O autorach... Wykaz skrótów... XV XIX Część I. Dokumentacja z zakresu organizacji i kontroli zarządczej Rozdział I. Statut w sektorze finansów publicznych (Ewa Sławińska-Tomtała)... 3 1. Wstęp... 3 2. Statut na przykładzie gminy... 4 3. Przykład statutu gminy... 5 Rozdział II. Zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej (Ewa Sławińska- Tomtała)... 15 1. Komentarz... 15 2. Wyjaśnienia do wzoru... 16 2.1. Zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej... 16 2.2. Zakres funkcjonowania kontroli zarządczej... 16 2.3. Formy i postacie kontroli zarządczej... 17 2.4. Zakres odpowiedzialności za system kontroli zarządczej... 18 2.5. Elementy systemu kontroli zarządczej... 19 2.6. Informacja i komunikacja... 24 2.7. Monitorowanie i ocena... 24 3. Wzór zarządzenia w sprawie kontroli zarządczej... 25 Rozdział III. Regulamin zarządzania ryzkiem w jednostce sektora publicznego (Agata Kumpiałowska)... 37 1. Komentarz... 37 1.1. Podstawy prawne... 37 1.2. Regulamin zarządzania ryzkiem jako kluczowy element systemu kontroli zarządczej... 41 1.3. Treść regulaminu zarządzania ryzykiem w jednostce pierwszy poziom... 42 1.4. Regulamin zarządzania ryzykiem a pierwszy i drugi poziom funkcjonowania kontroli zarządczej... 43 V
1.5. Role i obowiązki w systemie zarządzania ryzykiem... 43 2. Wyjaśnienia do wzoru regulaminu zarządzania ryzykiem w jednostce... 46 3. Wzór... 50 Rozdział IV. Regulamin organizacyjny urzędu JST jako instrument kontroli zarządczej (Piotr Walczak)... 59 1. Komentarz... 59 1.1. Kontrola zarządcza... 59 1.2. Regulamin organizacyjny jako instrument kontroli zarządczej... 61 1.3. Treść regulaminu organizacyjnego urzędu JST... 64 1.4. Znaczenie regulaminu organizacyjnego w celu zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej na drugim poziomie... 64 1.5. Zarządzanie ryzykiem... 66 1.6. Zadania publiczne... 67 1.7. Powierzenie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej w regulaminie organizacyjnym urzędu... 67 2. Wyjaśnienia do wzorów... 69 3. Wzory... 72 3.1. Zarządzenie w sprawie regulaminu organizacyjnego... 72 3.2. Regulamin organizacyjny... 73 Rozdział V. Polityka bezpieczeństwa informacji (Ewa Sławińska-Tomtała)... 83 1. Komentarz... 83 2. Wyjaśnienia do wzoru... 88 2.1. Polityka bezpieczeństwa informacji... 88 2.1.1. Charakterystyka... 88 2.1.2. Omówienie poszczególnych rozdziałów polityki bezpieczeństwa informacji... 89 3. Wzór... 91 Rozdział VI. Procedury kontroli resortowej w świetle ustawy o kontroli w administracji rządowej (Ewa Sławińska-Tomtała)... 111 1. Komentarz... 111 2. Wyjaśnienia do wzorów... 112 2.1. Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania i dokumentowania kontroli resortowej... 112 2.2. Upoważnienie dla kontrolera i biegłego... 116 2.3. Program kontroli... 117 2.4. Protokół z przeprowadzanych przez kontrolera czynności... 119 2.5. Projekt wystąpienia pokontrolnego... 120 2.6. Informacje o wynikach kontroli... 122 3. Wzory... 123 3.1. Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania i dokumentowania kontroli resortowej w jednostkach podległych i nadzorowanych... 123 VI
3.2. Roczny plan kontroli... 128 3.3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli dla kontrolera... 129 3.4. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli dla biegłego rewidenta... 130 3.5. Program kontroli... 130 3.6. Protokół... 131 3.7. Projekt wystąpienia pokontrolnego... 132 3.8. Wystąpienie pokontrolne... 133 3.9. Informacja o wynikach kontroli... 134 Rozdział VII. Zarządzenie w sprawie udostępniania informacji publicznej i publikowanie dokumentów w BIP (Mateusz Winiarz, Ewa Sławińska-Tomtała)... 137 1. Komentarz... 137 2. Wyjaśnienia do wzoru... 141 3. Zarządzenie w sprawie udostępnienia informacji publicznej... 144 Część II. Dokumentacja z zakresu gromadzenia środków publicznych Rozdział I. Dochody jednostek samorządu terytorialnego o charakterze cywilnoprawnym regulamin dochodzenia należności (Piotr Walczak)... 151 1. Różnorodne tytuły dochodowe budżetu JST... 151 2. Pojęcie dochodów o charakterze cywilnoprawnym... 152 3. Najważniejsze regulacje administracyjne w zakresie należności o charakterze cywilnoprawnym... 154 4. Obowiązek dochodzenia należności o charakterze cywilnoprawnym... 156 5. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych... 158 6. Przedawnienie... 160 7. Nakaz zapłaty... 162 7.1. Charakter postępowania nakazowego... 162 7.2. Dopuszczalność postępowania nakazowego... 163 7.3. Nakaz zapłaty i zarzuty od nakazu... 164 8. Wzory dokumentów... 165 8.1. Wyciąg z zakresu czynności pracownika... 165 8.2. Wyciąg z Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w R.... 166 8.4. Pozew (nakaz zapłaty)... 170 Rozdział II. Dochodzenie niepodatkowych należności o charakterze publicznoprawnym przez jednostki samorządu terytorialnego kwoty dotacji podlegające zwrotowi (Piotr Walczak)... 173 1. Rodzaje należności... 173 2. Niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym... 174 3. Wydatki z tytułu dotacji... 175 4. Zwrot dotacji... 176 5. Postępowanie w przypadku braku zwrotu dotacji do budżetu... 178 6. Dokumentacja wewnętrzna... 179 VII
7. Zarządzenie w sprawie zasad kontroli wykorzystania dotacji udzielanych z budżetu oraz zasad egzekwowania zwrotu dotacji do budżetu Gminy... 181 Część III. Dokumentacja z zakresu wydatkowania środków publicznych Rozdział I. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro (Anna Kuszel-Kowalczyk, Andrzela Gawrońska-Baran). 187 1. Komentarz... 187 2. Wyjaśnienia do wzoru... 188 3. Wzory... 191 3.1. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro... 191 3.2. Wniosek w sprawie zamówienia do 30 000 euro... 194 Rozdział II. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30 000 euro (Andrzela Gawrońska-Baran)... 197 1. Komentarz... 197 2. Wyjaśnienia do wzorów... 198 2.1. Wnioskodawca... 198 2.2. Elementy wniosku o wszczęcie postępowania... 198 2.3. Wadium i projekt umowy... 199 3. Wzory... 201 3.1. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30 000 euro... 201 3.2. Wniosek o rozpoczęcie postępowania związanego z udzieleniem zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 30 000 euro... 206 Rozdział III. Komisja przetargowa (Anna Kuszel-Kowalczyk)... 209 1. Komentarz... 209 2. Wyjaśnienia do wzorów... 210 2.1. Regulamin pracy komisji przetargowej... 210 1. Zakres regulacji... 210 2. Zakres umocowania komisji przetargowej i jej skład... 211 3 5. Prace komisji przetargowej... 212 6. Powołanie biegłego... 213 7. Czynności komisji przetargowej... 213 11. Zakończenie prac komisji przetargowej... 214 2.2. Decyzja/zarządzenie/uchwała w sprawie powołania komisji przetargowej 215 2.3. Wyłączenie członka komisji przetargowej... 216 3. Wzory... 220 3.1. Regulamin pracy komisji przetargowej... 220 3.2. Decyzja/zarządzenie/uchwała w sprawie powołania komisji przetargowej 223 3.3. Wyłączenie członka komisji przetargowej... 224 Rozdział IV. Dokumentacja związana z podróżami służbowymi (Marek Rotkiewicz).. 225 VIII
1. Komentarz... 225 1.1. Cechy niezbędne, aby uznać świadczoną pracę jako podróż służbową... 225 1.2. Ograniczenia w możliwości zlecenia wyjazdu... 227 1.3. Zakres dokumentacji związanej z podróżą służbową... 228 1.4. Termin rozliczenia kosztów delegacji... 229 1.5. Dokumenty potwierdzające wydatki... 229 1.6. Wypłata należności pracownikowi... 231 2. Wyjaśnienia do wzorów... 232 2.1. Polecenie wyjazdu w podróż służbową... 232 2.2. Rozliczenie podroży służbowej... 236 2.2.1. Diety w delegacjach krajowych... 236 2.2.2. Delegacje zagraniczne... 243 2.2.3. Inne wydatki... 246 2.3. Oświadczenie pracownika o okolicznościach mających wpływ na świadczenia związane z podróżą służbową... 248 3. Wzory dokumentów... 249 3.1. Polecenie wyjazdu w podróż służbową... 249 3.2. Rozliczenie podroży służbowej... 250 3.2.1. Rachunek kosztów podroży na terenie kraju... 250 3.2.2. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej... 251 3.3. Oświadczenie pracownika o okolicznościach mających wpływ na świadczenia związane z podróżą służbową... 253 Rozdział V. Procedury zaciągania zobowiązań i zawierania umów w jednostkach samorządu terytorialnego (Piotr Walczak)... 257 1. Uwagi ogólne... 257 2. Uwarunkowania związane charakterem i przedmiotem umowy... 258 2.1. Regulacje prawne w zakresie trybu zawierania umów... 258 2.2. Wybór formy wykonywania zadania... 260 2.3. Umowy pożyczek i kredytów... 260 3. Uwarunkowania związane z wysokością zaciąganego zobowiązania... 261 3.1. Kredyty, pożyczki... 261 3.2. Umowy wieloletnie... 262 3.3. Umowy zawierane w trakcie wykonywania budżetu, w ramach danego roku budżetowego... 265 4. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych... 267 5. Składanie oświadczeń woli... 268 Rozdział VI. Dokumentacja zaangażowania wydatków (Ewa Pawka-Nowak)... 275 1. Aspekt prawny zaangażowania wydatków... 275 2. Ewidencja księgowa zaangażowania wydatków... 277 3. Przykładowa procedura i zasady ewidencji zaangażowania środków na wydatki budżetowe w jednostce budżetowej... 278 IX
3.1. Zarządzenie w sprawie ustalenia procedury i zasad prowadzenia ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych... 278 3.2. Procedury i zasady ewidencji zaangażowania środków na wydatki budżetu... 279 Rozdział VII. Regulamin korzystania ze służbowych kart płatniczych (Elżbieta Iglińska)... 287 1. Komentarz... 287 2. Wyjaśnienia do wzorów... 288 3. Wzory... 289 3.1. Zarządzenie w sprawie określenia zasad, sposobu oraz trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu... 289 3.2. Regulamin w sprawie określenia zasad, sposobu oraz trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników... 290 3.3. Decyzja o przyznaniu służbowej karty płatniczej... 293 3.4. Umowa o korzystanie z karty płatniczej do celów służbowych... 294 3.5. Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem... 296 3.6. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu wykorzystania służbowej karty płatniczej niezgodnie z regulaminem... 297 3.7. Zasady, sposób oraz tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich wykorzystaniu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych Gminy... 297 Część IV. Dokumentacja związana z gospodarowaniem składnikami majątku Rozdział I. Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie (Sebastian Bach, Bogusław Nowakowski)... 303 1. Komentarz... 303 2. Wyjaśnienia do wzorów... 305 3. Wzory... 309 3.1. Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie... 309 3.2. Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za powierzone mienie... 318 Rozdział II. Instrukcja magazynowa (Sebastian Bach, Artur Hołda, Piotr Wieczorek)... 319 1. Komentarz... 319 2. Wyjaśnienia do wzorów... 320 3. Wzory... 323 3.1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji magazynowej... 323 3.2. Instrukcja magazynowa... 324 Rozdział III. Instrukcja kasowa (Sebastian Bach, Artur Hołda, Piotr Wieczorek)... 329 X
1. Komentarz... 329 2. Wyjaśnienia do wzorów... 331 3. Wzory... 339 3.1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej... 339 3.2. Instrukcja kasowa... 340 Część V. Dokumentacja związana z procesem pracy Rozdział I. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (Monika Mrozowska-Przedworska, Stanisława Szlachta)... 351 1. Komentarz... 351 2. Wyjaśnienia do wzorów... 373 3. Wzory regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych... 375 Rozdział II. Zasady podnoszenia kwalifikacji dokumentowanie podróży na szkolenia (Marek Rotkiewicz)... 381 1. Komentarz... 381 2. Wyjaśnienia do wzoru... 383 3. Wzór dokumentu... 384 Część VI. Dokumentacja polityki rachunkowości Rozdział I. Polityka rachunkowości (Sebastian Bach)... 391 1. Podstawa prawna... 391 2. Elementy obowiązkowe dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości... 392 2.1. Obowiązek określenia roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych... 392 2.2. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.. 393 2.2.1. Wycena środków trwałych stanowiących własność Skarbu Państwa lub JST otrzymanych nieodpłatnie... 393 2.2.2. Zasady umarzania lub amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych... 394 2.2.3. Jednorazowe umorzenie... 394 2.2.4. Jednorazowe umorzenie w jednostkach zwolnionych z podatku dochodowego od osób prawnych... 394 2.2.5. Odpisy aktualizujące wartość należności... 395 2.2.6. Określenie zasad ustalania wyniku... 395 2.3. Prowadzenie ksiąg rachunkowych... 396 2.3.1. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych... 396 2.3.2. Określenie techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych... 396 2.3.3. Szczególne rozwiązania ewidencyjne... 397 2.3.4. Zakładowy plan kont... 397 2.3.5. Wykaz ksiąg rachunkowych... 397 2.4. Opis systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego)... 398 2.5. Przykład... 400 XI
3. Uproszczenia w zasadach (polityce) rachunkowości... 402 4. Pozostałe zapisy ujmowane w zasadach (polityce) rachunkowości... 403 4.1. Wartości niematerialne i prawne o wartości poniżej kwoty 3500 zł... 403 4.2. Aktualizacja wartości należności... 403 4.3. Określenie daty tzw. zamknięcia miesiąca, po której operacje gospodarcze dotyczące tego miesiąca nie będą już ujmowane... 404 4.4. Prowadzenie zobowiązań według podziałek klasyfikacji budżetowej... 404 5. Formalne uregulowanie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki... 405 5.1. Sporządzanie i aktualizacja polityki rachunkowości... 405 5.2. Odpowiedzialność za politykę rachunkowości w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych... 406 5.3. Stosowanie KSR-ów oraz MSR-ów... 406 5.4. Zasady techniki prawodawczej... 407 6. Zakładowy plan kont... 407 6.1. Ewidencja bilansowa... 407 6.1.2. Opis zasad funkcjonowania kont... 408 6.1.3. Dochody budżetu JST nieujęte w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych... 409 6.1.4. Określenie zasad prowadzenia ewidencji analitycznej... 409 6.2. Ewidencja pozabilansowa... 410 7. Dokumentacja dodatkowa, jako uzupełnienie zasad (polityki) rachunkowości... 412 8. Instrukcja inwentaryzacyjna... 413 9. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych... 414 Rozdział II. Instrukcja inwentaryzacyjna (Sebastian Bach, Stanisława Szlachta, Piotr Wieczorek)... 417 1. Komentarz... 417 1.1. Cel inwentaryzacji bilansowej... 418 1.2. Zakres inwentaryzacji... 418 1.3. Terminy i częstotliwość... 419 1.4. Metody inwentaryzacji... 420 1.5. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury... 422 1.6. Komisja inwentaryzacyjna... 423 1.7. Dokumentacja czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych w drodze spisu z natury... 424 1.8. Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia salda... 424 1.9. Inwentaryzacja drogą weryfikacji... 425 2. Wyjaśnienia do wzorów... 426 3. Wzory... 430 3.1. Zarządzenie w sprawie spisu z natury... 430 XII
3.2. Zarządzenie w sprawie zasad przygotowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji... 431 3.3. Instrukcja inwentaryzacyjna... 431 3.4. Arkusz spisu z natury... 437 3.5. Protokół weryfikacji... 439 3.6. Oświadczenie o kompletności spisu z natury... 440 Rozdział III. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych (Sebastian Bach, Stanisława Szlachta, Piotr Wieczorek)... 443 1. Komentarz... 443 2. Wyjaśnienia do wzorów... 445 3. Wzory... 446 3.1. Zarządzenie w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.. 446 3.2. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych... 447 Rozdział IV. Instrukcja w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania (Bogusław Nowakowski, Sebastian Bach)... 457 1. Komentarz... 457 2. Wyjaśnienia do wzorów... 461 3. Wzory... 463 3.1. Zarządzenie w sprawie instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania... 463 3.2. Instrukcja w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania... 464 3.3. Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę... 468 3.4. Upoważnienie do pobrania druków ścisłego zarachowania... 469 3.5. Zasady rozliczania druków ścisłego zarachowania w jednostce... 469 3.6. Protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania... 470 3.7. Protokół z likwidacji druków ścisłego zarachowania... 471 XIII