Przykład 1. (Arkusz: Sortowanie 1 ) W poniższej tabeli znajduje się 10 nazwisk pracowników pewnej firmy, ich miesięczna płaca oraz roczna premia jaką otrzymali. Osoby te chcielibyśmy posortować wg nazwisk od A do Z. Czynnością jaką należy wykonać przed rozpoczęciem sortowania jest zaznaczenie wszystkich danych w tabeli, włączając w to kolumny z płacą i premią. Gdybyśmy wybrali i posortowali wyłącznie kolumnę z nazwiskami, komórki z premią i płacą pozostałyby w tych samych miejscach i odnosiły się do niewłaściwych osób.
Możemy wybrać także całe wiersze o ile tylko nie znajduje się w nich nic innego poza sortowanymi danymi. Sortowanie znajdziemy na karcie Narzędzia główne, przycisk Sortuj i Filtruj, polecenie Sortuj od A do Z. Dane zostały posortowane alfabetycznie według pierwszej kolumny naszej tabeli.
Polecenia Sortuj od A do Z i Sortuj od Z do A będą użyteczne tylko wtedy gdy chcemy posortować tabelę według pierwszej z jej kolumn. Na koniec tego przykładu podkreślę jeszcze raz, że gdybyśmy wybrali tylko część tabeli i posortowali ją, dane straciłyby sens ponieważ pensje i premie odpowiadałyby teraz innym osobom. Przykład 2. (Arkusz: Sortowanie 1 ) Dane posortujemy teraz wg. płacy a jeśli płaca dla kilku pracowników będzie taka sama jako drugie kryterium przyjmiemy wysokość premii. Dostęp do większej ilości opcji sortowania możliwy jest po wybraniu polecenia Sortowanie niestandardowe.
Płaca znajduje się w kolumnie C, będziemy sortować wg wartości i od największych do najmniejszych. Po kliknięciu przycisku Dodaj poziom możemy określić kolejne kryterium.
Premia znajduje się w kolumnie D, sortujemy po wartościach i od największych do najmniejszych. Ponieważ zaznaczyliśmy dane bez nagłówków, opcja Moje dane mają nagłówki musi być odznaczona. Jak widać sortowanie okazało się skuteczne, dwie osoby o takiej samej płacy zostały uszeregowane wg. wysokości premii.
Przykład 3. (Arkusz: Sortowanie 2 ) Sortowanie jest też możliwe w poziomie. Wybraną tabelę posortujemy alfabetycznie, wg wiersza 2, w którym znajdują się nazwiska. Klikamy Sortowanie niestandardowe W opcjach sortowania zmieniamy orientację na Sortuj od lewej do prawej i klikamy OK.
Ponieważ zaznaczyliśmy dane bez nagłówków (nazwisko/płaca/premia) musimy się upewnić że opcja Moje dane mają nagłówki została odznaczona. W okienku Sortuj według wybieramy Wiersz 2 i klikamy OK. Dane zostały posortowane. Powtórzymy teraz sortowanie wg płacy i premii dla poziomej tabeli. Wybieramy wiersz 3 zawierający płacę, sortowanie według wartości, Od największych do najmniejszych. Dodajemy poziom, wybieramy wiersz 4, w którym są wysokości premii, ponownie wybieramy Od największych do najmniejszych.
Sortowanie możemy uznać za udane.
Przykład 4. (Arkusz: Sortowanie 3 ) Sortowanie jest jedną z prostszych czynności wykonywanych w Excelu, ale nawet w tym przypadku zdarzają się błędy. Poza wcześniej wspomnianym posortowaniem tylko części tabeli lub zaznaczeniem do sortowania czegoś poza tabelą, najczęściej zdarzającymi się błędami są problemy z formułami. Należy zachować szczególną uwagę przy sortowaniu formuł, a także przy sortowaniu danych jeśli odnoszą się do nich formuły nawet jeśli formuły te są poza zakresem sortowania. W kolumnie E wprowadziłem formułę obliczającą jaki procent pensji pani prezes Kurowskiej zarabia każdy z pracowników, dla przykładu pan Wroński zarabia 5000zł czyli 50% pensji pani prezes. A w komórce G3 wprowadziłem link do pensji pani prezes.
Posortujemy teraz tabelę alfabetycznie.
Jak widać poniżej zarówno link będący poza sortowanym zakresem, jak i sortowane formuły pokazują teraz niewłaściwe dane.
Excel nie odświeża automatycznie adresów w formułach tak aby odnosiły się do tych samych danych co przed sortowaniem. Do wyliczenia stosunku pensji pracownika do pensji pani prezes, wciąż brana jest pierwsza komórka na liście pomimo tego, że jest to obecnie inna dana.
To samo dotyczy linków nie będących w sortowanym obszarze, odnosić się będą do tej samej komórki a nie do tej samej danej. Aby takich problemów uniknąć najlepiej jest przed sortowaniem zamienić na wartości wszystkie formuły, które mają być sortowane, oraz linki odnoszące się do sortowanych danych. Informacje dodatkowe Dostęp do poleceń sortowania możliwy jest także na karcie Dane, są to dokładnie te same polecenia, które po zostały po prostu umieszczone w 2 miejscach.
Inną sposobem sortowania jest zaznaczenie danych do sortowania razem z nagłówkami.
Należy wtedy wybrać sortowanie niestandardowe i w oknie Sortowanie przedstawionym poniżej zaznaczyć opcję Moje dane mają nagłówki. W polach wyboru Sortuj według i Następnie według pojawiają się wtedy nagłówki kolumn zamiast liter oznaczających kolumny.
Inne rzadziej używane opcje sortowania to sortowanie wg kolorów, ikon znajdujących się w komórkach, lub wg dni tygodnia, miesięcy lub listy niestandardowej utworzonej przez nas.
W Excelu istnieje możliwość wypełniania komórek kolejnymi danymi, bez konieczności wpisywania ich. Jeżeli jakaś nazwa kończy się cyfrę, skopiowanie jej poprzez przeciągnięcie uchwytu wypełnienia (małego czarnego kwadracika), spowoduje zwiększenie tej cyfry o 1 w każdej kolejnej komórce (pierwsza linia w poniższym przykładzie). Jeżeli chcielibyśmy wypełnić kolejne komórki latami zaczynając od 2001, wystarczy, że wpiszemy 2001 i skopiujemy tą cyfrę przytrzymując jednocześnie Ctrl. Drugim sposobem na przygotowanie takiej listy jest wprowadzenie dwóch pierwszych liczb zaznaczenie obu i skopiowanie ich dalej, to rozwiązanie ma tą dodatkową zaletę, że różnica pomiędzy liczbami może być dowolna. Po wpisaniu nazwy miesiąca i skopiowaniu jej w kolejnych komórkach wprowadzone zostaną kolejne miesiące, podobnie z nazwami dnia tygodnia, oraz skrótami nazw miesięcy i dni tygodnia. Excel zachowa przyjęty przez nas schemat wielkości liter. A podczas przeciągania pokazywana jest wartość jaka zostanie wprowadzona w ostatniej z komórek do których kopiujemy. Automatycznie jest to możliwe tylko zgodnie z wersją językową Excela zainstalowanego na Twoim komputerze.
Listy możemy też tworzyć samodzielnie, jest to użyteczne, gdy wpisujemy dość często te same dane w tej samej kolejności, lub chcielibyśmy używać wyżej wymienionych list, ale w innym języku. Klikamy przycisk Microsoft Office w górnym lewym rogu aplikacji Excel, i wybieramy Opcje programu Excel. W oknie Opcje programu Excel klikamy przycisk Edytuj listy niestandardowe
W oknie Listy niestandardowe: wybieramy w lewym oknie NOWA LISTA, a w prawym oknie wpisujemy naszą listę, po wpisaniu każdego elementu wciskając Enter. Po wprowadzeniu całej listy klikamy przycisk Dodaj lista pojawia się w okienku z lewej strony, po czym dwa razy klikamy OK.
Nasza lista jest już utworzona, jeżeli teraz wprowadzimy do komórki którykolwiek z elementów tej listy (nie musi być pierwszy) i skopiujemy go, komórki zostaną wypełnione kolejnymi elementami naszej listy.
Wg tak przygotowanej listy możemy także sortować dane w tabelach, więcej na ten temat w lekcji Sortowanie.