Zintegrowany System Zarządzania Firmą humansoft HermesSQL PODRĘCZNIK PODSTAWOWY CZĘŚĆ II Radom, kwiecień 2007
Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez pisemnej zgody Humansoft Sp. z o.o. jest zabronione. Copyright 1991-2007 Humansoft Sp. z.o.o. Wszelkie prawa zastrzeŝone. Microsoft, Windows, Visual FoxPro, SQL Server 2000, Microsoft Server Database Engine (MSDE) są zastrzeŝonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Opracowanie: Aktualizacja: Katarzyna Nadolska Tomasz Fidos Edyta Szczepanowska ElŜbieta Maruszak Radom IV, 2007 Humansoft Sp. z o. o. 26-600 Radom, ul. Wernera 29/31 tel/fax (048) 360-89-09, 360-89-58 http://www.humansoft.pl e-mail: biuro@humansoft.pl 2
SPIS TREŚCI 1. ANALIZY...5 1.1. ANALIZY STATYSTYCZNE...5 1.2. ANALIZY PORÓWNAWCZE...9 1.3. ANALIZA CHODLIWOŚCI...13 1.4. ANALIZA FAKTUR ZALICZKOWYCH...18 1.5. OBROTY Z DOSTAWCAMI...20 1.6. OBROTY Z ODBIORCAMI...22 1.7. OBROTY AKWIZYTORÓW...24 1.8. DOKUMENTY ZAPŁAT AKWIZYTORÓW...27 1.9. DOKUMENTY ZAPŁAT CENTRÓW KOSZTOWYCH...31 1.10. MAJĄTEK OBROTOWY FIRMY...34 1.11. UZGODNIENIE SALD Z KH...35 1.12. UZGODNIENIE ROZRACHUNKÓW Z KH...37 1.13. ANALIZA ILOŚCIOWA DOKUMENTÓW...38 1.14. POZYCJE DOKUMENTÓW...41 2. KARTOTEKI...45 2.1. ARTYKUŁY...46 2.2. PRODUCENCI...65 2.3. NARZUTY/ MARśE...65 2.4. JEDNOSTKI MIARY...66 2.5. TABELE KURSÓW WALUT...66 2.6. KONTRAHENCI...67 2.7. TRASY...81 2.8. RABATY...82 2.9. PAŃSTWA...88 2.10. WOJEWÓDZTWA...89 2.11. PRACOWNICY...89 2.12. WŁAŚCICIELE...92 2.13. URZĘDY...93 2.14. INNE PODMIOTY...94 2.15. FORMY PŁATNOŚCI...94 2.16. CENTRA KOSZTOWE...95 3. KONFIGURACJA...97 3.1. DEFINICJE DOKUMENTÓW...97 3.2. KASY...105 3.3. RACHUNKI BANKOWE...107 3.4. MAGAZYNY...108 3.5. ODDZIAŁY...110 3.6. OPERATORZY...111 3
3.7. PROFILE UśYTKOWNIKÓW... 113 3.8. STACJE ROBOCZE... 119 3.9. DEFINICJE KAS FISKALNYCH... 121 3.10. WŁAŚCICIELE... 121 3.11. USTAWIENIA GLOBALNE... 122 3.12. DANE PODATKOWE FIRMY... 130 3.13. ZESTAW KLAWISZY OBSŁUGI TABEL... 131 3.14. DODATKOWE POZIOMY CEN... 132 4. FUNKCJE ADMINISTRACYJNE... 133 4.1. ZAMYKANIE DOKUMENTÓW... 133 4.2. PRZENOSZENIE DOKUMENTÓW DO KH... 133 4.3. WŁĄCZ/WYŁĄCZ KH... 134 4.4. OTWARCIE I POCZĄTEK ROKU W KH... 134 4.5. WŁĄCZ OBSŁUGĘ WIELU WALUT... 135 4.6. DOKUMENTY NIE PRZENIESIONE NA ROZRACHUNKI... 135 4.7. PRZENUMEROWANIE RAPORTÓW KASOWYCH... 135 4.8. ŁĄCZENIE KONTRAHENTÓW I PRACOWNIKÓW... 136 4.9. ŚLEDZENIE ZMIAN... 144 4.10. KOMUNIKATOR... 144 5. MODUŁ ZARZĄDZANIE KONTAKTAMI... 145 4
1. Analizy Opcja ta zawiera szereg analiz, głównie tych dotyczących sprzedaŝy i zakupów. NaleŜy równieŝ pamiętać o raportach rozrzuconych po całym systemie, zarówno tych dostępnych w opcji Operacje dla poszczególnych tabel, jak i uzyskanych przy pomocy powszechnego mechanizmu filtrów. 1.1. Analizy statystyczne Analizy statystyczne pozwalają śledzić pewne wielkości zmieniające się w czasie. Do tych wielkości naleŝą: - sprzedaŝ - zakup towarów Po wybraniu opcji Analizy statystyczne pojawia się poniŝsze okno. Rodzaj analizy Wybór rodzaju analizy: - analiza sprzedaŝy - analiza zakupu towarów 5
Okres Wskazanie okresu za jaki mają być analizowane dokumenty. Odstęp czasowy Podanie odstępu czasowego w jakim prezentowane będą dane wynikowe analizy. Parametr ten grupuje wynik analizy w podokresy. Odstępem czasowym moŝe być: - dzień - tydzień - miesiąc - kwartał. Jakie odstępy czasowe będą dostępne zaleŝy od okresu analizy. JeŜeli okresem jest miesiąc to odstępy czasowe mogą być tylko: dzień, tydzień. Przyciskiem Wykonaj uruchamiamy obliczenie analizy. Wyniki analiz moŝna przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel przyciski Eksport do Excela, gdzie moŝna je przedstawić w postaci graficznych wykresów. Wyniki analiz moŝna wydrukować korzystając z przycisku Drukuj. W analizach statystycznych przydatna jest teŝ funkcja Podsumowania tabeli. Pozwala ona np. posumować sprzedaŝ w całym wskazanym okresie, gdzie w tabeli informacje te rozbite są na poszczególne odstępy czasowe. 1.1.1. Analiza sprzedaŝy W opcji tej analizujemy sprzedaŝ w wybranym okresie. Do analizy brane są: - dokumenty sprzedaŝy (F) - korekty sprzedaŝy (KF). Po wybraniu przycisku Wykonaj dla analizy sprzedaŝy pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić. 6
Analizę sprzedaŝy moŝna ograniczyć do: - jednego oddziału - jednego magazynu - artykułu o wybranym symbolu lub grupie artykułów o symbolu zaczynającym się od podanych znaków - wyrobów jednego producenta - artykułów z wybranej kategorii czy grupy asortymentowej - artykułów naleŝących do wybranej grupy zamiennikowej - towarów od wskazanego dostawcy - jednego odbiorcy, a w szczególności jednego z jego oddziałów - jednego akwizytora (przedstawiciela handlowego). W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: 7
Okres Okres analizy w podziale na wybrane odstępy czasowe SprzedaŜ netto Wartość sprzedaŝy netto w poszczególnych odstępach czasu. SprzedaŜ brutto Wartość sprzedaŝy brutto w poszczególnych odstępach czasu. MarŜa Wartość uzyskanej marŝy w odpowiednich odstępach czasu. MarŜę program wylicza odejmując od wartości sprzedaŝy netto wartość rozchodu w cenach zakupu. JeŜeli wśród dokumentów sprzedaŝy są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ ( Patrz rozdział SprzedaŜ -> Rozliczenie wydań) to wartość marŝy będzie zawyŝona. 1.1.2. Analiza zakupu towarów W opcji tej analizujemy zakup towarów w wybranym okresie. Do analizy brane są: - dokumenty zakupu towarów (FZ) - korekty zakupu towarów (KZ). Po wybraniu przycisku Wykonaj dla analizy zakupu pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić. Analizę zakupu moŝna ograniczyć do: - jednego oddziału - jednego magazynu 8
- towarów od wskazanego dostawcy. W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: Okres Okres analizy w podziale na wybrane odstępy czasowe Wartość zakupu netto Wartość netto zakupu towarów w poszczególnych odstępach czasu. 1.2. Analizy porównawcze Analizy porównawcze pozwalają porównać pewne wielkości w róŝnych okresach. Do tych wielkości naleŝą: - obroty z dostawcami - obroty z odbiorcami - obroty akwizytorów. Po wybraniu opcji Analizy porównawcze pojawia się poniŝsze okno. 9
Rodzaj analizy Wybór rodzaju analizy: - obroty z dostawcami - obroty z odbiorcami - obroty akwizytorów. Okres analizy Wskazanie okresu za jaki ma być wykonana analiza.. Okres porównawczy Wskazania okresu, z którym chcemy porównać otrzymane wyniki. Przyciskiem Wykonaj uruchamiamy obliczenie analizy. Wyniki analiz moŝna przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel przyciski Eksport do Excela, gdzie moŝna je przedstawić w postaci graficznych wykresów. Wyniki analiz moŝna wydrukować korzystając z przycisku Drukuj. W analizach porównawczych przydatna jest teŝ funkcja Podsumowania tabeli. Pozwala ona np. posumować obroty wszystkich odbiorców, gdzie w tabeli informacje te rozbite są na poszczególnych kontrahentów. 1.2.1. Obroty z dostawcami W opcji tej porównujemy obroty z dostawcami w dwóch wybranych okresach. W analizie biorą udział wyłącznie kontrahenci o typie: 10
- dostawca - dostawca i odbiorca Patrz Kartoteki -> Kontrahenci. Analizie polegają wszystkie: - dokumenty zakupu (FZ) - korekty zakupu (KZ) zarejestrowane na tych kontrahentów. Po wybraniu przycisku Wykonaj dla obrotów z dostawcami pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić. Analizę obrotów z dostawcami moŝna ograniczyć do: - jednego województwa - jednej miejscowości - wybranej grupy kontrahentów - jednego magazynu. W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: Symbol i skrót nazwy dostawcy Dane dostawcy, z którym nastąpiły obroty przynajmniej w jednym z wybranych okresów. Obrót netto Obrót netto z dostawcą w okresie analizowanym. Obrót w okresie porównawczym Obrót netto z dostawcą w okresie porównawczym. Wzrost Procentowy wzrost (wartość dodatnia) lub spadek (wartość ujemna) wielkości obrotu. JeŜeli w okresie porównawczym obroty były zerowe pole Wzrost jest puste. Miejscowość i Nazwa dostawcy Dodatkowe informacje o dostawcy. 1.2.2. Obroty z odbiorcami W opcji tej porównujemy obroty z odbiorcami w dwóch wybranych okresach. Analiza wykonywane jest dla kontrahentów o typie - odbiorca - dostawca i odbiorca. Patrz Kartoteki -> Kontrahenci. Do analizy brane są wszystkie: - dokumenty sprzedaŝy (F) 11
- korekty sprzedaŝy (KF) wystawione na tych kontrahentów. Po wybraniu przycisku Wykonaj dla obrotów z odbiorcami pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić. Analizę obrotów z dostawcami moŝna ograniczyć do: - jednego województwa - jednej miejscowości - wybranej grupy kontrahentów - jednego magazynu. W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: Symbol i skrót nazwy odbiorcy Dane odbiorcy, z którym nastąpiły obroty przynajmniej w jednym z wybranych okresów. Obrót netto Obrót netto z odbiorcą w okresie analizowanym. Obrót w okresie porównawczym Obrót netto z odbiorcą w okresie porównawczym. Wzrost Procentowy wzrost (wartość dodatnia) lub spadek (wartość ujemna) wielkości obrotu. JeŜeli w okresie porównawczym obroty były zerowe pole Wzrost jest puste. Miejscowość i Nazwa odbiorcy Dodatkowe informacje o odbiorcy. 1.2.3. Obroty akwizytorów W opcji tej porównujemy obroty akwizytorów (pracowników), zdefiniowanych w programie w opcji Kartoteki -> Pracownicy, w dwóch wybranych okresach. Do analizy brane są wszystkie: - dokumenty sprzedaŝy (F) - korekty sprzedaŝy (KF) na których przypisano akwizytorów. Patrz Kartoteki -> Pracownicy (akwizytorzy) Patrz Podręcznik Podstawowy Część I rozdział SprzedaŜ -> Dokumenty sprzedaŝy Po wybraniu przycisku Wykonaj dla obrotów akwizytorów pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić. 12
Analizę obrotów akwizytorów moŝna ograniczyć do: - artykułu o wybranym symbolu lub grupie artykułów o symbolu zaczynającym się od podanych znaków - wyrobów jednego producenta - artykułów z wybranej kategorii czy grupy asortymentowej - artykułów naleŝących do wybranej grupy zamiennikowej - towarów od wskazanego dostawcy. W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: Symbol i skrót nazwy akwizytora Dane akwizytora, który wykazał obroty przynajmniej w jednym z wybranych okresów. SprzedaŜ netto Wartość sprzedaŝy netto dokonanej przez akwizytora w okresie analizowanym. SprzedaŜ w okresie porównawczym Wartość sprzedaŝy netto akwizytora w okresie porównawczym. Wzrost Procentowy wzrost (wartość dodatnia) lub spadek (wartość ujemna) wielkości sprzedaŝy. JeŜeli w okresie porównawczym sprzedaŝ była zerowa pole Wzrost jest puste. 1.3. Analiza chodliwości Opcja ta analizuje chodliwości sprzedawanego towaru prezentując m.in. sprzedaną ilość czy uzyskaną na sprzedaŝy marŝę. Analizie podlegają towary z następujących dokumentów: - dokumenty sprzedaŝy (F) - korekty sprzedaŝy (KF). MarŜę program wylicza odejmując od wartości sprzedaŝy netto wartość rozchodu w cenach zakupu. JeŜeli wśród dokumentów sprzedaŝy są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ Patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział SprzedaŜ -> Rozliczenie wydań to wartość marŝy będzie zawyŝona. 1.3.1. Parametry analizy Po wybraniu opcji Analiza chodliwości pojawia się okno z parametrami. 13
Okres...wybór okresu za jaki ma być analizowana sprzedaŝ Artykuł o symbolu...wybór do analizy towaru tylko o wskazanym symbolu lub tylko grupy towarów o symbolu zaczynającym się od podanych znaków Dostawca...wybór towarów od wskazanego dostawcy Uwaga. Nie chodzi tu o towary pochodzące wyłącznie z dostaw jednego dostawcy, lecz o towar, którego dostawcą jest dany kontrahent. Np. jeŝeli towar jest kupowany u dwóch dostawców, analiza jego chodliwości dla kaŝdego z nich wykaŝe taką samą kwotę. Odbiorca...wybór towarów sprzedanych wskazanemu odbiorcy Oddział odbiorcy...sprzedaŝ do jednego z oddziałów odbiorcy Oddział...wybór towarów sprzedanych w oddziale UŜytkownika Magazyn...wybór towarów z jednego magazynu Województwo...sprzedaŜ we wskazanym województwie Miejscowość...sprzedaŜ we wskazanej miejscowości MarŜa...wybór do analizy artykułów o marŝy: równej zero, niezerowej, marŝy powyŝej lub marŝy powyŝej. W ostatnich trzech przypadkach naleŝy podać kwotę marŝy. Producent...wybór towarów od wskazanego producenta. 14
Grupa artykułów...wybór do analizy towaru tylko ze wskazanej grupy artykułów Grupa kontrahentów.. wybór towarów sprzedanych wskazanej grupie kontrahentów Grupuj według... wskazanie według jakiego parametru mają być pogrupowane wyniki analizy: - Nie grupuj pozycjami analizy będą poszczególne towary - Producenta pozycjami analizy będą producenci i zsumowane dane o sprzedaŝy towarów tych producentów - Kategorii asortymentowej przeanalizowane towary zostaną pogrupowane wg tego parametru i przedstawione zostaną sumaryczne wartości dla poszczególnych kategorii - Grupy asortymentowej przeanalizowane towary zostaną pogrupowane wg tego parametru i przedstawione zostaną sumaryczne wartości dla poszczególnych grup - Grupy zamiennikowej przeanalizowane towary zostaną pogrupowane wg tego parametru i przedstawione zostaną sumaryczne wartości dla poszczególnych grup Centrum kosztowe... wybór centrum kosztowego Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik analizy wg podanych parametrów. 1.3.2. Wynik analizy Analiza chodliwości bez grupowania JeŜeli nie ustawiono grupowania danych to tabela wynikowa wygląda jak poniŝej. 15
KaŜdy wiersz analizy zawiera standardowo poniŝsze informacje. Symbol i nazwa artykułu Dane przeanalizowanego towaru. MarŜa Wyliczona marŝa uzyskana ze sprzedaŝy towaru. MarŜę program wylicza odejmując od wartości sprzedaŝy netto wartość rozchodu w cenach zakupu. JeŜeli wśród dokumentów sprzedaŝy są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ Patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział SprzedaŜ -> Rozliczenie wydań to wartość marŝy będzie zawyŝona. Ilość Ilość sprzedanego towaru. Procentowy udział w marŝy Udział marŝy uzyskanej ze sprzedaŝy danego artykułu, w całej marŝy uzyskanej ze sprzedaŝy wszystkich artykułów, które wystąpiły w analizie. MarŜa procentowo Średnia procentowa marŝa sprzedanego towaru. Dodatkowo do analizy moŝna dodać kolumny z następującymi wartościami: Patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Tabele -> Zmiana wyglądu tabeli Wartość netto wartość sprzedaŝy netto dla danego towaru. Wartość brutto wartość sprzedaŝy brutto dla danego towaru. Wartość w cenie zakupu wartość sprzedaŝy w cenie zakupu dla danego towaru. 16
Wyniki analiz moŝna przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel opcja Narzędzia -> Eksport danych, gdzie moŝna je przedstawić w postaci graficznych wykresów. Wyniki analiz moŝna wydrukować korzystając z opcji Drukuj. W analizach chodliwość przydatna moŝe być funkcja Podsumowania tabeli. Pozwala ona np. posumować ilość czy sprzedaŝ netto w całej tabeli. Analiza chodliwości z grupowaniem JeŜeli ustawiono grupowanie danych np. wg kategorii asortymentowej to tabela wynikowa wygląda jak poniŝej. Wynik analizy nie prezentuje kolumny Ilość, ale moŝna ją we własnym zakresie dodać do tabeli. Ma to sens tylko w przypadku gdy sprzedajemy towaru w jednej jednostce miary np. tylko w sztukach. 1.3.3. Operacje dla analizy chodliwości Wybierając opcję Operacje dla Analizy chodliwości moŝna: - zobaczyć Podsumowanie zawierające pola Suma marŝ w wybranym okresie i magazynie Pole tylko do odczytu - zawiera sumę marŝ prezentowanych w tabeli. 17
Suma marŝy w tabeli Pole tylko do odczytu - zawiera sumę marŝy uzyskanej ze sprzedaŝy artykułów w wybranym przez UŜytkownika okresie. W stosunku do zawartości tego pola obliczana jest zawartość kolumny "Proc.udział w marŝy" tabeli. - przenieść ilości prezentowane w analizie na pole Zapas minimalny poszczególnych artykułów. - przypisać wynik analizy do wskazanej grupy artykułów przy uŝyciu funkcji Przydziel artykuły do grupy Patrz rozdział Kartoteki -> Artykuły 1.4. Analiza faktur zaliczkowych Analiza ta ma na celu kontrolę faktur zaliczkowych. Nie jesteśmy w stanie tego rodzaju analizy przeprowadzić z poziomu dokumentów sprzedaŝy, ani od strony rozrachunków. W związku z tym stworzyliśmy odrębna opcję, która pozwala w prosty i szybki sposób wyfiltrować niezbędne informacje na temat stanu faktur zaliczkowych. 1.4.1. Parametry analizy Po wybraniu opcji Analiza faktur zaliczkowych pojawia się okno z parametrami. 18
Okres... wybór okresu za jaki maja być analizowane faktury zaliczkowe Rejestr... wybór dokumentów z określonego rejestru. Kontrahent... wybór faktur zaliczkowych wskazanego kontrahenta Rozliczenie... wybór warunku według, którego chcemy dokonać analizy. Mamy moŝliwość wskazania jednego z poniŝszych warunków: - wszystkie faktury zaliczkowe - faktury zaliczkowe rozliczone/nierozliczone - faktury zaliczkowe z miesiąca.2006r. nie rozliczone w tym miesiącu - faktury zaliczkowe z poprzednich miesięcy rozliczone w miesiącu..2006 r. Po określeniu parametrów i wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik analizy wg podanych parametrów. 1.4.2. Wynik analizy W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: 19
KaŜdy wiersz analizy zawiera poniŝsze informacje. Nr faktury zaliczkowej Kontrahent Skrót nazwy kontrahenta Nr zamówienia. Nr zamówienia, którego dotyczy faktura zaliczkowa Data zaliczki.. Data faktury zaliczkowej Wartość zaliczki Wartość faktury zaliczkowej Nr faktury rozliczającej... Faktura rozliczająca daną zaliczkę Data rozliczenia. Data faktury rozliczającej Wartość rozliczenia.. Kwota zaliczki jaka została juŝ rozliczona 1.5. Obroty z dostawcami W opcji tej analizowane są obroty z dostawcami. W analizie biorą udział wyłącznie kontrahenci o typie: - dostawca - dostawca i odbiorca. Patrz Kartoteki -> Kontrahenci. Do analizy brane są wszystkie: - dokumenty zakupu (FZ) - korekty zakupu (KZ) zarejestrowane na tych kontrahentów. 1.5.1. Parametry analizy Po wybraniu opcji Obroty z dostawcami pojawia się okno parametrów. Okres...wybór okresu za jaki mają być analizowane obroty Miejscowość...obroty dostawców ze wskazanej miejscowości Grupa kontrahentów...obroty dostawców naleŝących do wskazanej grupy kontrahentów Województwo...obroty dostawców ze wskazanego województwa Obrót powyŝej...moŝliwość podania wysokości obrotu powyŝej, którego mają być zaprezentowane obroty z dostawcami Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik obrotów wg podanych parametrów. 20
1.5.2. Wynik analizy W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: KaŜdy wiersz analizy zawiera poniŝsze informacje. Symbol i skrót nazwy dostawcy... Dane dostawcy. Obrót netto... Wyliczony obrót netto z danym dostawcą. Obrót brutto... Wyliczony obrót brutto z danym dostawcą. Miejscowość i Nazwa dostawcy... Dodatkowe informacje o dostawcy. Dodatkowo do analizy moŝna dodać kolumny z następującymi informacjami: Patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Tabele -> Zmiana wyglądu tabeli Ulica...ulica dostawcy Kod...kod pocztowy dostawcy Przedstawiciel...imię i nazwisko osoby będącej przedstawicielem dostawcy (główna osoba do kontaktu) Patrz rozdział Kartoteki -> Kontrahenci Wyniki analiz moŝna przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel opcja Narzędzia -> Eksport danych, gdzie moŝna je przedstawić w postaci graficznych wykresów. Wyniki analiz moŝna wydrukować korzystając z opcji Drukuj. W analizach chodliwość przydatna moŝe być funkcja Podsumowania tabeli. Pozwala ona np. posumować obrót netto ze wszystkimi dostawcami. 21
1.5.3. Operacje dla obrotów z dostawcami Wybierając opcję Operacje dla Obrotów z dostawcami moŝna: - wydrukować Etykiety adresowe dla dostawców, których obroty prezentowane są w tabeli. Opcję tę moŝna wykorzystać np. w celu wysłania informacji o zmianie siedziby firmy. - przypisać wynik analizy do wskazanej grupy kontrahentów przy uŝyciu funkcji Przydziel kontrahentów do grup 1.6. Obroty z odbiorcami W opcji tej analizowane są obroty z odbiorcami. W analizie biorą udział wyłącznie kontrahenci o typie: - odbiorca - dostawca i odbiorca. Patrz Podręcznik Podstawowy Część II -> rozdział Kartoteki -> Kontrahenci. Do analizy brane są wszystkie: - dokumenty sprzedaŝy (F) - korekty sprzedaŝy (KF) wystawione dla tych kontrahentów. 1.6.1. Parametry analizy Po wybraniu opcji Obroty z odbiorcami pojawia się okno parametrów. Okres... wybór okresu za jaki mają być analizowane obroty Miejscowość... obroty odbiorców ze wskazanej miejscowości Województwo... obroty odbiorców ze wskazanego województwa Trasa... obroty odbiorców, którzy mają przypisaną wskazaną trasę Magazyn... obroty odbiorców ze wskazanego magazynu Grupa kontrahentów... obroty dostawców naleŝących do wskazanej grupy kontrahentów Obrót...moŜliwość podania wysokości obrotu powyŝej, którego mają być zaprezentowane obroty z dostawcami lub obrotu zerowego MarŜa...wybór do analizy artykułów o marŝy: równej zero, niezerowej, marŝy powyŝej lub marŝy powyŝej. W 22
ostatnich trzech przypadkach naleŝy podać kwotę marŝy. Centrum kosztowe...wybór centrum kosztowego Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik obrotów wg podanych parametrów. 1.6.2. Wynik analizy W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: KaŜdy wiersz analizy zawiera poniŝsze informacje. Symbol i skrót nazwy odbiorcy... Dane odbiorcy. Obrót netto... Wyliczony obrót netto z danym odbiorcą. MarŜa... Wyliczona marŝa uzyskana na sprzedaŝy dla danego odbiorcy. MarŜę program wylicza odejmując od wartości sprzedaŝy netto wartość rozchodu w cenach zakupu. JeŜeli wśród dokumentów sprzedaŝy są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ Patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział SprzedaŜ -> Rozliczenie wydań to wartość marŝy będzie zawyŝona. Obrót brutto... Wyliczony obrót brutto z danym odbiorcą. Miejscowość i Nazwa odbiorcy... Dodatkowe informacje o odbiorcy. 23
Dodatkowo do analizy moŝna dodać kolumny z następującymi informacjami: Patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Tabele -> Zmiana wyglądu tabeli Ulica... ulica odbiorcy Kod... kod pocztowy odbiorcy Przedstawiciel... imię i nazwisko osoby będącej przedstawicielem odbiorcy (główna osoba do kontaktu) Patrz Podręcznik Podstawowy Część II -> rozdział Kartoteki -> Kontrahenci Wyniki analiz moŝna przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel opcja Narzędzia -> Eksport danych, gdzie moŝna je przedstawić w postaci graficznych wykresów. Wyniki analiz moŝna wydrukować korzystając z opcji Drukuj. W analizach chodliwość przydatna moŝe być funkcja Podsumowania tabeli. Pozwala ona np. posumować obrót netto ze wszystkimi odbiorcami. 1.6.3. Operacje dla obrotów z odbiorcami Wybierając opcję Operacje dla Obrotów z odbiorcami moŝna: - wydrukować Etykiety adresowe dla odbiorców, których obroty prezentowane są w tabeli. Opcję tę moŝna wykorzystać np. w celu wysłania informacji o zmianie siedziby firmy, czy w przypadku wysyłki Ŝyczeń świątecznych. - przypisać wynik analizy do wskazanej grupy kontrahentów przy uŝyciu funkcji Przydziel kontrahentów do grupy. Przypisany jest cały wynik analizy, który moŝna zawęzić odpowiednio ustalając wstępne parametry analizowanych danych. Np. moŝna wyselekcjonować grupę klientów, których obrót przekracza 20 000 PLN miesięcznie i przypisać ich do nowej grupy kontrahentów wg struktury drzewa. 1.7. Obroty akwizytorów Analiza prezentuje obroty poszczególnych akwizytorów (pracowników) we wskazanym okresie. Opcja ta pomaga naliczać akwizytorom (pracownikom) prowizję od wykonanego obrotu. Do analizy brane są wszystkie: - dokumenty sprzedaŝy (F) 24
- korekty sprzedaŝy (KF) na których przypisano akwizytorów. Patrz Kartoteki -> Pracownicy (akwizytorzy) Patrz Podręcznik Podstawowy Część I rozdział SprzedaŜ -> Dokumenty sprzedaŝy 1.7.1. Parametry analizy Po wybraniu opcji Obroty z akwizytorami naleŝy określić parametry analizy. Okres Wybór okresu za jaki mają być analizowane obroty Artykuł Ograniczenie analizy do wybranych artykułów. Analizę moŝna ograniczyć do: - artykułu o podanym symbolu - artykułów z wybranej grupy, gdzie wyróŝnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu artykułu - towarów od wskazanego dostawcy - wyrobów wskazanego producenta - artykułów naleŝących do wybranej kategorii asortymentowej - artykułów naleŝących do wybranej grupy asortymentowej - artykułów naleŝących do wybranej grupy zamiennikowej. Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik obrotów wg podanych parametrów. 1.7.2. Wynik analizy W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: 25
KaŜdy wiersz analizy zawiera poniŝsze informacje. Przedstawiciel handlowy...symbol oraz nazwa akwizytora (pracownika). SprzedaŜ netto...wartość sprzedaŝy netto uzyskana przez akwizytora. SprzedaŜ brutto...wartość sprzedaŝy brutto uzyskana przez akwizytora. MarŜa...Wyliczona marŝa uzyskana na sprzedaŝy zrealizowanej przez danego akwizytora. MarŜę program wylicza odejmując od wartości sprzedaŝy netto wartość rozchodu w cenach zakupu. JeŜeli wśród dokumentów sprzedaŝy są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ Patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział SprzedaŜ -> Rozliczenie wydań to wartość marŝy będzie zawyŝona. JeŜeli naliczamy akwizytorom prowizję od wykonanego obrotu i jest to np. stały procent tego obrotu moŝna w tabeli zdefiniować dodatkową kolumnę wyliczeniową, Patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Tabele -> Zmiana wyglądu tabeli która po wykonaniu analizy pokaŝe wartość prowizji. Np. jeŝeli prowizja wynosi 5% obrotu to w definicji kolumny naleŝy wpisać wyraŝenie: 26
ROUND(phsprzed.suma_net * 0.05,2) Tabela z dodatkową kolumną. / 5 % od wartości netto sprzedaŝy zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku / Wyniki analiz moŝna przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel przyciski Eksport do Excela, gdzie moŝna je przedstawić w postaci graficznych wykresów. Wyniki analiz moŝna wydrukować korzystając z przycisku Drukuj. W analizach przydatna jest teŝ funkcja Podsumowania tabeli ona np. posumować obrót netto dla wszystkich akwizytorów.. Pozwala 1.8. Dokumenty zapłat akwizytorów Analiza ta prezentuje dokumenty akwizytorów (pracowników) wraz z informacjami o stanie rozliczenia tych dokumentów. Opcja ta pomaga analizować jak realizowane są płatności oraz naliczać akwizytorom prowizje tylko od transakcji zapłaconych. Do analizy brane są wszystkie: - dokumenty sprzedaŝy (F) 27
- korekty sprzedaŝy (KF) danego akwizytora. Patrz Kartoteki -> Pracownicy (akwizytorzy) Patrz Podręcznik Podstawowy Część I rozdział SprzedaŜ -> Dokumenty sprzedaŝy 1.8.1. Parametry analizy Po wybraniu opcji Dokumenty zapłat akwizytorów naleŝy określić parametry analizy. Okres...wybór okresu za jaki mają być analizowane dokumenty Akwizytor...wybór akwizytora (pracownika), którego dokumenty maja być analizowane Po wybraniu przycisku Wykonaj generowana jest tabela z dokumentami. 1.8.2. Wynik analizy W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: 28
KaŜdy wiersz analizy zawiera poniŝsze informacje. Dokument i Data dokumentu Numer i data wystawienia analizowanego dokumentu akwizytora. JeŜeli dokument był płacony kilkoma dowodami wpłat to pojawia się w tabeli tyle razy ile miał zapłat. Termin i Forma płatności Termin i forma płatności dla danego dokumentu. Wartość dokumentu Wartość brutto (kwota do zapłaty) analizowanego dokumentu. Dokument i data zapłaty Numer oraz data dokumentu rozliczającego daną fakturę czy korektę. W przypadku rozliczenia dokumentu bezpośrednio w kasie w polu tym jest informacja Zapłata gotówkowa. Kwota zapłaty Wartość jaką rozliczono dany dokument. JeŜeli zapłacono całość dokumentu to suma kwot zapłaty musi być równa wartości dokumentu. Zwłoka Ilość dni o jaką został przekroczony termin płatności. W tabeli dostępna jest opcja Popraw, oznaczająca w tym miejscu podgląd: - dokumentu źródłowego - dokumentu zapłaty. JeŜeli naliczamy akwizytorom prowizję od zapłaconej części transakcji i jest to np. stały procent tej wartości moŝna w tabeli zdefiniować dodatkową kolumnę wyliczeniową Patrz rozdział Tabele -> Zmiana wyglądu tabeli która po wykonaniu analizy pokaŝe wartość prowizji. Np. jeŝeli prowizja wynosi 5% to w definicji kolumny naleŝy wpisać wyraŝenie: ROUND(zapl_ph.kwota_rozl*0.05,2) / 5% od wartości zapłaty zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku / 29
Tabela z dodatkową kolumną. Wyniki analiz moŝna przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel opcja Narzędzia -> Eksport danych, gdzie moŝna je przedstawić w postaci graficznych wykresów. Wyniki analiz moŝna wydrukować korzystając z opcji Drukuj. W analizach chodliwość przydatna moŝe być funkcja Podsumowania tabeli. Pozwala ona np. posumować wartości wszystkich dokumentów, kwoty ich rozliczenia i jeśli zdefiniowaliśmy kolumnę z prowizją sumę prowizji naleŝną akwizytorowi. 30
1.9. Dokumenty zapłat centrów kosztowych Analiza ta prezentuje dokumenty zapłat poszczególnych centrów kosztowych wraz z informacją o sposobie rozliczenia tych dokumentów. Opcja ta moŝe być wykorzystana przez firmy nie posiadające modułu Obsługa akwizycji, w której pracownicy otrzymują prowizję od zapłaconych transakcji. Wówczas pracownicy lub grupy pracowników (np. grupa pracowników z jednego działu) tworzą poszczególne centra kosztowe. Do analizy brane są wszystkie: - dokumenty sprzedaŝy (F) - korekty sprzedaŝy (KF) Patrz Kartoteki -> Centra kosztowe Patrz Podręcznik Podstawowy Część I rozdział SprzedaŜ -> Dokumenty sprzedaŝy 1.9.1. Parametry analizy Po wybraniu opcji Dokumenty zapłat akwizytorów naleŝy określić parametry analizy. Okres...wybór okresu za jaki mają być analizowane dokumenty Kartoteka/Symbol w kart.... wybór kartoteki i symbolu centra kosztowego, którego dokumenty maja być analizowane Po wybraniu przycisku Wykonaj generowana jest tabela z dokumentami. 1.9.2. Wynik analizy W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi: 31
KaŜdy wiersz analizy zawiera poniŝsze informacje. Dokument i Data dokumentu Numer i data wystawienia analizowanego dokumentu centrum kosztowego. JeŜeli dokument był płacony kilkoma dowodami wpłat to pojawia się w tabeli tyle razy ile miał zapłat. Termin i Forma płatności Termin i forma płatności dla danego dokumentu. Wartość dokumentu Wartość brutto (kwota do zapłaty) analizowanego dokumentu. Dokument i data zapłaty Numer oraz data dokumentu rozliczającego daną fakturę czy korektę. W przypadku rozliczenia dokumentu bezpośrednio w kasie w polu tym jest informacja Zapłata gotówkowa. Kwota zapłaty Wartość jaką rozliczono dany dokument. JeŜeli zapłacono całość dokumentu to suma kwot zapłaty musi być równa wartości dokumentu. Zwłoka Ilość dni o jaką został przekroczony termin płatności. W tabeli dostępna jest opcja Popraw, oznaczająca w tym miejscu podgląd: - dokumentu źródłowego - dokumentu zapłaty. JeŜeli naliczamy centrum kosztowemu prowizję od zapłaconej części transakcji i jest to np. stały procent tej wartości moŝna w tabeli zdefiniować dodatkową kolumnę wyliczeniową Patrz rozdział Tabele -> Zmiana wyglądu tabeli 32