Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji konferencji otwierającej projekt AGE- Działania na rzecz aktywnego i godnego starzenia się w Warszawie dofinansowany ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. W ramach organizacji konferencji Wykonawca będzie odpowiedzialny za: 1.1 Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń dodatkowych; 1.2 Zapewnienie obsługi konferencji oraz pełnego wyposażenia technicznego; 1.3 Zapewnienie cateringu serwisu gastronomicznego; 1.4 Zapewnienie moderowania konferencji. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2.1 Podstawowe założenia konferencji a) przewidywana data konferencji: 15 grudnia 2015 r.; Zamawiający zastrzega prawo do zmiany daty konferencji, z zastrzeżeniem, że nowy termin konferencji zostanie wyznaczony na dzień w okresie 14-18 grudnia 2015 r. b) przewidywana liczba uczestników: 100 osób; c) lokalizacja w granicach administracyjnych m.st. Warszawy; d) dostępność sali i pozostałych pomieszczeń: 8.30 16.00; e) czas trwania konferencji: 1 dzień (9.30 16.00); f) język konferencji: polski; g) uczestnicy konferencji: pracownicy Urzędu m.st. Warszawy; pracownicy jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy (Domy Pomocy Społecznej); zaproszeni goście wskazani przez Zamawiającego. h) planowany program konferencji: 9.30 10.00 rejestracja uczestników (poczęstunek powitalny); 10.00 12.30 wystąpienia; 12.30 13.30 obiad; 13.30 15.30 warsztaty - spotkanie realizatorów projektu, Zamawiający zastrzega możliwość skrócenia lub wydłużenia czasu konferencji, jak również zmiany długości poszczególnych punktów programu. 2.2 Sala konferencyjna oraz pomieszczenia dodatkowe Wykonawca zapewni salę konferencyjną oraz pomieszczenia dodatkowe wg następującej specyfikacji: a) lokalizacja w granicach administracyjnych dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy; b) sala konferencyjna z możliwością aranżowania sali w dowolny sposób;
c) powierzchnia sali konferencyjnej co najmniej 100 m 2 dostosowana do liczby uczestników konferencji; d) sala konferencyjna z dostępem światła słonecznego z możliwością zasłonięcia okien wymóg fakultatywny; e) foyer przy sali konferencyjnej - pomieszczenie umożliwiające swobodny przepływ osób w trakcie poczęstunków; f) druga sala warsztatowa dla maksymalnie 40 osób lub możliwość przearanżowania sali konferencyjnej na warsztatową; g) pomieszczenie dodatkowe do dyspozycji Zamawiającego, zamykane na klucz, w pobliżu sali konferencyjnej, w celu np. przechowywania materiałów informacyjnych; h) sanitariaty powinny znajdować się na tym samym poziomie co sala konferencyjna; i) budynek architektonicznie dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (winda, szerokie przejścia, podjazdy, sanitariaty); j) nieograniczony i bezpłatny dostęp do pomieszczeń sanitarnych z niezbędnym wyposażeniem. Sala konferencyjna i warsztatowa oraz pozostałe pomieszczenia, które zostaną wykorzystane na potrzeby organizacji konferencji nie mogą być bezpośrednio użyczone przez m.st. Warszawa, w tym jednostki organizacyjne i pomocnicze m.st. Warszawy. 2.3 Wyposażenie techniczne oraz obsługa konferencji Wykonawca zapewni pełne wyposażenie techniczne niezbędne do organizacji konferencji oraz obsługę konferencji, tj.: a) wydzieli na sali konferencyjnej część prezydialną przeznaczoną dla prelegentów (5-6 osób): fotele, stoliki, laptop i tabliczki imienne; b) zapewni możliwość ustawienia i podłączenia laptopa na niskich stolikach; c) zapewni 100 krzeseł z miękkim obiciem w ustawieniu teatralnym do sali konferencyjnej; d) zapewni dostęp do Internetu, w tym Wi-Fi; e) zapewni stałe oświetlenie; f) zapewni sprzęt audiowizualny i multimedialny (w tym: nagłośnienie i obsługę akustycznotechniczną, 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran, projektor multimedialny + laptop z odpowiednim oprogramowaniem); g) zapewni pozostały sprzęt, niezbędny do organizacji konferencji; h) zapewni na sali warsztatowej / przearanżowanej sali konferencyjnej na warsztatową, maksymalnie 40 krzeseł oraz stoliki bądź ławki dla maksymalnie 40 osób, i) zapewni obsługę szatni podczas trwania konferencji przestrzeń szatni oraz liczba wieszaków powinna być dostosowana do zakładanej liczby uczestników; j) zapewni przestrzeń przed salą konferencyjną, gdzie będzie przeprowadzana przez Zamawiającego rejestracja uczestników wraz ze stołami (2 sztuki) i krzesłami (4 sztuki); k) zapewni pełne oznakowanie informujące o konferencji na terenie budynku, w szczególności przy wejściu do budynku, w sąsiedztwie sali i w sali konferencyjnej. Oznakowanie w postaci tabliczek informacyjnych z tytułem konferencji oraz logotypami projektu oraz Zamawiającego; l) zapewni udział przedstawiciela Wykonawcy, odpowiedzialnego za sprawy organizacyjne konferencji, będącego w stałym i bezpośrednim kontakcie z Zamawiającym przez cały czas trwania konferencji. 2.4 Catering serwis gastronomiczny Wykonawca zapewni pełną obsługę cateringową podczas konferencji dla zaplanowanej liczby uczestników. Dopuszcza się możliwość zmiany poszczególnych artykułów spożywczych, po przedstawieniu propozycji zmian i uzyskaniu zgody Zamawiającego.
a) poczęstunek powitalny Wykonawca zapewni poczęstunek powitalny w godz. 9.30-10.00 w dniu konferencji dla 100 uczestników. W ramach poczęstunku będzie zapewniona: herbata czarna, zielona i owocowa, kawa, mleko, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana z plastrami cytryny, ciastka, mini ciastka - min. po 5 sztuk na osobę (min. 3 rodzaje), Poczęstunek powitalny będzie serwowany w foyer, w pobliżu sali konferencyjnej na stołach do obsługi cateringowej. Rozstawienie stolików i ich liczba powinna być dostosowana do liczby uczestników. Wykonawca zapewni serwis porcelanowy lub szklany, obrusy materiałowe, sztućce oraz obsługę kelnerską; b) obiad W dniu i miejscu konferencji, w wydzielonym dla uczestników miejscu Wykonawca zapewni poczęstunek w formie obiadu dla przewidzianej liczby uczestników 100 osób, w formie stołu szwedzkiego. Na menu obiadu składać się będą co najmniej: 2 dania główne (z tego jedno danie rybne i jedno mięsne: drobiowe, wołowe lub wieprzowe), dodatki skrobiowe (min. 2 rodzaje), surówka (min. 2 rodzaje), deser: ciasta (min. 2 rodzaje), napoje: herbata (czarna, zielona i owocowa), cytryna, kawa, mleko, cukier, woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe serwowane w dzbankach szklanych, (min. 2 rodzaje). Wykonawca zapewni stoły do obsługi cateringowej tzw. koktajlowe, w celu konsumpcji obiadu, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników. Ponadto Wykonawca zapewni serwis porcelanowy lub szklany, obrusy materiałowe, sztućce, obsługę kelnerską, a także pojemniki na artykuły spożywcze (nie dotyczy napojów) serwowane w ramach obiadu, nie wykorzystane przez uczestników konferencji; Najpóźniej 2 dni robocze przed konferencją, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu menu obiadu do zatwierdzenia; c) poczęstunek na warsztatach W dniu i miejscu konferencji, w sali konferencyjnej przearanżowanej na warsztatową lub warsztatowej, Wykonawca zapewni poczęstunek w formie bufetu dla przewidzianej liczby uczestników warsztatów (maksymalnie 40 osób), w formie stołu szwedzkiego. Na menu obiadu składać się będą co najmniej: przekąska na ciepło: pierogi z kapustą i grzybami (po 4 szt. na osobę), 6 rodz. przekąsek/przystawek, typu: sałatka, koreczki, tartinki, roladki, słone babeczki, mini wrapki, mini szaszłyki ipt., deser: ciasta (min. 2 rodzaje podawane w oddzielnych papilotkach), napoje: herbata (czarna, zielona i owocowa), cytryna, kawa, mleko, cukier, woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe serwowane w dzbankach szklanych, (min. 2 rodzaje). Ponadto Wykonawca zapewni serwis porcelanowy lub szklany, obrusy materiałowe, sztućce a także obsługę kelnerską. Najpóźniej 2 dni robocze przed konferencją, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu menu poczęstunku do zatwierdzenia; d) obsługa prelegentów oraz osób prowadzących konferencję
Wykonawca odpowiada za zaopatrzenie wszystkich prelegentów podczas wszystkich wystąpień w wodę mineralną gazowaną i niegazowaną oraz szklanki. 2.5 Moderowanie konferencji Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia i zakontraktowania osoby moderującej/prowadzącej konferencję, posiadającej doświadczenie w prowadzeniu konferencji, warsztatów, seminariów, itp. Przed dniem konferencji, moderator jest zobowiązany do spotkania z Zamawiającym, w celu ustalenia szczegółów dotyczących konferencji. Podczas konferencji moderator jest zobowiązany wystąpić w stroju galowym. 3. Inne istotne warunki dotyczące przedmiotu zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany do: a) do realizacji zadań zgodnie z wymogami Zamawiającego, wskazanymi w dokumentacji niniejszego zamówienia oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie fazy przygotowań do realizacji poszczególnych zadań; b) ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia; c) stałej kontroli przebiegu konferencji, w tym m.in.: pracy obsługi technicznej, pracy obsługi konferencji, sprzętu, czystości pomieszczeń, w których odbywa się spotkanie, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu), informowania personelu do obsługi konferencji o wszelkich zmianach w programie konferencji. d) zapewnienia przy wejściu, w holu głównym właściwego oznakowania dla uczestników i gości przybywających na konferencję wskazującego salę, w której odbędzie się spotkanie. e) zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym; f) odpowiedzialności za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia;