Lublin, dnia 28 kwiecień 2015 r. GM-ZP.272.24.2015.AW1 WYKONAWCY Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych /tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn.zm./ w związku z zapytaniami do specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wykonanie zadania pn. OBSŁUGA BANKOWA BUDŻETU POWATU LUBELSKEGO JEDNOSTEK ORGANZACYJNYCH POWATU LUBELSKEGO - w Części 1, uprzejmie informuję : 1. Prosimy o potwierdzenie, że w celu uregulowania warunków prawnych dla wykonania zamówienia, Zamawiający podpisze z wybranym wykonawcą, prócz Umowy o współpracy, dodatkowe umowy na poszczególne produkty, w tym umowę kredytu, wraz z towarzyszącą dokumentacją i załącznikami wymaganymi wewnętrznymi procedurami Banku i przepisami prawa, w tym ustawą Prawo bankowe i ustawą o elektronicznych instrumentach płatniczych. Postanowienia zawieranych umów (np. rachunku bankowego wraz z konieczną dokumentacją, umowy kredytu itp.) będą zgodne ze Specyfikacją stotnych Warunków Zamówienia, stotnymi Postanowieniami Umowy, oraz złożoną przez Bank ofertą. Odp. W celu uregulowania warunków prawnych dla wykonania zamówienia, Zamawiający podpisze z wybranym wykonawcą, prócz Umowy o współpracy, dodatkowe umowy na poszczególne produkty, w tym umowę kredytu, wraz z towarzyszącą dokumentacją i załącznikami wymaganymi wewnętrznymi procedurami Banku i przepisami prawa, w tym ustawą Prawo bankowe i ustawą o elektronicznych instrumentach płatniczych. 2. Czy jako zabezpieczenie Zamawiający podpisze oświadczenie o poddaniu się egzekucji w wysokości 120% kredytu? Odp. Zamawiający podpisze oświadczenie o poddaniu się egzekucji w wysokości 120% kredytu. 3. Czy oświadczenie o poddaniu się egzekucji, będą kontrasygnowane przez skarbnika Powiatu? Odp. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji, będzie kontrasygnowane przez skarbnika Powiatu 4. Czy Zamawiający przez ostatni rok korzystał z kredytu w rachunku bieżącym? Jeżeli tak prosimy o informację o średnim miesięcznym wykorzystaniu przez ostatnie 12 miesięcy? Odp. Zamawiający korzystał z kredytu w rachunku bieżącym przez ostatni rok, średnie miesięczne wykorzystanie w ciągu ostatnich 12 miesięcy wyniosło 16 470 445,92 zł (miesięczne wykorzystanie kredytu obliczone jako suma dziennych sald debetowych z poszczególnych dni miesiąca). 5. Prosimy o informację na temat poszczególnych kredytów i pożyczek udzielonych Zamawiającemu na 15/04/2015. Prosimy o informację zawierające: nazwę kredytodawcy, wielkość kredytu, datę udzielenia, okres zapadalności kredytu, aktualne kwota pozostająca do spłaty, rodzaj zabezpieczenia. Odp. Plik w formacie PDF przedstawiający żądane informacje w załączeniu. 6. Prosimy o informację, dla ilu spzoz-ów Zamawiający jest organem założycielskim? Odp. Zamawiający jest organem założycielskim dla 2 SP Zoz-ów. 7. Prosimy o informację na temat dokonanych i planowanych przekształceniach/ likwidacji sp-zozów wraz z informacją o finansowych konsekwencjach w/w działań dla budżetu powiatu (kwota przejętych zobowiązań poszczególnych jednostek).
Odp. Nie były i nie są planowane przekształcenia i likwidacje. 8. Prosimy o informację w jakiej wysokości w najbliższych latach planowane są dopłaty do sp-zozów przekształconych w spółki? Odp. Nie są planowane. 9. Prosimy o doprecyzowanie co Zamawiający rozumie jako płatności dokonywane przy pomocy kart płatniczych? Czy chodzi o udostępnienie w kasie prowadzonej przez Zamawiającego terminali POS do przyjmowania płatności poprzez karty płatnicze? Jeśli tak, prosimy o podanie: a/ Czy obecnie Zamawiający korzysta z terminali POS? b/ Jeśli Zamawiający korzysta z terminali POS prosimy o podanie średniomiesięcznej ilości (w szt.) i wartości (w pln) przeprowadzanych transakcji? Jeśli Zamawiający nie korzysta prosimy o podanie prognozowanych danych. c/ Prosimy o potwierdzenie, że w miejscu instalacji terminali POS będzie dostęp do linii sieci internet. d/ Zwracamy się z prośbą o wyrażenie zgody na zawarcie trójstronnego porozumienia pomiędzy Zamawiającym, wykonawcą (bankiem), a Agentem Rozliczeniowym w zakresie transakcji dokonywanych w terminalach płatniczych, w którym Zamawiający będzie występował w roli Akceptanta kart płatniczych. Ww. porozumienie/umowa jest wymagana regulacjami Międzynarodowych Organizacji Płatniczych SA i MasterCard. Odp. Chodzi o udostępnienie w kasie prowadzonej przez Zamawiającego terminali POS do przyjmowania płatności poprzez karty płatnicze. Zamawiający korzysta z terminali POS. Średniomiesięcznie przeprowadzonych jest przy pomocy terminali POS 252 transakcje, na kwotę ok. 35 475,87 zł. W miejscu instalacji terminali POS będzie dostęp do linii sieci internet. Zamawiający wyraża zgodę na zawarcie trójstronnego porozumienia pomiędzy Zamawiającym, wykonawcą (bankiem), a Agentem Rozliczeniowym w zakresie transakcji dokonywanych w terminalach płatniczych. Porozumienie nie może naruszać postanowień SWZ. Wykonawca (Bank) jest odpowiedzialny za działania lub zaniechania osób (Agenta Rozliczeniowego), z których pomocą wykonuje przedmiot umowy, jak za działanie własne. Wykonawca (Bank) ponosi pełną odpowiedzialność za jakość i terminowość usług, które wykonuje przy pomocy Podwykonawców. 10. Prosimy o potwierdzenie, że realizacja wszystkich przelewów będzie odbywała się w formie elektronicznej poprzez system bankowości elektronicznej. Przelewy w formie papierowej realizowany byłyby jedynie w sytuacjach awaryjnych. Odp. Realizacja wszystkich przelewów będzie odbywała się w formie elektronicznej poprzez system bankowości elektronicznej. Przelewy w formie papierowej realizowany byłyby jedynie w sytuacjach awaryjnych 11. Dotyczy przechowywania depozytów: a/ Czy obecnie Zamawiający korzysta z przechowywania depozytów? b/ Co będzie przedmiotem przechowywania? Jaka ilość depozytów? c/ Z jaką częstotliwością Zamawiający składa i odbiera depozyty? Odp. Zamawiający korzysta z przechowywania depozytów. Przedmiotem przechowywania są klucze. Zamawiający składa depozyt raz i odbiera go w sytuacjach awaryjnych. 12. Dotyczy konwojowania depozytów: a/ Prosimy o podanie miesięcznej liczby wymaganych/realizowanych konwojów? Do jakich lokalizacji mają być wykonywane konwoje? Ta informacja jest niezbędna do oszacowania kosztów obsługi przed złożeniem oferty. b/ Prosimy o potwierdzenie, że konwoje będą zamawiane z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. c/ Prosimy o podanie miesięcznej wartości wpłat i wypłat w ramach usługi konwojowania. Odp. Zamawiający nie przewiduje konwojowania depozytów. 13. Dotyczy obsługi gotówkowej w formie zamkniętej: a/ Prosimy o podanie ilości i wartości realizowanych w miesiącu wpłat zamkniętych? b/ Czy wpłaty zamknięte dokonywane są poprzez konwoje Wykonawcy, czy realizowane są przez pracowników/konwoje Zamawiającego? c/ Z jakiego tytułu i przez jakie jednostki dokonywane są te wpłaty? 2
Odp. Wpłat zamkniętych w każdym miesiącu jest ok. 8 na kwotę ok. 225 000 zł. Wpłaty zamknięte realizowane są wyłącznie przez konwoje Wykonawcy.Są to wpłaty dokonywane przez Starostwo Powiatowe w Lublinie, środki pochodzą z wpłat dokonywanych przez Klientów Starostwa Powiatowego. 14. Prosimy o podanie średniomiesięcznej ilości (w szt.) i wartości wpłat gotówkowych otwartych w podziale na PLN i poszczególne waluty obce. Odp. W okresie od 1 stycznia 2014 do 31 marca 2015 Zamawiający dokonywał wpłaty gotówkowe otwarte wyłącznie w PLN w ilości 47 szt. średnio na kwotę 11 249,91 zł. 15. Prosimy o podanie średniomiesięcznej ilości (w szt.) i wartości wypłat gotówkowych otwartych w podziale na PLN i poszczególne waluty obce. Odp. W okresie od 1 stycznia 2014 do 31 marca 2015 Zamawiający dokonał wypłat gotówkowych otwartych w PLN w ilości 29 szt. średnio na kwotę 1 412,93 zł oraz w EUR w ilości 5 szt. średnio na kwotę 193,50 EUR. 16. Prosimy o wyrażenie zgody na realizację wypłat gotówkowych poprzez czeki elektroniczne dyspozycje wypłaty składane poprzez system bankowości elektronicznej są powszechniej stosowną formą wypłaty gotówkowej, wypłata odbywałaby się za okazaniem dowodu osobistego. Dane o transakcji wypłaty gotówkowej będą dostępne w systemie bankowości elektronicznej. Odp. Dokonywanie wypłata gotówkowych może być realizowane zarówno poprzez wydawanie blankietów papierowych jak i poprzez stosowanie czeków elektronicznych. 17. Dotyczy konsolidacji sald: a/ Prosimy o podanie ile rachunków będzie objętych konsolidacją? b/ Czy obecnie Zamawiający korzysta z konsolidacji sald? c/ Jeśli Zamawiający korzysta z konsolidacji sald, prosimy o podanie średniego salda rachunku skonsolidowanego w podziale na poszczególne miesiące 2014 i 2015 roku. Odp. Rachunków objętych konsolidacja będzie 7. Zamawiający obecnie nie korzysta z konsolidacji sald. Średnie saldo na rachunkach które będą podlegały konsolidacji w okresie styczeń 2014 do marzec 2015 przedstawiało się następująco: 2014-1 135 056,56 2014-966 466,10 2014-276 964,88 2014-1 726 131,69 2014-1 192 263,75 2014-1 394 287,01 2014-1 596 635,42 2014 236 205,85 2014 89 185,75 2014-51 837,26 2014 798 503,74 2014 111 048,65 1 087 306,58 3
2015 2015 1 011 932,10 2015 1 531 507,60 18. Dotyczy rachunków niekonsolidowanych: prosimy o podanie średniomiesięcznego salda na wszystkich rachunkach niekonsolidowanych (sumy wszystkich sald) w podziale na poszczególne miesiące 2014 i 2015 roku. Odp. Średniomiesięczne saldo na wszystkich rachunkach niekonsolidowanych (sumy wszystkich sald) w podziale na poszczególne miesiące 2014 i 2015 roku przedstawia się następująco: 2 016 2014 173,65 3 218 2014 152,55 3 716 2014 547,29 3 393 2014 001,59 3 720 2014 026,56 3 180 2014 670,03 4 114 2014 382,34 5 014 2014 431,00 5 577 2014 042,14 6 642 2014 588,65 6 964 2014 646,65 4 509 2014 068,57 2 395 2015 428,01 3 728 2015 080,38 4 155 763,48 2015 Średnie saldo na rachunkach nieskonsolidowanych w EUR przedstawia się następująco : 2014 0,00 2014 0,00 2014 0,00 2014 0,00 2014 0,00 4
2014 661,47 2014 0,00 2014 0,00 2014 17,08 2014 191 840,90 2014 255759,90 2014 267957,53 2015 499 220,37 2015 353 103,97 2015 365 130,81 19. Czy Zamawiający dokonuje przewalutowań? Jeśli tak prosimy o podanie informacji o wartości takich operacji średnio w roku. Odp. W okresie od 1 stycznia 2014 do 31 marca 2015 Zamawiający dokonał przewalutowania EUR PLN w ilości 13 szt. średnio na kwotę 14 311,79 EUR. 20. Dotyczy kart płatniczych: a/ Czy Zamawiający wymaga kart debetowych czy kredytowych? Jeśli kredytowych to prosimy o podanie łącznego limitu. b/ Prosimy o podanie liczby wymaganych kart? c/ Czy Zamawiający będzie dokonywał wypłat gotówkowych z bankomatów Wykonawcy? Jeśli tak, prosimy o podanie średniomiesięcznej liczby wypłat. Odp. Zamawiający zamierza korzystać wyłącznie z kart debetowych; 3 szt.; Zamawiający nie będzie dokonywał wypłat gotówkowych przy pomocy kart debetowych. 21. Dotyczy eksportu wyciągów i importu zleceń: a/ Prosimy o podanie dokładnej nazwy-wersji-modułu systemu finansowo księgowego, dla którego będzie następował import i eksport. b/ Jakie formaty plików obsługuje system z którego będą eksportowane pliki i do którego będą importowane? c/ Prosimy o udostępnienie struktury plików, specyfikacji technicznej pliku (z zaszyfrowanymi danymi) w celu zapoznania się wykonawcy z jego strukturą. d/ Czy Zamawiający przewiduje możliwość dostosowania systemu finansowo-księgowego do wymagań systemu bankowości elektronicznej? Odp. a. System ZETO-FK Wersja 3.0 - ZETO Lublin b. System ZETO-FK obsługuje podstawowe formaty plików jakie wykorzystywane są przez systemy bankowości elektronicznej (videotel, Elixir, Mt940 i inne). Dodatkowo system ZETO-FK może zostać dostosowany do dowolnego formatu importu/eksportu operacji bankowych zgodnie ze specyfikacją przedstawioną przez dostawcę systemu bankowości elektronicznej. Przy czym konieczne jest przy eksporcie operacji z systemu bankowości elektronicznej podanie w pliku następujących informacji: kwota wpłaty/ przelewu tytuł przelewu 5
data przelewu numer rachunku bankowego z którego dokonano wpłatę lub na który został wykonany przelew. Ponadto system bankowości elektronicznej musi umożliwiać tworzenie plików importowanych w systemie ZETO-FK za dowolny okres i dla dowolnie wybranego rachunku. c. Autor systemu finansowo księgowego nie przekazuje takich informacji. Zamawiający w załączeniu przekazuje przykładowe pliki eksportu i importu. d. Tak z zastrzeżeniem, że pliki eksportu muszą zawierać informacje o których mowa w pkt. b 22. Prosimy o podanie liczby wszystkich użytkowników bankowości elektronicznej zarówno wprowadzających płatności jak i autoryzujących. Odp. Zamawiający przewiduje w początkowym okresie 35 użytkowników bankowości elektronicznej. 23. Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający zapewni użytkownikom systemu bankowości elektronicznej komputery spełniające poniższe wymagania techniczne: - Systemy operacyjne: Windows ista, Windows 7, Windows 8; - Przeglądarki internetowe: co najmniej nternet Explorer 9.0; - Oprogramowanie Java 6, Java 7, Java 8; - Adobe Reader Wersja 9.0 lub nowsza; - Sieć /dostęp do nternetu: transfer do/z sieci zewnętrznej (dla pojedynczej stacji) min. 128 kbs, zalecamy 512 kbs, otwarte porty http (80) i https (443),brak skanowania, blokowania oraz cache'owania apletów Javy i Active z adresu Banku. Odp. Zamawiający zapewni użytkownikom systemu bankowości elektronicznej komputery spełniające wymienione wymagania techniczne. Załącznik. nformacja nt. poszczególnych kredytów i pożyczek udzielonych Zamawiającemu na 15/04/2015. Starosta Lubelski / / Paweł Pikula 6