Czym się kierować przy wyborze systemu ERP? poradnik
Inwestycja w system ERP to decyzja wiążąca na lata, generująca w pierwszym momencie koszty, ale przede wszystkim mająca decydujący wpływ na przebieg i efektywność pracy w naszym przedsiębiorstwie. Mimo tak dużej inwestycji wiele firm po jego wdrożeniu nie jest zadowolona. Jak tego uniknąć? Przeczytaj nasze uwagi, które pozwolą Ci wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy. 2
Przed spotkaniem z dostawcą oprogramowania, zadajmy sobie 3 pytania: 3
1. Dlaczego chcemy zmienić obecny system ERP? To pytanie kluczowe. Odpowiedź na nie ma wpływ na cały dalszy przebieg wyboru oprogramowania, dlatego nie powinna odpowiadać na nie tylko jedna osoba, ale wszystkie, które pracują na systemie. O co powinniśmy zapytać naszych pracowników? Przede wszystkim o to, jakie mają problemy podczas pracy na obecnym systemie, dlaczego uważają, że powinniśmy w firmie wdrożyć system ERP lub zmienić obecny na nowszy. Dotychczasowe oprogramowanie może być np. przestarzałe, albo nie spełniać wymogów wynikających z rozwoju przedsiębiorstwa.! KLUCZ DO TRAFNEGO WYBORU systemu ERP Po pierwsze, powinieneś przeprowadzić bezpośrednie i bardzo rzeczowe rozmowy z pracownikami, którzy będą pracować na nowym systemie ERP. Po drugie, sporządzić listę z argumentami/powodami, DLA których pracownicy chcą zmienić system na nowy. 4
2. Co chcemy osiągnąć poprzez wdrożenie nowego systemu? Przed zakupem oprogramowania ERP musimy wiedzieć czy chcemy go zmienić, bo nie jesteśmy zadowoleni z systemu, na którym pracujemy obecnie i chcemy przejść na inne rozwiązanie, ale zachowując sposób pracy taki jak wcześniej. Czy też zależy na usprawnieniu pracy w organizacji i uzyskaniu konkretnych korzyści materialnych w postaci większych mocy przerobowych i obniżeniu kosztów dzięki informatyzacji i automatyzacji naszych procesów operacyjnych. To pytanie, które decyduje o tym, co będzie czynnikiem decydującym o tym, czy zmiana systemu będzie przez nas traktowana jako zwykły wydatek, który wygenerował określone koszty w firmie, czy też działania staną się inwestycją, która w perspektywie zwróci się nam w postaci niższych wydatków i większych mocy przerobowych. KLUCZ DO TRAFNEGO WYBORU systemu ERP! Kupujący musi z jednej strony przeprowadzić analizę obecnych procesów w organizacji i zdefiniować obszary, w których praca po wdrożeniu nowego systemu ERP ma zostać usprawniona oraz w jaki sposób chce zmierzyć czy cel został osiągnięty. Celem może być np. skrócenie czasu obiegu dokumentów w firmie o 20 procent. Ważne, aby w analizę obecnych procesów oraz definiowanie ulepszeń zostali włączeni pracownicy, którzy na co dzień w nich 5 uczestniczą w przedsiębiorstwie.
3. Jaki budżet chcemy przeznaczyć na nowy system? Odpowiedź na to pytanie jest z jednej strony uwarunkowana ograniczeniami budżetowymi, które ma dana firma, z drugiej zaś podchodząc do zakupu oprogramowania, jako inwestycji oraz mając jasno określone wymierne korzyści (wynikające z odpowiedzi na wcześniejsze pytanie) będzie nam łatwiej określi czy koszty oprogramowania/wdrożenia są współmierne do zaplanowanych korzyści. Gdy odpowiesz na listę podstawowych pytań, zacznij zadawać te, które dotyczą wyboru najlepszego dostawcy. 6
Co WZIĄĆ pod uwagę wybierając firmę, która dostarczy i wdroży system ERP W NASZEJ FIRMIE? 7
1. Czy dostawca zadał nam pytania, na które powinniśmy odpowiedzieć we własnej firmie? Najważniejsze jest pierwsze spotkanie. Już na samym początku dostawca powinien, a nawet musi, zadać klientowi trzy podstawowe pytania: Dlaczego jest rozważany zakup oprogramowania? Co chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu nowego systemu (jakie korzyści ma nam ono przynieść)? Jaki budżet jest zaplanowany na realizację przedsięwzięcia? Dopiero znając odpowiedzi na te pytania dostawca jest w stanie ocenić jaki system oraz jakie jego komponenty będą potrzebne do realizacji zamierzonych celów. 8
2. W jaki sposób odbywa się prezentacja nowego systemu? Czy oprogramowanie pokazywane jest według metody funkcjonalnej czy procesowej? 9 Część spotkań to niestety rozmowy, które odbywają się według następującego schematu: umawiamy się na spotkanie z firmą, która potencjalnie dostarczy nam oprogramowanie, dostawca prezentuje program i odpowiada na pytania czy dana funkcja jest dostępna w programie i jak ona działa. Podejście przedstawione powyżej jest nazywane podejściem funkcjonalnym. Zapewnia jedynie dostępność określonych funkcji, nie przekładając się w żadnym stopniu na optymalizację procesów pracy. Drugie podejście, podejście procesowe - spotkanie skupia się wokół przebiegu procesów w przedsiębiorstwie i tego, jak mają one przebiegać po wdrożeniu. Podejście procesowe daje pewność, że program będzie posiadał potrzebne funkcje. Z drugiej zaś strony sprawia, że zostaną one efektywnie wykorzystane do optymalizacji workflow w przedsiębiorstwie, czyli optymalizacji procesów biznesowych.
3. Czy dostawca oferuje nam usługi przedwdrożeniowe? Dostawca oprogramowania powinien na samym początku zaoferować nam tzw. analizę przedwdrożeniową, która zweryfikuje założenia postawione przez firmę. Analiza przedwdrożeniowa pozwoli również dokładnie zdefiniować zakres wdrożenia, czyli tego, co i jak trzeba właściwie zrobić. Analiza może być zrobiona przez niezależnego dostawcę i wykorzystana przez nas nawet, jeśli docelowo program dostarczy i wdroży zupełnie inny dostawca. Taka analiza to fundament właściwego doboru i wdrożenia oprogramowania w firmie. 10
4. Czy dostawca posiada w swojej ofercie więcej niż jeden system? Szersza oferta, uwzględniająca możliwość wyboru pomiędzy różnymi systemami ERP, daje szansę na niezależne dopasowanie oprogramowania do potrzeb naszego przedsiębiorstwa. Dzięki temu mamy pewność, że dostawca nie namawia nas do konkretnego systemu, tylko dlatego, że nie posiada innego alternatywnego oprogramowania w swojej ofercie. 11
5. Jak długo dostawca jest na rynku i jakie ma zaplecze finansowo personalne? Wdrożenie systemu ERP jest decyzją na kilka następnych lat. Szukając właściwego dostawcy, należy sprawdzić jak długo działa on na rynku, ile systemów wdrożył, czy posiada referencje od swoich klientów oraz jakimi zasobami informatycznymi dysponuje. Często zdarza się tak, że małe i nowe firmy oferują wdrożenie systemu ERP, a za rok czy dwa znikają z rynku. Warto o tym pamiętać zwłaszcza, że często dopiero po wdrożeniu pojawiają się pytania pracowników, dodatkowe potrzeby i pomysły np. dotyczące rozszerzeń pewnych funkcjonalności. Dlatego ważne jest, aby wybrany dostawca z jednej strony mógł zapewnić wdrożenie systemu na wysokim poziomie, ale też aby dawał pewność, że będzie on dostępny w przyszłości, w celu zapewnienia bieżącej opieki nad oprogramowaniem. 12
6. Co poza systemem oferuje dostawca? 13 Przy wyborze dostawcy należy wziąć pod uwagę nie tylko usługi czysto wdrożeniowe jak analiza przedwdrożeniowa, wdrożenie, szkolenia, ale również usługi powdrożeniowe, takie jak bieżąca obsługa hotline, umowa serwisowa, regularne aktualizacje systemu ERP oraz tzw. czas reakcji, czyli szybkość, z jaką firma reaguje w przypadku problemów technicznych z oprogramowaniem. 7. Czy firma posiada zespół developerów, którzy będą w stanie doprogramować potrzebne funkcjonalności? Niezależnie od tego jakie oprogramowanie wybierzemy może pojawić się konieczność dodatkowego zaprogramowania pewnych funkcji, interfejsów czy raportów, które będą generowały się automatycznie z systemu. Ważne jest, aby wybrany przez nas dostawca mógł nam takie usługi dostarczyć w ramach prowadzonej przez niego działalności - dzięki temu wszystkie usługi
będą utrzymywane w jednym miejscu. Ważne też czy programiści są zatrudnieni na etacie u danego dostawcy czy też posiadają inną formę zatrudnienia, taką jak umowa o dzieło czy kontrakt. Jeśli pracownik posiada stały etat w firmie mamy pewność, że jeśli będziemy mieli problem z dodatkową funkcjonalnością, to będziemy mogli otrzymać fachową pomoc od osoby, która to rozwiązanie tworzyła. Pamiętajmy też, że jeśli kupujemy oprogramowanie ERP i rozwiązania dedykowane (specjalnie zaprogramowane dla nas funkcje) w jednej firmie, to w przypadku jakichkolwiek problemów z funkcjonowaniem oprogramowania, nie trzeba obawiać się, że odpowiedzialność za dany problem będzie przerzucana z firmy, która wdrożyła system na firmę, która doprogramowała daną funkcjonalność i odwrotnie. Jeśli wybierając system i dostawcę będziemy stosować się do powyższych wytycznych zwiększymy szanse na to, że wybrane przez nas oprogramowanie i dostawca spełnią oczekiwania naszej firmy. W efekcie skutecznie wpłyniemy na poprawę procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. 14
autor Mateusz Gierulski Product Manager and Business Analyst DATEV.pl jest wiodącym dostawcą rozwiązań informatycznych, głównie dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, biur rachunkowych biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych. Ponad 12 lat doświadczenia w sprzedaży i wdrożeniach systemów ERP, na rynku polskim i 50 lat na rynkach europejskich pozwoliło na wypracowanie oferty DATEV dostosowanej do indywidulanych potrzeb biznesowych.