Mierzalny efekt informatyki Autor: Ernest Syska Artykuł opublikowany w Computerworld Polska, wrzesień 2003, http://www.computerworld.pl/artykuly/36098.html Pragniemy wiedzieć, pragniemy posiadać informację, pragniemy podejmować najlepsze decyzje oto wyznaczniki cywilizacji Internetu, społeczeństwa informacji i wiedzy. Nie musimy znać formuł matematycznych by intuicyjnie rozumieć, że uzyskiwanie informacji przynosi korzyści. Jednak, jak to zwykle bywa w zarządzaniu przedsiębiorstwem, intuicja nie wystarcza i chcielibyśmy zastosować coś bardziej namacalnego, powiedzielibyśmy, coś bardziej wiarygodnego niż opinia nawet najbardziej doświadczonego inwestora w informatykę. W wielu dziedzinach życia nauka podaje wiarygodne metody analizy zjawisk. Czy nauka dostarcza metod oceny wartości informacji a co za tym idzie wyceny rentowności inwestycji informatycznych? Być może będzie to zaskoczeniem dla wielu Czytelników ale odpowiedź na pytanie jest twierdząca. Dogmat niemierzalności efektów informatyki upadł istnieje wiarygodna wiedza rozwiązująca ten problem. Efekt informatyki Zacznijmy od zrozumienia co w istocie zmienia się w przedsiębiorstwie gdy wdrażamy nowy system informatyczny. Zastanówmy się jaką funkcję pełni informatyka i gdzie objawia się jej efekt. Aby przedstawić to zjawisko w sposób możliwie przejrzysty wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo jako dwa podsystemy. Pierwszy będzie układem elementów pełniącym swoje statutowe obowiązki, powiedzielibyśmy: część przedsiębiorstwa realizująca procesy biznesowe np. produkcję samochodów lub dostarczanie usług telekomunikacyjnych. Drugim zbiorem ustanówmy infrastrukturę informatyczną rozumianą jako zbiór zasobów pracy i wiedzy, sprzętu komputerowego i oprogramowania mającą na celu umożliwienie realizacji procesów biznesowych przez pierwszą część naszego przedsiębiorstwa. Mamy zatem dwa obszary: obszar procesów biznesowych i obszar IT. Oba podsystemy charakteryzują się pewnymi kosztami i dostarczają one przedsiębiorstwu pewnych mierzalnych korzyści. Korzyści te warunkowane są bezpośrednio działaniem obszaru procesów biznesowych a pośrednio dzięki funkcjonowaniu infrastruktury informatycznej, pełniącej rolę wspomagającą, umożliwiającą działanie firmy w pewien określony sposób. Zwyczajowo, w analizie ekonomicznej przedsiębiorstwa przyjmujemy że korzyści mają charakter finansowy będąc na przykład przychodami ze sprzedaży. Posiadamy już prawie wszystkie informacje by spostrzec jak funkcjonuje informatyka. Dysponujemy bowiem kosztami procesów biznesowych, kosztami infrastruktury informatycznej (w skrócie kosztami IT) oraz korzyściami np. korzyściami finansowymi powstałymi ze sprzedaży produktów/usług firmy. Zsumujmy wszystkie nasze zmienne. Wiemy, że korzyści poprawiają efektywność firmy a koszty obniżają ją. Tym samym opisany układ posiada następującą budowę: E0 = korzyści koszty procesów biznesowych koszty IT Symbol E 0 oznaczać będzie efekt netto uzyskiwany przez przedsiębiorstwo w momencie 0. Symbolem E 1 nazwiemy efekt netto jednostki uzyskiwany po pewnym czasie. Efekt ten w
przypadku korzyści wyrażonych pieniężnie możemy mierzyć zyskiem netto lub innymi wskaźnikami efektywności. Na tym etapie jednak wymiar efektu nie jest najważniejszy - przydatne jest ideowe rozumienie modelu. Zapytamy: gdzie w równaniu znajduje się poszukiwany efekt informatyki? Aby odpowiedzieć na to musimy dodać element zmiany przedsiębiorstwa w czasie. Zmiana ta może zajść w sposób opisany jednym z trzech poniższych mechanizmów. Mechanizm pierwszy: zmniejszenie kosztów IT przy ustalonym poziomie korzyści i ustalonym poziomie kosztów procesów biznesowych: E 1 = korzyści koszty procesów biznesowych koszty IT Jeżeli (E 1 E 0 )>0 = dodatni efekt informatyki Powiedzmy, że wdrożyliśmy system, który pełni identyczne funkcje względem systemu poprzedniego. Jeżeli nowy system funkcjonuje taniej niż miało to miejsce poprzednio, to upraszczając możemy powiedzieć, że udało się uzyskać dodatni efekt informatyki. Przykładem może być udane wdrożenie systemu opartego na thin client i związane z tym obniżenie TCO informatyki. Mechanizm drugi: zwiększenie kosztów IT przy ustalonym poziomie korzyści i zmniejszeniu kosztów procesów biznesowych: E1 = korzyści koszty procesów biznesowych koszty IT Jeżeli (E 1 E 0 ) >0 = dodatni efekt informatyki Załóżmy, że wdrożyliśmy system informatyczny, który realizuje pewne nowe funkcje. Jeżeli system ten obniżył koszty funkcjonowania części procesów biznesowych silniej niż koszt jego wdrożenia i utrzymania to osiągnięto dodatni efekt informatyki. Tego rodzaju efekt towarzyszyć może udanemu wdrożeniu systemu klasy ERP i związanym z tym obniżeniu kosztów jednostkowych produktu. Mechanizm trzeci: zwiększenie kosztów IT przy ustalonym poziomie kosztów procesów biznesowych i zwiększonym poziomie korzyści E1 = korzyści koszty procesów biznesowych koszty IT Jeżeli (E 1 E 0 ) >0 = dodatni efekt informatyki Powiedzmy, że wdrożyliśmy system, który dostarcza informacji istotnie wspomagającej podejmowane decyzje. Jeżeli system ów zwiększył korzyści przedsiębiorstwa silniej niż jego koszt wdrożenia i eksploatacji to osiągnięto dodatni efekt informatyki. Przykład: wdrożenie systemu typu Business Intelligence i związane z tym lepsze decyzje menedżerów odbijające się w zwiększeniu przychodów. W rzeczywistości omawiane zjawiska nie zachodzą w sposób izolowany. Najczęściej wdrożenie nowej informatyki ( czyli zwiększenie lub restrukturyzacja kosztów IT ) powoduje zmiany zarówno w korzyściach jak i kosztach procesów biznesowych. Idealna sytuacja to obniżenie TCO ( Total Cost of Ownership) przy jednoczesnej obniżce kosztów operacyjnych
przedsiębiorstwa i wzroście uzyskiwanych korzyści. Jak często to się udaje? Proszę spróbować samodzielnie odpowiedzieć na to pytanie. Mierzalność efektu informatyki Poznaliśmy przed chwilą mechanizmy rządzące efektywnością informatyki. Rozumienie ekonomicznych zasad funkcjonowania informatyki zaszło jednak znacznie dalej. Wiemy już czym jest ekonomiczna wartość informacji. Umiemy szacować wartość informacji dostarczanej przez systemy informatyczne dla rożnych decyzji podejmowanych w przedsiębiorstwie. Wymyślamy coraz więcej sposobów informatycznego obniżania kosztów procesów biznesowych, znane są też liczne metody obniżania samych kosztów informatyki. Z całą odpowiedzialnością można już powiedzieć że tzw. ROI informatyki jest mierzalne we wszystkich typach inwestycji informatycznych. Pomiar ten wymaga uszanowania trzech ważnych zasad: 1. Rozumiemy zjawiska, które badamy. 2. Stosujemy pomiary uwzględniające losowość. 3. Używamy właściwych metod pomiaru. Punkt pierwszy jest fundamentalny. Zawsze zaczynamy od apriorycznej wiedzy dotyczącej danego zjawiska po to by badając zweryfikować znane prawa i poszerzyć je o nowe obserwacje. Zrozumienie losowości pomiaru (pkt. 2) wymaga od nas uszanowania faktu, że nie istnieją absolutnie precyzyjne miary rzeczywistości np. odległość 2 kilometrów nie jest oceną punktową równą 2 kilometry lecz jest to zawsze pewien rozkład prawdopodobieństwa o wartości oczekiwanej równej w tym przypadku 2 kilometry, posiadający ponadto pewne odchylenie standardowe i swój typ: normalny, gamma lub inny. Dostarczenie informacji o tym rozkładzie czyli sprecyzowanie tego rozkładu - jest istotą zjawiska informowania. Punkt trzeci: umiejętność zastosowania odpowiednich miar i metod pomiaru, jest praktycznym połączeniem wiedzy o zjawisku i wiedzy o pomiarach z metodami opisu ilościowego złożonych zjawisk. W przypadku rentowności informatyki wykorzystujemy całą gamę wskaźników: od najprostszych stóp zwrotu typu Return On Investment do miar uwzględniających znacznie więcej parametrów wejściowych EVI, MNPV, NPV, MIRR itd. Wprowadzenie wysokiej jakości danych do algorytmów obliczeniowych tych wskaźników zajmuje z reguły większość czasu przeznaczonego na badanie i jest kluczowym jego elementem. Koszt pomiarów rentowności IT Możemy zapytać czy warto badać efektywność IT? Dan Remenyi, uznany autorytet w zakresie badań rentowności informatyki, pisze w swojej książce: measuring IT efficiency is never trivial or inexpensive. W omawianej dziedzinie panuje pogląd, że pomiar rentowności informatyki jest z definicji kosztowny. Nie zawsze jest to prawdą. Każdy pomiar w tym także pomiar rentowności inwestycji informatycznej posiada swoją wiarygodność i koszt. Najlepiej gdy pomiar jest maksymalnie wiarygodny (czytaj: posiada najwyższą jakość) przy minimalnym koszcie. Oczywiście rzadko zdarzają się tego typu sytuacje. Jaki koszt będzie posiadała wiarygodna informacja pozwalająca podjąć decyzję: inwestować lub nie inwestować w system klasy CRM, który drastycznie zmieni mechanizmy funkcjonowania przedsiębiorstwa? Informacja tego typu prawie nigdy nie jest łatwa do
uzyskania. Zwykle koszt jej nabycia jest wysoki choć prawnie nigdy nie przewyższa on finansowych konsekwencji podjęcia złej decyzji inwestycyjnej. Możemy sformułować problem następująco: czy dla podjęcia danej decyzji inwestycyjnej potrzebować będziemy kosztownej opinii eksperta popartej szeregiem badań rynku i analiz strategicznych czy też wystarczy nam na przykład samodzielne przejrzenie istniejącej dokumentacji przychodów i kosztów? Odpowiedź bywa rożna. Czasem wystarczy zdrowy rozsądek i obserwacja branży. Przy bardziej innowacyjnych wdrożeniach sensowne jest zasięgać opinii ekspertów. W projektach przełomowych dla przedsiębiorstwa warto korzystać z doradztwa ekspertów popartego profesjonalnymi badaniami i eksperymentami. Bywa, że niemożliwe jest wystarczające zredukowanie niepewności przy sztywno określonym poziomie kosztów badania. Zawsze jednak nowa informacja poprawia stan naszej wiedzy i pomaga podjąć lepszą decyzję. Ekonomiczny wymiar redukcji niepewności związanej z inwestowaniem w IT jest niezmiernie ważny. Mówimy wiele o niepowodzeniach we wdrażaniu systemów. Jeśli nawet pewien działający system informatyczny uważa się za udany to trudno nam uchwycić efekt informatyki a tym bardziej ująć go w postaci wiarygodnych liczb. Zwiększenie nakładów na etap przygotowania inwestycji (w tym na jej analizę ekonomiczną) istotnie poprawia efektywność wdrożeń. W większości przypadków poprawna analiza ekonomiczna projektu inwestycyjnego racjonalizuje wydatki, określa mierzalne cele stawiane systemowi, pozwala zarządzać inwestycją informatyczną w okresie jej eksploatacji. Metody Profesor William C. Rivenbark w dokumencie Information Technology Investments Metrics for Business Decisions objaśnia podstawowe grupy metodyk stosowane przy ocenie rentowności IT. Autor ten sklasyfikował znane podejścia i zarekomendował je dla oceny inwestycji dokonywanych w administracji publicznej USA. Najprostszą metodą wg Rivenbarka jest porównanie dwóch scenariuszy kosztów informatyki stanu obecnego i stanu przyszłego. Jak wiemy, obliczenia kosztów IT przyjęto za firmą Gartner nazywać kalkulacją TCO (Total Cost of Ownership). Zastosowanie wyłącznie pomiaru TCO jest podejściem przydatnym dla oceny inwestycji informatycznych o małej skali. Metodą oceny inwestycji informatycznych średniego rozmiaru jest zastosowanie finansowych miar efektywności typu ROI lub NPV. Rivenbark podkreśla zależność pomiędzy skalą projektu informatycznego a rodzajem metod jego oceny. Jego zdaniem najtrudniejsze projekty informatyczne powinny zostać badane z zastosowaniem procedury Applied Information Economics jako metody najbardziej kompleksowej i wiarygodnej. W procedurze AIE przeprowadza się analizę danych uzyskanych w metodologiach TCO i ROI/NPV z wykorzystaniem wnioskowania bayesowskiego. Istotnym aspektem przytoczonej powyżej opinii jest jasno wyrażona świadomość istnienia wiedzy, pozwalającej sprawnie modelować ekonomicznie nawet największe projekty informatyczne. Są już w naszym kraju specjaliści realizujący pomiary ROI of IT według wszystkich wyżej wymienionych metod. Daje to szansę na zażegnanie mitu niemierzalności efektów informatyki i podniesienie efektywności inwestycji informatycznych realizowanych w polskich przedsiębiorstwach. Wyjaśnienie skrótów:
TCO Total Cost of Ownership pełen koszt posiadania EVI Expected Value of Information oczekiwana wartość informacji MNPV Modyfied Net Present Value zmodyfikowana wartość aktualna inwestycji NPV - Net Present Value wartość aktualna inwestycji MIRR - Modyfied Internal Rate of Return zmodyfikowana wewnętrzna stopa zwrotu Ernest Syska jest niezależnym konsultantem z zakresu badań efektywności inwestycji informatycznych. Adres email: esyska@it-investment.pl Literatura: W. Rivenbark, Information Technology Investments Metrics for Business Decisions, Institute of Goverment University of North Carolina, 2001 Ernest Syska, Grzegorz Krzykowski Applied Information Economics. Metoda oceny rentowności systemów informatycznych. Materiały XVI Górskiej Szkoły PTI Szczyrk 2003. Grzegorz Krzykowski, Ernest Syska, Zarządzanie informacją w decyzjach inwestycyjnych, Zeszyty Naukowe Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego 2003. Ernest Syska, Grzegorz Krzykowski, Metoda badania kosztów funkcjonowania systemów informatycznych w dużych organizacjach, Materiały seminarium Topologia sieci rozległej systemu Syriusz Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej, Warszawa 2003