1.0 Metodyka wdrażania systemu Quick Start Opis działań prowadzących do szybkiego startu i użytkowania systemu w standardowej wersji funkcjonalnej w firmie Franspol w miejscowości Konin. Data wydruku dokumentu: 23 lutego 2011 Opracował: Jerzy Majewski
SPIS TREŚCI I. WPROWADZENIE... 5 I.1. GŁÓWNE ASPEKTY METODYKI QS... 5 II. METODYKA QUICKSTART (QS)... 6 II.1. ZAŁOŻENIA FUNDAMENTALNE... 6 II.2. RAZ POWIEDZIANE NIE JEST NIGDY ZAPOMINANE... 7 II.3. MAPA DROGOWA DOJŚCIA DO OCZEKIWANYCH KORZYŚCI... 7 SPIS ILUSTRACJI Rysunek 1. Zrozumienie idei WMS... 7 Rysunek 2. Uzgodnienie realizacji wstępnej... 8 Rysunek 3. Szybki start... 10 Rysunek 4. Doskonalenie procesów... 11 3
4
I. Wprowadzenie Proces wdrożenia systemu informatycznego WMS MaGS1 polega na ścisłej współpracy konsultantów z ILiM z kluczowymi przedstawicielami Klienta, u którego prowadzone jest wdrożenie. Celem tej współpracy jest szybkie uruchomienie systemu MaGS1 w środowisku magazynowym Klienta. W zależności od szczegółowości wymagań zakres wdrożenia może być różny u różnych klientów. W każdym jednak przypadku metodyka wdrożeniowa QuickStart (QS) opiera się na zrównoważonym zintegrowaniu: oczekiwań przedstawicieli Klienta, doświadczenia konsultantów ILiM, standardowej funkcjonalności systemu MaGS1. Metodyka QS umożliwia wymianę informacji z przedstawicielami Klienta w taki sposób i na takim poziomie szczegółowości, aby wiedza konsultantów ILiM o zastanym środowisku magazynowym była wystarczająco szeroka jeszcze przed zaimplementowaniem systemu. Rozpoznane w trakcie wstępnej analizy operacje magazynowe są każdorazowo poddawane projektowaniu korekcyjnemu, pozwalającemu na ich uproszczenie dzięki wykorzystaniu standardowej funkcjonalności systemu MaGS1. Ze względu na wykorzystywane w systemie MaGS1 międzynarodowe standardy identyfikacyjne, metodyka QS określa i narzuca nowe pojęcia, które znajdą zastosowanie w trakcie wdrożenia. Metodyka QS określa również kolejne kroki postępowania podczas wdrażania systemu oraz zasady, jakimi należy się kierować w sytuacjach, które wydarzają się w typowych magazynach obsługiwanych z wykorzystaniem systemu informatycznego klasy WMS. Metodyka QS jest zbiorem uzgodnień i opisanych zasad postępowania, szablonów stosowanych etykiet identyfikacyjnych, drukowanych dokumentów magazynowych połączonych z wiedzą i praktyką konsultantów z ILiM. Wiedza ta jest w trakcie wdrażania przekazywana osobom, które będą realizować operacje magazynowe z wykorzystaniem systemu MaGS1. I.1. Główne aspekty metodyki QS Metodykę QS można zdefiniować w 11 pojęciach, na których opiera się działanie konsultantów ILiM wspomagających wdrażanie systemu MaGS1. Pojęcia te budują partnerskie relacje pomiędzy zespołem wdrożeniowym Klienta a zespołem konsultantów z ILiM, jako: Precyzja uzgodnień odstawą wdrożenia Angażowanie stron we wdrożenie Relacje partnerskie Transparentność działania Nauka po obu stronach Efektywne wdrażanie Respekt wobec partnera Synergia w działaniu: 1 + 1 > 2 Trwałość w relacjach Wspólnie akceptowane rozwiązania Odpowiedzialne traktowanie partnera 5
II. Metodyka QuickStart (QS) II.1. Założenia fundamentalne Korzyści wynikające z posiadania systemu MaGS1 zostaną osiągnięte tylko wtedy, gdy system będzie używany. Użytkownik osiągnie korzyści jedynie w przypadku, gdy zacznie używać system. Dlatego też bardzo istotne jest, aby zaczął go używać jak najwcześniej. Zespół wdrożeniowy ze strony Klienta jest budowany przez Klienta zgodnie z posiadanymi kompetencjami. Skuteczne wdrożenie systemu MaGS1 jest uzależnione od kompetencji zespołu wdrożeniowego Klienta. Wszelkie działania wdrożeniowe koordynuje Kierownik Projektu. Kierownik Projektu jest pracownikiem ILiM i koordynuje prace merytoryczne, informatyczne, testowe i instalacyjne. Odpowiada za harmonogram wdrażania i terminowe realizacje wyznaczonych zadań. Zespół wdrożeniowy Klienta zna i udostępnia konsultantom ILiM istniejące procesy magazynowe. System informatyczny MaGS1 działa na procesach zachodzących w magazynie. Samo wdrożenie systemu informatyczny nie spowoduje poprawy pracy magazynu, jeżeli procesy magazynowe nie zostaną poddane weryfikacji (jeżeli wystąpi taka potrzeba). System MaGS1 jest wdrażany przez zespół wdrożeniowy Klienta a nie przez dostawcę systemu. System informatyczny działający w magazynie będzie wykorzystywany przez pracowników magazynu, zatem to oni powinni go wdrażać na zdefiniowanych przez siebie procesach magazynowych. Konsultanci z ILiM dostarczają wiedzę i sugestie zmian w istniejących procesach. Użycie standardowej funkcjonalności spowoduje szybsze wdrożenie. ILiM mocno podkreśla zalety i wygodę z używania standardowego oprogramowania wdrażanego w pierwszej fazie bez zmian, o ile jest to oczywiście możliwe. W praktyce zaobserwować można, że Klienci w pierwszym podejściu koncentrują się niepotrzebnie na rozwiązaniach dotyczących oprogramowania, próbując je dostosowywać do swojego wyobrażenia zamiast koncentrować się na wczesnym osiągnięciu korzyści wynikających z obsługi procesów magazynowych, dzięki standardowemu oprogramowaniu. Użytkowana przez jakiś czas standardowa funkcjonalność systemu jest rozszerzana zgodnie z oczekiwaniami docelowymi w sposób efektywny. Wyobrażenia Klienta o systemie WMS są często obarczone wiedzą o funkcjonalności modułu gospodarki materiałowej w systemie ERP, czyli stanów magazynowych (zapasów). System WMS MaGS1 obsługuje gospodarkę magazynową, czyli racjonalne rozmieszczenie zapasów w przestrzeni składowania. Rozszerzenia funkcjonalne systemu WMS są zdecydowanie łatwiejsze do osiągnięcia po kilkumiesięcznej eksploatacji systemu MaGS1 w funkcjonalności standardowej. W metodyce QS wyróżnia się dwa typy zmian w systemie (dostosowań): o o Zmiany konieczne do rozpoczęcia eksploatacji systemu polegające na dostosowaniu procesów do standardowej (sprawdzonej w innych wdrożeniach) funkcjonalności systemu MaGS1, bez których nie byłaby możliwa eksploatacja systemu. Zmiany konieczne do osiągnięcia korzyści wynikających z wyznaczonych oczekiwań, ale nie konieczne do rozpoczęcia eksploatacji. Metodyka QS preferuje zasadę: najpierw poznaj system standardowy w praktycznym działaniu a później formułuj wymagania usprawniające. Wiele przedwcześnie zgłaszanych pomysłów można odnaleźć w standardzie oprogramowania MaGS1. 6
II.2. Raz powiedziane nie jest zapominane Koordynowane przez Kierownika Projektu prace przygotowawcze (obustronne uzgodnienia i sugestie rozwiązań standardowych) są rejestrowane w taki sposób, aby zawsze istniał aktualny stan wiedzy i nie występuje utrata wiadomości otrzymywanych od Klienta. Wiedza o procesach istniejących w magazynie Klienta gromadzona jest w 3 dokumentach. Pierwszy obejmuje wiedzę o danych statycznych, sporadycznie zmiennych a dwa pozostałe obejmują wiedzę o danych dynamicznie zmiennych. Dane statyczne: Identyfikacja procesów, oznakowanie produktów, oznakowanie opakowań logistycznych, struktura magazynu i oznakowanie miejsc magazynowych, identyfikacja kontrahentów. Dane dynamiczne: Identyfikacja i opis procesu wprowadzania palet do magazynu - przyjęcia z produkcji i przyjęcia zewnętrzne. Dane dynamiczne: Identyfikacja i opis procesu wyprowadzania palet z magazynu - wydania na produkcję i wydania zewnętrzne. II.3. Mapa drogowa dojścia do oczekiwanych korzyści Metodyka QS stopniuje poziom procesu wdrożeniowego w pięciu fazach. 1. Negocjacje związane z ogólnym zapoznaniem się z systemem MaGS1. 2. Wykorzystanie możliwości standardowego oprogramowania MaGS1. Rysunek 1. Zrozumienie idei WMS Czynności Podczas pierwszej fazy Klient ogólnie zapoznaje się z oferowaną funkcjonalnością systemu MaGS1 i decyduje się na jego zakup i wdrożenie. Okres negocjacyjny nie powinien trwać dłużej niż 4 tygodnie. 7
Czynności realizowane w tej fazie obejmują rozmowy z przedstawicielami zarządu firmy i kierownictwem wyznaczonym do użytkowania systemu MaGS1. Podczas trwania drugiej fazy (po podpisaniu stosownej umowy), sprzedawca współpracując z Klientem stara się zrozumieć jego kluczowe wymagania. Sprzedawca kwalifikuje w jakim fragmencie system MaGS1 może spełnić podstawowe oczekiwania Klienta i przedstawia propozycję wstępną zakresu funkcjonalnego. Czynności w tej fazie to rozmowy z kierownikami magazynów i osób odpowiedzialnych za składowane w magazynie zapasy na temat obecnych problemów, kluczowych wymagań i określenia potencjalnych korzyści z wdrożenia systemu. W tej fazie Klient zapoznaje się ze standardową funkcjonalnością systemu, która pozwoli mu na realizację podstawowych operacji magazynowych. W Fazie 2. rozpoczyna się tworzenie dokumentacji o zakresie wdrożenia systemu MaGS1, ponieważ już od wtedy zbierane są istotne dla projektu wdrożeniowego informacje. Informacje zbierane w tej fazie pozwolą minimalizować czas wdrożenia i uniknąć niepotrzebnego powtarzania pytań, co w efekcie mogłoby prowadzić do opóźnień w założonym harmonogramie. Wyniki Efektem Fazy 1. jest uzyskanie porozumienia w kwestii funkcjonalności podstawowej oraz potencjalnych możliwości rozwojowych systemu pomiędzy Klientem a ILiM i podpisanie kontraktu. Głównym efektem działań w Fazie 2. jest określenie standardowych rozwiązań funkcjonalnych systemu MaGS1 akceptowanych przez Klienta już od najwcześniejszego etapu współpracy. Wynikiem tej fazy jest osiągnięcie zrozumienia ramowych wymagań po obu stronach oraz określenie wstępnej propozycji standardowego rozwiązania informatycznego przeznaczonego dla Klienta. 3. Modelowanie rozwiązań oparte na doświadczeniu Rysunek 2. Uzgodnienie realizacji wstępnej 8
Czynności Druga faza wdrażania prowadzi obie strony do przeglądu oferowanego oprogramowania. Po serii wizyt, spotkań i dyskusji obie strony są w stanie zrozumieć wzajemne oczekiwania, możliwości i ograniczenia. ILiM opierając się na wieloletnim doświadczeniu określa najbardziej odpowiadające Klientowi rozwiązania w standardowym ujęciu informatycznym. Określenie i zatwierdzenie przebiegów operacji magazynowych, sposobów identyfikacji materiałów, opakowań logistycznych i struktury magazynu jest podstawowym warunkiem dobrego późniejszego wdrożenia. Przyszły użytkownik systemu będzie często potrzebował wsparcia podczas wdrażania ze strony ILiM. Główną osobą, która będzie współpracowała w tej fazie z Klientem jest Kierownik Projektu wspierany konsultantami dziedzinowymi. Na tym etapie określane jest w jaki sposób Klient będzie użytkował system MaGS1 w standardowej wersji oraz sposób jego konfiguracji. Na podstawie dokumentacji o procesie magazynowym oraz wizji stworzonej przez Kierownika Projektu, ILiM przygotowuje środowisko do instalacji w ten sposób, aby po zakończeniu Fazy 3. można było bezzwłocznie przystąpić do rozpoczęcia wdrażania podstawowych procedur magazynowych. Na tym etapie prac możliwe jest również określenie potencjalnych modyfikacji systemu, które zostaną wdrożone w Fazie 5. Należy zawsze pamiętać, że wdrożenie standardu będzie szybsze. Istotną czynnością w Fazie 3. jest stworzenie i podpisanie Dokumentu Inicjującego Wdrożenie. W dokumencie tym zawarte są wszystkie podstawowe reguły, których należy przestrzegać w czasie wdrożenia czyli np. określone sposoby identyfikacji materiałów w różnych formach opakowaniowych, struktura magazynu, sposoby adresowania miejsc magazynowych, analiza ryzyka podczas wdrożenia, harmonogram projektu zgodny z ustalonymi priorytetami, konfiguracja sprzętowa i oprogramowania systemowego oraz zakupionego oprogramowania MaGS1 wraz z jego konfiguracją, zaprojektowane przez Kierownika Projektu ewentualne zmiany mieszczące się w pojęciu standardu systemu oraz określone metody i zakresu komunikacji pomiędzy systemem MaGS1 a zewnętrznym systemem ERP. Wyniki Efektem tej fazy będzie uzyskanie porozumienia w kwestii funkcjonalności podstawowej pomiędzy Klientem a ILiM w formie opisu podstawowych operacji magazynowych w zakresie danych statycznych i danych dynamicznych. Istnieje opis środowiska sieciowo-sprzętowego wymaganego przez system MaGS1. 4. Wdrażanie podstawowych procedur 9
Rysunek 3. Szybki start Czynności W momencie osiągnięcia uzgodnień funkcjonalnych w zakresie standardowego rozwiązania informatycznego dla magazynu Klienta, rozpoczyna się Faza 4. Polegająca na wdrażaniu podstawowych procedur w wersji standardowej. Na podstawie zgromadzonych przez Kierownika Projektu danych i utworzonej przez niego propozycji magazynu testowego, podczas instalacji u Klienta tworzone jest środowisko pozwalające testować działanie systemu i szkolić użytkowników. Po przeprowadzeniu testów w środowisku Klienta następuje etap przeglądu zainstalowanego oprogramowania z zespołem wdrożeniowym Klienta i określenie konfiguracji docelowej. W tym samym momencie powtórnie przedyskutowana jest konieczność i zakres modyfikacji przewidzianych do rozpoczęcia eksploatacji w podstawowej funkcjonalności systemu. Po ich zatwierdzeniu zespół informatyczny ILiM przygotowuje wersją eksploatacyjną systemu i oddaje ją do użytkowania. W czasie Fazy 4. realizowane jest ponadto: 1. Zatwierdzenie ustaleń z Fazy 3. 2. Szkolenie zespołu wdrożeniowego i potencjalnych użytkowników zwracając szczególną uwagę na nowe akcenty w pracy magazynu, czyli używanie specjalistycznego sprzętu do identyfikacji danych przez kody kreskowe i związane z tym zmiany w procesach, z chwilowym pomijaniu nieistotnych dla szybkiego startu szczegółów. 3. Opracowanie procedury rejestrowania danych poprzez odczytywanie kodów kreskowych wprost z etykiet z opakowań logistycznych. 10
4. Ustalenie sposobu zatowarowania magazynu w systemie MaGS1. Wyniki Wynikiem Fazy 4. jest szybkie rozpoczęcie eksploatacji systemu MaGS1 w podstawowej funkcjonalności, co pozwala na osiągnięcie podstawowych korzyści, czyli obsługę podstawowych operacji magazynowych. 5. Doskonalenie procedur - osiągnięcie wyniku Rysunek 4. Doskonalenie procesów Czynności W trakcie trwania Fazy 5. Zespół Wdrożeniowy Klienta gromadzi wiedzę dotyczącą możliwości i potrzeby doskonalenia procesów. W tym czasie na ogół dochodzi się do wniosku, że większość wcześniejszych oczekiwań już jest realizowana w wersji standardowej. Doskonalenie procesów polega głównie na uproszczeniu działań dotychczasowych poprzez eliminowanie operacji zbędnych. Rozwój systemu Etap wdrożenia podstawowych procedur koncentruje się na efektywnym rozpoczęciu podstawowej eksploatacji systemu. Etap doskonalenia procedur pozwala na taki rozwój umiejętności zespołu Klienta oraz na taki rozwój oprogramowania, który umożliwi pełne wykorzystanie możliwości informatycznej obsługi magazynu. Jest to etap doskonalenia umiejętności wcześniej nabytych i ich rozwój (przez dodatkowe szkolenia i konsultacje). Podczas tego etapu można uwzględnić specyfikę oprogramowania do zmiany istniejących rozwiązań lub dokonać rozwojowych zmian w techni- 11
kach automatycznej identyfikacji, np. przejść z kodów kreskowych na znaczniki radiowe EPC/RFID. Zmiany w oprogramowaniu Doświadczenie pokazuje, że bardzo często po lepszym zapoznaniu się z działającym już systemem MaGS1, Klient rezygnuje z wcześniejszych modyfikacji systemu, które mogą być kosztowne. Ponieważ w międzyczasie zostały już wykonane niektóre modyfikacje należy sądzić, że Klient zmniejszy w ten sposób koszty wdrożenia systemu w wersji rozszerzonej. Konsultacje Wszystkie wykonane na tym etapie szkolenia i konsultacje będą prowadziły do uzgodnienia rzeczywistych potrzeb rozwoju systemu i czasu realizacji dostosowań. Wyniki Wynikiem tej fazy będzie osiągnięcie wszystkich zdefiniowanych wcześniej celów oraz ciągły rozwój systemu i procedur Klienta. 12