Oznaczenie sprawy: PCR-UE.272.3.2014 Żary, dnia 11.08.2014r. ZAPYTANIE O CENĘ W związku z art.4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r., poz.907 z późn. zm.) zwracamy się z zapytaniem o cenę usługi: 1. Nazwa i adres Zamawiającego Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Żarach ul. Artylerzystów 6, 68-200 Żary REGON 971313371 NIP 928-18-24-222 tel. 68 363 80 fax. 68 363 06 88 e-mail pcprzary@powiatzarski.pl strona internetowa www.pcpr.powiatzarski.pl 2. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja i zapewnienie pobytu na jednym 3-dniowym (w tym 2 noclegów) wyjeździe integracyjno-warsztatowym, zwanym dalej wyjazdem, połączonym z przeprowadzeniem zajęć warsztatowych dla 10 osobowej grupy młodzieży w wieku 15-25 lat uczestników projektu oraz zapewnienie pobytu dla 2 osób kadry. Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu Aktywna Integracja Szansą na Aktywne Życie realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Miejsce realizacji zamówienia: ośrodek w górach w miejscowości atrakcyjnej turystycznie znajdującej się na terenie Kotliny Kłodzkiej lub Jeleniogórskiej. Obiekt przeznaczony do organizacji i przeprowadzenia wyjazdu winien spełniać określone standardy, tj.: hotel, motel lub pensjonat z odpowiednią bazą noclegową i żywieniową o kategorii nie mniejszej niż trzy gwiazdki. Dostęp do infrastruktury sportowej, takiej jak basen kryty (na terenie Ośrodka z nieograniczonym dostępem dla uczestników wyjazdu) który pozwoli uczestnikom na swobodne pływanie, fitness-siłownia, boisko itp. Wykonawca będący organizatorem wyjazdu zapewni: 1) przejazd na trasie Żary miejsce pobytu - Żary: czyli dojazd + powrót, mikrobus w wersji turystycznej. Transport obejmuje 12 osób: z zastrzeżeniem, iż ilość miejsc siedzących musi być większa niż liczba uczestników; wraz ze stosownym ubezpieczeniem na czas przejazdu i pobytu; 2) zakwaterowanie dla 10 osób z grupy młodzieży i 2 osób kadry w obiekcie z zapleczem gastronomicznym i rekreacyjnym, który spełnia następujące warunki: - zapewnia zakwaterowanie uczestników w dwu osobowych pokojach, z pełnym węzłem sanitarnym wc, umywalka, natrysk lub wanna w każdym pokoju (z całodobowym dostępem do ciepłej i zimnej wody). Wyposażenie pokoi w jednoosobowe łóżka z pościelą, (wyklucza się łóżka piętrowe), szafy ubraniowe, krzesła i stoliki, szafki przy łóżkach, czajnik bezprzewodowy. Uczestnicy wyjazdu powinni być usytuowani w jednym budynku w pokojach blisko siebie.
- w ostatnim dniu pobytu uczestników wykwaterowanie nastąpi po obiedzie, jednak nie wcześniej niż o godz. 15 00 ; - dysponuje salą szkoleniową przystosowaną do przeprowadzenia zajęć warsztatowych. 3) całodzienne wyżywienie w formie bufetu szwedzkiego dla 10 uczestników i 2 osób kadry składające się z co najmniej trzech posiłków: śniadanie, dwudaniowy obiad + napój + deser (ciasto, słodycze lub owoce) i kolacja, z zastrzeżeniem, iż pobyt rozpoczyna się kolacją, a kończy obiadem. Dodatkowo Wykonawca w trakcie realizacji warsztatów zapewni poczęstunek w postaci suszu ciastkowego, napoi, kawy, herbaty, owoców; 4) udostępnienie sali szkoleniowej do przeprowadzenia zajęć prowadzonych w formie warsztatów grupowych. Zamawiający zapewni wykwalifikowaną kadrę do przeprowadzenia w/w zajęć; 5) przeprowadzenie jednej wycieczki z przewodnikiem do turystycznej atrakcji znajdującej się w okolicy miejsca pobytu - jeśli wymagany dojazd to mikrobus w wersji turystycznej; 6) zorganizowanie uczestnikom wyjazdu spotkania integracyjnego: ognisko z pieczeniem kiełbasek + chleb/bułki + napoje + kawa, herbata bez ograniczeń, keczup, musztarda; 7) zorganizowanie w specjalnie przystosowanym miejscu profesjonalnej drużynowej zabawy w postaci gry w paintball; 8) opłacenie opłaty uzdrowiskowej/miejscowej za wszystkie osoby przebywające na wyjeździe, jeśli wymagać będzie tego lokalizacja ośrodka; 9) kadrę gwarantującą prawidłową organizację i realizację wyjazdu; 10) umożliwienie ustawienia na terenie Ośrodka informacji o współfinansowaniu przedmiotowego wyjazdu przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (plakaty, baner, ulotki); 11) bezpieczeństwo uczestnikom wyjazdu; 12) właściwą realizację przedmiotu zamówienia, Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z realizacja wyjazdu; 13) zamawiający zastrzega w uzasadnionych przypadkach prawo zmiany liczby uczestników wyjazdu. O dokładnej liczbie uczestników wyjazdu Zamawiający informuje Wykonawcę najpóźniej w dniu podpisania umowy. Zmiana liczby uczestników wyjazdu nie może być większa niż 2 osoby. Zamawiający płaci za faktyczną liczbę uczestników wyjazdu z uwzględnieniem w/w zapisu; 14) szczegółowy program wyjazdu w formie pisemnej zostanie ustalony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy. Udział podwykonawców w przedmiocie zamówienia 1. Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców przy realizacji przedmiotowego zamówienia. 2. Wskazanie w ofercie części zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom, winno nastąpić poprzez określenie jej rodzaju i zakresu powierzanych prac. W przypadku braku takiego wskazania Zamawiający uzna, że Wykonawca zrealizuje przedmiotowe zamówienie sam. 3. Wykonawca przed podpisaniem umowy z Zamawiającym, zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu oświadczenie ze wskazaniem tej części zamówienia, którą zamierza powierzyć mu do wykonania. 3. Termin realizacji zamówienia Termin realizacji zamówienia: od 05.09-07.09.2014 r.
4. Opis warunków udziału w postępowaniu w ramach zapytania o cenę oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków O udzielenie zamówienia w ramach zapytania o cenę mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności w zakresie objętym przedmiotem zamówienia - za spełnienie powyższego warunku Zamawiający uzna zaświadczenie o wpisie do działalności ewidencji gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem zamówienia; 2. Wiedza i doświadczenie. - za spełnienie powyższego warunku Zamawiający uzna wykonanie z należytą starannością w okresie trzech ostatnich lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie), przed dniem ogłoszenia zapytania o cenę, co najmniej trzech usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi niniejszego zamówienia przez co zamawiający rozumie zorganizowanie i przeprowadzenie wyjazdu integracyjno-warsztatowego, z podaniem ich wartości, nazwy zleceniodawcy, terminu realizacji (według wzoru stanowiącego załącznik nr 4, wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie: opinie, referencje wystawione przez poprzednio zamawiających). 3. Potencjał techniczny - za spełnienie powyższego warunku Zamawiający uzna pisemne oświadczenie Wykonawcy w tym zakresie wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających spełnienie warunków określonych w zapytaniu o cenę dotyczących zaplecza gastronomicznego, sanitarnego, rekreacyjnego i warunków zakwaterowania (ulotki, foldery, inne). (załącznik nr 3). 4. Osoby zdolne do wykonania zamówienia - za spełnienie powyższego warunku Zamawiający uzna pisemne oświadczenie Wykonawcy w tym zakresie (załącznik nr 3). 5. Sytuacja ekonomiczna i finansowa - za spełnienie powyższego warunku Zamawiający uzna pisemne oświadczenie Wykonawcy w tym zakresie (załącznik nr 3). 5. Informacja o oświadczeniach i dokumentach jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu w ramach zapytania o cenę Dokumenty i oświadczenia wymagane od Wykonawcy: 1) Oferta na formularzu o cenę o treści zgodnej z określoną we wzorze stanowiącym zał. nr 1; 2) Dokument (np. pełnomocnictwo, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, itp.) potwierdzający, iż oferta została podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli nie wynika to z innych dokumentów załączonych do oferty. 3) oświadczenie Wykonawcy w zakresie potencjału technicznego wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających spełnienie warunków określonych w zapytaniu o cenę dotyczących zaplecza gastronomicznego, sanitarnego, rekreacyjnego i warunków zakwaterowania (ulotki, foldery, inne). (zał. nr.3) 4) oświadczenie Wykonawcy w zakresie posiadania stosownej kadry do wykonania zamówienia (zał. nr.3) 5) pisemne zobowiązanie ewentualnych podwykonawców do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.
6) oświadczenie Wykonawcy w zakresie sytuacji ekonomicznej i finansowej; (zał.nr.3) 7) wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane należycie - (zał. nr 4). 8) Preliminarz kosztów (zał. nr 5) 9) Proponowany program pobytu sporządzony przez Wykonawcę z uwzględnieniem wymagań zawartych w punkcie 2 niniejszego zapytania o cenę (zał. nr 6). Uwagi: - Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 6. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest: Ewelina Kiernożycka, Małgorzata Możejko-Kononowicz tel. 68/ 363-06-83 1. Wszelką korespondencję do Zamawiającego związaną z niniejszym zapytaniem o cenę, należy kierować na adres korespondencyjny podany w dziale 1 w godzinach pracy: poniedziałek - piątek 8.00 14.00. Przesłanie dokumentów po godzinie 14.00, skutkować będzie zarejestrowaniem takiego pisma, jako poczty przychodzącej, z datą następnego dnia roboczego Zamawiającego. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość dosłania oświadczeń oraz informacji dotyczących zapytania o cenę, drogą elektroniczną na adres pcprzary@powiatzarski.pl. 7. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i być sporządzona na formularzu cenowym o treści zgodnej z określoną we wzorze stanowiącym załącznik nr 1. 2. Oferta musi spełniać następujące wymogi: - musi być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, - formularz oferty i wszystkie załączniki muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy z podaniem imienia i nazwiska osoby podpisującej, - wszelkie poprawki, zmiany (również przy użyciu korektora) muszą być parafowane przez Wykonawcę, - treść wszystkich załączników musi być zgodna z treścią wzorów stanowiących załączniki do zapytania o cenę, - dokumenty mogą być przedstawione w formie oryginałów albo kopii poświadczonych na każdej stronie za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. - zaleca się ponumerowanie stron oferty wraz z załącznikami, oraz połączenie w sposób trwały wszystkich kart oferty i załączników, 3.Oferta musi być przesłana Zamawiającemu korespondencyjnie na adres podany w punkcie 1 z dopiskiem: ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIE O CENĘ NA: OGRANIZACJĘ WYJAZDU INTEGRACYJNO-WARSZTATOWEGO. Na prośbę Wykonawcy Zamawiający potwierdzi otrzymanie oferty telefonicznie.
8. Opis kryteriów jakimi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty Cena ofertowa wynika z wypełnionego Formularza cenowego (zał. nr 1). W Formularzu cenowym Wykonawca podaje: a) koszt jednostkowy brutto za jedną osobę uczestnika wyjazdu, b) koszt jednostkowy brutto za jedną osobę kadry, c) łączną cenę oferty netto i brutto biorąc pod uwagę realizację przedmiotu zamówienia na warunkach określonych w zapytaniu o cenę i jego załącznikach, za którą podejmuje się zrealizować całość zamówienia obejmującą wszystkich uczestników pobytu tj. 12 osób. Ocena ofert zostanie przeprowadzona wyłącznie w oparciu o przedstawione poniżej kryterium oceny ofert. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: - CENA, sposób oceny: najniższa, łączna cena brutto za realizacje całości zamówienia: Ostateczna ocena wybór oferty najkorzystniejszej: Za najkorzystniejszą w kategorii CENA zostanie uznana ta spośród ofert, która przy spełnieniu wszystkich warunków określonych w zapytaniu o cenę będzie najniższa. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji w sytuacji, gdy oferta wykonawców odbiegać będzie od założeń budżetowych projektu. Niniejsze zapytanie o cenę nie jest zamówieniem i otrzymanie od Państwa oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec strony. O ewentualnym wybraniu oferty zostaniecie Państwo poinformowaniu telefoniczne nie później niż w terminie do 7 dni roboczych od daty terminu końcowego składnia ofert. Rozstrzygnięcie wyboru Wykonawcy zostanie ogłoszone na stronie internetowej www.pcpr.powiatzarski.pl. 9. Informacja o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze najkorzystniejszej oferty w celu zawarcia umowy 1. Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, 2. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem w/w terminu, jeżeli w postępowaniu w ramach zapytania o cenę: została złożona tylko jedna oferta. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy związanej z zapytaniem o cenę Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. 10. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy Postanowienia oraz zobowiązania przyjęte przez Wykonawcę poprzez złożenie oferty odpowiadającej zapytaniu o cenę, a także wybór tak skonstruowanej oferty przez Zamawiającego, stanowią integralną część umowy. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy określa załącznik nr 2 (wzór umowy). Zamawiający przewiduje wprowadzenie zmian w treści umowy w przypadku: 1. Dopuszcza się możliwość dokonania zmian w umowie w przypadku zmniejszenia liczby uczestników wyjazdu z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i będącego wynikiem pogorszenia się stanu zdrowia osób biorących udział w wyjeździe, przerwania, zakończenia udziału osoby w projekcie w związku z np. podjęciem pracy przez osobę, nieusprawiedliwioną rezygnacją, której nie można było przewidzieć w dniu zawarcia umowy. Wówczas w umowie zmianie ulega przeliczenie kosztu wyjazdu. W takim przypadku koszt wyjazdu stanowi iloczyn kosztu brutto za pobyt jednej osoby oraz rzeczywistej ilości osób, które rozpoczęły wyjazd.
2. Zmiana umowy podpisanej przez Zamawiającego i Wykonawcę w tym zakresie nie wymaga aneksu. 11. Miejsce oraz termin składania ofert: POWIATOWE CENTRUM POMOCY RODZINIE ul. Artylerzystów 6, 68-200 Żary, sekretariat - pok. nr 1. nie później niż do dnia 29.08.2014 r. do godz. 10.00 12. Załączniki 1. Załącznik Nr 1 formularz cenowy, 2. Załącznik Nr 2 wzór umowy, 3. Załącznik Nr 3 oświadczenie Wykonawcy dot. możliwości zrealizowania przedmiotu zamówienia, 4. Załącznik Nr 4 wykaz wykonanych usług, 5. Załącznik Nr 5 preliminarz kosztów, 6. Załącznik Nr 6 wstępny szczegółowy harmonogram pobytu zatwierdził w dniu: 11.08.2014 r. (dyrektor)