Outsourcing w placówkach medycznych

Outsourcing w placówkach medycznych

Outsourcing w placówkach medycznych Outsourcing stanowi współcześnie jedną z kluczowych koncepcji zarządzania. Jest powszechnie stosowany zarówno w krajach rozwiniętych, jak i rozwijających się. Wprowadzenie obszarów oddawanych w outsourcing w działalności jednostek gospodarczych zwiększa elastyczność i efektywność organizacji, a zatem i zdolność do szybszego reagowania na bodźce zewnętrzne. W związku z dynamicznymi zmianami otoczenia biznesowego, globalizacją, szybkim postępem technologicznym oraz stale rosnącym poziomem konkurencji, posiadanie zasobów wewnątrz placówki jest już wskazane, natomiast pożądana jest umiejętność sprawnego i umiejętnego ich kontrolowania. Outsourcing obejmuje obecnie nie tylko funkcje pomocnicze i wspierające działanie jednostek, lecz także coraz częściej ich strategiczne działy, np. zarządzanie zasobami ludzkimi czy projektowanie systemów informacyjnych. Kompleksowość usługi Należy się spodziewać, że oczekiwania względem firm outsourcingowych będą wychodziły poza aspekty kosztowe i jakościowe. Coraz większego znaczenia nabiera bowiem kompleksowość obsługi (np. rozwój zintegrowanych systemów informatycznych, rozwój branży kompleksowej obsługi finansowej, coraz popularniejszy outsourcing procesów biznesowych) i wysoka jakość. Mniejsza liczba dostawców to mniejsze koszty transakcyjne i produkcyjne, znajomość partnera i możliwość lepszego dostosowania usługi do zgłaszanych potrzeb. To także mniejsze zagrożenie wypływania poza jednostkę istotnych informacji oraz możliwość lepszej koordynacji współpracy. Analizy na rynkach amerykańskich i europejskich wskazują na potencjał rozwojowy nowych strategii outsourcingu, np.: zoutsourcing prowadzony wraz z konsorcjum, tj. z wyłonionym jednym podmiotem, zspółki joint venture tworzone między klientem a dostawcą usług, zbusiness Process Outsourcing, zbrand Service Company. W Polsce rynek outsourcingu jest mniejszy niż w krajach wysoko rozwiniętych, ze względu na relatywnie jego krótką historię. W porównaniu z państwami wysoko rozwiniętymi w naszym kraju wiele firm nie jest jeszcze przygotowanych do przejścia z zarządzania ludźmi i procesami na zarządzanie dostawcami. Polscy kierownicy i dyrektorzy obawiają się ryzyka utraty wiedzy na temat przebiegu procesów w ich organizacjach. Nie mają w tym zakresie wystarczających doświadczeń, nie są więc otwarci na rozmowy o oddaniu pewnych obszarów obcej organizacji. WAŻNE Polscy kierownicy i dyrektorzy obawiają się ryzyka utraty wiedzy na temat przebiegu procesów w ich organizacjach. Temat outsourcingu jest coraz bardziej nagłaśniany w mediach, odbywa się też coraz więcej konferencji na temat tego modelu prowadzenia biznesu, a firmy polskie czerpią wzorce prowadzenia działalności 2

z firm zagranicznych, odnoszących sukcesy i zarazem opartych na różnych formach wsparcia zewnętrznego. Można się zatem spodziewać, że w najbliższych latach będziemy obserwować coraz większe zainteresowanie korzystaniem z zaawansowanych modeli outsourcingu przez firmy krajowe. Ograniczenia rozwoju outsourcingu S łabo rozwinięty rynek usług kompleksowych i o charakterze pomocniczym, stosunkowo niska świadomość kadry kierowniczej na temat możliwości, zakresu oraz korzyści wynikających ze stosowania outsourcingu, obawa przed uzależnieniem się od wykonawcy zewnętrznego, konkurencja polskich przedsiębiorstw z organizacjami zamożniejszymi, o wysokiej świadomości zarządzania organizacją, lepiej przygotowanymi pod względem technologicznym i know-how. Otwarcie na efektywne zarządzanie Można przypuszczać, że rosnąca siła usług i wysoka konkurencyjność z podmiotami zagranicznymi przyczyni się do walki o nowe rynki, a także do otwarcia na sposoby efektywnego zarządzania. Outsourcing staje się obiektem zainteresowania jako koncepcja lepszego dostępu do specjalistycznej wiedzy, koncentracji na kluczowych kompetencjach oraz podnoszenia konkurencyjności dzięki korzystaniu z umiejętności jednostki zewnętrznej. Wzrastająca liczba miejsc pracy w sferze usług i stale rosnący udział tej branży w PKB pozwala wysunąć przypuszczenie, że w najbliższych latach zauważalne będzie poszerzanie oferty przedsiębiorstw usługowych i nastawienie na bardziej elastyczne dopasowanie do specyficznych potrzeb klientów. Z drugiej strony presja konkurencji firm zagranicznych i szeroki dostęp do wiedzy i zasobów państw wysoko rozwiniętych zaowocują otwarciem polskich placówek medycznych na nowoczesne koncepcje zarządzania, do których należy outsourcing. Outsourcing jako model współpracy zdalnej Niełatwo jest zdobyć specjalistyczną wiedzę na temat stale rozwijających się technologii, a jeszcze trudniej być stale na bieżąco. Dobrym i rozsądnym rozwiązaniem jest zwrócenie się do specjalistów z firmy zewnętrznej, którzy mogą zagwarantować stały poziom usług przez wiele lat. Gdy pracownicy wewnątrz organizacji zdobędą specjalistyczną wiedzę, najczęściej odchodzą, aby z korzyścią dla siebie sprzedawać ją na otwartym rynku. Postęp technologiczny i zmiany w strukturze wykształcenia nowoczesnych społeczeństw kreują nowy rodzaj usług. Połączenie specjalistycznej wiedzy z nowoczesnymi formami jej przekazywania to podstawa gospodarki elektronicznej. W odniesieniu do intensywnie rozwijającego się rynku outsourcingu, szczególnego znaczenia nabiera model współpracy polegający na wykorzystaniu nowoczesnych form kontaktu i przekazywania danych. Internet, poczta elektroniczna, skype mogą stanowić doskonałe, szybkie i niedrogie narzędzia komunikacji oraz promocji. Szeroko rozumiana współpraca zdalna należy do ważnych kanałów wymiany informacji między partnerami biznesowymi. Usługa świadczona za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub publicznych sieci telekomunikacyjnych nie wymaga jednoczesnej obecności stron w tej samej lokalizacji i pozwala na częściową lub pełną automatyzację umożliwia zatem redukcję kosztów oraz efektywniejsze wykorzystanie czasu i potencjału ludzkiego. Korzyści z outsourcingu Współpraca zdalna w sferze usług outsourcingu to obecnie niemalże nieograniczone możliwości. Outsourcing przestaje być traktowany jako proste źródło oszczędności i przewagi konkurencyjnej. Coraz większego znaczenia nabierają takie czynniki, jak: podnoszenie jakości, usprawnianie podstawowych kompetencji czy innowacje w zakresie procesów obsługi. W tak nowoczesnej i dynamicznie rozwijającej się dziedzinie, jaką jest outsourcing, nie sposób nie wykorzystać tak nowatorskiego rozwiązania, jak e-usługa. To doskonałe połączenie postępu technologicznego XXI wieku z współczesną koncepcją zarządzania może przynieść jedynie pozytywny wpływ na procesy zarządzania w erze globalizacji i zmiennego otoczenia rynkowego. Mądrze przemyślana i wdrożona koncepcja współpracy zdalnej jest istotnym elementem wpływającym na poprawę efektywności oraz skuteczności działania placówek medycznych. Katarzyna Ochnicka senior menedżer, Outsourcing Rachunkowości Grant Thornton 3

Jak się przygotować do zlecania usług firmom Jeżeli wdrożenie outsourcingu ma przynieść wymierne korzyści, wymaga rzetelnego podejścia i szerokiej analizy. Nowoczesny outsourcing dobrej jakości oznacza przede wszystkim poprawę wydajności zleceniodawcy oraz umożliwia mu korzystanie z fachowej wiedzy i bogatego doświadczenia zewnętrznych ekspertów. Firmy świadczące usługi outsourcingowe są specjalistami w swojej dziedzinie zwykle obowiązują je ustandaryzowane procedury pracy, precyzyjnie zdefiniowane ścieżki kontroli, wyśrubowane normy narzucające konieczność bieżącego doskonalenia oraz aktualizowania posiadanych informacji, a także stały dostęp do nowoczesnych technologii. Poza tym mają tę przewagę nad wewnętrznymi działami zleceniodawcy, że na co dzień stykają się z przeróżnymi sytuacjami w obsługiwanych podmiotach, dzięki czemu mogą proponować niestandardowe, skuteczniejsze rozwiązania. To wszystko sprawia, że korzystanie z outsourcingu zapewnia dużo tańszy dostęp do informacji oraz rozwiązań najwyższej próby. Dodatkową zaletą outsourcingu jest możliwość podparcia się renomą zleceniobiorcy w kontaktach biznesowych z innymi kontrahentami jego fachowość i autorytet powinny być gwarantem jakości i zaufania w prowadzonym biznesie. Finansowa kalkulacja Zwykle pierwsze skojarzenie z outsourcingiem to korzyści finansowe. Jednak warto pamiętać, że wyliczenia winien-ma w tym przypadku nie sprowadzają się do zwykłego porównania kosztów zatrudnienia pracownika i wyposażenia jego miejsca pracy z zapłaceniem np. zryczałtowanej miesięcznej stawki zewnętrznej firmie. Trzeba doliczyć także koszty rekrutacji, urlopów, szkoleń, specjalistycznych wydawnictw, zakupu i eksploatacji aktualnego oprogramowania oraz bieżącego funkcjonowania stanowiska pracy (zużycie materiałów biurowych, mediów itd.). Do tego dochodzą koszty związane z administracją i zarządzaniem danym pracownikiem przez innych zatrudnionych. Te parametry często umykają uwadze osób analizujących koszty outsourcingu, a są znaczącą pozycją po stronie wydatków firmy i muszą być uwzględnione. Poza tym często nie są brane pod uwagę inne, ale mniej oczywiste zalety outsourcingu, jak na przykład: możliwość redukcji powierzchni biurowej lub wykorzystania jej na alternatywne cele, oszczędność czasu pracowników administracyjnych i menedżerów, którzy mogą go wykorzystać do pracy nad innymi zadaniami. Jak bardzo można zatem zyskać na outsourcingu? Krótkoterminowo znacznie więcej, niż wskazywałby na to zwykły rachunek finansowy, natomiast długoterminowo to, co najcenniejsze: czas oraz poczucie bezpieczeństwa i spokoju. WAŻNE Po wielu latach istnienia i rozwoju branży na zewnątrz można podzlecać praktycznie dowolną grupę operacji biznesowych, także prawniczych, ochroniarskich i sprzątania. 4

Redukcja ryzyka Współczesny outsourcing oznacza zdecydowane obniżenie ryzyka w stosunku do prowadzenia analogicznych działań na własny rachunek. W przypadku np. outsourcingu rachunkowości dotyczy to choćby mandatów karnych czy odsetek za nieterminowe naliczenie zobowiązań publicznoprawnych przez dział finansowy. Rzadko która firma, niespecjalizująca się w tej dziedzinie, posiada ubezpieczenie na wypadek takiego zdarzenia natomiast firmy oferujące out sourcing ksiąg, kadr i płac posiadają obligatoryjnie wysokie polisy. Podobnie jest w przypadku awarii sprzętu czy systemów informatycznych. Która placówka medyczna jest profesjonalnie zabezpieczona przed takim ryzykiem? A co w przypadku nieplanowanej nieobecności głównego księgowego czy informatyka? Te obawy znikają w momencie przekazania poszczególnych obszarów biznesowych rzetelnemu outsourcerowi. Ryzyko spada do akceptowalnego poziomu. Outsourcing nie musi obejmować wyłącznie księgowości czy IT. Po wielu latach istnienia i rozwoju branży, na zewnątrz można podzlecać praktycznie dowolną grupę operacji biznesowych, także prawniczych, ochroniarskich, sprzątania, a niejednokrotnie również (w przypadku wielkich korporacji) części produkcji. Możliwości są praktycznie nieograniczone. Można sobie nawet wyobrazić, że istnieje placówka, która poza grupą pracowników medycznych wszystko zleca podmiotom zewnętrznym. Tylko szczegółowa analiza potrzeb i możliwości wewnątrz placówki pozwoli podjąć decyzję, czy warto stosować outsourcing WAŻNE Jedynie szczegółowa analiza faktycznych potrzeb i możliwości wewnątrz placówki medycznej może dostarczyć odpowiedzi na pytanie, czy warto delegować daną część procesów biznesowych poza firmę. Nowoczesne technologie Dzisiejszy outsourcing cechuje się wysoką elastycznością wykorzystywanych narzędzi informatycznych, nieustannie dopasowywanych do bieżących i potencjalnych potrzeb klientów. Jego specyfika sprawia, że ogromne znaczenie w bieżącej współpracy ma jakość, czas i forma kontaktu oraz przekazywania informacji. Usługi realizowane w nowoczesny sposób, dzięki innowacyjnym rozwiązaniom zdalnego dostępu 24 h, 7 dni w tygodniu, pozwalają pracować szybciej i sprawniej, niż gdyby te same procesy toczyły się wewnątrz placówki. Ponadto umożliwiają znaczną automatyzację wielu działań, co daje ogromne oszczędności pieniędzy i czasu. Na przykład dzięki obiegowi elektronicznych dokumentów choćby faktur zakupu czy sprzedaży możliwości współdzielenia ich w tym samym momencie przez wielu (uprawnionych) pracowników czy współpracowników, bez względu na czas i miejsce na świecie. Obecna technologia znacznie skraca etapy tworzenia, obiegu dokumentacji oraz wykorzystywania płynącej z nich wiedzy na temat sytuacji firmy. Poza tym daje możliwość optymalnego uregulowania i zaplanowania kluczowych procesów. Przy okazji za sprawą eliminacji papierowego obiegu dokumentów spada zapotrzebowanie firmy na papier, inne materiały eksploatacyjne (np. toner) oraz energię. To z kolei istotne nie tylko dla kosztów, ale także dbałości o środowisko. Oczywiście nowoczesne formy kontaktu wideokonferencje i telekonferencje umożliwiają odbywanie spotkań bez wychodzenia z biura oraz ponoszenia kosztów podróży. I tu także, choć pośrednio, kształtuje się odpowiedzialność ekologiczną organizacji. Wygrany-wygrany Jedynie szczegółowa analiza faktycznych potrzeb i możliwości wewnątrz placówki medycznej może dostarczyć odpowiedzi na pytanie, czy warto delegować daną część procesów biznesowych poza firmę. Outsourcing powstaje obecnie w każdej dziedzinie, w jakiej pojawia się na niego zapotrzebowanie. I nieustannie doskonali swój warsztat, ponieważ taki jest cel jego działalności. Warto z niego korzystać, budując swoją przewagę na rodzimym czy zagranicznym rynku. Specjalizacja jest od wieków kołem zamachowym wzrostu wydajności. Po co zatem na siłę upierać się przy robieniu czegoś, co inni mogą zrobić znacznie lepiej, szybciej i taniej? Janina Roth specjalista z zakresu zarządzania 5

Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Redaktor prowadzący: Anna Rubinkowska Menedżer produktu: Alina Sulgostowska Autorzy: Katarzyna Ochnicka, Janina Roth Numer produktowy: 1BV22 ISBN: 978-83-269-4178-8 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: serwiszoz@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 E-book Outsourcing w placówkach medycznych jest chroniony prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w e-booku jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. E-book Outsourcing w placówkach medycznych został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w e-booku wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z tym redakcja nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w e-booku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Centrum Obsługi Klienta: tel: 22 518 29 29 e-mail: cok@wip.pl 6

Twoje korzyści! Pakiet korzyści prenumeratora magazynu zawiera: 1 2 3 Prenumeratę miesięcznika Zarządzanie Placówką Medyczną Tematyczne wydania specjalne raz na kwartał Dostęp online do archiwum magazynu i pakietu e-booków 4 5 6 Spotkania menedżerów ochrony zdrowia przy kawie Konsultacje e-mail z ekspertami współpracującymi z magazynem E-letter na skrzynkę e-mail z aktualnościami, fachowymi poradami i alertem prawnym Więcej informacji na stronie: zpm.wip.pl Skontaktuj się z naszym Centrum Obsługi Klienta, a zaproponujemy Ci najlepszą ofertę prenumeraty tel. 22 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl Serdecznie polecam lekturę magazynu Zarządzanie placówką medyczną, który już na stałe wpisał się w wachlarz branżowych pism z zakresu ochrony zdrowia i zyskał zaufanie wielu menedżerów. Ci, którzy prenumerują pismo, otrzymują nie tylko jego papierowe wydanie, ale także archiwum online z wersjami do pobrania na czytniki. Warto też podkreślić dodatkowe możliwości korzystania z bezpłatnych dyżurów telefonicznych czy zadawania pytań za pomocą e-maila. Zarządzanie placówką medyczną to nie tylko nowoczesny magazyn, który dostarcza praktyczną wiedzę, ale także pakiet usług niezbędnych każdemu menedżerowi. Anna Rubinkowska Redaktor prowadzący magazynu Zarządzanie Placówką Medyczną 1BV22