Warszawa, dnia 18 listopada 2014 r. Zaproszenie do złożenia ofert na Obsługa multimedialna portalu Wspieramy e-biznes w ramach realizacji konferencji ICT SUMMIT p/427/dkz/2014 Szacunkowa wartość zamówienia: poniżej 30 000 euro I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ul. Pańska 81/83 00-834 Warszawa, woj. Mazowieckie REGON 017181095 NIP 526-25-01-444 tel. (22) 432 80 80, fax (22) 432 86 20 www.parp.gov.pl e-mail: biuro@parp.gov.pl Osoba do kontaktów w sprawie zaproszenia: Piotr Tyrakowski Departament Komunikacji Zewnętrznej tel.: (22) 432 81 81 e-mail: piotr_tyrakowski@parp.gov.pl II. INFORMACJA O ŹRÓDLE FINANSOWANIA Zamówienie będzie finansowane w ramach realizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości trzeciego etapu projektu systemowego 8.1 POIG Wspieramy e-biznes budowa systemowej konkurencyjności w sferze e-gospodarki wokół beneficjentów działań 8.1 i 8.2 POIG realizowanego pod nadzorem Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: 3.1. przeprowadzenie transmisji internetowych online konferencji ICT SUMMIT, wraz z zapewnieniem zasięgu w mediach, 3.2. zarejestrowanie prelekcji podczas konferencji, 3.3. obsługa multimedialna portalu Wspieramy e-biznes. IV. TERMIN REALIZACJI Termin organizacji konferencji ICT SUMMIT: 3-4 grudnia 2014 r. Termin realizacji: 20 grudnia 2014 r. V. TERMINY PŁATNOŚCI Zamawiający wyznacza termin płatności zgodnie z zapisami zawartymi w Załączniku nr 2 Istotne Postanowienia Umowy. VI. Warunki udziału w postępowaniu str. 1
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 6.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 6.2. posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali należycie co najmniej 10 transmisji online, przy czym: a) czas trwania przekazu internetowego co najmniej 5 transmisji był nie krótszy niż 4 godziny zegarowe w przypadku każdej transmisji; b) w przypadku co najmniej 5 transmisji zapewniono możliwość jednoczesnego, niezakłóconego korzystania dla 4 000 użytkowników; c) w przypadku co najmniej 3 transmisji Wykonawca był odpowiedzialny również za przygotowanie merytoryczne materiałów (w formie np. wywiadów, reportaży, itp.), które zostały wyemitowane; d) w przypadku co najmniej 3 transmisji udokumentuje jej oglądanie (w czasie trwania transmisji) przez min. 5 000 użytkowników; e) wykaże się zrealizowaniem co najmniej 2 równoległych transmisji; f) prześle adresy internetowe co najmniej 3 materiałów z transmisji on-line, które zrealizował, a w których zamawiający będzie mógł ocenić: animowany wzór intra, animowany wzór outra, belka informacyjna, wykorzystanie w produkcji Picture in Picture (okno w oknie), funkcjonalności m.in. pobierania prezentacji/materiału video bezpośrednio z komputera prowadzącego; g) posiada gotowy formularz pozwalający użytkownikom na zadawanie pytań w czasie trwania transmisji w formie moderowanego czatu. 6.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: co najmniej 19 osobami, które będą pełnić następujące role: a) Kierownik produkcji 1 osoba, która: posiada co najmniej wykształcenie wyższe, posiada co najmniej 2. letnie doświadczenie w realizowaniu materiałów filmowych, na stanowisku redaktora serwisu internetowego lub programu telewizyjnego lub programu radiowego o tematyce zbieżnej z tematyką portalu Wspieramy e-biznes (internet, nowe technologie, biznes), potwierdzone koordynowaniem co najmniej 3 projektów relacji telewizyjnych lub internetowych transmisji o tematyce biznesowej, posiada znajomość problematyki e-gospodarki w tym dotyczącej społeczeństwa informacyjnego, nowoczesnych technologii B2B, e-usług, itp., b) Dziennikarz 1 osoba, która posiada: co najmniej wykształcenie wyższe, co najmniej 2. letnie doświadczenie na stanowisku dziennikarza serwisu internetowego, telewizyjnego lub radiowego o tematyce zbieżnej z tematyką portalu Wspieramy e-biznes (internet, nowe technologie, biznes), znajomość problematyki e-gospodarki (w tym dotyczącej społeczeństwa informacyjnego, nowoczesnych technologii B2B, e-usług, itp.), nienaganną dykcję i schludny wygląd, pozwalający na prowadzenie programu o charakterze biznesowym, bardzo dobra znajomość języka angielskiego pozwalająca przeprowadzać wywiady telewizyjne na żywo. c) Realizator transmisji/montażysta 4 osoby, z których każdy posiada: co najmniej roczne doświadczenie w realizacji transmisji na żywo w Internecie lub innych mediach (radio, telewizja), montowaniu dostarczonych materiałów do założonych formatów emisyjnych. d) Operator kamery 8 osób, z których każdy posiada: str. 2
co najmniej roczne doświadczenie w przygotowywaniu materiałów filmowych, w tym reportaży i wywiadów, transmisji internetowych, dobrą znajomość obsługi sprzętu wideo. e) Realizator dźwięku 4 osoby, z których każda posiada: co najmniej roczne doświadczenie w przygotowywaniu materiałów filmowych, w tym reportaży i wywiadów, transmisji internetowych, dobrą znajomość obsługi sprzętu audio. f) Grafik/webmaster 1 osoba, która posiada co najmniej 2. letnie doświadczenie w przygotowaniu materiałów graficznych do wykorzystania w materiałach multimedialnych oraz internecie, w tym banerów, infografik, animacji przy wykorzystaniu popularnych pakietów oprogramowania; 6.4. sytuacji ekonomicznej i finansowej. UWAGA: Jedna osoba może zostać wskazana do realizacji prac przewidzianych zamówieniem w więcej niż w jednej roli. Do jednej roli może być wskazana także więcej niż jedna osoba. Zamawiający wymaga udziału w pracach nad realizacją zamówienia co najmniej 19 osób. Wykonawca może zaproponować większą liczbę osób gwarantującą w jego ocenie bezkolizyjną realizację wszystkich zadań. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna zawierać: 7.1. Dane teleadresowe firmy wraz ze wskazaną osobą do kontaktu w sprawie oferty (numer telefonu i e-mail osoby kontaktowej), numer NIP oraz REGON firmy. 7.2. Kopię aktualnego KRS lub wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. 7.3. Propozycję całkowitej ceny brutto za realizację zamówienia. 7.4. Adresy internetowe co najmniej 3 materiałów z transmisji on-line, które zrealizował. 7.5. Opis koncepcji realizacji zamówienia obejmujący: 1) Koncepcję merytoryczna wykonania wywiadów i reportaży: a) Oczekiwania, atrakcyjność, motywację i korzyści dla grupy docelowej, b) Zauważalność przekazu wyróżnienie się filmów spośród innych materiałów filmowych o podobnej tematyce oraz łatwość do zapamiętania, unikalność i wyjątkowość, przekaz jasny, dynamiczny i atrakcyjny. c) Kompletność, czytelność i prostota przekazu (nieskomplikowany pomysł, jednoznaczny i łatwy do zrozumienia przez grupę docelową przy niewielkim zaangażowaniu uwagi). d) Perswazyjność przekazu posługiwanie się argumentami, językiem i obrazem atrakcyjnym i przekonującym dla grup docelowych. e) Wiarygodność (sposób przekazu budzi zaufanie do przekazywanych treści). 2) Propozycję organizacji zamówienia, w tym: a) listę osób realizujących zamówienie, b) podział zadań i odpowiedzialności pomiędzy osoby realizujące zamówienie, c) ryzyka i zagrożenia związane z realizacją prac, d) propozycje przeciwdziałania i zapobiegania ryzykom oraz wskazane zasoby możliwe do wykorzystania w ramach realizacji zamówienia, które Wykonawca może oddelegować w przypadku wystąpienia ryzyka, środki i procedury przewidziane przez Wykonawcę celem zapewnienia niezagrożonej realizacji całości prac), e) wykaz sprzętu realizacyjnego, który zapewni Zamawiającemu maksymalizację efektów założonych działań oraz pełne wykorzystanie założonego czasu transmisji niezależnie od długości poszczególnych materiałów. 3) Działania promocyjne i informacyjne, w tym: str. 3
a) działania promocyjne przeprowadzone na portalu/portalach, na którym odbywa się emisja, z wykorzystaniem treści otrzymanych przez Zamawiającego, b) działania promocyjne przeprowadzone w pozostałych mediach, z wykorzystaniem treści otrzymanych przez Zamawiającego, c) inne działania promocyjne, w tym realizacja dodatkowych materiałów multimedialnych maksymalizujących efekt założonych działań. 4) Portal (lub grupa portali) biznesowy (kategoria Biznes Finanse Prawo lub Nowe technologie wg badania Megapanel PBI/Gemius), w ramach którego/których prowadzona będzie emisja, w tym: a) zasięg zgodnie z badaniem Gemius Traffic za marzec 2014, z których przynajmniej jeden jest nie mniejszy niż 2 000 000 użytkowników (real users), b) prognozowaną oglądalność wszystkich materiałów; c) zasięg działań promocyjnych na portalu/portalach, na którym będzie transmisja. 7.6. Ofertę należy przygotować na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 3. 7.7. Wykonawca wskaże w ofercie te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. VIII. KRYTERIA OCENY OFERT Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: L.p. Kryterium/podkryterium Maksymalna liczba punktów w podkryterium Maksymalna liczba punktów (waga) 1. Cena 15 2 Ocena dotychczasowych transmisji ocena 20 doświadczenia 3 Koncepcja realizacji zamówienia, w tym: 40 a. Koncepcja merytoryczna wykonania 27 wywiadów i reportaży b. Organizacja zamówienia 3 c. Koncepcja działań promocyjnych i 10 informacyjnych 4. Prognozowany zasięg działań promocyjnych 5 5. Prognozowany zasięg emisji transmisji 20 8.1. W kryterium Cena najwyższą liczbę punktów (15) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: 8.2. W kryterium Ocena dotychczasowych transmisji ocena doświadczenia oferta może uzyskać maksymalnie 20 punktów. Ocenie poddane zostaną udostępnione online przez Oferenta 3 materiały z transmisji on-line, które zrealizował. Punkty zostaną przyznanie łącznie dla wszystkich materiałów zgodnie z następującymi zasadami: (skala 0-7 pkt.) za efektowność animowanych wzorów intra, str. 4
(skala 0-7 pkt.) za efektowność animowanych wzorów outra, (skala 0-2 pkt.) za efektowność belek informacyjnych, (skala 0-2 pkt.) za efektowność wykorzystania w produkcji Picture in Picture (okno w oknie), (skala 0-2 pkt.) za wykorzystanie funkcjonalności m.in. pobierania prezentacji/materiału video bezpośrednio z komputera prowadzącego. 8.3. W kryterium Koncepcja realizacji zamówienia oferta może uzyskać maksymalnie 40 punktów. Punkty zostaną przyznane zgodnie z następującymi zasadami dla poszczególnych podkryteriów: a) Koncepcja merytoryczna wykonania wywiadów i reportaży (skala 0-27 pkt) Ocenie podlegać będzie koncepcja merytoryczna wykonania wywiadów i reportaży, o których mowa w Zadaniu 5 SOPZ, zgodnie z poniższymi podkryteriami: (skala 0-7 pkt.) Poprawne rozumienie założeń merytorycznych materiałów, analiza grupy docelowej, jej potrzeb, oczekiwań i motywacji oraz korzyści, które są uznawane przez nią za atrakcyjne. (skala 0-7 pkt.) Zauważalność przekazu wyróżnienie się filmów spośród innych materiałów filmowych o podobnej tematyce oraz łatwość do zapamiętania, pomysł posiada walor unikalności i jest wyjątkowy, jasny, dynamiczny i atrakcyjny. (skala 0-5 pkt.) Kompletność, czytelność i prostota przekazu (pomysł jest nieskomplikowany, jednoznaczny i łatwy do zrozumienia przez grupę docelową przy niewielkim zaangażowaniu uwagi). (skala 0-4 pkt.) Perswazyjność przekazu posługiwanie się argumentami, językiem i obrazem atrakcyjnym i przekonującym dla grup docelowych. (skala 0-4 pkt.) Wiarygodność (sposób przekazu budzi zaufanie do przekazywanych treści). b) Organizacja zamówienia (skala 0-3 pkt.) W ramach oceny organizacji zamówienia zostanie oceniona organizacja zespołu wykonującego zadania. Najwyższą liczbę punktów (3) otrzyma oferta Wykonawcy, który zaproponuje najlepszą propozycję organizacji zamówienia, obejmującą co najmniej takie elementy jak: podział zadań i odpowiedzialności pomiędzy osoby realizujące zamówienie, przedstawione ryzyka i zagrożenia związane z realizacją prac, propozycje przeciwdziałania i zapobiegania ryzykom oraz wskazane zasoby możliwe do wykorzystania w ramach realizacji zamówienia, które Wykonawca może oddelegować w przypadku wystąpienia ryzyka, środki i procedury przewidziane przez Wykonawcę celem zapewnienia niezagrożonej realizacji całości prac, wykaz sprzętu realizacyjnego, który zapewni Zamawiającemu maksymalizację efektów założonych działań. c) Koncepcja działań promocyjnych i informacyjnych (skala 0-10 pkt.) W ramach oceny koncepcji przeprowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych zostaną ocenione elementy, którymi posłuży się Wykonawca do realizacji tych działań. najwyższą liczba punktów (10) zostanie przyznanych Wykonawcy, który zaproponuje w ofercie wykorzystanie takich elementów jak: artykuły, newslettery, formy graficzne, inne elementy maksymalizujące oczekiwany efekt działań promocyjnych i informacyjnych, w powiązaniu z celem zamówienia i osiągnieciem wskaźników jakościowych i ilościowych, oraz uzasadnieniem dla zastosowania innych str. 5
elementów maksymalizujących oczekiwany efekt działań kampanii promocyjnych i informacyjnej. 8.4. W kryterium Prognozowany zasięg działań promocyjnych najwyższą liczbę punktów (5) otrzyma oferta zawierająca najwyższe zasięgi działań promocyjnych. Liczba punktów dla każdej następnej oferty zostanie obliczona w następujący sposób: [( )] Przy czym: (c) zasięg działań promocyjnych na portalu/portalach, na którym będzie transmisja, wskazany w ofercie ocenianej (suma kolumny E tabeli formularza ofertowego), (d) zasięg działań promocyjnych na portalu/portalach, na którym będzie transmisja wskazany w ofercie najwyżej ocenionej w tym kryterium (suma kolumny E tabeli formularza ofertowego). 8.5. W kryterium Prognozowany zasięg emisji transmisji najwyższą liczbę punktów (20) otrzyma oferta zawierająca najwyższe zasięgi emisji transmisji. Liczba punktów dla każdej następnej oferty zostanie obliczona w następujący sposób: [( )] Przy czym: (a) suma prognozowanych oglądalności wszystkich transmisji online oferty ocenianej (suma kolumny D w tabeli formularza ofertowego), (b) suma prognozowanych oglądalności wszystkich transmisji online oferty najwyżej ocenianej (suma kolumna D w tabeli formularza ofertowego); 8.6. Otrzymanie 0 pkt. w którymkolwiek z kryteriów/podkryteriów, o których mowa w pkt. 8.1.- 8.5., będzie skutkowało odrzuceniem ocenianej oferty. 8.7. W każdym z kryteriów ocena będzie dokonana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 8.8. Punkty otrzymane przez daną ofertę podczas oceny indywidualnej członków Komisji przetargowej zostaną do siebie dodane, a następnie podzielone przez liczbę oceniających. Wynik będzie liczbą punktów, jaką otrzymała dana oferta w danym kryterium. 8.9. Następnie punkty przyznane w poszczególnych kryteriach danej ofercie zostaną do siebie dodane. 8.10. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyskała największą liczbę punktów. IX. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 9.1. Ofertę należy przygotować w wersji elektronicznej i przesłać odpowiednio drogą e-mailową na adres piotr_tyrakowski@web.gov.pl (otrzymanie oferty zostanie potwierdzone niezwłocznie w e-mailu zwrotnym). 9.2. Nieprzekraczalny termin dostarczenia oferty 21 listopada 2014 r. godz. 12:00. X. Zastrzeżenie o możliwości odwołania lub zmiany zaproszenia do złożenia ofert 10.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania bez wyboru ofert. 10.2. Zamawiający może w dowolnej chwili zmienić treść zaproszenia do złożenia ofert. 10.3. Zamawiający poinformuje stosowne strony o powyższym fakcie za pośrednictwem tożsamego kanału dystrybucji zaproszenia do złożenia ofert. XI. Załączniki 11.1. Załącznik nr 1: Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia. str. 6
11.2. Załącznik nr 2: Istotne postanowienia umowy. 11.3. Załącznik nr 3: Formularz oferty. str. 7