Zapytanie ofertowe nr. 3/PO KL/2012

Zapytanie ofertowe nr. 3/PO KL/2012 na usługi doradcze i instruktaŝowe w zakresie wdroŝenia systemu zarządzania jakością Uczelni w ramach projektu współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet IV. Działanie 4.1. poddziałania 4.1.1. pt. Górnośląska WSP Jakość i Przyszłość Regionu OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi. SEKCJA I: INFORMACJE ADMINISTRACYJNE I.1) NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Górnośląska WyŜsza Szkoła Pedagogiczna imienia Kardynała Augusta Hlonda ul. Powstańców 19, 41-400 Mysłowice I.2) Adres strony internetowej, na której jest dostępna zapytanie: www.wsew.edu.pl I.3) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). I.4) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt dofinansowany z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013, Priorytet IV, Poddziałanie 4.1.1. I.5. Osoba do kontaktu ze strony Zamawiającego: Ewa Pilawa, tel. 32/223-81-44 e-mail: pilawae@wsew.edu.pl. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zapytanie ofertowe na świadczenie usług doradczych i szkoleniowych (instruktaŝowych) prowadzących do wdroŝenia systemu zarządzania jakością Uczelni. II.1.2) Rodzaj i wartość zamówienia: usługi o wartości przekraczającej 14 tyś EURO. II.1.3) Warunki udzielenia zamówienia: zgodnie z zasadą konkurencyjności - nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. II.1.4) Określenie zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług doradczych i instruktaŝowych w zakresie optymalizacji procesów zarządzania w pięciu kluczowych obszarach działalności Uczelni, tj. system zarządzania jakością, podsystem zarządzania jakością kształcenia, podsystem zarządzania kadrami Uczelni, podsystem zarządzania finansami Uczelni, podsystem zarządzania wiedzą i badaniami. PowyŜsze usługi obejmują zaprojektowanie i wdroŝenie kompleksowego systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001 w tym: strona 1 z 6

Usługi doradcze w zakresie opracowywania dokumentacji systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO 9001 oraz wdroŝenia jej do praktycznego stosowania. Minimalny zakres prac: audit wstępny diagnoza stanu początkowego, ustalenie struktury organizacyjnej, listy kluczowych procesów, opracowanie polityki jakości celów jakości oraz pozostałej dokumentacji systemu, przeprowadzenie audytów wewnętrznych, przygotowanie do audytu certyfikującego oraz inne działania niezbędne do prawidłowego zaprojektowania i wdroŝenia SZJ. Minimalny zakres produktów: Polityka Jakości i Cele Jakości, Księga Jakości, Procedury, Karty Procesów, Instrukcje, Formularze, Rejestry, inne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania SZJ, spotkania instruktaŝowe. Liczba godzin pracy konsultantów w okresie realizacji usługi : 256. Wymaganie dodatkowe: SZJ musi zawierać w sobie/ zawierać odniesienia do wszystkich wymienionych niŝej podsystemów : Usługi doradcze w zakresie opracowywania i wdraŝania procedur zarządzania jakością kształcenia (podsystem Zarządzania Jakością Kształcenia) Minimalny zakres prac: analiza i opracowanie procedur oceny istniejących oraz projektowania nowych programów studiów. Opracowanie procedur związanych z przebiegiem procesu kształcenia w tym stałej współpracy z pracodawcami w zakresie określania profilu absolwenta oraz wspólnego z pracodawcami określania ścieŝki kształcenia, opracowanie procedur badania poziomu jakości kształcenia studentów w tym badania zawodowych losów absolwentów. Ustalenie procedur monitorowania i doskonalenia kompetencji nauczycieli akademickich. Wymagane produkty: Kompletny system zapewnienia jakości kształcenia (schematy, procedury, formularze, instrukcje itp.). Liczba godzin pracy konsultantów w okresie realizacji usługi : 200. Usługi doradcze w zakresie opracowywania procedur i wdraŝania systemu zarządzania kadrami Uczelni (podsystem Zarządzania Kadrami Uczelni). Minimalny zakres prac: analizy i projektowane w zakresie 5 procesów obejmujących zarówno pracowników administracyjnych jak i kadrę naukową/dydaktyczną: - budowa modelu kompetencyjnego (w tym doradztwo w zakresie wyboru kompetencji, opracowanie poziomu wymagań dla kaŝdej kompetencji, dokonanie opisu wybranych kompetencji wraz z definicjami i wskaźnikami zachowań na 5 stopniowej skali), - opisy stanowisk (opracowanie wzoru opisu stanowisk pracy, analiza pracy/procesów, wywiady focusowe, określenie celów, zadań, zaleŝności i wymagań na stanowiskach pracy), - ścieŝki kariery i rozwoju (budowa ścieŝek kariery, program rozwoju, plan wdroŝenia), - system Ocen Okresowych Pracowników (zdefiniowanie celów, kryteriów i metod oceny, plan wdroŝenia), - system motywacyjny (kwestionariusze oceny, badania, analiza wyników, poziom oceny zintegrowania celów, plan wdroŝenia). Wymagane produkty: mapy i opisy istniejących procesów, dokument z modelami kompetencji, opis struktury organizacyjnej z kartami stanowisk, opis ścieŝek kariery, formularz IPR, opis SOOP, arkusze ocen, system motywacyjny. Liczba godzin pracy konsultantów w okresie realizacji usługi : 200. strona 2 z 6

Usługi doradcze w zakresie opracowywania procedur i wdraŝania systemu zarządzania finansami i majątkiem (podsystem Zarządzania Finansami i Majątkiem). Minimalny zakres prac: analiza stanu obecnego i opracowanie procedur zarządzania finansami i majątkiem. Podstawowe obszary: budŝetowanie, planowanie i controlling kosztów, określanie oczekiwanych wskaźników efektywności kosztowej oraz płynności finansowej, zasady zarządzania majątkiem. Wymagane produkty: Zasady BudŜetowania (procedury, instrukcje, formularze), Zasady Controllingu Finansowego (procedury, instrukcje, formularze), Zasady Zarządzania Majątkiem. Liczba godzin pracy konsultantów w okresie realizacji usługi : 160. Usługi doradcze w zakresie opracowania procedur i wdraŝania systemu zarządzania wiedzą i badaniami (podsystem Zarządzania Wiedzą i Badaniami). Minimalny zakres prac: ustalenie procedur realizacji procesów, projektów i programów badawczych oraz sposobu archiwizowania i rozpowszechniania wiedzy w procesach: badawczym, dydaktycznym, zarządzania wiedzą w relacjach z kandydatami i absolwentami, zasady wykorzystywania wiedzy do realizacji strategii uczelni oraz komercjalizacji wiedzy. Wymagane produkty: zestaw procedur planowania i realizacji zadań badawczych, Regulamin planowania, monitoringu i ewaluacji projektów badawczych, zasady obiegu dokumentów dla podsystemu (formularze i instrukcje). Liczba godzin pracy konsultantów w okresie realizacji usługi : 200. Organizację spotkań instruktaŝowych /szkoleń dla kadry Uczelni z zakresu stosowania nowych procedur realizowanych w trakcie wdraŝania SZJ oraz poszczególnych podsystemów. Łącznie zorganizowanie i przeprowadzenie minimum 22 spotkań dla grup 10-15 osobowych. II.1.5) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie. II.1.6) Czy przewiduje się udzielenie zaliczki: nie. II.1.7) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79410000-1, 79632000-3. II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: od grudnia 2012 roku do 30 czerwca 2014 roku. II.3) ZASADY SKŁADANIA OFERT II.3.1) Czy dopuszcza się złoŝenie oferty częściowej: nie. II.3.2) Czy dopuszcza się złoŝenie oferty wariantowej: nie. II.3.3) Na ofertę składają się następujące dokumenty: 1. Specyfikacja cenowa, której wzór stanowi Załącznik nr. 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Formularz oświadczeń, którego wzór stanowi Załącznik nr. 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Wykaz prac realizowanych na rzecz uczelni wyŝszych w ciągu ostatnich 2 lat, którego wzór stanowi Załącznik nr 3. 4. CV biznesowe osób uczestniczących w realizacji usługi potwierdzające, iŝ Oferent dysponuje potencjałem kadrowym do realizacji usługi, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik 4 do niniejszego zapytania ofertowego. strona 3 z 6

5 Kserokopie odpowiednich dokumentów rejestrowych oferenta (np. wypis z KRS, wypis z ewidencji działalności gospodarczej, w przypadku spółki cywilnej równieŝ umowa spółki, REGON, NIP). 6. Kserokopia lub oryginał pełnomocnictwa do reprezentacji oferenta w zakresie procesu oferowania jeśli dotyczy. 7. Certyfikat poświadczający spełnienie standardu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001 w zakresie usług doradczych. II.3.4) Strony oferty (w rozumieniu wszystkich dokumentów składanych przez oferenta) powinny być podpisane w wyznaczanych miejscach i parafowane na stronach, na których nie widnieje podpis osoby upowaŝnionej do reprezentacji. II.3.5) Dokumenty składające się na ofertę musza być trwale zespolone. Zamawiający zaleca aby poszczególne załączniki były ponumerowane (jeśli posiadają więcej niŝ jedną stronę). II.3.6) Kserokopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem na kaŝdej stronie, lub na stronie pierwszej od strony do strony wraz z datą, podpisem, pieczęcią imienną oraz pieczęcią firmową o ile na pieczęci imiennej nie ma nazwy Oferenta. II.3.7) Wszelkie dodatkowe poza wymienionymi załączniki nie będą brane pod uwagę. II.3.8) W przypadku ubiegania się wspólnie o udzielenie zamówienia przez dwóch lub większą liczbę Wykonawców (konsorcjum/spółka cywilna) wymienione w SEKCJI III warunki muszą być spełnione przez kaŝdego z nich. II.3.9) Ofertę naleŝy przesłać za pośrednictwem poczty/kuriera na adres Zamawiającego, bądź dostarczyć osobiście na wskazany adres do dnia 6 grudnia 2012 roku do godz. 08:00 w zamkniętej kopercie. Opis koperty musi zawierać nazwę i dane adresowe Oferenta, nazwę i dane adresowe Zamawiającego oraz numer zapytania ofertowego, w odpowiedzi na które składana jest oferta. SEKCJA III: PROCES OCENY OFERT III.1) Oferta będzie oceniania według poniŝszych kryteriów: III.1.1) Kryteria formalne : a) Kompletność tj. załączenia wszystkich wymaganych dokumentów. b) Poprawność formalna tj. podpisy osób upowaŝnionych do reprezentacji oferenta wraz z pieczęciami firmowymi i imiennymi (jeśli dotyczy) w wymaganych miejscach, uzupełnione daty i nazwy miejscowości w wyznaczonych miejscach, poprawność poświadczenia dokumentów za zgodność z oryginałem, zgodność załączników z wzorami. III. 1.2) Kryteria dostępu w tym: a) Ceny dalszej weryfikacji zostaną poddane jedynie te oferty, których cena nie przekroczy kwoty przeznaczonej przez Zamawiającego na realizację zamówienia weryfikacja na podstawie Załącznika nr. 1. b) StaŜu na rynku prowadzenie działalności doradczej przez min. ostatnie 3 lata (licząc na dzień składania ofert) - weryfikacja na podstawie dokumentów rejestrowych oraz oświadczeń oferenta Załącznik nr. 2. c) Wiarygodności finansowej uzyskane przychody za ostatni rok obrotowy na poziomie min. 500.000,00 zł - weryfikacja na podstawie oświadczeń oferenta Załącznik nr. 2 (przy podpisaniu umowy niezbędne będzie okazanie dokumentu finansowego potwierdzającego osiągnięty przychód). strona 4 z 6

d) Standardów jakości posiadanie aktualnego certyfikatu zarządzania jakością w obszarze usług doradczych zgodnego z normą ISO 9001 weryfikacja na podstawie kserokopii waŝnego certyfikatu. e) Posiadanie kluczowego personelu niezbędnego do prawidłowego wykonania usługi weryfikacja na podstawie CV biznesowego kluczowego personelu. - koordynator realizacji usługi po stronie wykonawcy posiadający certyfikat zarządzania projektami PRINCE2 oraz min 2 letnie doświadczenie w realizacji usług na rzecz projektów dofinansowanych z UE, - minimum jeden konsultant posiadający doświadczenie (min 2 lata) we wdraŝaniu Systemów Zarządzania Jakością, - minimum jeden konsultant posiadający doświadczenie (min 2 lata) we wdraŝaniu systemów jakości kształcenia na uczelni/ach wyŝszych. III.1.3) Kryteria wyboru : a) Cena oferty max. 60 punktów (weryfikacja na podstawie Załącznika nr. 1). Punktacja wyliczana w oparciu o wzór: 60 pkt x (cena najniŝszej oferty/ cena ocenianej oferty). b) Potencjał kadrowy oferenta w zakresie czynności będących przedmiotem zamówienia przedstawiony w CV osób zaangaŝowanych w realizację zamówienia max. 30 punktów (weryfikacja na podstawie Załącznika nr. 4) : Konsultant posiadający minimum 2 letnie doświadczenie we wdraŝaniu systemów HR 10 pkt, Konsultant posiadający minimum 2 letnie doświadczenie w usługach doradczych w obszarze finansów 10 pkt, Min 2 konsultantów posiadających ukończone kursy trenerów 10 pkt. c) Minimum 2 letnie doświadczenie oferenta we współpracy z uczelniami wyŝszymi 10 pkt (weryfikacja na podstawie załącznika nr 3). III.1.4) Zasady wyboru: a) Ocenie wskazanej w pkt. III.1.3 poddane zostaną tylko oferty spełniające kryteria formalne i kryteria dostępu. b) Zamawiający ma prawo wezwać oferenta do wyjaśnień w sprawie złoŝonej przez niego oferty. c) Z tytułu odrzucenia oferty, oferentom nie przysługują Ŝadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. d) Proces oceny zostanie dokonany przez powołaną przez Zamawiającego Komisję Oceny Ofert, w skład której wchodzić będą: Przewodniczący Komisji i dwóch Członków. e) Posiedzenie Komisji odbędzie się po zakończeniu naboru ofert, a przed przystąpieniem do otwarcia ofert Członkowie Komisji oraz Przewodniczący zobowiązani są do podpisania deklaracji bezstronności. f) Ocena przeprowadzona przez Komisję ma charakter ostateczny i oferentom nie przysługuje prawo odwołania od wydanej przez Komisję decyzji. strona 5 z 6

g) Informacja o wynikach oceny zostanie przesłana oferentom drogą elektroniczną na adres wskazany w specyfikacji cenowej nie później niŝ na drugi dzień po dokonaniu oceny przez Komisję. h) Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania, uniewaŝnienia konkursu lub nieprzyjęcia Ŝadnej oferty bez podawania przyczyn. Załączniki: 1 Specyfikacja cenowa. 2 Formularz oświadczeń 3 Wykaz usług zrealizowanych na rzecz uczelni wyŝszych. 4 CV pracowników. strona 6 z 6