Elbląg, dnia 21 listopada 2013 r. DTE.7028.1.2013.AW Zapytanie ofertowe I. ZAMAWIAJĄCY Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji ul. Karowa 1 82-300 Elbląg Tel: 55 625 63 00 Fax: 55 625 63 10 e-mail: mosir@mosir.elblag.eu REGON: 000662959 NIP: 578-10-08-771 zwraca się z prośbą o złożenie oferty cenowej II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest: Dostawa posiłków wg zamówień obiektów noclegowych Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Elblągu w 2014 roku w następujących wartościach szacunkowych: Średnia ilość dostarczanych posiłków w ciągu jednego miesiąca na wszystkie obiekty hotelowe: śniadania 175 porcji obiady 72 porcje kolacje - 41 porcji 2. Zamawiający zastrzega, że uśredniona miesięczna wielkość posiłków, w trakcie trwania całej umowy może być inna, niż oszacowano. Zamawiający informuje, że rzeczywiste ilości dostarczanych posiłków w poszczególnych miesiącach mogą być różne i zależne od zamówień gości hotelowych. III ZAKRES ZAMÓWIENIA OBEJMUJE: 1. przygotowanie i dostawę posiłków: śniadań, obiadów, obiadokolacji i kolacji wg zamówień obiektów noclegowych: a) Stadion, ul. Brzeska 41 w Elblągu, b) ATLETIKON, ul. Agrykola 8 w Elblągu z przeznaczeniem dla gości hotelowych. 2. sporządzanie propozycji minimum 3 zestawów menu (śniadań, obiadów i kolacji) z określeniem rodzaju, składników i gramatury poszczególnych posiłków na każdy kolejny tydzień (od poniedziałku do niedzieli). Propozycje te zostaną przedstawione do akceptacji dla Zamawiającego do piątku tygodnia poprzedzającego. Zamawiający będzie miał możliwość wyboru zaproponowanego zestawu, jeśli dokona zamówienia do godz. 17.00 dnia
poprzedniego. Zamawiający dopuszcza niewielkie zmiany zaproponowanych wcześniej posiłków i dostarczenia innych, po uprzednim telefonicznym zgłoszeniu i za jego zgodą. 3. świadczenie usługi na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem szklanek do napojów, sztućców metalowych, serwetek papierowych ( dopuszcza się w wyjątkowych sytuacjach podawanie posiłków na naczyniach jednorazowych, po uzyskaniu uprzedniej zgody przedstawiciela hotelu), 4. usuwanie na własny koszt, w każdym dniu dostarczenia posiłków, brudnych naczyń i resztek pokarmowych z obiektu noclegowego 5. świadczenie usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 6. estetyczne podawanie posiłków, 7. gotowość dostarczania posiłków w godzinach zmiennych określonych przez hotel między 6 30 a 21 00, 8. zamawianie obiadów, obiadokolacji i kolacji z wyprzedzeniem nie krótszym niż 60 minut, 9. zamawianie śniadań do godz. 20 00 dnia poprzedniego lub od godz. 5 30 w dniu zamówienia zachowując 60 minutowe wyprzedzenie czasowe, 10. dostarczanie posiłków własnym transportem spełniającym wymogi prawne środków transportu do przewożenia żywności, w pojemnikach gwarantujących utrzymanie odpowiedniej temperatury oraz jakości przewożonych potraw, 11. zorganizowanie obsługi posiłków i zabezpieczenie obrusów materiałowych, przy jednorazowym złożeniu zamówienia na co najmniej 12 posiłków, 12. prowadzenie ewidencji wydawanych posiłków oraz dostarczonej zastawy, szklanek, sztućców z podziałem na obiekty noclegowe, potwierdzonych każdorazowo przez osoby odbierające posiłki, 13. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej do współpracy z pracownikami zamawiającego (recepcjonistkami obiektów noclegowych), 14. terminowe dostarczanie posiłków na obiekty noclegowe zgodnie z telefonicznym zgłoszeniem zamówienia, z tolerancją opóźnienia maksymalnie do 10 minut, 15. przestrzeganie wymagań określonych w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171, poz. 1225 z późniejszymi zmianami). IV.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Data rozpoczęcia: 01.01.2014 r. Data zakończenia: 31.12.2014 r. III. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Oferty można składać osobiście w siedzibie Zamawiającego w pok. nr 4, przesłać pocztą w terminie do dnia 28 listopada 2013 r. do godz. 12.00 na adres: Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji ul. Karowa 1, 82-300 Elbląg tel./fax: 055 642-45-30 2. Oferty zostaną otwarte w dniu 28 listopada 2013 r. o godz. 12.30 w siedzibie Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Elblągu, przy ul. Karowej 1 w pok. nr 4. 3. Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami w sprawach przedmiotu zamówienia jest p. Aleksandra Wyżkiewicz tel. 55 625 63 12
OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY OFERTY 1. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najniższą ceną. 2. Zawiadomienie o wyniku postepowania zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego (BIP) www.bip.mosir.elblag.eu w zakładce: zamówienia publiczne do 14 000 euro. V. ZAŁĄCZNIKI Zał. nr 1 oferta cenowa Zał. nr 2 - wzór umowy /-/ Marek Wnuk Dyrektor MOSiR
OFERTA Załącznik nr 1 ZAMAWIAJĄCY Nazwa: MIEJSKI OŚRODEK SPORTU I REKREACJI Adres: 82-300 Elbląg, ul. KAROWA 1 WYKONAWCA / 1. Nazwa: Województwo: Miejscowość: Kod pocztowy: Kraj: Adres pocztowy (ulica, nr domu i lokalu): E-mail: Adres internetowy (URL): Tel.: Faks: Nawiązując do zapytania ofertowego na: dostawę posiłków wg zamówień obiektów noclegowych Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Elblągu w 2014 roku 1. Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę: Lp. Posiłek Uśredniona ilość posiłków w szt./miesiąc 1. śniadanie 175 /miesięcznie Cena jednostkowa netto zł/szt. VAT.% Ogółem wartość jednostkowa brutto zł/szt. Łączna kwota brutto stanowiąca iloczyn miesięcy obowiązywania (12 m-cy ), szacunkowej miesięcznej ilości posiłków oraz stawki brutto za 1 posiłek / 12 m-cy x cena brutto za 1 posiłek x miesięczna szacunkowa ilość posiłków/ 2. Obiad/ obiadokolacja 72 /miesięcznie 3. kolacja 41 /miesięcznie Łączna kwota brutto: łączna cena brutto: zł słownie złotych brutto:.. 2. Zobowiązujemy się do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie: data rozpoczęcia: 01 stycznia 2014 r. data zakończenia: 31 grudnia 2014 r.
. 3. Oświadczamy, że zawarte w zapytaniu ofertowym zaproponowane przez Zamawiającego warunki płatności zostały przez nas zaakceptowane. 4. Oświadczamy, że wzór Umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia umowy na wyżej wymienionych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. PODPISANO... imię, nazwisko, podpis i pieczątka lub czytelny podpis osoby uprawnionej (osób uprawnionych) do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia..., dnia...
Załącznik 2 wzór umowy UMOWA nr DTE-./2013 zawarta w dniu 2013 roku pomiędzy Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Elblągu, ul. Karowa 1, NIP:578-10-08-771, Regon: 000662959, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, w imieniu którego działa: Marek Wnuk - dyrektor MOSiR zwanym w dalszej części Zamawiającym a.. zwanym w dalszej części Wykonawcą. na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, strony zawierają umowę, o następującej treści: Umowa została zawarta z Wykonawcą wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania dostawę posiłków: śniadań, obiadów, obiadokolacji i kolacji wg zamówień obiektów hotelowych z przeznaczeniem dla gości hotelowych. Wykonawca zobowiązuje się do: 2. 1) przygotowania i dowozu posiłków: śniadań, obiadów, obiadokolacji i kolacji w stałej dostawie i cenie wg zamówień obiektów noclegowych MOSiR, tj. Stadion, przy ulicy Brzeskiej 41, Atletikon, przy ulicy Agrykola 8 w Elblągu, 2) sporządzania propozycji minimum 3 zestawów menu (śniadań, obiadów i kolacji) z określeniem rodzaju, składników i gramatury poszczególnych posiłków na każdy kolejny tydzień (od poniedziałku do niedzieli). Propozycje te zostaną przedstawione do akceptacji dla Zamawiającego do piątku tygodnia poprzedzającego. Zamawiający będzie miał możliwość wyboru zaproponowanego zestawu, jeśli dokona zamówienia do godz. 17.00 dnia poprzedniego. Zamawiający dopuszcza niewielkie zmiany zaproponowanych wcześniej posiłków i dostarczenia innych, po uprzednim telefonicznym zgłoszeniu i za jego zgodą. 3) świadczenia usługi na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem szklanek do napojów, sztućców metalowych, serwetek papierowych ( dopuszcza się w wyjątkowych sytuacjach podawanie posiłków na naczyniach jednorazowych, po uzyskaniu uprzedniej zgody przedstawiciela obiektu), 4) usuwania na własny koszt, w każdym dniu dostarczania posiłków, brudnych naczyń i resztek pokarmowych z obiektu noclegowego, 5) świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 6) estetycznego podawania posiłków, 7) gotowości dostarczania posiłków w godzinach zmiennych określonych przez hotel między 6 30 a 21 00, 8) dostarczania posiłków własnym transportem, spełniającym wymogi prawne środków transportu do przewożenia żywności w pojemnikach gwarantujących utrzymanie odpowiedniej temperatury oraz jakości przewożonych potraw, 9) zorganizowania obsługi posiłków i zabezpieczenie obrusów materiałowych, przy jednorazowym złożeniu zamówienia na co najmniej 12 posiłków, 10) prowadzenia ewidencji wydawanych posiłków oraz dostarczonej zastawy, szklanek, sztućców z podziałem na obiekty noclegowe, potwierdzonych każdorazowo przez osoby odbierające posiłki,
11) wyznaczenia osoby odpowiedzialnej do współpracy z pracownikami zamawiającego (recepcjonistkami obiektów noclegowych), 12) przestrzegania wymagań określonych w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia ( Dz. U. Nr 171, poz. 1225 z późniejszymi zmianami). 13) Terminowego dostarczania posiłków na obiekty noclegowe zgonie z telefonicznym zgłoszeniem zamówienia, z tolerancją opóźnienia maksymalnie do 10 minut. 3. Zamawiający zobowiązuje się do: 1) zamawiania obiadów, obiadokolacji i kolacji z wyprzedzeniem nie krótszym niż 60 minut, 2) zamawiania śniadań do godz. 20 00 dnia poprzedniego lub od godz. 5 30 w dniu zamówienia zachowując 60 minutowe wyprzedzenie czasowe. Termin wykonania zamówienia od 01 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. 1. Za jednostkę rozliczeniową strony przyjmują: a) cenę brutto 1 porcji śniadania:...zł tj.: za cenę bez VAT: zł + VAT % tj.. zł (stawka) słownie złotych brutto:. 4. 5. b) cena brutto 1 porcji obiadu/obiadokolacji: zł tj.: za cenę bez VAT: zł + VAT.. % tj... zł (stawka) słownie złotych brutto:.. c) cena brutto 1 porcji kolacji :.... zł tj.: za cenę bez VAT : zł + VAT % tj. zł (stawka) słownie złotych brutto:. d) Szacunkowa wartość wykonania przedmiotu zamówienia wynosi: zł brutto. Kwota ta stanowi iloczyn miesięcy obowiązywania (12 m-cy ), szacunkowej miesięcznej ilości posiłków oraz stawki brutto za 1 posiłek śniadania, obiadu/obiadokolacji i kolacji. Zamawiający zastrzega, że uśredniona miesięczna wielkości dostarczanych posiłków może być inna, niż oszacowano. W związku z powyższym całkowita wartość wykonania umowy może być inna. 2. Ceny jednostkowe podane w ust. 1 są cenami stałymi i nie ulegną zmianie w czasie obowiązywania umowy oraz zawierają wszelkie koszty związane z podaniem posiłków. 3. Za okres rozliczeniowy strony przyjmują 1 miesiąc. 4. Faktury VAT wystawiane będą przez Wykonawcę osobno na każdy obiekt noclegowy. Każdorazowo do faktury miesięcznej Wykonawca będzie załączał zestawienie dostarczonych posiłków, z uwzględnieniem dnia, rodzaju i ilości posiłków. 5. Nazwa płatnika (dane do faktury): Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji,ul. Karowa 1 82-300 Elbląg, NIP: 578-10-08-771 6. Termin płatności wynosić będzie 14 dni od daty złożenia faktury Zamawiającemu i zatwierdzenia przez kierownika obiektu zestawienia dostarczonych posiłków w danym okresie. 7. Zapłata następować będzie bezgotówkowo, przelewem na wskazane konto Wykonawcy.
6. 1. Wykonawca oświadcza, że jest w stanie wykonać zamówienie z dołożeniem należytej staranności pod względem jakości. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada pełne zabezpieczenie finansowe, organizacyjne, techniczne, pozwalające na wykonanie umowy. 3. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje, telefonicznie lub mailem o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. 7. 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia oceny oferowanych posiłków, pod kątem sprawdzenia ich gramatur oraz zgodności sporządzonych potraw z zaplanowanymi zestawami i jakości wykorzystanych surowców. 2. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w razie nienależytego wykonania warunków umowy przez Wykonawcę, a w szczególności czterokrotnego : a) dostarczania posiłków z opóźnieniem, lub b) dostarczania posiłków niskiej jakości, lub c) dostarczania posiłków o gramaturze niższej niż określono w zestawieniu tygodniowym, lub d) dostarczenia posiłków innych niż zaproponowane w zatwierdzonym zestawie bez zgody Zamawiającego 3. Zamawiający pomimo rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym zachowuje roszczenia o naprawienie wynikłej szkody. 8. W razie nienależytego wykonania umowy lub powstania szkody z winy Wykonawcy, zobowiąże się on do naprawienia powstałej szkody w całości i pokryje koszty nienależytego wykonania zamówienia. 9. Zamawiający może odstąpić od umowy w okolicznościach przewidzianych w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej i zawierać uzasadnienie. 10. Ewentualne kwestie sporne wynikłe w trakcie realizacji niniejszej umowy strony rozstrzygać będą polubownie. W przypadku nie dojścia do porozumienia spory rozstrzygane będą przez właściwy sąd powszechny. 11. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego, a w sprawach procesowych przepisy kodeksu postępowania cywilnego. 12. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: