Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego

Transkrypt

1 DZPIE/015/2013 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego Przedmiot postępowania: Organizacja międzynarodowej konferencji ISSRNS Kod CPV: Tryb udzielenia zamówienia: Inwestor/Kupujący: Ochrona prawna SIWZ: 1. Opis przedmiotu zamówienia: Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004r (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami). Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Warszawa, Al. Lotników 32/46. NIP: Regon: P Dokument chroniony prawem autorskim Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji pt.: International School and Symposium on Synchrotron Radiation in Natural Science ISSRNS 2014 w dniach czerwca 2014 r. Na przedmiot zamówienia składają się: usługi hotelarskie; usługi restauracyjne; wynajem sal wykładowych. Wymagania dotyczące miejsca hotelowego: usytuowanie hotelu w aglomeracji miejskiej Warszawy nie dalej niż 25 km od Centrum (PKP Warszawa Centralna); usytuowanie hotelu nie dalej niż 25 km od Instytutu Fizyki PAN i nie dalej niż 25 km od Narodowego Centrum Badań Jądrowych w Świerku; możliwość dojazdu do hotelu komunikacją miejską z przystankiem oddalonym od hotelu nie dalej niż 500 m; obiekt przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych; możliwość spędzania wolnego czasu wykorzystując tereny przyległe obiektu (teren zielony, klub, karczma, pub, itp.); możliwość organizacji uroczystej kolacji w stylizowanym miejscu z dostępem do terenu zielonego; usytuowanie sal wykładowych, toalet, pomieszczenia na biuro konferencji i sali plakatowej na tym samym poziomie z dostępem do światła dziennego; 1

2 posiłki standardowe w tym samym budynku, w jednym pomieszczeniu dla całej grupy; przerwy kawowe w bezpośredniej bliskości wszystkich sal wykorzystanych podczas konferencji; Wykonawca odda do dyspozycji Zamawiającemu wszystkie pokoje w obiekcie; potwierdzony i udokumentowany standard obiektu na poziomie minimum *** (trzech gwiazdek); sala konferencyjna (bez kolumn) o pojemności co najmniej 200 osób i powierzchni co najmniej 200 m 2 z nagłośnieniem, rzutnikiem multimedialnym i obsługą; sala konferencyjna (bez kolumn) o pojemności co najmniej 100 osób i powierzchni co najmniej 100 m 2 z nagłośnieniem, rzutnikiem multimedialnym i obsługą; powierzchnia wystawiennicza na sesję plakatową co najmniej 100 m 2 z możliwością bezpośredniego połączenia z salą konferencyjną szerokim kilkumetrowym wejściem; bezpłatny dostęp do Internetu przewodowego i Wi-Fi w całym obiekcie dla uczestników konferencji o przepustowości symetrycznej łącza min. 20 Mbs; minimum 135 pokoi do pojedynczego wykorzystania; restauracja hotelowa na min. 200 osób; bezpłatny monitorowany parking na powierzchni utwardzonej na min. 150 samochodów; pomieszczenie o powierzchni min. 10 m 2 przy sali wykładowej z przeznaczeniem na biuro konferencji, wyposażone w min: 2 biurka 6 krzeseł stół kablowy dostęp do Internetu; 24-godzinna obsługa recepcyjna hotelu ze znajomością języka angielskiego. Schematyczny opis przebiegu konferencji, na podstawie którego należy dokonać wyceny: niedziela 15 czerwca przybycie uczestników; przerwa kawowa; wykłady w sali wykładowej; kolacja w formie bufetu; poniedziałek 16 czerwca śniadanie w formie bufetu; przerwa kawowa; lunch w formie bufetu kolacja w formie bufetu; sesja plakatowa; wtorek 17 czerwca śniadanie w formie bufetu; przerwa kawowa; lunch w formie bufetu kolacja w formie bufetu; sesja plakatowa; środa 18 czerwca 2

3 śniadanie w formie bufetu; przerwa kawowa; lunch w formie bufetu kolacja w formie bufetu; czwartek 19 czerwca śniadanie w formie bufetu; wycieczka; przerwa kawowa; panel dyskusyjny w sali wykładowej; kolacja uroczysta; piątek 20 czerwca śniadanie w formie bufetu; przerwa kawowa; lunch w formie bufetu wyjazd uczestników. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji, w trakcie trwania konferencji, z jednego lunchu i/lub jednej kolacji w związku z organizacją wycieczki. Wykonawca zostanie poinformowany o tym fakcie z miesięcznym wyprzedzeniem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wielkości zamówienia ±25%. Wykonawca zostanie poinformowany o tym fakcie z 14-dniowym wyprzedzeniem. W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: terminowego przygotowania posiłków zgodnie z programem konferencji; zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków; przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów; gramatura składników każdego posiłku ma zapewnić min kcal na osobę, w tym: białko ma stanowić 10-15% posiłku; węglowodany 50-55% posiłku; tłuszcze 25-30% posiłku. Wykonawca przedstawi szczegółowe propozycje menu na min. 14 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zmawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji menu. 2. Termin wykonania zamówienia: Wymaga się aby przedmiot zamówienia odbył się w dniach czerwca 2014 r. 3. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny tych warunków: 1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, 3

4 jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej, i nie podlegają wykluczeniu z postępowania z trybie Art. 24 ust Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie maja dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania tych warunków: 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP. 2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z Art. 24 ust. 1 Ustawy PZP. 3 Informacja o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej wraz z listą podmiotów należących do tej grupy kapitałowej. 5. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami: 1 Zamawiający będzie kontaktował się z wykonawcami drogą faksu lub na piśmie. 2 Osoby przewidziane do kontaktu z wykonawcami: Maciej Zajączkowski fax: Termin związania ofertą: 1 Zamawiający ustala termin związania ofertą na okres 30 dni od daty terminu składania ofert. 7. Opis sposobu przygotowania oferty: 1 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, trwałą, czytelną techniką. 2 Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który przedłożył więcej niż jedną ofertę, zostanie wykluczony z postępowania. 3 Oferta powinna dotyczyć całości zamówienia zgodnie z wymogami i warunkami specyfikacji. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 4 Wszystkie zapisane strony oferty powinny być ponumerowane, podpisane i zszyte. 5 Oferent powinien zamieścić ofertę w kopercie z adresem i nazwą Zamawiającego oraz Oferenta, a także napisem: "Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na organizację międzynarodowej konferencji ISSRNS 2014 [DZPIE/015/2013]" 4

5 8. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1 Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. Nr. 101 (kancelaria ogólna) w godzinach w dni robocze, do dnia 4 listopada 2013 r., do godz W przypadku wysłania oferty pocztą (lub pocztą kurierską) za termin złożenia przyjmuje się termin otrzymania oferty, a nie datę stempla pocztowego (nadania). 3 Otwarcie ofert odbędzie się w ostatnim dniu ich składania, w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. 107 o godzinie 13: Opis sposobu obliczenia ceny: 1 Cena wyrażona w walucie polskiej PLN. 2 Cena powinna uwzględniać następujące założenia: zakwaterowanie 135 osób w pokojach do pojedynczego wykorzystania; 5 lunch y, 4 kolacje i 1 kolacja uroczysta, wszystko dla 150 osób; 3 przerwy kawowe całodzienne i 3 przerwy kawowe jednorazowe; wynajem pomieszczenia na biuro; wynajem sali konferencyjnej na 200 osób przez 6 dni, sali na 100 osób przez 3 dni oraz sali plakatowej przez 4 dni. 10. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Cena 100 pkt. 2 Przy przeliczaniu punktów zamawiający posłuży się wzorem: Cmin 100 C bad gdzie: C min cena najtańszej oferty; C bad cena oferty badanej 11. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Wykonawca, który wygra postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powinien podpisać umowę w ciągu 7 dni od daty zakończenie terminu na wnoszenie protestów i odwołań, na warunkach określonych w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie później niż termin związania ofertą. 5

6 12. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Warunki płatności: przelewem 20% szacowanej wartości zamówienia z oferty, w formie zaliczki na podstawie faktury proforma, 14 dni przed rozpoczęciem konferencji; pozostałą kwotę przelewem w ciągu 21 dni od daty wykonania zamówienia i otrzymania faktury VAT. 2 Zamawiający zobowiązuje się do zapłacenia za przedmiot umowy na rzecz Wykonawcy kwotę, wynikającą z kalkulacji cenowej wartości ofertowych netto, powiększoną o należny podatek VAT. Kalkulacja zostanie dokonana na podstawie faktycznej ilości wykorzystanych miejsc noclegowych i zamówionych posiłków. 3 Strony ustalają możliwość zmiany: ilości zamówionych posiłków na 48 h przed zmienianym posiłkiem; ilości zamówionych pokoi na 14 dni przed planowaną konferencją. 13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej: Środki ochrony prawnej, przysługujące wszystkim wykonawcom, opisane są w Dziale VI Prawa Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami). 6

7 nazwa firmy data adres firmy adres firmy fax firmy NIP firmy Oferta dla Instytutu Fizyki PAN do postępowania DZPIE/015/2013 Niniejszym oferujemy realizacje przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia za: Cena ofertowa BRUTTO: Słownie: PLN brutto Wartości kalkulacyjne oferty: Wartość 1-go noclegu ze śniadaniem Wartość 1-go lunchu Wartość 1-ej kolacji Wartość 1-ej uroczystej kolacji Wartość serwisu kawowego (1 raz) Wartość serwisu kawowego (cały dzień)

8 Wynajem sali na 200 osób Wynajem sali na 100 osób Wynajem sali plakatowej Wynajem pomieszczenia na biuro Oferujemy wykonanie zamówienia w terminie zgodnym z SIWZ, tj. w okresie czerwca 2014 r. Warunki płatności: przelew 21 dni od daty wykonania zamówienia i otrzymania faktury VAT. Za powyższą ofertę odpowiada: fax: ( ) - - imię i nazwisko Na ofertę składają się: Formularz ofertowy str. Oświadczenie Art. 22 ust str. Oświadczenie Art. 24 ust str. Wykaz części zamówienia, które Wykonawca powierzy podwykonawcom.. str. podpis i pieczęć imienna Oferenta

9 pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że spełniam/y warunki udziału w niniejszym postępowaniu zawarte w art. 22 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. podpis i pieczęć imienna Oferenta

10 pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że nie podlegam/y wykluczeniu zgodnie z Art. 24 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. podpis i pieczęć imienna Oferenta

11 pieczęć adresowa Oferenta data Informacja Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego informuję/emy, iż zgodnie z art. 26 ust. 2d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Nie przynależymy do grupy kapitałowej. 1 Przynależymy do grupy kapitałowej, a lista podmiotów należących do tej grupy kapitałowej zawarta jest w załączniku do niniejszej informacji. 1 podpis i pieczęć imienna Oferenta 1 Niepotrzebne skreślić

12 pieczęć adresowa Oferenta data Wykaz części zamówienia, które Wykonawca powierzy podwykonawcom 2. Lp Zakres zamówienia, który Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom pieczęć imienna Oferenta 2 w przypadku, gdy Wykonawca wykona zamówienia samodzielnie, należy wypełnić tabelkę kreskami. W przypadku nie załączenia wykazu do oferty, Zamawiający zinterpretuje to jako brak części zamówienia, które Wykonawca powierzy podwykonawcom.

13 pieczęć adresowa Oferenta data Wykaz głównych usług Lp Daty wykonania: Przedmiot Zamówienia: Zamawiający: Wartość Zamówienia: pieczęć imienna Oferenta