DZPIE/015/NZU/1414/2015 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego Przedmiot postępowania: Organizacja konferencji Jaszowiec 2016. Kod CPV: 55.30.00.00-3 55.10.00.00-1 Tryb udzielenia zamówienia: Inwestor/Kupujący: Ochrona prawna SIWZ: 1. Opis przedmiotu zamówienia: Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004r (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami). Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk 02-668 Warszawa, Al. Lotników 32/46. NIP: 525-000-92-75. Regon: P-000326061 Dokument chroniony prawem autorskim Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji pt.: 45 th International School & Conference on Physics of Semiconductors Jaszowiec 2016 w Szczyrku w dniach 18-24 czerwca 2016 r. Na przedmiot zamówienia składają się: usługi hotelarskie; usługi restauracyjne; wynajem sal wykładowych. Wymagania dotyczące miejsca hotelowego: usytuowanie hotelu w Szczyrku; zakwaterowanie wszystkich uczestników w jednym obiekcie; minimum standard **** (czterech gwiazdek); sala konferencyjna o pojemności co najmniej 250 osób, wysokości w najwyższym punkcie min. 6 m, w najniższym min. 2,5 m i powierzchni co najmniej 400 m 2 z pełnym wyposażeniem audio-video i prezentacyjnym (nagłośnienie, projektor i ekran); ekran wielkości min. 4,2 x 3,2 m; rzutnik min. 3500 ansi, zawieszany na rampie, krótkoogniskowy; powierzchnia wystawiennicza na sesje plakatowe oraz dla wystawców w budynku hotelu, co najmniej 300 m 2, oraz rozległe tereny zielone na terenie kompleksu hotelowego; dostęp do Internetu przez Wi-Fi dla uczestników konferencji; możliwość zakwaterowania 225 osób (uczestników konferencji) w pokojach jednoosobowych, dwuosobowych, trzyosobowych i czteroosobowych;
restauracja hotelowa na min. 250 osób; śniadania, obiady i kolacje w formie bufetu; monitorowany parking naziemny/podziemny na powierzchni utwardzonej na min. 75 samochodów; pomieszczenie o powierzchni min. 8 m 2 przy głównym wejściu (parter lub 1 piętro) z przeznaczeniem na biuro konferencji, wyposażone w min: 2 biurka 2 krzesła szafki szerokopasmowy, przewodowy dostęp do Internetu; zadaszone miejsce plenerowe dla uczestników konferencji. wszystkie pokoje z węzłem sanitarnym; 24-godzinna obsługa recepcyjna hotelu ze znajomością języka angielskiego. Schematyczny przebieg konferencji zawiera załącznik i na jego podstawie należy dokonać wyceny. Dodatkowe informacje poniżej. sobota 18 czerwca przybycie 115 uczestników; kolacja w formie biesiady góralskiej; niedziela 19 czerwca 115 uczestników; przybycie kolejnych 110 uczestników po lunchu; 225 osób; koncert młodych muzyków na sali wykładowej z poczęstunkiem; poniedziałek 20 czerwca 225 uczestników; sesja plakatowa Zamawiający dostarczy tablice plakatowe; wtorek 21 czerwca 215 uczestników; środa 22 czerwca 215 uczestników; czwartek 23 czerwca 200 uczestników; piątek 24 czerwca 200 uczestników; wyjazd 200 uczestników z suchym prowiantem. Zamawiający pod pojęciami rozumie: przerwa kawowa kawa/herbata, woda, ciasteczka, paluszki; w dniach 18-23 czerwca przerwa całodzienna; w dniu 24 czerwca przerwa jednorazowa; kolacja uroczysta kolacja na sali bankietowej z okrągłymi stolikami (8-12 osób) poczęstunek chipsy, paluszki, orzeszki. W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: terminowego przygotowania posiłków zgodnie z programem konferencji; zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków; przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów; gramatura składników każdego posiłku ma zapewnić min. 900 kcal na osobę, w tym: białko ma stanowić 10-15% posiłku;
węglowodany 50-55% posiłku; tłuszcze 25-30% posiłku. Wykonawca przedstawi szczegółowe propozycje menu na min. 14 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zmawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji menu. Opcja: Zakwaterowanie dodatkowych 40 osób w hotelu bądź w odległości nie większej niż 1000 m od hotelu w pokojach 3-4 osobowych o standardzie nieodbiegającym od obiektu głównego, przy czym pełne wyżywienie odbywać się będzie w hotelu głównym. Zamawiający skorzysta z prawa opcji najpóźniej na 30 dni przed terminem konferencji. 2. Termin wykonania zamówienia: Wymaga się aby przedmiot zamówienia odbył się w dniach 18-24 czerwca 2016 r. 3. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny tych warunków a także wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie maja dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania tych warunków: 1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej, i nie podlegają wykluczeniu z postępowania z trybie Art. 24 ust. 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z Art. 24 ust. 1 Ustawy PZP. Informacja o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej wraz z listą podmiotów należących do tej grupy kapitałowej. 2 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą się organizacją min. 2 konferencji na 200-300 osób. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
4. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami: 1 Zamawiający będzie kontaktował się z wykonawcami drogą faksu, emailem lub na piśmie. 2 Osoby przewidziane do kontaktu z wykonawcami: Maciej Zajączkowski fax: +48 22 847 00 82; zajacm@ifpan.edu.pl 5. Termin związania ofertą: 1 Zamawiający ustala termin związania ofertą na okres 30 dni od daty terminu składania ofert. 6. Opis sposobu przygotowania oferty: 1 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, trwałą, czytelną techniką. 2 Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostanie wykluczony z postępowania. 3 Oferta powinna dotyczyć całości zamówienia zgodnie z wymogami i warunkami specyfikacji. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 4 Wszystkie zapisane strony oferty powinny być ponumerowane, podpisane i zszyte. 5 Do oferty należy dołączyć: formularz kalkulacji oferty (kosztorys); wartości kalkulacyjne brutto (na uczestnika), przyjęte do kalkulacji ofertowej; przykładowe menu w trakcie trwania konferencji. 6 Oferent powinien zamieścić ofertę w dwóch kopertach z adresem i nazwą Zamawiającego oraz Oferenta, a także napisem: "Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na organizację międzynarodowej konferencji Jaszowiec 2016 [DZPIE/015/NZU/1414/2015]" 7. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1 Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. 101 (kancelaria ogólna) w godzinach 9.00 15.00 w dni robocze, do dnia 4 styczeń 2016 r., do godz. 12:00. 2 W przypadku wysłania oferty pocztą (lub pocztą kurierską) za termin złożenia przyjmuje się termin otrzymania oferty, a nie datę stempla pocztowego (nadania). 3 Otwarcie ofert odbędzie się w ostatnim dniu ich składania, w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. 107 o godzinie 13:00.
8. Opis sposobu obliczenia ceny: 1 Cena ofertowa, wyrażona w walucie polskiej PLN. 2 Cena ofertowa powinna uwzględniać założenia z 1 SIWZ. 3 Cena ofertowa powinna być wyliczona z założeniem rozlokowania uczestników w pokojach 1, 2 i 3 osobowych, przy czym: sobota 18 czerwca pokoi jednoosobowych 20; dwuosobowych 10; trzyosobowych 25; niedziela 19 czerwca pokoi jednoosobowych 50; dwuosobowych 50; trzyosobowych 25; poniedziałek 20 czerwca pokoi jednoosobowych 50; dwuosobowych 50; trzyosobowych 25; wtorek 21 czerwca pokoi jednoosobowych 46; dwuosobowych 47; trzyosobowych 25; środa 22 czerwca pokoi jednoosobowych 46; dwuosobowych 47; trzyosobowych 25; czwartek 23 czerwca pokoi jednoosobowych 43; dwuosobowych 44; trzyosobowych 23. 4 Cena ofertowa powinna zawierać zryczałtowane koszty parkingu samochodów uczestników konferencji, koszty najmu sali wykładowej, internetu oraz obsługi hotelowej. 5 Opcja powinna zawierać wycenione 11 pokoi 3-4 osobowych. 9. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Cena 95 pkt. 2 Basen i jacuzzi na terenie hotelu 5 pkt. 3 Przy przeliczaniu punktów za cenę, Zamawiający posłuży się wzorem: C min 95 C bad gdzie: C min cena najtańszej oferty; C bad cena oferty badanej
4 Przy przeliczaniu punktów za basen, siłownię i saunę, Zamawiający przyzna: 5 pkt. za basen i jacuzzi na terenie hotelu wliczone w cenę pobytu dla uczestników; 0 pkt. za basen i jacuzzi na terenie hotelu niewliczone w cenę pobytu dla uczestników. 10. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Wykonawca, który wygra postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powinien podpisać umowę w ciągu 7 dni od daty zakończenie terminu na wnoszenie protestów i odwołań, na warunkach określonych w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie później niż termin związania ofertą. 11. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Załączony wzór umowy. 12. Pouczenie o środkach ochrony prawnej: Środki ochrony prawnej, przysługujące wszystkim wykonawcom, opisane są w Dziale VI Prawa Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami).
nazwa firmy data adres firmy adres firmy fax firmy NIP firmy Oferta dla Instytutu Fizyki PAN do postępowania DZPIE/015/NZU/1414/2015 Niniejszym oferujemy realizacje przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia za: Cena ofertowa BRUTTO z opcją: (Szacowana wartość umowy) w tym 23% VAT Słownie: PLN brutto Cena ofertowa BRUTTO opcji: (Szacowana wartość umowy) w tym 23% VAT Słownie: PLN brutto za 11 pokoi 3-4 osobowych Wartości kalkulacyjne netto na uczestnika: jednoosobowym Wartość 1-go noclegu ze śniadaniem w pokoju dwuosobowym trzyosobowym czteroosobowym
Wartość 1-go lunchu zwykłej Wartość 1-ej kolacji biesiady góral. uroczystej Wartość 1-ej przerwy kawowej jednorazowej Wartość 1-ej przerwy kawowej całodziennej Wartość poczęstunku Wartość 1-ego suchego prowiantu Pozostałe wartości kalkulacyjne netto: Wartość najmu sali wykładowej oraz sprzętu multimedialnego w czasie trwania konferencji Wartość najmu pomieszczenia na biuro w czasie trwania konferencji Wartość zryczałtowanej opłaty za parking OPCJA: Wartość pokoju 3-4 osobowego (za cały pokój) Oferujemy wykonanie zamówienia w terminie zgodnym z SIWZ, tj. w okresie 18-24 czerwca 2016 r. Oświadczamy, że cena oferty (z podatkiem VAT) podana w ust. 1 jest ceną faktyczną na dzień składania oferty. Oświadczamy, iż dysponujemy obiektem spełniającym wymagania postawione w 1 SIWZ.
Warunki płatności: przelew 21 dni od daty wykonania zamówienia i otrzymania faktury VAT. Za powyższą ofertę odpowiada: fax: ( ) - - imię i nazwisko Na ofertę składają się: Formularz ofertowy......... str. Formularz kalkulacji oferty (kosztorys)...... str. Przykładowe menu w trakcie trwania konferencji..... str. Oświadczenie Art. 22 ust. 1........ str. Oświadczenie Art. 24 ust. 1........ str. Informacja o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej. str. Wykaz usług.......... str.... str.... str.... str.... str. podpis i pieczęć imienna Oferenta
pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że spełniam/y warunki udziału w niniejszym postępowaniu zawarte w art. 22 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. podpis i pieczęć imienna Oferenta
pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że nie podlegam/y wykluczeniu zgodnie z Art. 24 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. podpis i pieczęć imienna Oferenta
pieczęć adresowa Oferenta data Informacja Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego informuję/emy, iż zgodnie z art. 26 ust. 2d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Nie przynależymy do grupy kapitałowej. 1 Przynależymy do grupy kapitałowej, a lista podmiotów należących do tej grupy kapitałowej zawarta jest w załączniku do niniejszej informacji. 1 podpis i pieczęć imienna Oferenta 1 Niepotrzebne skreślić
pieczęć adresowa Oferenta data Wykaz usług L.p. Przedmiot zamówienia: Podmiot Zamawiający: Daty wykonania: Wartość zamówienia: podpis i pieczęć imienna Oferenta
Schematyczny przebieg konferencji "Jaszowiec" 2016 DZPIE/015/NZU/1414/2015 09:00 SOBOTA NIEDZIELA PONIEDZIAŁEK WTOREK ŚRODA CZWARTEK PIĄTEK 10:00 11:00 12:00 13:00 PRZYBYCIE 14:00 LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH 15:00 SESJA PLAKATOWA SESJA PLAKATOWA SESJA PLAKATOWA WYJAZD 16:00 17:00 18:00 19:00 KOLACJA KOLACJA KOLACJA KOLACJA 20:00 KOLACJA GRILLOWA 21:00 KONCERT + POCZĘSTUNEK UROCZYSTA KOLACJA SESJA PLAKATOWA SESJA PLAKATOWA SESJA PLAKATOWA 22:00
UMOWA NR. DZPIE/015/NZU/1414/2015 z dnia: r. zawarta pomiędzy: Zamawiający Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Al. Lotników 32/46 02-668 Warszawa NIP: 525-000-92-75 reprezentowany przez: Dyrektor Instytutu Fizyki PAN prof. dr hab. Leszek Sirko NIP: reprezentowany przez: Wykonawca 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest organizacja międzynarodowej konferencji pt.: 45 th International School & Conference on Physics of Semiconductors Jaszowiec 2016 w Szczyrku w dniach 18-24 czerwca 2016 r. 2. Oferta z dnia r., przedłożona w prowadzonym postępowaniu, stanowi integralną część umowy. 3. Zakwaterowanie uczestników w pokojach odbędzie się na podstawie dyspozycji Zamawiającego. 4. Wykonawca zapewni obsługę zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. 2 Cena 1. Strony uzgodniły szacowaną wartość umowy na kwotę: PLN (słownie: 00/100) brutto z opcją w tym opcja: PLN (słownie: 00/100) brutto 2. Cena ofertowa obejmuje założenia zawarte w SIWZ. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość zamówienia innej charakterystyki pokoi niż zostało to zaoferowane. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości/charakterystyki zamówionych pokoi hotelowych na plus/minus do 15% na 30 dni przed konferencją. 5. Liczbę zamówionych posiłków Zamawiający może skorygować na 48h przed planowanym posiłkiem. 3 Płatność i kary umowne 1. Tytułem przedpłaty, Zamawiający wpłaci do 15 kwietnia 2016 r., na podstawie faktury zaliczkowej, zadatek w wysokości 10.000,00 PLN na konto Wykonawcy. 2. Warunki płatności: przelewem w ciągu 21 dni od daty wykonania zamówienia i otrzymania faktury VAT. 3. Faktura będzie zawierała opis: Dotyczy umowy DZPIE/015/NZU/1414/2015. 4. Zamawiający zobowiązuje się do zapłacenia za przedmiot umowy na rzecz Wykonawcy kwotę, wynikającą z kalkulacji cenowej wartości ofertowych. Kalkulacja zostanie dokonana na podstawie ilości zamówionych miejsc noclegowych i posiłków. 5. W przypadku niedojścia do skutku umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, lub w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po
DZPIE/015/NZU/1414/2015 stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu odszkodowania tytułem kary umownej w wysokości 20% wartości ceny określonej w par. 2 ust. 1. 4 Informacje dodatkowe 1. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia do niniejszej umowy staną się nieodłączną częścią tylko po przedstawieniu ich w formie pisemnej i podpisaniu przez obie Strony. 2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, każdy w języku polskim, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. 3. Wszelkie spory wynikłe na tle niniejszej umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych i Kodeksu Cywilnego. 5. W dalszej korespondencji obie Strony zobowiązują się powoływać na numer niniejszej umowy. Zamawiający 1 Wykonawca / pieczątka i podpis / / pieczątka i podpis / 1 Osoba do kontaktów ze strony Zamawiającego: Maciej Zajączkowski, tel. +4822 1163535, e-mail: Maciej.Zajaczkowski@ifpan.edu.pl 2