ZARZDZENIE NR 809/05 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 4 sierpnia 2005 r. w sprawie regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego. Na podstawie 42 ust. 1 regulaminu organizacyjnego stanowicego załcznik do zarzdzenia nr 216/04 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzdu Miasta Zielona Góra- tekst jednolity 1 oraz zarzdzenia nr 712/ 05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewntrznych ustala si REGULAMIN WEWNTRZNY WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. 1. Wydział Organizacyjny, zwany dalej wydziałem, jako jednostka organizacyjna Urzdu Miasta Zielona Góra realizuje zadania własne miasta Zielona Góra, zadanie zlecone oraz zadania o charakterze ponadgminnym. 2. Zadania wydziału okrela 32 regulaminu organizacyjnego. 2. 1. Siedziba wydziału z zastrzeeniem 3 znajduje si w budynku Urzdu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej 22. 2. Dane teleadresowe sekretariatu wydziału: 1) telefon: (0 68) 45 64 107; 2) e-mail: organizacyjny@um.zielona-gora.pl. 3. 1. Siedziba Biura Rady Miasta znajduje si w budynku ratusza przy ul. Stary Rynek 1. 2. Dane teleadresowe Biura Rady Miasta: 1) telefon: (0 68) 45 64 931; 2) e-mail: biurorady@um.zielona-gora.pl. 4. Ilekro w niniejszym regulaminie wewntrznym jest mowa o: 1) urzdzie- naley przez to rozumie Urzd Miasta Zielona Góra; 2) miecie- naley przez to rozumie miasto Zielona Góra; 3) regulaminie organizacyjnym- naley przez to rozumie regulamin organizacyjny stanowicy załcznik do zarzdzenia wskazanego w podstawie prawnej zarzdzenia; 4) regulaminie- naley przez to rozumie regulamin wewntrzny wydziału; 5) radzie- naley przez to rozumie Rad Miasta Zielona Góra; 6) prezydencie- naley przez to rozumie Prezydenta Miasta Zielona Góra; 1 Ogłoszony w załczniku do obwieszczenia nr 2/ 05 Prezydenta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu regulaminu organizacyjnego Urzdu Miasta Zielona Góra.
7) sekretarzu- naley przez to rozumie Sekretarza Miasta Zielona Góra; 8) pracownikach- naley przez to rozumie pracowników wydziału; 9) biurze- naley przez to rozumie Biuro Rady Miasta; 10) referacie- naley przez to rozumie referat Gospodarczy; 11) instrukcji kancelaryjnej- naley przez to rozumie rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z pón. zm. 2 ). Rozdział 2 Wewntrzna struktura organizacyjna wydziału 5. 1. W skład wydziału wchodz: 1) Biuro Rady Miasta- OR.I; 2) wieloosobowe stanowisko pracy ds. organizacyjnych- OR.II; 3) wieloosobowe stanowisko pracy ds. kadr i zarzdzania zasobami ludzkimi- OR.III; 4) stanowisko pracy ds. bezpieczestwa i higieny pracy- OR.IV; 5) referat Gospodarczy- OR.V. Rozdział 3 Szczegółowy zakres działania wydziału 6. Do zada Biura Rady Miasta (OR.I) naley w szczególnoci: 1) w zakresie obsługi kancelaryjno- biurowej rady m. in.: a) przygotowywanie organizacyjne sesji rady zwłaszcza poprzez: - zapewnienie radnym materiałów zwizanych z porzdkiem sesji, - obsług protokolarn sesji i sporzdzanie protokołów z sesji, - przygotowywanie ostatecznego brzmienia tekstów uchwał rady podjtych na sesjach, - przygotowywanie uchwał rady do ich przedłoenia organom nadzoru- Wojewodzie Lubuskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, - przygotowywanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzdowym Województwa Lubuskiego, b) obsługa kancelaryjno- biurowa komisji rady m. in. poprzez: - przygotowywanie organizacyjne posiedze komisji rady w uzgodnieniu z przewodniczcymi tych komisji, - powiadamianie radnych o terminach posiedze komisji rady i przygotowywanie radnym materiałów zwizanych z posiedzeniami komisji, - obsługa protokolarna komisji rady, - sporzdzanie opinii, wniosków i protokołów z posiedze komisji, - przekazywanie prezydentowi opinii i wniosków z posiedze komisji rady; 2 Zmiany wymienionego rozporzdzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 69, poz. 636. zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 2
2) prowadzenie spraw zwizanych z owiadczeniami majtkowymi radnych i przewodniczcego rady; 3) udzielanie radnym niezbdnej pomocy w wykonywaniu ich mandatu; 4) prowadzenie spraw zwizanych z nadawaniem honorowego obywatelstwa; 5) wykonywanie zada zwizanych z organizacyjno- technicznym przygotowaniem: a) wyborów do Sejmu, Senatu i na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, b) wyborów do Parlamentu Europejskiego, c) wyborów do rady, d) referendum i konsultacji z mieszkacami; 6) prowadzenie sekretariatu przewodniczcego rady; 7) organizowanie i obsługa spotka przewodniczcego rady, a zwłaszcza obsługa biurowa posiedze, narad i konferencji organizowanych przez przewodniczcego rady i kluby radnych z odpowiednim zastosowaniem pkt 1 lit. b; 8) naliczanie diet radnych; 9) obsługa kancelaryjno- biurowa Zielonogórskiej Rady Owiatowej, do której stosuje si odpowiednio pkt 1 lit. b; 10) realizowanie zada zwizanych z dostpem do informacji publicznej w zakresie działania rady oraz Zielonogórskiej Rady Owiatowej; 11) współpraca z Młodzieow Rad Miasta; 12) prowadzenie zbiorów: a) projektów uchwał rady, b) uchwał rady, c) protokołów: - z sesji rady, - z posiedze komisji rady, - z posiedze Zielonogórskiej Rady Owiatowej, d) interpelacji i zapyta radnych, e) wniosków oraz opinii komisji rady i Zielonogórskiej Rady Owiatowej; 13) prowadzenie rejestrów i ewidencji: a) radnych, b) radnych- członków komisji i klubów rady oraz radnych niezalenych, c) członków, prezydium i komisji Zielonogórskiej Rady Owiatowej, d) radnych Młodzieowej Rady Miasta, e) interpelacji i zapyta radnych, f) projektów uchwał rady, g) delegacji i szkole radnych; 14) planowanie budetu w zakresie kosztów funkcjonowania rady i biura; 15) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania rady, Zielonogórskiej Rady Owiatowej i biura; 16) redagowanie informacji do miejskiego serwisu internetowego w zakresie działania rady, Zielonogórskiej Rady Owiatowej i biura. zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 3
7. Do zada wieloosobowego stanowisko pracy ds. organizacyjnych (OR.II) naley w szczególnoci: 1) obsługa organizacyjna posiedze kolegium prezydenta zwłaszcza przez: a) koordynowanie zbierania materiałów na posiedzenia kolegium, b) obsług protokolarn posiedze kolegium oraz redagowanie notatek z posiedze kolegium, c) przekazywanie biuru zaakceptowanych przez prezydenta projektów uchwał i obwieszcze rady, d) przekazywanie zarzdze i obwieszcze prezydenta jednostkom organizacyjnym urzdu oraz miejskim jednostkom organizacyjnym do wykonania zgodnie z podziałem kompetencji; 2) przygotowywanie projektów: Statutu Miasta, regulaminu organizacyjnego oraz innych aktów prawnych zwizanych z organizacj pracy urzdu; 3) nadzór i koordynacja uszczegóławiania oraz dostosowywania wykazu rzeczowego akt do potrzeb jednostek organizacyjnych urzdu; 4) przygotowywanie projektów uchwał i obwieszcze rady oraz zarzdze i obwieszcze prezydenta w zakresie działania wydziału; 5) nadzór nad zgodnoci projektów uchwał rady i zarzdze prezydenta z postanowieniami Statutu Miasta i regulaminu organizacyjnego; 6) nadzór nad poprawnoci techniki prawodawczej w projektach uchwał i obwieszcze rady oraz zarzdze i obwieszcze prezydenta; 7) przekazywanie uchwał rady do wykonania jednostkom organizacyjnym urzdu oraz miejskim jednostkom organizacyjnym; 8) przygotowywanie- w uzgodnieniu z jednostkami organizacyjnymi urzdu- odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych; 9) przesyłanie uchwał i obwieszcze rady oraz zarzdze i obwieszcze prezydenta organom nadzoru- Wojewodzie Lubuskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze; 10) przesyłanie właciwych uchwał i obwieszcze rady oraz zarzdze i obwieszcze prezydenta do publikacji w Dzienniku Urzdowym Województwa Lubuskiego; 11) przesyłanie do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej właciwych projektów uchwał rady, podjtych uchwał i obwieszcze rady oraz zarzdze i obwieszcze prezydenta; 12) realizowanie zada Pełnomocnika ds. Systemu Zarzdzania Jakoci na podstawie odrbnego zarzdzenia prezydenta; 13) współpraca z kierujcymi jednostkami organizacyjnymi urzdu w zakresie realizacji i doskonalenia systemu zarzdzania jakoci; 14) dbało o spójno systemow uchwał i obwieszcze rady oraz zarzdze i obwieszcze prezydenta poprzez gromadzenie, porzdkowanie i dokonywanie adnotacji o zmianach, uchyleniach, obowizywaniu, wejciu w ycie i publikacji uchwał i zarzdze; 15) prowadzenie i aktualizowanie internetowej bazy aktów prawnych w ramach miejskiego serwisu internetowego oraz działu Uchwały i Zarzdzenia w Biuletynie Informacji Publicznej z uwzgldnieniem informacji okrelonych w pkt 14, z zachowaniem logiki podziału rzeczowego uchwał i zarzdze; zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 4
16) prowadzenie i aktualizowanie wykazu aktów prawnych powszechnie obowizujcych oraz aktów prawa miejscowego, na podstawie których realizowane s zadania wydziału; 17) aktualizacja miejskiego serwisu internetowego w jzyku angielskim; 18) tłumaczenie z jzyka angielskiego i na jzyk angielski korespondencji wpływajcej i wychodzcej z urzdu; 19) przygotowywanie materiałów, opracowa, informacji zwizanych z udziałem przedstawicieli miasta w zjazdach, zgromadzeniach, itp. w zakresie działania wydziału; 20) prowadzenie spraw zwizanych z wyborami ławników do sdów powszechnych, a w szczególnoci koordynacja naboru kandydatów na ławników m. in. poprzez: a) współprac z Prezesem Sdu Okrgowego w Zielonej Górze, b) współprac z organami administracji rzdowej w zakresie zgłaszanych kandydatów na ławników, c) współprac z podmiotami uprawnionymi do zgłaszania kandydatów na ławników, d) współprac z organami Policji w zakresie uzyskiwania opinii o kandydatach na ławników, e) współprac z Krajowym Rejestrem Skazanych w zakresie uzyskiwania informacji o niekaralnoci kandydatów na ławników, f) współprac z jednostk organizacyjn urzdu właciw do spraw ewidencji ludnoci w zakresie sprawdzania prawidłowoci danych osobowych kandydatów na ławników, g) obsług administracyjno- biurow zespołu opiniujcego kandydatów na ławników; 21) koordynowanie merytorycznej obsługi podsystemu RISS przez wykonywanie zada gospodarza podsystemu, zwłaszcza poprzez: a) pomoc uytkownikom w biecej obsłudze RISS, b) nadzór nad tworzeniem i wypełnianiem zbiorów danych w RISS przez uytkowników, c) tworzenie i aktualizowanie kont uytkowników podsystemu, d) tworzenie i uzupełnianie słowników, e) biec współprac z administratorem systemu, f) przeprowadzanie kontroli pracy uytkowników w podsystemie, g) zgłaszanie administratorowi systemu potrzeby zmian w RISS wynikajcych ze zmiany przepisów lub potrzeb uytkowników; 22) koordynowanie spraw zwizanych ze szkoleniami wewntrznymi pracowników urzdu, w tym: a) przygotowywanie i przeprowadzanie szkole wewntrznych w zakresie podstaw funkcjonowania miasta i urzdu, a w szczególnoci: - przepisów ustrojowych, - statutu miasta, - instrukcji kancelaryjnej, - regulaminu organizacyjnego oraz regulaminów wewntrznych, - regulaminu pracy, - systemu zarzdzania jakoci, - techniki prawodawczej, - podsystemu RISS, zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 5
- przepisów bhp, b) współpraca z jednostkami organizacyjnymi urzdu w sprawie szczegółowych szkole wewntrznych w zakresie m. in.: - ochrony informacji niejawnych, - ochrony danych osobowych i uytkowania systemów informatycznych, - instrukcji finansowych, - zamówie publicznych, - pozyskiwania rodków europejskich; 23) prowadzenie spraw zwizanych ze szkoleniami zewntrznymi pracowników urzdu, a w szczególnoci: a) wybór ofert szkoleniowych kierowanych do urzdu, b) ocena ofert w porozumieniu z właciwymi kierujcymi jednostkami organizacyjnymi urzdu, c) zgłaszanie udziału pracowników w szkoleniach zewntrznych, d) zgłaszanie dyspozycji finansowych zwizanych z rozliczaniem udziału pracowników w szkoleniach zewntrznych; 24) prowadzenie spraw zwizanych z samokształceniem i dokształcaniem si pracowników urzdu, a w szczególnoci: a) gromadzenie wniosków pracowników w sprawie skierowanie na studia lub uzyskanie urlopu szkolnego w zwizku z podjtymi studiami, b) kierowanie na studia, c) zgłaszanie dyspozycji finansowych zwizanych z rozliczaniem samokształcenia i dokształcania pracowników; 25) prowadzenie spraw zwizanych z zakupem wydawnictw ksikowych i multimedialnych dla jednostek organizacyjnych urzdu m. in. poprzez: a) wybór ofert kierowanych do urzdu lub wniosków kierujcych jednostkami organizacyjnymi urzdu, b) ocen ofert lub wniosków okrelonych w lit. a, c) zamawianie i rozliczanie zakupu ksiek lub wydawnictw multimedialnych; 26) prowadzenie spraw zwizanych z opracowywaniem ankiet i sprawozda statystycznych w zakresie zada wydziału z zachowaniem 8 pkt 11; 27) prowadzenie sekretariatu sekretarza i wydziału; 28) prowadzenie spraw zwizanych z ogłoszeniami prasowymi dotyczcymi kondolencji dla pracowników urzdu oraz członków Stowarzyszenia Pionierów Zielonej Góry; 29) koordynacj funkcjonowania Biura Obsługi Interesanta (BOI); 30) nadzór nad tablicami ogłosze na przed wejciem do urzdu; 31) prowadzenie kancelarii ogólnej urzdu m. in. poprzez: a) odbieranie korespondencji i przesyłek kierowanych do urzdu, b) wysyłanie urzdowej korespondencji i przesyłek, w tym przesyłek wartociowych, c) prowadzenie spraw zwizanych z realizacj dorcze zastpczych, a w szczególnoci wywieszanie ogłosze sdowych i komorniczych na tablicy ogłosze, zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 6
d) odbieranie prasy i jej właciwe rozdzielanie pomidzy jednostki organizacyjne urzdu, e) kserowanie, bindowanie i opraw dokumentów, f) nadzór nad tablicami ogłosze na parterze urzdu; 32) udostpnianie uchwał rady; 33) prowadzenie zbioru zarzdze prezydenta; 34) prowadzenie rejestrów: a) zarzdze prezydenta, b) miejskich jednostek organizacyjnych, c) ksiek i wydawnictw multimedialnych zakupionych dla jednostek organizacyjnych urzdu, d) przesyłek zgodnie z 6 instrukcji kancelaryjnej, e) ogłosze sdowych i obwieszcze komorniczych. 8. 1. Do zada wieloosobowego stanowisko pracy ds. kadr i zarzdzania zasobami ludzkimi (OR.III) naley w szczególnoci: 1) prowadzenie spraw zwizanych z rekrutacj pracowników zwłaszcza poprzez przygotowywanie i przeprowadzanie postpowania w sprawie naboru na wolne stanowiska w urzdzie; 2) współpraca z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarzdzania Jakoci w zakresie procedur zarzdzania zasobami ludzkimi oraz szkole wewntrznych pracowników; 3) opracowywanie projektów dokumentów kadrowych, a w szczególnoci: a) regulaminu pracy, b) umów o prac, c) zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie pracowników urzdu na podstawie regulaminów wewntrznych jednostek organizacyjnych urzdu oraz wytycznych kierujcych jednostkami organizacyjnymi urzdu, d) w sprawie nagród i wyrónie dla pracowników urzdu, w tym nagród jubileuszowych, e) zwizanych z awansowaniem pracowników urzdu, f) opinii słubowych- na wniosek pracownika urzdu lub kierujcego jednostk organizacyjn urzdu, g) w sprawie odpowiedzialnoci porzdkowej i dyscyplinarnej pracowników urzdu, h) zwizanych z zakoczeniem stosunku pracy pracowników urzdu; 4) prowadzenie spraw zwizanych z owiadczeniami majtkowymi, a w szczególnoci nadzór i koordynacja nad terminowym oraz poprawnym składaniem przez zobowizanych do tego pracowników urzdu: a) owiadcze majtkowych, b) owiadcze o działalnoci gospodarczej prowadzonej przez małonka, wstpnych oraz rodzestwo, c) owiadcze o umowach cywilnoprawnych zawartych przez małonka, wstpnych i rodzestwo, d) informacji o zatrudnieniu osób bliskich; 5) prawidłowe, rzetelne i kompletne prowadzenie akt osobowych pracowników urzdu; 6) okrelanie stau pracy pracowników urzdu; zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 7
7) prowadzenie spraw zwizanych z korzystaniem przez pracowników urzdu z uprawnie emerytalno- rentowych; 8) sporzdzanie wykazów pracowników urzdu w sprawach wojskowych, m. in. zaangaowanych w akcj kuriersk oraz zwolnionych ze wiadczenia powszechnego obowizku obrony; 9) prowadzenie spraw zwizanych z ustaleniem kapitału pocztkowego pracowników urzdu; 10) opracowywanie planów urlopów wypoczynkowych w uzgodnieniu z kierujcymi jednostkami organizacyjnymi urzdu; 11) sporzdzanie obowizujcych sprawozda statystycznych w zakresie spraw pracowniczych; 12) sporzdzanie upowanie i pełnomocnictw zgodnie z postanowieniami regulaminu organizacyjnego; 13) prowadzenie spraw zwizanych z praktykami uczniowskimi i studenckimi; 14) prowadzenie spraw zwizanych ze staami absolwenckimi; 15) prowadzenie spraw zwizanych z badaniami okresowymi pracowników; 16) prowadzenie spraw zwizanych z realizacj dopłat do zakupu przez pracowników urzdu okularów do pracy przy monitorze urzdze komputerowych; 17) prowadzenie centralnego rejestru upowanie i pełnomocnictw; 18) prowadzenie ewidencji: a) pracowników urzdu- zatrudnionych i zwolnionych, b) czasu pracy pracowników urzdu, w tym m. in. udzielonych urlopów wypoczynkowych, okolicznociowych oraz okresów niezdolnoci do pracy z tytułu choroby; 19) wydawanie pracownikom urzdu: a) wiadectw pracy, b) legitymacji słubowych i ubezpieczeniowych oraz ich bieca aktualizacja, c) zawiadcze o stosunku pracy; 20) prowadzenie rejestru umów zlece i o dzieło zawartych z pracownikami urzdu; 21) wydawania archiwalnych wiadectw pracy. 2. Zadania OR.III w stosunku do pracowników urzdu stosuje si odpowiednio do kierowników miejskich jednostek organizacyjnych. zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 8
9. Do zada stanowiska pracy ds. bezpieczestwa i higieny pracy (BHP) (OR.IV) naley w szczególnoci: 1) sporzdzanie okresowych analiz stanu bezpieczestwa i higieny pracy w urzdzie; 2) przedkładanie prezydentowi informacji o stwierdzonych zagroeniach z zakresu bezpieczestwa pracy w urzdzie; 3) przeprowadzania kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów dotyczcych zasad bezpieczestwa i higieny pracy; 4) zgłaszanie wniosków dotyczcych wymaga bezpieczestwa i higieny pracy do opracowywanej dokumentacji zwizanej z remontami lub modernizacja budynków urzdu; 5) udział w przekazywaniu do uytkowania obiektów budowlanych lub ich czci majcych wpływ na warunki pracy i bezpieczestwo pracowników urzdu; 6) opracowywanie projektów zarzdze oraz innych dokumentów zwizanych z bezpieczestwem i higiena pracy; 7) udział w dochodzeniach powypadkowych; 8) opracowywanie wniosków wynikajcych z badania przyczyn i okolicznoci wypadków przy pracy; 9) prowadzenie rejestrów oraz kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczcych wypadków przy pracy w urzdzie; 10) doradztwo w zakresie obowizujcych zasad i przepisów dotyczcych bezpieczestwa i higieny pracy, uczestnictwo w konsultacjach w tym zakresie; 11) opracowywanie, organizowanie i przeprowadzania szkole z zakresu bezpieczestwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpoarowego; 12) nadzorowanie spraw zwizanych z zabezpieczeniem przeciwpoarowym budynków urzdu oraz ich wyposaeniem w sprzt oraz urzdzenia przeciwpoarowe i ganicze; 13) opracowywanie oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy urzdu. 10. Do zada Referatu Gospodarczego (OR.V) naley w szczególnoci: 1) administrowanie budynkami urzdu, a w szczególnoci: a) nadzór nad utrzymywaniem czystoci w budynkach urzdu, b) prowadzenie spraw zwizanych z ubezpieczeniem i zabezpieczeniem budynków urzdu, c) prowadzenie spraw zwizanych z najmem lokali w budynkach urzdu; 2) prowadzenie spraw zwizanych z ubezpieczeniem mienia urzdu; 3) prowadzenie spraw zwizanych z remontami biecymi i kapitalnymi w budynkach urzdu; 4) wystawianie faktur VAT w zakresie działania referatu; 5) planowanie budetu w zakresie rodków finansowych na utrzymanie sprawnoci technicznej obiektów i urzdze urzdu; 6) zapewnienie ochrony obiektów i mienia urzdu, w tym: a) dozorowanie budynków urzdu, b) zabezpieczenie budynków urzdu przed włamaniem, poarem i innymi szkodami, zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 9
c) wydawanie i przyjmowanie od pracowników urzdu kluczy od pomieszcze w budynkach urzdu połoonych przy ul. Podgórnej i Zachodniej, d) wydawanie i przyjmowanie kluczy od pomieszcze w budynkach urzdu osobom posiadajcym pisemne upowanienie do przebywania w budynkach urzdu, e) dbało o estetyk budynków urzdu; 7) prowadzenie spraw zwizanych z zaopatrzeniem pracowników w materiały biurowe, rodki czystoci, odzie oraz inne artykuły wynikajce z odrbnych przepisów; 8) prowadzenie spraw zwizanych z zakupem artykułów spoywczych na potrzeby urzdu; 9) prowadzenie spraw zwizanych z prenumerat dzienników i czasopism; 10) prowadzenie spraw zwizanych z zamawianiem i rozdziałem druków; 11) zlecanie wykonywania pieczci i stempli; 12) zaopatrywanie pracowników urzdu w bilety komunikacji miejskiej w zwizku z wypełnieniem przez nich obowizków słubowych; 13) prowadzenie spraw zwizanych z odpowiedzialnoci materialn pracowników urzdu, w tym prowadzenie kart wyposaenia ewidencyjnego pracowników urzdu; 14) obsługa spraw zwizanych z zakładowym funduszem wiadcze socjalnych urzdu; 15) przygotowywanie harmonogramu pracy portierów i obsługi; 16) wykonywanie czynnoci zwizanych z telefonizacj budynków urzdu, a w szczególnoci zgłaszanie firmie telekomunikacyjnej obsługujcej urzd: a) wniosków w sprawie poprawy funkcjonalnoci sieci telefonicznej urzdu, b) nieprawidłowoci, awarii lub usterek w działaniu sieci telefonicznej urzdu, c) usterek aparatów i centrali telefonicznej; 17) prowadzenie spraw zwizanych z uytkowaniem przez pracowników słubowych telefonów komórkowych na podstawie odrbnego zarzdzenia prezydenta; 18) obsługa centrali telefonicznej urzdu; 19) gospodarowanie samochodami słubowymi urzdu, zwanymi dalej samochodami, a w szczególnoci: a) prowadzenie spraw zwizanych z rejestracj i ubezpieczeniami samochodów, b) przeprowadzanie okresowych przegldów technicznych samochodów; c) utrzymywanie samochodów w naleytym stanie technicznym, d) nadzór nad uytkownikami samochodów m.in. w zakresie: - ekonomicznego uytkowania samochodów, w tym racjonalnego zuywania paliwa, - naprawy drobnych usterek we własnym zakresie lub zlecania specjalistycznych napraw; 20) rozliczanie kosztów utrzymania samochodów; 21) składanie informacji o zakresie korzystania ze rodowiska przez urzd emisji spalin samochodów; 22) prowadzenie spraw zwizanych z magazynem urzdu, w tym przyjmowanie, wydawanie i rozliczanie wydanych materiałów na podstawie odrbnego zarzdzenia prezydenta; 23) wykonywanie drobnych napraw w budynkach urzdu oraz zlecanie napraw w pozostałym zakresie; zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 10
24) ewidencja zuytych materiałów; 25) utrzymanie czystoci i porzdku w warsztacie i magazynie urzdu; 26) prowadzenie archiwum zakładowego urzdu, a w szczególnoci: a) przyjmowanie akt do archiwum od jednostek organizacyjnych urzdu na zasadach okrelonych w instrukcji kancelaryjnej, b) przyjmowanie do archiwum dokumentów dotyczcych przeprowadzonych wyborów powszechnych do Sejmu, Senatu, rady, Parlamentu Europejskiego, na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz prezydenta, jak równie dokumentów dotyczcych referendów lokalnych i konsultacji z mieszkacami, c) wypoyczanie akt do wgldu, d) przekazywanie właciwych materiałów archiwalnych do Archiwum Pastwowego, e) brakowanie akt, f) prawidłowe zabezpieczenie akt w archiwum, g) nadzór nad archiwami jednostek organizacyjnych urzdu; 27) obsługa techniczna sesji rady; 28) obsługa spotka oraz imprez okolicznociowych odbywajcych si w budynku Ratusza, organizowanych przez prezydenta i jego zastpców; 29) sprztanie pomieszcze biurowych w budynkach urzdu; 30) wypoyczanie projektora multimedialnego na zasadach okrelonych w odrbnym zarzdzeniu prezydenta; 31) wypoyczanie sprztu stanowicego własno miasta z zachowaniem pkt 30; 32) ewidencjonowanie składników majtkowych urzdu oraz ich znakowanie; 33) przygotowywanie projektów uchwał rady i zarzdze prezydenta w zakresie zada realizowanych przez referat. Rozdział 4 Zasady kierowania wydziałem 11. Prac wydziału kieruje sekretarz. 12. 1. Zadania sekretarza okrela 15 ust. 2 regulaminu organizacyjnego. 2. Do obowizków sekretarza stosuje si odpowiednio przepisy regulaminu organizacyjnego dotyczce kierujcych jednostkami organizacyjnymi urzdu z zachowaniem przepisu 13 i 14. 3. Sekretarz prowadzi sprawy kadrowe urzdu na podstawie odrbnego zarzdzenia prezydenta. zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 11
13. Do wyłcznej kompetencji sekretarza jako kierujcego wydziałem naley: 1) podział zada do wykonania pomidzy biuro, referat i poszczególne stanowiska pracy; 2) nadzór nad prac zastpcy naczelnika wydziału, kierowników: biura i referatu; 3) bezporedni nadzór nad prac OR.III, OR.IV oraz Pełnomocnika ds. Systemu Zarzdzania Jakoci; 4) ustalanie zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie pracowników wydziału; 5) powierzanie pracownikom wydziału zada niewynikajcych z indywidualnych zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie. 14. Zastpca naczelnika wydziału: 1) realizuje w szczególnoci zadania kierujcego jednostk organizacyjn urzdu okrelone w 36 pkt 5, 6, 8-12 i 16 oraz 37 pkt 2, 3, 6, 13 i 17 regulaminu organizacyjnego; 2) sprawuje nadzór nad aktualizacj wykazu aktów prawnych okrelonego w 37 pkt 10 regulaminu organizacyjnego; 3) przygotowuje wytyczne do zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie pracowników wydziału; 4) sprawuje nadzór nad prac OR.II z wyłczeniem spraw okrelonych w 7 pkt 12 i 13 regulaminu. 15. 1. W czasie nieobecnoci sekretarza jego obowizki pełni osoba wyznaczona zgodnie z 15 ust. 4 regulaminu organizacyjnego. 2. W czasie nieobecnoci zastpcy naczelnika wydziału jego obowizki przejmuje sekretarz. 16. 1. Prac biura i referatu kieruj kierownicy. 2. Do obowizków kierowników- niezalenie od innych zada okrelonych w ich zakresach odpowiedzialnoci i uprawnie- naley: 1) organizacja biecej pracy biura i referatu; 2) kontrola stanu załatwianych spraw przez pracowników biura i referatu; 3) nadzór nad prawidłowoci załatwiania spraw przez pracowników biura i referatu; 4) opracowywanie wytycznych do zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie pracowników biura i referatu; 5) wnioskowanie do sekretarza w zakresie zmian w organizacji pracy biura lub referatu oraz w zakresach odpowiedzialnoci i uprawnie podległych pracowników. 17. W czasie nieobecnoci kierownika biura lub referatu jego obowizki przejmuje wskazany pracownik biura lub referatu za zgod sekretarza. zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 12
Rozdział 5 Zasady obiegu korespondencji 18. 1. Korespondencja kierowana do sekretarza i wydziału, z zastrzeeniem 19 i 20, odbierana jest i przyjmowana przez pracownika sekretariatu zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 2. Jeli korespondencja nie była dotychczas zarejestrowana w podsystemie RISS, pracownik sekretariatu rejestruje pismo w podsystemie i przekazuje na właciwe stanowisko pracy wydziału zgodnie z dyspozycjami sekretarza. 3. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje si odpowiednio do korespondencji kierowanej do wydziału drog elektroniczn. 4. Referat oraz wieloosobowe stanowisko pracy ds. kadr i zarzdzania zasobami ludzkimi przedkładaj korespondencj w oddzielnych teczkach korespondencyjnych. 19. 1. Korespondencja adresowana do rady lub biura moe by kierowana do siedziby biura bez dyspozycji sekretarza. 2. Pracownik wskazany przez kierownika biura jest zobowizany przynajmniej raz dziennie odebra pisma okrelone w ust. 1 z kancelarii ogólnej urzdu. 20. 1. Korespondencja kierowana do rady i biura, w tym drog elektroniczn, przyjmowana jest przez pracownika sekretariatu przewodniczcego rady lub innego pracownika biura zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 2. Kierownik biura dokonuje podziału korespondencji pomidzy pracowników biura zgodnie z dyspozycjami przewodniczcego rady. 21. 1. Wykorzystanie poczty elektronicznej do przekazu korespondencji wydziału- oprócz tradycyjnej formy pisemnej- wystpuje m. in. przy przesyłaniu: 1) zaakceptowanych przez prezydenta projektów uchwał rady; 2) podjtych uchwał rady; 3) wniosków i opinii komisji rady; 4) uchwał i obwieszcze rady, zarzdze i obwieszcze prezydenta oraz innych dokumentów podlegajcych obowizkowi publikacji w Dzienniku Urzdowym Województwa Lubuskiego. 2. Wyłcznie drog elektroniczn przesyłane s: 1) uchwały i obwieszczenia rady oraz zarzdzenia obwieszczenia prezydenta do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w internetowej bazie aktów prawnych; 2) informacje o wymaganiach prawnych, o których mowa w 24. zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 13
Rozdział 6 Nadzór nad wymaganiami prawnymi 22. 1. Wykaz aktów prawnych okrelony w 37 pkt 10 regulaminu organizacyjnego, zwany dalej wykazem, oraz wykaz okrelony w ust. 2 prowadzony jest przez wyznaczonego pracownika w formie elektronicznej wg wzoru okrelonego w dokumentacji systemu zarzdzania jakoci. 2. Wydział prowadzi równie wykaz aktów prawnych powszechnie obowizujcych oraz uchwał rady i zarzdze prezydenta wspólnych dla wszystkich jednostek organizacyjnych urzdu. 23. 1. Aktualizacja wykazów okrelonych w 22 w zakresie aktów prawnych powszechnie obowizujcych nastpuje na podstawie informacji otrzymywanych z Biura Obsługi Prawnej. 2. Wykazy podlegaj okresowemu zatwierdzeniu przez Biuro Obsługi Prawnej na zasadach okrelonych w odrbnym zarzdzeniu. 24. Informacje o zmianach wymaga prawnych w zakresie zada realizowanych przez wydział przesyłane s biuru, referatowi oraz poszczególnym stanowiskom pracy wydziału. 2. Informacje o zmianach wymaga prawnych w zakresie aktów prawnych wspólnych dla wszystkich jednostek organizacyjnych urzdu przesyłane s sekretariatom tych jednostek. Rozdział 7 Inne zasady funkcjonowania wydziału 25. 1. Do znakowania akt wydziału stosuje si skrót OR. 2. Uszczegółowiony wykaz rzeczowy akt dla urzdu okrela odrbne zarzdzenie prezydenta. 26. Pisma pracowników biura i referatu kierowane do podpisu lub parafy sekretarza wymagaj uprzedniej parafy zastpcy naczelnika, kierownika biura lub referatu. 27. 1. Wnioski urlopowe pracowników biura lub referatu przedkładane do podpisu sekretarza parafuje kierownik biura lub referatu z adnotacj o zastpstwie. 2. Wnioski urlopowe pracowników wydziału parafuje OR.III z adnotacj o wymiarze urlopu. 28. W czasie nieobecnoci Pełnomocnika ds. Systemu Zarzdzania Jakoci jego obowizki przejmuje sekretarz. zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 14
Rozdział 7 Przepisy kocowe 29. Traci moc zarzdzenie nr 670/ 04 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 23 lipca 2004 r. w sprawie regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego Urzdu Miasta Zielona Góra. 30. Wykonanie zarzdzenia powierza si Sekretarzowi Miasta. 31. Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA mgr Boena Ronowicz zarzdzenie Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia regulaminu wewntrznego Wydziału Organizacyjnego 15