INSTRUKCJA OBSŁUGI Systemu Elektronicznej Faktury Prosimy kliknąć na nazwę interesującego Państwa działu Spis treści: A. LOGOWANIE DO SYSTEMU E FAKTURY...2 B. STRONA GŁÓWNA E FAKTURY...4 C. ZAKŁADKA FAKTURY...6 D. BILLING...8 E. POMOC...8 F. GENEROWANIE ELEKTRONICZNEJ FAKTURY...9 601 601 601 (opłaty wg stawek operatora) www.vectra.pl
A. Logowanie do systemu e faktury Istnieją dwie możliwości zalogowania się do e-faktury poprzez wejście na stronę www.vectra.pl, klikając w zakładkę e-faktura (prawy górny róg) bądź bezpośrednio na stronę https://ebok.vectra.pl/. Po lewej stronie znajduje się widok okna logowania. Numer identyfikacyjny w tym polu należy wpisać unikatowy 8- lub 9-cyfrowy numer ewidencyjny (8 cyfr) lub kod klienta (9 cyfr Abonenci Aglomeracji Śląskiej); jest to również 8 lub 9 ostatnich cyfr numeru konta, na który dokonywane są płatności. Hasło w tym polu wpisujemy PESEL głównego Abonenta (w przypadku osoby fizycznej) bądź NIP bez myślników (w przypadku firmy). W celu zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych, przy pierwszym logowaniu konieczna jest zmiana hasła. Ma to za zadanie uchronić Państwa oraz uprościć dostęp do systemu. Sami Państwo wybieracie hasło, dzięki temu łatwo można je zapamiętać. 2
Zapomniałem hasła w przypadku kiedy zapomnicie Państwo hasła, prosimy kliknąć pole Zapomniałem hasła. Po pojawieniu się komunikatu dotyczącego odzyskania hasła prosimy wypełnić wskazane pozycje w celu umożliwienia wysyłki hasła na podany adres mailowy. Czynność ta pozwoli na ponowne zalogowanie się do systemu. Kontaktując się z infolinią obsługową pod numerem 801 0 801 80 (bądź 58 742 65 00 z telefonu komórkowego), można także ustawić podstawowe hasło, czyli PESEL. Następnie będziecie Państwo mogli nadać swoje indywidualne hasło. WAŻNA INFORMACJA: Do prawidłowego funkcjonowania aplikacji Elektroniczna Faktura Vectra wymagane jest następujące oprogramowanie: - Adobe FlashPlayer - Java Runtime Environment (JRE) 5.0 - Adobe Reader W celu zainstalowania ww. oprogramowania na swoim komputerze prosimy kliknąć nazwę programu powyżej, aby pobrać go wprost ze strony Producenta. 3
B. Strona główna e faktury 4
Po zalogowaniu się do systemu e-faktury ukaże się powyższy obraz. W polu Dane Klienta dostępny jest formularz kontaktowy, dzięki któremu można przejść bezpośrednio na stronę Vectry w celu skierowania zapytania. W polu informacje o płatnościach znajduje się aktualny stan konta. W tym przypadku widnieje nadpłata na kwotę 15,95 zł. Po kliknięciu przycisku zapłać nastąpi przekierowanie na stronę BlueCash. Można również samodzielnie uregulować rachunek bezpośrednio z konta bankowego na indywidualny numer rachunku, który znajduje się poniżej salda. Poniżej prezentujemy informacje dotyczące sposobu odczytywania sald należności: Nadpłata jest oznaczana przez znak minus (-) Nadpłata: -0,32 zł Data salda: 26/06/2014 Numer rachunku odbiorcy: Saldo prawidłowe Saldo: 0,00 zł Data salda: 26/06/2014 Numer rachunku odbiorcy: Niedopłata Do zapłaty: 44,10 zł Data salda: 26/06/2014 Numer rachunku odbiorcy: Do wyboru macie Państwo także opcję obraz faktury, która pokazuje podgląd bieżącego rachunku. Obok znajduje się także opcja Faktura podpisana elektronicznie, gdzie można pobrać aktualną fakturę wraz z bezpiecznym podpisem elektronicznym. Po prawej stronie widoczne są także użytkowane usługi oraz okres, w jakim zostały podłączone. 5
C. Zakładka faktury: 6
Lista faktur dostępna jest po lewej stronie, po prawej zaś historia rachunku. System umożliwia również filtrowanie operacji finansowych pod względem dat ich realizacji. Aby zawęzić pulę wyświetlanych informacji, należy wybrać daty w polach od: oraz do:, korzystając z ikony kalendarza znajdującej się przy każdym z pól. Aby zatwierdzić wybór, należy kliknąć przycisk Filtruj. Po wykonaniu tych czynności widoczne będą rekordy zgodne z określonymi warunkami. UWAGA! W historii rachunku widoczne są dokumenty, które zostały wystawione (noty odsetkowe, faktury korygujące, wpłaty oraz faktury), jednak podgląd ich zawartości jest niemożliwy. Faktury korygujące wysyłane są w formie papierowej, natomiast noty odsetkowe widoczne są na fakturze, do której zostały doliczone. Adnotacja dotycząca kwot zbilansowanych niezbilansowanych jest wewnętrznym oznaczeniem firmy. W żadnym przypadku nie należy się sugerować tymi informacjami przy dokonywaniu płatności. Informacje o aktualnym stanie konta można sprawdzić na stronie głównej systemu e-faktura (pozycja: aktualne saldo płatności). Po kliknięciu interesującej nas faktury, po prawej stronie wyświetli się jej podgląd. Fakturę w formacie PDF można pobrać na dwa sposoby: - wybór faktury z listy poprzez kliknięcie ikony znajdującej się obok liczby porządkowej; - kliknięcie napisu e-faktura znajdującego się obok daty płatności. Aby pobrać formularz przelewu, należy kliknąć przycisk przelew. 7
D. Billing E. Pomoc Po lewej stronie widoczna jest lista z okresami rozliczeniowymi. Po kliknięciu interesującego nas okresu, po prawej stronie wyświetli się podgląd billingu połączeń telefonicznych, który można pobrać w formacie PDF. Po wybraniu opcji Pomoc po lewej stronie widoczna będzie lista pytań. Po kliknięciu interesującego nas pytania odpowiedź ukaże się po prawej stronie. 8
F. Generowanie elektronicznej faktury Zgodnie z przepisami faktura elektroniczna (e-faktura) posiada taką samą wartość prawną jak dokument w formie papierowej. Na podstawie faktur, które zostały wystawione w formie elektronicznej i znajdują się w systemie e-faktury, można tak jak dotychczas dokonać odliczeń podatkowych z tytułu ulgi internetowej. E-faktury udostępniane przez VECTRA S.A. są w pełni zgodne z polskim prawem. W systemie znajdują się faktury zabezpieczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którego autentyczność można sprawdzić w każdej chwili. Aby wygenerować fakturę elektroniczną podpisaną w pełni bezpiecznym podpisem, należy przejść do zakładki Faktury. Następnie przy interesującej fakturze należy wybrać opcję e-faktura. Zostanie uruchomione nowe okno przeglądarki, w którym uruchomi się specjalna aplikacja służąca do generowania elektronicznej faktury, będzie się ona przedstawiała następująco: Aby wygenerować elektroniczną fakturę, należy wybrać zakładkę Faktura (zaznaczona strzałką). 9
Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz dane faktury, który znajduje się w dolnej części okna. Przycisk został na rysunku zaznaczony strzałką. Pojawi się kolejne, tym razem mniejsze okno, w którym trzeba będzie wybrać miejsce zapisu elektronicznej faktury. Należy wybrać dogodne miejsce na swoim komputerze i kliknąć przycisk zapisz. Pliki elektronicznych faktur z rozszerzeniem.xml będą dostępne w miejscu, w którym zostały zapisane. We wskazanej formie można dostarczyć faktury do Urzędu Skarbowego, nagrywając pliki.xml z nazwami interesujących faktur na dowolny nośnik danych (np. płytę CD). 10