Shell Card Online usługa fakturowania elektronicznego Podręcznik użytkownika Wersja 2.6 Wrzesień 2011 r.
Spis treści 1 Dostęp do Shell Card Online usługi fakturowania elektronicznego... 3 1.1 Bezpośredni dostęp... 3 1.2 Dostęp za pośrednictwem usługi Shell Card Online... 3 1.3 Co powinien zrobić użytkownik, który zapomniał hasła... 4 2 Korzystanie z usługi fakturowania elektronicznego... 7 2.1 Pierwsze logowanie... 7 2.2 Funkcja Skontaktuj się z nami:... 8 2.3 Funkcja Samodzielne zarządzanie dane użytkownika... 9 2.4 Funkcja FAKTURY (jak wyszukać fakturę)... 11... 11 2.5 Wyświetlanie faktury... 12 2.6 Pobieranie faktury... 13 2.7 Jak pobrać raport weryfikacyjny... 16 3 Dalsza pomoc... 20 3.1 Jak uzyskać dostęp do Podręcznika użytkownika... 20 2/20
1 Dostęp do Shell Card Online usługi fakturowania elektronicznego Bezpośredni dostęp należy kliknąć hiperłącze zamieszczone w wiadomości e-mail otrzymanej po zarejestrowaniu się w usłudze. Dostęp za pośrednictwem usługi Shell Card Online należy wpisać w przeglądarce następujący adres URL: https://www.euroshell.pl/shellcardonline, a następnie kliknąć Fakturowanie elektroniczne w portlecie Moja kontrola dostępu. 1.1 Bezpośredni dostęp Jeśli użytkownik przejdzie do witryny bezpośrednio, w obszarze Elektroniczna faktura znajdzie stronę logowania, która wygląda następująco: Zmień ustawienie opcji Wybierz język Rys. 1. Strona logowania Tutaj należy wprowadzić identyfikator użytkownika i hasło. 1.2 Dostęp za pośrednictwem usługi Shell Card Online Jeśli użytkownik przejdzie do głównej strony logowania systemu Shell Card Online, zobaczy następujący ekran: 3/20
Rys. 2. Strona główna systemu Shell Card Online Wybierz opcję Fakturowanie elektroniczne W portlecie Moja kontrola dostępu należy kliknąć opcję Fakturowanie elektroniczne. 1.3 Co powinien zrobić użytkownik, który zapomniał hasła Jeśli hasło zostało zapomniane, należy użyć funkcji Nie pamiętam hasła na stronie logowania. Spowoduje to wygenerowanie nowego hasła do systemu, które zostanie automatycznie przesłane na adres e-mail użytkownika. Opcja przypominania hasła Rys. 3. Opcja Nie pamiętam hasła na ekranie logowania do systemu Shell Card Online 4/20
Opcja przypominania hasła Rys. 4. Opcja Nie pamiętam hasła na ekranie logowania do usługi Fakturowanie elektroniczne Zostanie wyświetlony jeden z tych ekranów: Wprowadź identyfikator użytkownika Rys. 5. Wysyłanie prośby o przesłanie nowego hasła 5/20
Wprowadź identyfikator użytkownika Rys. 6. Wysyłanie prośby o przesłanie nowego hasła Na każdym z tych ekranów należy wprowadzić Identyfikator użytkownika, a następnie nacisnąć przycisk Prześlij. Nowe hasło zostanie przesłane natychmiast. 6/20
2 Korzystanie z usługi fakturowania elektronicznego 2.1 Pierwsze logowanie Podczas uzyskiwania dostępu do funkcji fakturowania elektronicznego po raz pierwszy użytkownik zostanie poproszony o przeczytanie ważnych informacji o usłudze. Należy zapoznać się z nimi przed przejściem dalej. Rys. 7. Ważne informacje na temat usługi fakturowania elektronicznego Należy kliknąć łącze Warunki, co spowoduje otwarcie dokumentu PDF, który można pobrać i zachować w celach referencyjnych. 7/20
2.2 Funkcja Skontaktuj się z nami: Gdy potrzebna jest pomoc, można kliknąć tę opcję, aby wyświetlić numer telefonu i adres e-mail do Biura Obsługi Klienta Shell. Rys. 8. Opcja Kontakt do Shell 8/20
2.3 Funkcja Samodzielne zarządzanie dane użytkownika Rys. 9. Opcja Samodzielne zarządzanie Ta opcja umożliwia zmianę/poprawienie następujących własnych ustawień użytkownika: Język Adres E-mail Numery telefonów Aktywuj powiadomienia e-mail na potrzeby Fakturowania elektronicznego Jeśli powiadomienia e-mail zostaną włączone w przypadku Fakturowania elektronicznego, za każdym razem, gdy faktura będzie gotowa do pobrania, użytkownik otrzyma pocztą e-mail powiadomienie podobne do następującego: 9/20
Powiadomienie e-mail Nowa faktura czeka pod adresem www.euroshell.pl/shellcardonline Numer faktury: xxxxxxxxxx Data faktury: dd.mm.rrrr Kwota brutto: xxxxxxx,xx GBP Termin: dd.mm.rrrr Witaj $CUSTOMER$, Faktura elektroniczna jest gotowa do pobrania. Można zalogować się do aplikacji do fakturowania elektronicznego pod adresem www.euroshell.pl/shellcardonline przy użyciu identyfikatora użytkownika i hasła. Jeśli hasło zostało zapomniane, można poprosić o nowe przy użyciu funkcji Nie pamiętam hasła dostępnej na stronie logowania. Podczas pobierania faktur automatycznie sprawdzany jest podpis elektroniczny. Należy pamiętać o pobraniu i zarchiwizowaniu wszystkich trzech elementów (pliku PDF z fakturą, pliku PDF z raportem weryfikacyjnym, pliku XML z podpisem). Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika, do którego dostęp można uzyskać, klikając łącze u góry strony głównej fakturowania elektronicznego. Każdą fakturę należy pobrać w ciągu 13 miesięcy od jej wystawienia, a następnie przechowywać w postaci elektronicznej zgodnie z wymaganiami prawnymi. Pozdrawiamy Shell Card Online Nowy sposób współpracy z firmą Shell: dostęp online przez całą dobę, 7 dni w tygodniu; blokowanie kart; spersonalizowane raporty o transakcjach; alerty umożliwiające zabezpieczenie floty. Aby uzyskać więcej informacji: kliknij tutaj Zespół Kart euroshell Ta wiadomość e-mail została wygenerowana przez system. Nie należy na nią odpowiadać. W przypadku pytań należy odwołać się do naszej strony, która znajduje się pod adresem www.shellcardonline.shell.com Anuluj subskrypcję Polityka prywatności Warunki www.shell.com.my $SHELLADDRESS$ Rys. 10. Przykładowe powiadomienie e-mail 10/20
2.4 Funkcja FAKTURY (jak wyszukać fakturę) Kliknięcie przycisku Faktury na szarym pasku spowoduje wyświetlenie tego ekranu: Rys. 11. Wyszukiwanie proste Można najpierw kliknąć Wyszukaj, nie wprowadzając wcześniej wyników wyszukiwania. W takim przypadku zostaną wyświetlone wszystkie faktury elektroniczne dostępne dla Identyfikatora konta zewnętrznego/identyfikatora konta Super SIRAS: Rys. 12. Wynik Wyszukiwania prostego 11/20
Zamiast tego można wprowadzić kryteria wyszukiwania w polach na ekranie Wyszukiwanie proste: Numer faktury Stan faktury (nowa, wyświetlona, pobrana, przywrócona) Data wystawienia Termin Kwota brutto Identyfikator konta zewnętrznego Identyfikator konta Super SIRAS Status faktury można określić na podstawie ikony statusu: Nowa faktura Faktura, która została wyświetlona Faktura, która została pobrana Faktura, która zostanie usunięta 2.5 Wyświetlanie faktury Aby wyświetlić fakturę, należy kliknąć jej numer lub ikonę statusu, co spowoduje wyświetlenie dokumentu w programie Adobe Reader. Do pobierania służą pola wyboru i przycisk. Aby tylko 12/20
Rys. 13. Wyświetlanie faktury 2.6 Pobieranie faktury Aby pobrać fakturę, należy zaznaczyć znajdujące się obok niej pole wyboru, a następnie kliknąć przycisk Pobierz. Za jednym razem można zaznaczyć jedną fakturę, wiele faktur lub wszystkie. Należy wybrać co najmniej jedną fakturę z listy wyników Aby pobrać, zaznacz pola wyboru i kliknij Pobierz Rys. 14. Pobieranie faktury Po wybraniu faktury do pobrania zostanie wyświetlone następujące wyskakujące okienko: Rys. 15. Otwieranie pliku zip ze spakowaną fakturą Jeśli zostaną wybrane opcje Otwórz lub Zapisz, zostanie wyświetlone poniższe okno (z zawartością pliku zip). 13/20
Rys. 16. Rozpakowywanie plików pdf i xml Okno zawiera dwa elementy: o fakturę w formacie programu Adobe Acrobat (pdf), o dokument w formacie xml z potwierdzeniem podpisu elektronicznego. Aby zacząć zapisywać oba pliki w folderze archiwum na lokalnym serwerze, należy kliknąć Rozpakuj. Można też wybrać miejsce na dysku lokalnym, w którym faktury mają być archiwizowane. 14/20
Rys. 17. Wybór folderu na serwerze lub dysku lokalnym przed rozpoczęciem rozpakowywania Po naciśnięciu przycisku Rozpakuj zostanie utworzony folder z numerem faktury, w którym zostaną umieszczone poszczególne pliki. Należy pamiętać, że plik xml jest ważny, ponieważ jest potrzebny do zweryfikowania autentyczności faktury elektronicznej, trzeba go więc zawsze zapisywać razem z plikiem pdf! Rys. 18. Automatycznie tworzony folder z numerem faktury w nazwie Następnie automatycznie wyświetli się ekran Wynik pobierania (Rys. 19.). Jeśli faktura została z powodzeniem pobrana, należy kliknąć przycisk Tak. Rys. 19. Ekran Wynik pobierania 15/20
2.7 Jak pobrać raport weryfikacyjny Aby pobrać raport weryfikacyjny, najpierw należy kliknąć łącze do weryfikacji. Na tej stronie można sprawdzić, czy podpis elektroniczny użyty do podpisania faktur jest prawidłowy. Jeśli weryfikacja zakończy się powodzeniem, będzie można pobrać raport weryfikacyjny. Aby rozpocząć proces weryfikacji, należy przesłać dokumenty faktury ze swojego archiwum. Rys. 20. Weryfikacja faktury Krok 1. Prześlij dokument. Przejdź do folderu archiwum, wybierz i prześlij plik PDF faktury, którą chcesz zweryfikować. Krok 2. Prześlij potwierdzenie. Przejdź do folderu archiwum i prześlij plik XML powiązany z fakturą, którą chcesz zweryfikować. Te dwa pliki powinny zostać wcześniej zapisane w tym samym folderze podczas pobierania faktury. 16/20
Rys. 21. Weryfikacja faktury wybór plików Rys. 21. Weryfikacja faktury Po wybraniu i przesłaniu dwóch plików pdf i xml kliknij przycisk Zweryfikuj. Zostanie wyświetlony komunikat Przetwarzanie żądania. 17/20
Rys. 22. Ekran wyniku weryfikacji Na stronie wyniku zostanie wyświetlony komunikat Weryfikacja zakończyła się powodzeniem, a raport weryfikacyjny (PDF) będzie dostępny do pobrania: 18/20
Wymagane jest pobranie i zarchiwizowanie wszystkich 3 dokumentów. W przypadku kontroli podatkowej konieczne może być przedstawienie organom podatkowym wszystkich 3 dokumentów zgodnie z lokalnym ustawodawstwem. Plik PDF z fakturą Plik XML Raport weryfikacyjny Wszystkie faktury należy pobrać i zarchiwizować w ciągu 13 miesięcy. Po 13 miesiącach faktury nie będą dostępne do pobrania. 19/20
3 Dalsza pomoc 3.1 Jak uzyskać dostęp do Podręcznika użytkownika Łącze do Podręcznika użytkownika znajduje się w POMOCY u góry ekranu aplikacji Fakturowanie elektroniczne: Rys. 23. Pomoc 20/20