużej 3
objętości i skomplikowanych strukturach. Kluczowym etapem w procesie budowania formularzy jest stworzenie hierarchicznej klasyfikacji danych (taksonomii), której elementy mogą być powiązane z polami formularza. W oparciu o przygotowaną taksonomię upoważnieni pracownicy, za pomocą edytora formularzy, mogą tworzyć elektroniczne arkusze oraz określać powiązania poszczególnych pozycji z elementami taksonomii. Dzięki dostępnym w systemie kreatorom możliwe jest automatyczne generowanie formularzy o ściśle określonej strukturze. Dla każdej komórki formularza lub ich grupy można określić zestaw atrybutów wpływających na ich wygląd oraz zastosowanie (np. atrybuty danych finansowych: numeryczne, walutowe, binarne lub określające przedział czasu). Atrybuty te można dowolnie modyfikować, a dzięki ich wykorzystaniu system zapewnia prawidłowe wypełnianie formularzy przez umożliwienie wprowadzania tylko poprawnych wartości w odpowiednich polach. Gotowe formularze są automatycznie publikowane na stronie internetowej publikacji formularzy. Bezpieczeństwo danych OfficeObjects e-forms zapewnia przesyłanie sprawozdań finansowych w bezpiecznym połączeniu za pomocą łączy szyfrowanych. System umożliwia obsługę podpisu elektronicznego zwykłego lub kwalifikowanego zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001 r. Ponadto, dostęp do danych zgromadzonych w systemie jest możliwy tylko przez uprawnionych użytkowników. Otwartość architektury System OfficeObjects e-forms jest stworzony w oparciu i technologię J2EE, co zapewnia działanie na dowolnych platformach serwerowych i klienckich. Umożliwia przygotowywanie sprawozdań finansowych bez konieczności zakupu jakiegokolwiek oprogramowania i ponoszenia dodatkowych kosztów przez podmioty sprawozdawcze. Rozwiązanie cechuje się łatwością integracji z innymi systemami oraz możliwością korzystania z danych w ich bazach. Form Editor Form Editor jest modułem systemu OfficeObjects e-forms używanym przez projektanta formularzy. W module tym definiowana jest taksonomia, wygląd formularza oraz powiązania między komórkami formularza i taksonomią. Taksonomia pozwala wydzielić, uporządkować oraz udokumentować pojęcia, które następnie są wykorzystywane do tworzenia formularzy elektronicznych. Strony formularza mogą być w prosty sposób tworzone za pomocą dostępnych kreatorów. Każda zakładka formularza składa się z prostokątnej siatki pól, które mogą być łączone w dowolny prostokątny układ. OfficeObjects e-forms pozwala na dokładne odzwierciedlenie formy papierowej formularza do formy elektronicznej, z uwzględnieniem rodzaju czcionek, kolorów, formatów i ramek. Zapewnia dużą kontrolę nad wyglądem formularza oraz umożliwia wykorzystanie wiedzy zdobytej w trakcie pracy z arkuszami kalkulacyjnymi do stworzenia formularza o dowolnym wyglądzie. Form Editor pozwala na skojarzenie z dowolną wersją formularza skryptu, przy użyciu którego możliwe jest programowanie obsługi formularza. Przy użyciu skryptów twórca formularza może określić dowolnie zaawansowane reguły sprawdzania poprawności danych wpisanych w pola formularza lub stworzyć program eksportujący dane do formatu XML lub dowolnej składnicy danych. 4
System umożliwia obsługę wersjonowania zarówno taksonomii, formularzy oraz skryptów dołączonych do formularzy. Rys.2. Widok powiązań z powiązań komórek formularza z taksonomią Wypełnianie formularzy Rys.3. Publikacja formularzy Formularze elektroniczne są udostępniane jako zakładka obiektu informacyjnego (dokument) w module OfficeObjects Document Manager lub bezpośrednio jako graficzny interfejs użytkownika realizującego zadanie w procesie pracy OfficeObjects WorkFlow Użytkownik ma możliwość wypełnienia pól, które zostały wskazane przez projektanta formularzy. Dzięki atrybutom związanym z polami formularza i wskazówkom zawartym w formularzach odnośnie sposobu ich wypełniania, system 5
zapewnia wprowadzanie tylko poprawnych wartości w odpowiednich polach. Moduł e-forms Client pozwala również na aktualizację wartości słownikowych, zapisanie i odczyt formularza do pliku a także jego wydrukowanie. Skrypt stworzony przez twórcę formularza pozwala na automatyczną weryfikację poprawności wpisanych do pól formularza danych oraz na eksport danych do pliku w formacie XML. Przesyłanie poufnych danych, w celu spełnienia obowiązku sprawozdawczego, jest możliwe dzięki wykorzystaniu warstwy bezpiecznego połączenia. System zapewnia otrzymanie potwierdzenia, że operacja przesłania sprawozdania została wykonana. Rys.4. Przykład formularza gotowego do wypełniania 6