Laboratorium 4 Strona 1 z 11 Spis treści: 1. Filtrowanie automatyczne z wykorzystaniem pakietu Microsoft Excel 2. Filtr zaawansowany w pakiecie Microsoft Excel 3. Mechanizm tworzenia sum pośrednich 4. Zadania do samodzielnego wykonania Ad 1. Filtrowanie to szybki i łatwy sposób na wyszukiwanie podzbioru danych w podanym zakresie i pracy z tym podzbiorem. W przefiltrowanym zakresie wyświetlane są wyłącznie wiersze spełniające kryteria określonee dla kolumny. Mechanizm filtrowania automatycznego działa na zasadzie filtrowania według wyborów i jest stosowany w przypadku prostych kryteriów. Pierwszym krokiem w celu zastosowania mechanizmu filtrowania automatycznego jest pozyskanie zbioru danych, na których będą przeprowadzane operacje filtrowania. Krok ten można pominąć, gdyż dane są już wprowadzone do arkusza kalkulacyjnego i zapisane w pliku o nazwie: adresy.xls. Fragment danych źródłowych przestawiono na rysunku 1. Rysunek 1. Dane źródłowe - plik "adresy.xls" Drugi krok to uruchomienia automatycznego filtra poprzez wybranie opcji Autofiltr z menu Dane Filtr. Uruchomienie tej opcji spowoduje wyświetlenie obok tytułów poszczególnych kolumn charakterystycznych symboli trójkąta umożliwiających otwarcie listy filtrowania. Trzeci krok to wybór odpowiedniego filtra dla określonej kolumny lub kolumn. Na rysunku 2. przedstawiono dostępne opcje filtrowania dla kolumny Miasto. Rysunek 2. Dostępne opcje filtrowania dla kolumny "Miasto"
Laboratorium 4 Strona 2 z 11 Znaczenie poszczególnych opcji oraz rezultaty ich działania na zbiorze danych wejściowych przedstawiono w tabeli 1. Tabela 1. Opis opcji autofiltra Opcja Opis Przykład działania Sortuj rosnąco Powoduje sortowanie danych według określonej kolumny w kolejności rosnącej Sortuj malejąco Powoduje sortowanie danych według określonej kolumny w kolejności malejącej (Wszystkie) Powoduje wyświetlenie wszystkich danych wyłącza filtrowanie danej kolumny Filtr: górne pięć elementów (10 pierwszych) Powoduje wyświetlenie określonej liczby elementów. Pole funkcjonujące dla danych o charakterze liczbowym lub walutowym. Niestandardowe Umożliwia zdefiniowanie filtra niestandardowego. Dostępne opcje umożliwiają porównywanie wartości liczbowych, określenie znaku rozpoczynającego i kończącego wyrażenie, możliwość zdefiniowania znaków i wyrażeń które muszą się pojawić lub nie mogą się pojawić w wynikach filtrowania. Podczas definiowania wyrażeń w autofiltrze niestandardowym można wykorzystywać znaki globalne:? zastępuje jeden znak, * - zastępuje dowolny ciąg znaków Filtr: zaczyna się na: k i nie kończy się na: w Oprócz wymienionych w tabeli 1. możliwości, dla każdej kolumny można wybrać konkretną wartość prezentowanych danych. Przykładowo dla kolumny Imię można wybrać z listy
Laboratorium 4 Strona 3 z 11 wartości, wartość: Jan, wynik tej operacji przedstawiono w tabeli 1. przy opisie opcji Wszystkie (arkusz przed zmianą). Wskazówki praktyczne: Włączenie dowolnego filtra w danej kolumnie powoduje, że czarny symbol trójkąta staje się niebieski. Filtrowanie danych można przeprowadzać według różnych kolumn i filtrów, co powoduje zawężenie wynikóww filtrowania. Ad 2. Filtrowanie zaawansowane Wynik działania filtru zaawansowanego jest identyczny jak autofiltra. Podstawowa różnica polega na tym, że filtr zaawansowany nie wyświetla list rozwijanych z opcjami filtrowania, ale wymaga zdefiniowania kryteriów ponad zakresem filtrowanych danych. Zbiór danych wejściowych jest taki sam, jak dla autofiltra. Pierwszy krok filtrowania zaawansowanego to zdefiniowanie ponad nagłówkami poszczególnych kolumn danych zakresów kryteriów. Zakresy te muszą mieć nazwę odpowiadającą danej kolumnie danych, dla których kryterium będzie określane. Krok pierwszy przedstawiono na rysunku 3. Rysunek 3. Definiowanie zakresów kryteriów Następny krok (drugi) polega na zdefiniowaniu kryteriów filtrowania. Istnieje kilka sposobów ustawiania kryteriów: Wiele warunków dla jednej kolumny jeżeli zachodzi konieczność filtrowania według kilku wartości według jednej kolumny, to pod etykietą tej kolumny należy wpisać warunki jeden pod drugim. Przykład: użytkownik chce wyświetlić adresy pracowników o imionach Janusz, Andrzej i Marek. Kryteria należy ustawić tak, jak przedstawiono to na rysunku 4. Na rysunku 4. przedstawiono też wynik działania zdefiniowanego filtra. Rysunek 4. Wiele warunków dla jednej kolumny
Laboratorium 4 Strona 4 z 11 Jeden warunek w dwóch lub większej liczbie kolumn w celu takiego filtrowania należy wszystkie kryteria wprowadzić w tym samym wierszu kryteriów. Przykład: użytkownik chce wyświetlić wszystkich pracowników o imieniu Jan, zamieszkałych w Krakowie i zarabiających powyżej 1100,- PLN. Ustawienia kryteriów oraz wynik filtrowania przedstawiono na rysunku 5. Rysunek 5. Jeden warunek w dwóch lub większej liczbie kolumn Jeden warunek w jednej lub drugiej kolumnie w celu przeprowadzenia takiego filtrowania poszczególne kryteria podaje się w kolejnych wierszach zakresu kryteriów. Przykład: użytkownik chce wyświetlić wszystkich pracownikóww o imieniu Jan, wszystkich pracowników zamieszkałych w Krakowie i wszystkich pracowników zarabiających powyżej 1500,- PLN. Ustawienia kryteriów oraz wynik filtrowania przedstawiono na rysunku 6. Rysunek 6. Jeden warunek w jednej lub drugiej kolumnie Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch kolumn w celu wykonania takiego filtrowania należy wprowadzić kryteria w oddzielnych wierszach. Przykład: użytkownik chce wyświetlić pracowników z zamieszkałych w Krakowie i zarabiających powyżej 1600,- PLN oraz pracowników z Nowego Sącza zarabiających poniżej 1300,- PLN. Ustawienia kryteriów oraz wynik filtrowania przedstawiono na rysunku 7. Rysunek 7. Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch kolumn Więcej niż dwa zestawy warunków dla jednej kolumny filtrowanie polega na wyszukaniu wierszy spełniających więcej niż dwa zestawy warunków, uwzględniając kilka kolumn o tym samym nagłówku kolumny. Przykład: użytkownik chce wyświetlić
Laboratorium 4 Strona 5 z 11 pracowników zarabiających powyżej 1900,- PLN lub zarabiających w przedziale 500,- 800,- PLN. Ustawienia kryteriów oraz wyniki filtrowania przedstawiono na rysunku 8. Rysunek 8. Więcej niż dwa zestawy warunków dla jednej kolumny Warunki utworzone w wyniku użycia formuły filtrowanie takie polega na użyciu kryterium będącego wynikiem działania formuły obliczeniowej. Uwaga: formuła musi odwoływać się względnie do pola względem którego będzie odbywało się filtrowanie danych, pozostałe odwołania wewnątrz formuły obliczeniowej muszą być bezwzględne. Przy wykorzystywaniu filtrowania z użyciem formuł, należy usunąć nagłówek etykiety kryterium. Przykład: użytkownik chce wyświetlić tych pracowników, których pensja jest większa od średniej pensji wszystkich pracowników. Ustawienia kryteriów oraz wyniki filtrowania przedstawiono na rysunku 9. Rysunek 9. Warunki utworzone w wyniku użycia formuły Krok trzeci polega na uruchomieniu filtra poprzez wybór opcji Filtr zaawansowany z menu Dane Filtr. Po uruchomieniu filtra system zaprezentuje okno takie, jak przedstawione na rysunku 10. Pole akcja, określa gdzie ma się odbyć filtrowanie danych: Filtruj listę na miejscu powoduje filtrowanie listy w tym miejscu, w którym znajdują się
Laboratorium 4 Strona 6 z 11 dane źródłowe (analogicznie jak opcja Autofiltr), Kopiuj w inne miejsce umożliwia przekopiowanie wyników filtrowania do innego arkusza. W pole Zakres listy należy wpisać adresy bezwzględne komórek zawierających dane źródłowe, dla danych przykładowych ( adresy.xls ) należy użyć zakresu: $A$5:$H$101. Zakres kryteriów określa nagłówki etykiet kryteriów oraz kryteria wykorzystywane do filtrowania, przykład: str. 3 filtrowanie według wielu warunków dla jednej kolumny: Zakres kryteriów : $C$1:$C$4 Rysunek 10. Ustawienia filtru zaawansowanego Pole kopiuj do jest aktywne przy zaznaczeniu opcji Kopiuj w inne miejsce. Pole Tylko unikatowe rekordy powoduje ukrycie zdublowanych wierszy danych spełniających dane kryterium. Po ustawieniu odpowiednich opcji i zakresów danych, należy kliknąć przycisk OK., aby uruchomić działanie filtra zaawansowanego. Uwaga: W celu wyszukania dokładnego wyrażenia tekstowego należy wykorzystać zapis wyrażenia w postaci: =''=wyrażenie. Przykład wykonania operacji w sposób tradycyjny i z użyciem przedstawionego wyrażenia: użytkownik chce wyświetlić wszystkich pracowników mających na imię Jan. W wypadku zdefiniowania kryterium Jan, system przefiltruje dane w taki sposób, jak przedstawiono to na rysunku 11. Rysunek 11. Filtrowanie niepoprawne
Laboratorium 4 Strona 7 z 11 Użycie przedstawionego wyrażenia, czyli zapisanie formuły w komórce C2: = =Jan i uruchomienie filtra zaawansowanego spowoduje wygenerowanie rezultatu takiego jak przedstawiono na rysunku 12. Rysunek 12. Filtrowanie poprawne W celu wyłączenia filtra zaawansowanego należy z menu Dane Filtr wybrać opcję Pokaż wszystko. Uwaga praktyczna: W wypadku stosowania wyrażeń tekstowych jako kryteriów można stosować znaki globalne, takie jak:? i *. Ich opis został przedstawiony na stronie 2. Ad 3. Sumy pośrednie (częściowe) Narzędzie to pozwala na tworzenie wierszy podsumowujących dla danych grup listy. Przykładowe operacje możliwe do wykonania za pomocą tego narzędzia to: obliczenie średnich wartości z określonych grup wierszy, wyznaczenie liczby elementów w grupie, itp. W celu wyliczenia sum pośrednich należy dysponować zbiorem danych. Przykład zostanie wykonany z wykorzystaniem pliku sprzedaż.xls. Schemat kroków zmierzających do wyliczenia sum pośrednich: a) posortować dane względem kolumny dla której ma zostać wyliczona suma pośrednia (częściowa) przykładowo: użytkownik chce wyliczyć sumy sprzedaży w poszczególnych miesiącach, więc dane należy posortować według miesięcy od stycznia do grudnia wynik sortowania przedstawiono na rysunku 13. b) po sortowaniu należy zaznaczyć dla jakiego zakresu tabeli użytkownik chce wyliczyć sumy częściowe w analizowanym przypadku zaznaczyć należy całą tabelę, c) z menu Dane należy wybrać opcję Sumy częściowe oknoo przedstawiono na rysunku 14. d) w polu Dla każdej zmiany w: należy podać nazwę kolumny dla której powinny zostać wyliczone sumy częściowe (dla niej zostanie utworzone podsumowanie), w polu Użyj funkcji: należy określić funkcję, która ma zostać zastosowana, w pole Dodaj sumę pośrednią do: należy zdefiniować na jakich wartościach zostanie wykonana wskazana funkcja, opcje dla rozpatrywanego przypadku przedstawiono na rysunku 15. e) po ustawieniu opcji według życzenia, należy kliknąć przycisk OK., co spowoduje wyliczenie sum pośrednich według ustawionych opcji wynik działania przedstawiono na rysunku 16.
Laboratorium 4 Strona 8 z 11 Rysunek 13. Dane źródłowe po sortowaniu Rysunek 14. Okno opcji narzędzia "Sumy pośrednie"
Laboratorium 4 Strona 9 z 11 Rysunek 15. Ustawienia narzędzia "Sumy pośrednie" dla analizowanego przykładu Rysunek 16. Wyliczone sumy pośrednie dla rozpatrywanego przykładu
Laboratorium 4 Strona 10 z 11 Kliknięcie przycisku powoduje zwinięcie danych źródłowych sumy pośredniej dotyczącej danego miesiąca. Widoczne u góry przyciski pozwalają na wybór odpowiedniego poziomu szczegółowości danych źródłowych. Funkcje wbudowane w narzędzie Sumy częściowe zostały przedstawione i krótka scharakteryzowane w tabeli 2. Tabela 2. Opis poszczególnych funkcji narzędzia "Sumy częściowe" Funkcja Suma Opis Zsumowanie wartości według określonej kolumny Przykład Rysunek 16. Licznik Zlicza ilość danych według określonej Styczeń Licznik 10 kolumny Luty Licznik 9 Średnia Wylicza średnią wartość według Styczeń Średnia 289,62 zł określonej kolumny z zadanym zakresie Luty Średnia 641,59 zł Maksimum Wyszukuje wartość maksymalną Styczeń Maksimum 1687,20 zł w zadanym zakresie dla danej kolumny Luty Maksimum 3200,50 zł Minimum Wyszukuje wartość minimum Styczeń Minimum 30,00 zł w zadanym zakresie dla danej kolumny Luty Minimum 4,00 zł Iloczyn Wymnażaa poszczególne wartości w zadanym zakresie dla danej kolumny Styczeń Iloczyn 2,918E+21 Licznik num. Zlicza ilość danych liczbowych według Styczeń Licznik 10 określonej kolumny Luty Licznik 9 OdchStd Wylicza odchylenie standardowe danych, gdzie bazą jest próba Styczeń OdchStd 497,74619 OdchStdc Wylicza odchylenie standardowe danych, gdzie bazą jest cała populacja Styczeń OdchStdc 472,20349 Wariancja Wylicza wariancję, gdzie bazą jest próba Styczeń Wariancja 247751,27 Wariancja populacji Wylicza wariancję, gdzie bazą jest cała populacja Styczeń Wariancja populacji 222976,14 W celu wyświetlenia tabeli danych bez wyliczonych sum pośrednich należy uruchomić opcję Sumy pośrednie i kliknąć przycisk Usuń wszystko. Uwaga praktyczna: Istnieje możliwość wyświetlania dwóch lub więcej sum częściowych dla danego zakresu danych. W tym celu należy zaznaczyć pierwszą wybraną przez użytkownika funkcje np. minimum i kliknąć przycisk OK.. Następnie należy wywołać opcję Sumy częściowe jeszcze raz i wybrać kolejną funkcję. Ważną operacją, jest ODZNACZENIE opcji Zmień bieżące sumy pośrednie, po jej odznaczeniu kliknąć należy przycisk OK.. System pokaże obie wyliczone funkcje jedna pod drugą. Przykład wyświetlenia wartości minimum, maksimum i średniej w jednym konspekcie przedstawiono na rysunku 17. Rysunek 17. Wywołanie trzech funkcji dla jednego konspektu
Laboratorium 4 Strona 11 z 11 Ad 4. Zadania do samodzielnego wykonania: a) zapoznać się z zaprezentowanymi materiałami laboratoryjnymi, b) korzystając z danych źródłowych wypróbować działanie filtru automatycznego, zaawansowanego i sum częściowych zgodnie z instrukcją laboratoryjną, c) wykonać następujące zadania z zakresu obsługi filtra automatycznego: wyświetlić wszystkich pracowników, którzy mieszkają w Krakowie i zarabiają powyżej 1500.- PLN lub poniżej 900,- PLN, wyświetlić wszystkich pracowników, którzy mieszkają w Niemczech i których nazwisko kończy się na er, wyświetlić wszystkich pracowników, którzy są kobietamii i posortować ich w kolejności rosnących wynagrodzeń, pominąć osoby mieszkające poza terytorium kraju. d) wykonać następujące zadania z zakresu obsługi filtra zaawansowanego: wyświetlić pracowników o imieniu Jan i Marek zamieszkałych w Krakowie, wyświetlić pracowników zamieszkały w Polsce i zarabiających w przedziale 1200,- 1300,- PLN, wyświetlić pracowników których pensja jest niższa od średniej pensji wszystkich pracowników o więcej niż 35%, wyświetlić pracowników których imię jest dłuższe niż 8 znaków, natomiast nazwisko krótsze lub równe 7 znaków, wyświetlić pracowników z Krakowa zarabiających do 200,- PLN mniej od pensji maksymalnej, oraz pracowników z Warszawy zarabiających do 100,- PLN więcej od pensji minimalnej e) wykonać następujące zadania z zakresu tworzenia sum pośrednich: wyliczyć wartości średnie ze sprzedaży poszczególnych produktów, dla każdego sprzedawcy wyliczyć średnią i całkowitą wartość sprzedaży w całym okresiee oraz ilość sprzedaży, które dany sprzedawca wykonał, dla każdego regionu wyliczyć ilość sprzedanych towaróww w szt., wyznaczyć średnią wartość sprzedaży w cały okresie oraz wartość minimum i maksimum sprzedaży, wyliczyć wartość minimalną, maksymalną i średnią sprzedaży dla miesięcy lipiec, sierpień i wrzesień w roku 1991 i 1992, wyliczyć sumę wartości sprzedaży dla poszczególnych rodzajów produktów oraz regionów dla sprzedaży powyżej 100 szt. Punkty c) i d) wykonać wykorzystując arkusz danych o nazwie adresy.xls, punkt e) wykonać przy wykorzystaniu arkusza danych o nazwie sprzedaż.xls.