Metodyka wdrażania systemu

Transkrypt

1 Metodyka wdrażania systemu opracowana przez Instytut Logistyki i Magazynowania ul. Estkowskiego 6, Poznań T: [66][34] F: E: jerzy.majewski@ilim.poznan.pl

2

3 Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM) jest powszechnie postrzegany, jako polskie centrum kompetencyjne w zakresie logistyki i elektronicznej gospodarki, rozwijające i gromadzące wiedzę oraz doświadczenia jak również promujące i wdrażające je w praktyce gospodarczej. Instytut działa na rynku od ponad 40 lat realizując zarówno projektu badawcze jak i doradcze. Zasięg oddziaływania Instytutu obejmuje wszystkie branże gospodarki, na różnych szczeblach organizacyjnych i o różnej problematyce. Stosujemy nowoczesne rozwiązania logistyczne pozwalające na wymierne podniesienie efektywności funkcjonowania przedsiębiorstw i całych łańcuchów dostaw. Wyjątkowe kompetencje konsultantów Instytutu w zakresie racjonalnego gospodarowania składowanymi w magazynach towarami wynikają z faktu, że Instytut pełni w Polsce rolę organizacji krajowej międzynarodowego systemu GS1. Krajowa organizacja GS1 Polska zarządza najczęściej stosowanym w polskich przedsiębiorstwach oraz na całym świecie systemem standardów, które pozwalają usprawniać działanie procesów magazynowych oraz monitorować łańcuchy dostaw. Rozwiązania i usługi Instytutu (GS1 Polska) obejmują globalne standardy wykorzystywane w automatycznej identyfikacji wszelkich form opakowaniowych z towarami, związane z wdrażaniem kodów kreskowych lub technologii związanej z elektronicznym kodem produktu EPC (Electronic Product Code) będącej rozwiązaniem stanowiącym połączenie technologii Internetu i coraz częściej stosowanej na rynku identyfikacji za pomocą fal radiowych (RFID Radio Frequency IDentification). Instytut Logistyki i Magazynowania Instytut Badawczy komercjalizuje prowadzone w obszarach logistyki magazynowej badania we wdrożeniach rynkowych. Jednym z aspektów jest oferta usprawnienia funkcjonowania procesów magazynowych z wykorzystaniem globalnych standardów identyfikacyjnych GS1. Praktycznym wyrazem naszej oferty jest zaprojektowanie procesów magazynowych, racjonalnie funkcjonujących w magazynie, obsługiwanych specjalistycznym systemem informatycznym klasy WMS. Przedsiębiorstwo współpracujące z ILiM uzyskuje wiedzę o zasadach globalnej identyfikacji towarów oraz jej zaimplementowanie w działającym rozwiązaniu informatycznym, dedykowanym do obsługi procesów magazynowych. Wdrażanie projektów informatycznej obsługi magazynów oparte jest na metodyce, będącej rezultatem wieloletnich prac badawczych realizowanych przez konsultantów ILiM na rzecz licznej grupy przedsiębiorstw, które zdecydowały się działać na rynkach otwartych, wykorzystując globalne standardy identyfikacyjne GS1. Obecnie (2014) w organizacji krajowej GS1 zarejestrowanych jest blisko 20 tys. przedsiębiorstw. Niniejsze materiały informacyjne dedykuję przedsiębiorstwom, które widzą potrzebę usprawnienia swoich procesów magazynowych poprzez zastosowanie automatycznej identyfikacji wydatnie wspomagającej działania magazynowego systemu informatycznego (WMS). Jerzy Majewski Główny Specjalista badawczo - techniczny jerzy.majewski@ilim.poznan.pl

4

5 Metodyka wdrażania systemu WMS Qguar Standard-BOX wdrożenie standardowe Opracowano na podstawie materiałów własnych Instytutu Logistyki i Magazynowania. Wytwórcą i właścicielem metodyki QuickStart (QS) opisanej w niniejszym dokumencie jest Instytut Logistyki i Magazynowania. Żadna część niniejszego opracowania, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, nie może być wykorzystana przez firmy trzecie bez zgody Instytutu Logistyki i Magazynowania, dla celów innych niż tylko zapoznanie się z jej treścią. Niniejsze opracowanie podlega ochronie przewidzianej w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych(dz. U. z 2000 r., Nr 80, poz. 904 ze zmianami). Wytwórcą i właścicielem systemu informatycznego WMS WMS Qguar realizującego opisaną w niniejszym dokumencie metodykę jest firma Quantum software SA, współpracująca z ILiM w ramach programu Porozumienia o Współpracy z Dostawcami Rozwiązań. Opracowanie dokumentu: Jerzy Majewski Data ostatniej modyfikacji: 4 listopada 2014 Data wydrukowania: 4 listopada 2014 Wersja dokumentu:

6

7 SPIS TREŚCI 1. WPROWADZENIE KRÓTKA CHARAKTERYSTYKA METODYKI GŁÓWNE ASPEKTY METODYKI METODYKA QUICKSTART (QS) ZAŁOŻENIA FUNDAMENTALNE KAŻDE UZGODNIENIE JEST ZAREJESTROWANE DROGA DOJŚCIA DO OCZEKIWANYCH KORZYŚCI LEPIEJ ZNANY UŻYTKOWNIK SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX LEPSZA PLATFORMA WYMIANY POGLĄDÓW LITERATURA UZUPEŁNIAJĄCA KONTAKT MERYTORYCZNY I HANDLOWY SPIS ILUSTRACJI RYSUNEK 1. SKALOWALNA WIEDZA O PROCESACH MAGAZYNOWYCH RYSUNEK 2. NEGOCJACJE PRZEDWDROŻENIOWE RYSUNEK 3. OBSERWACJA PROCESÓW MAGAZYNOWYCH RYSUNEK 4. WIEDZA O PROCESACH RYSUNEK 5. ZWERYFIKOWANA WIEDZA O PROCESACH RYSUNEK 6. ROZSZERZONA WIEDZA O PROCESACH... 18

8 1. WPROWADZENIE WMS Qguar jest systemem specjalistycznym, zaprojektowanym dla wspomagania obsługi fizycznych procesów magazynowych, czyli zaliczany jest do klasy systemów informatycznych określanych, jako WMS (Warehouse Management System). Proces wdrożenia systemu informatycznego WMS Qguar Standard-BOX preferowany przez Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM 1 ), polega na ścisłej współpracy konsultantów ILiM z kluczowymi przedstawicielami Klienta, u którego prowadzone jest wdrożenie. Celem tej współpracy jest szybkie uruchomienie systemu WMS Qguar Standard-BOX w środowisku magazynowym Klienta, w standardowym zakresie funkcjonalnym. W zależności od szczegółowości wymagań dodatkowych, zakres wdrożenia może być różny u różnych klientów. W każdym jednak przypadku metodyka wdrożeniowa QuickStart (QS) opiera się na zrównoważonym zintegrowaniu: realnych oczekiwań przedstawicieli Klienta, doświadczenia konsultantów ILiM, standardowej funkcjonalności systemu WMS Qguar Standard-BOX. 1.1 Krótka charakterystyka metodyki Metodyka QS umożliwia wymianę informacji z przedstawicielami Klienta w taki sposób i na takim poziomie szczegółowości, aby wiedza konsultantów ILiM o zastanym środowisku magazynowym była wystarczająco szeroka jeszcze przed zaimplementowaniem systemu. Rozpoznane w trakcie wstępnej analizy operacje magazynowe są każdorazowo poddawane projektowaniu korygującemu, pozwalającemu na ich uproszczenie w celu łatwego wykorzystywania standardowej funkcjonalności systemu WMS Qguar Standard-BOX. Ze względu na wykorzystywane w systemie WMS Qguar Standard-BOX międzynarodowe standardy identyfikacyjne, metodyka QS określa i narzuca nowe pojęcia, które znajdą zastosowanie w trakcie wdrożenia. Metodyka QS określa również kolejne kroki postępowania podczas wdrażania systemu oraz zasady, jakimi należy się kierować w sytuacjach, które wydarzają się w typowych magazynach działających z wykorzystaniem systemu informatycznego klasy WMS. Metodyka QS jest zbiorem uzgodnień i opisanych zasad postępowania, szablonów stosowanych etykiet identyfikacyjnych, drukowanych dokumentów magazynowych, w połączeniu z wiedzą i praktyką konsultantów z ILiM. Wiedza ta jest w trakcie wdrażania przekazywana przedstawicielom Klienta, którzy będą realizować operacje magazynowe z wykorzystaniem systemu WMS Qguar Standard-BOX. Przedstawiona metodyka ma charakter ramowy. Na ogół w każdym przypadku wdrożeniowym stosuje się pewne od niej odstępstwa, ale fundamentalne reguły rozpoznawania rzeczywistych potrzeb Klienta zawsze są traktowane, jako nadrzędne. 1.2 Główne aspekty metodyki Metodykę QS można zdefiniować w 11 aspektach, na których opiera się działanie konsultantów ILiM wspomagających wdrażanie systemu WMS Qguar Standard-BOX. Pojęcia te budują partnerskie relacje pomiędzy zespołem wdrożeniowym Klienta a zespołem konsultantów ILiM, w sposób następujący: 1 Wszystkie użyte w tekście skróty i pojęcia są wyjaśnione na stronie STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

9 Podstawą skutecznego wdrożenia jest precyzja uzgodnień. Angażowanie się obu stron we wdrożenie jest gwarancją wzajemnego zrozumienia. Relacje partnerskie są ważniejsze niż biznesowe. Transparentność działania jest podstawą zaufania. Nauka po obu stronach nie jest krępująca. Efektywne wdrażanie systemu w środowisku naturalnym magazynu jest podstawą sukcesu. Respekt wobec partnera, który pewne sprawy może znać lepiej jest motorem postępu. Synergia w działaniu: > 2 oznacza, że razem zawsze jest korzystniej. Trwałość w relacjach to gwarancja na przyszłość. Wspólnie akceptowane rozwiązania to efektywniejsze ich wdrażanie. Odpowiedzialne traktowanie partnera, nie wymaga komentarza. 2. METODYKA QUICKSTART (QS) 2.1 Założenia fundamentalne Korzyści wynikające z posiadania systemu WMS Qguar Standard-BOX zostaną osiągnięte tylko wtedy, gdy system będzie używany. Użytkownik osiągnie korzyści jedynie w przypadku, gdy zacznie używać system. Dlatego też bardzo istotne jest, aby zaczął go używać jak najwcześniej. Zespół wdrożeniowy ze strony Klienta jest budowany przez Klienta zgodnie z posiadanymi kompetencjami. Skuteczne wdrożenie systemu WMS Qguar Standard-BOX jest uzależnione od kompetencji zespołu wdrożeniowego Klienta. Dlatego bardzo istotne jest, aby członkowie zespołu dobrze znali zachodzące w magazynie procesy. Wszelkie działania wdrożeniowe koordynuje Kierownik Projektu. Kierownik Projektu jest pracownikiem ILiM i koordynuje prace merytoryczne, informatyczne, testowe i instalacyjne. Odpowiada za harmonogram wdrażania i terminowe realizacje wyznaczonych zadań. Współpracuje z szefem Zespołu Wdrożeniowego Klienta. Zespół wdrożeniowy Klienta zna i udostępnia konsultantom ILiM szczegóły istniejących procesów magazynowych. System informatyczny WMS Qguar Standard-BOX działa na procesach zachodzących w magazynie. Samo wdrożenie systemu informatycznego nie spowoduje poprawy pracy magazynu, jeżeli procesy magazynowe nie zostaną przy okazji poddane weryfikacji (w sytuacji, gdy wystąpi taka potrzeba). System WMS Qguar Standard-BOX jest wdrażany przez zespół wdrożeniowy Klienta a nie przez dostawcę systemu. System informatyczny działający w magazynie będzie wykorzystywany przez pracowników magazynu, zatem to oni powinni go wdrażać na zdefiniowanych przez siebie procesach magazynowych. Konsultanci z ILiM dostarczają wiedzę i sugestie zmian w istniejących procesach oraz asystę w trakcie działań wdrożeniowych. Stanowią zaplecze dla Zespołu Wdrożeniowego. Użycie standardowej funkcjonalności spowoduje szybsze wdrożenie. ILiM mocno podkreśla zalety i wygodę z używania standardowego oprogramowania wdrażanego w pierwszej fazie bez zmian, o ile jest to oczywiście możliwe. W praktyce zaobserwować można, że Klienci w pierwszym podejściu koncentrują się niepotrzebnie na rozwiązaniach dotyczących oprogramowania, próbując je dostosowywać do swojego wyobrażenia, zamiast koncentrować się na wczesnym osiągnięciu korzyści, wynikających z obsługi procesów magazynowych zaimplementowanej w standardowym oprogramowaniu. Użytkowana przez jakiś czas standardowa funkcjonalność systemu jest rozszerzana zgodnie z oczekiwaniami docelowymi w sposób efektywny. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 9

10 Uwaga! Wyobrażenia Klienta o systemie WMS są często obarczone wiedzą o funkcjonalności modułu gospodarki materiałowej występującego w systemie ERP, czyli stanów magazynowych (zapasów). System WMS Qguar Standard-BOX obsługuje gospodarkę magazynową, czyli racjonalne rozmieszczenie zapasów w przestrzeni składowania. Wszelkie rozszerzenia funkcjonalne systemu WMS są zdecydowanie łatwiejsze do osiągnięcia po kilkumiesięcznej eksploatacji systemu WMS Qguar Standard-BOX w funkcjonalności standardowej. W metodyce QS wyróżnia się dwa typy zmian funkcjonalności systemu (dostosowań): o Zmiany konieczne do rozpoczęcia eksploatacji systemu polegające na dostosowaniu procesów do standardowej (sprawdzonej w innych wdrożeniach) funkcjonalności systemu WMS Qguar Standard- BOX, bez których nie byłaby możliwa eksploatacja systemu. o Zmiany konieczne do osiągnięcia korzyści wynikających z wyznaczonych oczekiwań, ale nie konieczne do rozpoczęcia eksploatacji. Metodyka QS preferuje zasadę: najpierw poznaj system standardowy w praktycznym działaniu a później formułuj wymagania usprawniające. Wiele przedwcześnie zgłaszanych pomysłów można odnaleźć już w podstawowym zakresie systemu WMS Qguar Standard-BOX. 2.2 Każde uzgodnienie jest zarejestrowane Koordynowane przez Kierownika Projektu prace przygotowawcze (obustronne uzgodnienia i sugestie rozwiązań standardowych) są rejestrowane w taki sposób, aby zawsze istniał aktualny stan wiedzy i nie występowała utrata wiadomości otrzymywanych od Klienta. Wiedza o procesach istniejących w magazynie Klienta gromadzona jest w kilku niżej wymienionych dokumentach. Treści tych dokumentów są każdorazowo dostosowywane do sytuacji istniejącej i oczekiwań Klienta. Stanowią podstawę do efektywnego wdrożenia systemu w wersji standardowej oraz docelowej (dedykowanej). Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [010] Przewodnik metodyczny Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [030] Pakiet prezentacyjny Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [040] Pytania wstępne Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [050] Specyfikacja danych stałych Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [060] Specyfikacja procesów Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [070] Planowane raporty Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [080] Uzgodnienia wdrożeniowe Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [081] Uzgodnienia rozszerzeń funkcjonalnych Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [090] Plan testów akceptacyjnych Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [091] Testy - przyjęcie z produkcji Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [092] Testy - przyjęcie zewnętrzne Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [093] Testy - wydania z magazynu Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [094] Raport z testów akceptacyjnych Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [100] Słownik pojęć Po przeprowadzeniu ankietowego wywiadu wstępnego [040], formułowana jest specyfikacja danych stałych [050] oraz procesów zachodzących w badanym magazynie [060]. Opisywane są przebiegi logistyczne występujące podczas przyjęć i wydań do/z magazynu. Na tym etapie prac przedwdrożeniowych realizowana jest weryfikacja istniejących procesów, podczas której niektóre czynności podlegają projektowaniu korygującemu. Wynika to z faktu, że nowe ujęcie procesowe uwzględnia zastosowanie technik automatycznej identyfikacji (ADC), co może wymagać skorygowania niektórych działań magazynierów. Na tym tle formułowane są wymagane raporty i wydruki [070]. 10 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

11 Kluczowym dokumentem metodyki są Uzgodnienia wdrożeniowe [080], w których zawarte są wszystkie poznane podczas pracy nad specyfikacją procesów aspekty. Dokument ten stanowi opis uzgodnień dotyczących zasad identyfikacji produktów, określenia obszarów magazynowych, stosowanych dokumentów, zasygnalizowanego sposobu wymiany danych, między systemami: WMS Qguar Standard-BOX i ERP, np. w przypadku firmy "ABC" systemu o nazwie: "Nazwa". Uzgodnienia wdrożeniowe powinny zostać wnikliwie przeanalizowane przez Zespół Wdrożeniowy firmy "ABC", ponieważ po ich obustronnym zatwierdzeniu (podpisaniu) będą podstawą do przygotowania ewentualnych rozszerzeń funkcjonalnych systemu WMS Qguar Standard-BOX. Od momentu zatwierdzenia tego dokumentu [080] wszelkie inne ustalenia ulegają zamrożeniu do czasu uruchomienia systemu w uzgodnionej funkcjonalności. Ustalenia dokonane po czasie są gromadzone w dokumencie zawierającym uzgodnienia oczekiwanych Rozszerzeń funkcjonalnych [081]. Zawarte tam nowe ustalenia zostaną uwzględnione po uruchomieniu wersjii podstawowej. Oczekiwane przez Użytkownika raporty i drukowane dokumenty transakcyjne sformułowane są w odrębnym dokumencie procedury [070]. Dokument [090] zawiera specyfikację planu testów akceptacyjnych przewidzianych do przeprowadzenia w docelowym środowisku firmy "ABC", w którym funkcjonować będzie systemu WMS Qguar Standard-BOX. W planie testów określone są zasadnicze procesy magazynowe obsługiwane przez system WMS Qguar Standard-BOX, które zostaną objęte testami oraz zdefiniowane są warunki wymagane do ich przeprowadzenia w magazynie firmy "ABC". Dokumentację metodyki wdrożeniowej zamyka słownik używanych w metodyce pojęć i skrótów [100]. 2.3 Droga dojścia do oczekiwanych korzyści Metodyka QS stopniuje poziom procesu wdrożeniowego w pięciu fazach. Rysunek 1. Skalowalna wiedza o procesach magazynowych STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 11

12 1. FAZA 1 Negocjacje merytoryczne prowadzone z Klientem a związane z ogólnym zapoznaniem się z systemem WMS Qguar Standard-BOX. Rysunek 2. Negocjacje przedwdrożeniowe Czynności Podczas pierwszej fazy Klient ogólnie zapoznaje się z oferowaną funkcjonalnością systemu WMS Qguar Standard-BOX i decyduje się na jego zakup i wdrożenie. Okres negocjacyjny nie powinien trwać dłużej niż 4 tygodnie. Czynności realizowane w tej fazie obejmują rozmowy z przedstawicielami zarządu firmy i kierownictwem wyznaczonym do użytkowania systemu WMS Qguar Standard-BOX. Wyniki Efektem Fazy 1. jest uzyskanie porozumienia w kwestii funkcjonalności podstawowej oraz potencjalnych możliwości rozwojowych systemu, pomiędzy Klientem a ILiM i podpisanie kontraktu. 12 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

13 2. FAZA 2 Ocena możliwości wykorzystania standardowego zakresu oprogramowania WMS Qguar Standard-BOX. Rysunek 3. Obserwacja procesów magazynowych Czynności Podczas trwania drugiej fazy (po podpisaniu stosownej umowy), konsultanci ILiM współpracując z Klientem starają się zrozumieć jego kluczowe wymagania. Przebywają w magazynie Klienta przez kilka dni i obserwują czynności wykonywane przez magazynierów. Dostawca prowadząc na tym etapie wywiad ankietowy kwalifikuje, w jakim fragmencie system WMS Qguar Standard-BOX może spełnić podstawowe oczekiwania Klienta a czego nie jest w stanie obsłużyć (na etapie wstępnym). Klient zapoznaje się z zasadami pracy magazynu w warunkach wykorzystywania tam systemu klasy WMS, wspomaganego technikami ADC. Czynności w tej fazie to rozmowy z kierownikami magazynów i osobami odpowiedzialnymi za składowane w magazynie zapasy na temat obecnych problemów, kluczowych wymagań i określenia potencjalnych korzyści z wdrożenia systemu. W tej fazie Klient zapoznaje się ze standardową funkcjonalnością systemu, która pozwoli mu na realizację podstawowych operacji magazynowych. W Fazie 2. rozpoczyna się tworzenie dokumentacji o zakresie wdrożenia systemu WMS Qguar Standard- BOX, ponieważ już od wtedy zbierane są istotne dla projektu wdrożeniowego informacje. Informacje zbierane w tej fazie pozwolą minimalizować czas wdrożenia i uniknąć niepotrzebnego powtarzania pytań, co w efekcie mogłoby prowadzić do opóźnień w założonym harmonogramie. Wyniki Głównym efektem działań w Fazie 2. jest uzyskanie od Klienta odpowiedzi na szereg pytań zadawanych przez konsultantów ILiM. Odpowiedzi na te pytania pozwalają określić, jaki zakres funkcjonalności standardowej może zostać wdrożony w krótkim terminie a jaki zakres wymagać będzie prac dostosowawczych. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 13

14 Rezultatem Fazy 2. jest obustronnie podpisany dokument: Metodyka wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [10] Pytania wstępne. 3. FAZA 3 Modelowanie rozwiązań oparte na doświadczeniu Rysunek 4. Wiedza o procesach Czynności Celem Fazy 3. jest określenie standardowych rozwiązań funkcjonalnych systemu WMS Qguar Standard-BOX akceptowanych przez Klienta już od najwcześniejszego etapu współpracy. Trzecia faza wdrażania prowadzi obie strony do przeglądu oferowanego oprogramowania. Po serii wizyt, spotkań i dyskusji obie strony są w stanie zrozumieć wzajemne oczekiwania, możliwości i ograniczenia. ILiM opierając się na wieloletnim doświadczeniu określa najbardziej odpowiadające Klientowi rozwiązania w standardowym ujęciu informatycznym. Konsultanci ILiM przedstawiają propozycję wstępną zakresu funkcjonalnego. Określenie i zatwierdzenie przebiegów operacji magazynowych, sposobów identyfikacji materiałów, opakowań logistycznych i struktury magazynu jest podstawowym warunkiem dobrego późniejszego wdrożenia. Przyszły użytkownik systemu będzie często potrzebował wsparcia podczas wdrażania ze strony ILiM. Główną osobą, która będzie współpracowała w tej fazie z Klientem jest ze strony ILiM Kierownik Projektu, wspierany konsultantami dziedzinowymi. Na tym etapie określane jest, w jaki sposób Klient będzie użytkował system WMS Qguar Standard-BOX w standardowej wersji oraz określany jest sposób jego konfiguracji. Na podstawie dokumentacji o procesie magazynowym oraz wizji stworzonej przez Kierownika Projektu, ILiM przygotowuje środowisko do instalacji w ten sposób, aby po zakończeniu Fazy 3. można było bezzwłocznie przystąpić do rozpoczęcia wdrażania podstawowych procedur magazynowych. Na tym etapie prac możliwe jest również określenie potencjalnych modyfikacji systemu, które zostaną wdrożone w Fazie 5. Należy pamiętać, że pierwotne wdrożenie standardowej wersji systemu zawsze będzie szybsze. 14 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

15 Istotną czynnością w Fazie 3. jest stworzenie i podpisanie dokumentu inicjującego wdrożenie. W dokumencie tym zawarte są wszystkie podstawowe reguły, których należy przestrzegać w czasie wdrożenia, czyli np. określone sposoby identyfikacji materiałów w różnych formach opakowaniowych, struktura magazynu, sposoby adresowania miejsc magazynowych, analiza ryzyka podczas wdrożenia, harmonogram projektu zgodny z ustalonymi priorytetami, konfiguracja sprzętowa i oprogramowania systemowego oraz zakupionego oprogramowania WMS Qguar Standard-BOX wraz z jego konfiguracją, zaprojektowane przez Kierownika Projektu ewentualne zmiany mieszczące się w pojęciu standardu systemu. Na tym etapie prac określane są też metody i zakres komunikacji pomiędzy systemem WMS Qguar Standard- BOX a zewnętrznym systemem ERP do późniejszego wdrożenia (w Fazie 5). Aspekty związane z interfejsem między systemami WMS Qguar Standard-BOX i ERP nie są rozwiązywane w fazach 1 do 4. Dopiero po uzyskaniu pozytywnego rezultatu funkcjonowania systemu WMS Qguar Standard-BOX w standardowym zakresie funkcjonalności możliwe jest precyzyjne określenie metody wymiany danych i ich zakresu. Wyniki Efektem Fazy 3. jest uzyskanie porozumienia w kwestii funkcjonalności podstawowej pomiędzy Klientem a ILiM w formie opisu podstawowych operacji magazynowych w zakresie danych statycznych i danych dynamicznych. Powinien też istnieć dokładny opis środowiska sieciowo-sprzętowego wymaganego przez system WMS Qguar Standard-BOX. Wynikiem tej fazy jest osiągnięcie zrozumienia ramowych wymagań po obu stronach oraz określenie wstępnej propozycji standardowego rozwiązania informatycznego przeznaczonego dla Klienta. Rezultatem Fazy 3. są obustronnie podpisane dokumenty: Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [050] Specyfikacja danych stałych, Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [060] Specyfikacja procesów, Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [070] Planowane raporty, Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [080] Uzgodnienia wdrożeniowe, Na tym etapie, w miarę potrzeby, powstaje też dokument: Procedura wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [081] Uzgodnienia rozszerzeń funkcjonalnych. Suplement uzgodnień wdrożeniowych może być formułowany przez dłuższy czas, również w trakcie realizacji prac wdrożeniowych systemu w standardowym zakresie funkcjonalnym. Jego zawartość będzie brana pod uwagę w piątej fazie realizacyjnej. 4. FAZA 4 Wdrażanie podstawowych procedur Celem tej fazy jest uruchomienie systemu WMS Qguar Standard-BOX w uzgodnionym zakresie funkcjonalnym. Na tym etapie prac konieczne jest udostępnienie wymaganego sprzętu komputerowego, sprzętu automatycznej identyfikacji (ADC) oraz zainstalowanie i uruchomienie sieci bezprzewodowej w standardzie WiFi. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 15

16 Rysunek 5. Zweryfikowana wiedza o procesach Czynności W momencie osiągnięcia uzgodnień funkcjonalnych w zakresie standardowego rozwiązania informatycznego przeznaczonego dla magazynu Klienta, rozpoczyna się Faza 4. polegająca na wdrażaniu podstawowych procedur w wersji standardowej systemu. Na podstawie zgromadzonych przez Kierownika Projektu danych i utworzonej przez niego propozycji magazynu testowego, podczas instalacji u Klienta tworzone jest środowisko pozwalające testować działanie systemu i szkolić użytkowników. Po przeprowadzeniu testów w środowisku Klienta następuje etap przeglądu zainstalowanego oprogramowania realizowany razem z zespołem wdrożeniowym Klienta i określenie konfiguracji docelowej. W tym samym momencie powtórnie przedyskutowana jest konieczność i zakres modyfikacji przewidzianych do rozpoczęcia eksploatacji w podstawowej funkcjonalności systemu. Po ich zatwierdzeniu zespół informatyczny ILiM przygotowuje wersją eksploatacyjną systemu i oddaje ją do użytkowania. W czasie Fazy 4. realizowane jest ponadto: Zatwierdzenie ustaleń z Fazy 3. Zainstalowanie i uruchomienie systemu wraz ze zintegrowaniem z urządzeniami ADC. Szkolenie zespołu wdrożeniowego i potencjalnych użytkowników ze zwróceniem szczególnej uwagi na nowe akcenty w pracy magazynu, czyli używanie specjalistycznego sprzętu do identyfikacji danych przez kody kreskowe i związane z tym zmiany w procesach, z chwilowym pomijaniem nieistotnych dla szybkiego startu szczegółów. Wdrożenie procedury drukowania etykiet i rejestrowania danych poprzez odczytywanie kodów kreskowych z etykiet na opakowaniach produktowych i logistycznych. 16 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

17 Ustalenie sposobu zatowarowania magazynu systemowego we wdrażanym systemie WMS Qguar Standard-BOX. Wyniki Wynikiem Fazy 4. jest szybkie rozpoczęcie eksploatacji systemu WMS Qguar Standard-BOX w podstawowej funkcjonalności, co pozwala na osiągnięcie podstawowych korzyści, czyli wczesną obsługę podstawowych operacji magazynowych. Zakończenie wdrożenia Pojęcie zakończenie wdrożenia na koniec Fazy 4. jest związane z zakończeniem działań wdrożeniowych w standardowym zakresie funkcjonalnym systemu WMS Qguar Standard-BOX. Pod koniec trwania Fazy 4. strony decydują o terminie formalnego zakończenia prac wdrożeniowych formułując stosowny protokół potwierdzający wdrożenie systemu WMS Qguar Standard-BOX w zakresie uzgodnionym w dokumencie Metodyka wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [50] Uzgodnienia wdrożeniowe oraz potwierdzeniem przeprowadzenia testów udokumentowanym w opracowaniu: Metodyka wdrażania WMS Qguar Standard-BOX [60] Plan testów (również: [61], [62] i [63]). Fakt ten nie musi oznaczać zakończenia współpracy. Na tym etapie wdrożenia oddany został standardowy zakres funkcjonalny systemu WMS Qguar. Można przystąpić do realizacji Fazy FAZA 5 Doskonalenie procedur - osiągnięcie wyniku Celem ostatniej fazy jest osiągnięcie docelowych oczekiwań Użytkownika. W Fazie 5. system działa bez zarzutu w zakresie standardowym. Na tym etapie wdrażania analizowany jest dokument Uzgodnienia rozszerzeń funkcjonalnych [51], definiowany i wyceniany jest zakres rozszerzonej funkcjonalności systemu WMS Qguar. W tej samej fazie wszystkie dodatkowe uzgodnienia są wdrażane sukcesywnie. System WMS Qguar Standard-BOX stopniowo uzyskuje funkcjonalność oczekiwaną. Faza 5. może trwać kilka do kilkudziesięciu tygodni w zależności od skali oczekiwań docelowych. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 17

18 Rysunek 6. Rozszerzona wiedza o procesach Czynności W trakcie trwania Fazy 5. Zespół Wdrożeniowy Klienta gromadzi wiedzę dotyczącą możliwości i potrzeby doskonalenia procesów (w dokumencie [51]). W tym czasie na ogół dochodzi się do wniosku, że większość wcześniejszych oczekiwań już jest zrealizowana w wersji standardowej. Doskonalenie procesów polega głównie na uproszczeniu działań dotychczasowych, poprzez eliminowanie operacji zbędnych oraz na dodawaniu funkcji nowych, które uznano za niezbędne. Rozwój systemu Etap wdrożenia podstawowych procedur koncentruje się na efektywnym rozpoczęciu eksploatacji systemu w standardowym zakresie funkcjonalnym. Etap doskonalenia procedur pozwala na taki rozwój umiejętności zespołu Klienta oraz na taki rozwój oprogramowania, który umożliwi pełne wykorzystanie możliwości informatycznej obsługi magazynu. Jest to etap doskonalenia umiejętności wcześniej nabytych i ich rozwój (przez dodatkowe szkolenia, konsultacje i pracę własną). Podczas tego etapu można dążyć do zmiany istniejących rozwiązań z uwzględnieniem specyfiki działającego systemu lub dokonać rozwojowych zmian w technikach automatycznej identyfikacji, np. przejście z kodów kreskowych na znaczniki radiowe EPC/RFID. Zmiany w oprogramowaniu Doświadczenie pokazuje, że bardzo często po lepszym zapoznaniu się z działającym już systemem WMS Qguar Standard-BOX, Klient rezygnuje z wcześniej zgłaszanych potrzeb modyfikacji systemu, które mogą się okazać zbyt kosztowne. Przy założeniu, że w czasie wdrażania wersji standardowej zostały już wykonane niektóre oczekiwane modyfikacje, należy sądzić, że Klient z własnej woli zmniejszy koszty wdrożenia systemu w teoretycznie określonej wersji rozszerzonej. Nie wyklucza to jednak możliwości dołożenia funkcji uznanych za niezbędne. 18 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

19 Konsultacje Wszystkie wykonane na tym etapie szkolenia i konsultacje świadczone przez ILiM będą prowadziły do uzgodnienia rzeczywistych potrzeb rozwoju systemu i czasu realizacji dostosowań. Uzgodnione dostosowania systemu są na tym etapie wyceniane kosztowo i terminowo. Wyniki Wynikiem tej fazy jest osiągnięcie wszystkich zdefiniowanych wcześniej celów oraz ciągły rozwój systemu i procedur Klienta użytkującego system WMS Qguar Standard-BOX. Zakończenie wdrożenia Pojęcie zakończenie wdrożenia ma znaczenie uogólnione. Pod koniec trwania Fazy 5. strony decydują o terminie formalnego zakończenia prac wdrożeniowych formułując stosowny protokół. Fakt ten nie musi oznaczać zakończenia współpracy, na tym etapie sformalizowano pierwszy szczebel wdrożenia rozszerzeń systemu. W dowolnym momencie zawsze możliwe jest ponowienie współpracy na warunkach odrębnie uzgodnionych. 2.4 Lepiej znany użytkownik systemu WMS Qguar Standard-BOX lepsza platforma wymiany poglądów. No comments. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 19

20

21 3. LITERATURA UZUPEŁNIAJĄCA Majewski J. Zaczynamy eksploatację systemu WMS 12 kluczowych wyzwań Warehouse monitor, nr Q3(14)/2014, str. 80 Majewski J. Wdrożeniowcy i kierownictwo na polu minowym 12 kluczowych wyzwań Warehouse monitor, nr Q2(13)/2014, str. 88 Majewski J. Zanim podejmiesz decyzję o wdrożeniu WMS 12 kluczowych wyzwań Warehouse monitor, nr Q1(12)/2014, str. 88 Majewski J. 22 argumenty, aby przekonać szefa, że magazyn powinien być zarządzany systemowo Warehouse monitor, nr Q4(11)/2013, str. 102 Majewski J. Warehouse Management System analiza wdrożenia. Ebook w standardzie epub. Dodatek do czasopisma Logistyka Nr 5/2013. Biblioteka Logistyka, ILiM, 2013 Majewski J. W jakim kierunku zmierza znakowanie towarów? Warehouse monitor, nr Q3(10)/2013, str. 92 Majewski J. Kody kreskowe i inne globalne standardy w biznesie. Praca zbiorowa, rozdziały: 4, 7.1, 7.2, 7.3, Biblioteka Logistyka, ILiM, 2012 Majewski J. Jak wdrożyć WMS, osiągnąć cele, a po latach...wycisnąć z niego jeszcze więcej? Warehouse monitor, nr Q2(9)/2013, str. 94 Majewski J. Czy kody kreskowe są w magazynie przydatne? Warehouse monitor, nr Q4(7)/2012, str. 114 Majewski J. Jak prowadzić efektywne "śledztwo w magazynie", czyli jak racjonalnie śledzić pochodzenie towarów? Warehouse monitor, nr Q3(6)/2012, str. 104 Majewski J. Czy ADC rozwiązuje problemy związane z operacjami magazynowymi? Warehouse monitor, nr Q1(4)/2012, str. 116 Majewski J. WMS w magazynie moda czy konieczność?. Gazeta Wyborcza, 15 czerwca 2011 Majewski J. Poznaj tajniki informatycznej obsługi łańcucha dostaw. Warehouse monitor, nr Q4(3)/2011, str. 58 Majewski J. Wdrażanie WMS jest łatwe czy trudne? Warehouse monitor, nr Q3(2)/2011, str. 58 Majewski J. Informatyczne monitorowanie przepływów materiałowych w warunkach automatyzacji procesów produkcyjnych i logistycznych. LOGISTYKA nr 3/2010 Ogólne specyfikacje GS1 wersja 5, rozdział 7: Zasady walidacji w systemach automatycznej identyfikacji AIDC, 2008 GS1 Majewski J. Informatyka dla logistyki, Wydanie I, II, III Biblioteka Logistyka, ILiM, 2004, 2006, 2008 Majewski J. Praktyczny poradnik dla przedsiębiorcy - WMS czy ERP. Gazeta Wyborcza, 24 września 2008 Niemczyk A. Zapasy i magazynowanie. Wyd. ILiM, Poznań 2007 Globalny Standard Traceability transparentność w łańcuchu dostaw, broszura informacyjna ILiM, GS1 Polska, 2006 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 21

22 Majewski J. Informatyka w magazynie rozwiązania, standardy, unifikacja procesów magazynowych, Biblioteka Logistyka, ILiM, 2006 Majewski J. Etykieta logistyczna w łańcuchu dostaw JMD. Logistyka nr 5/2004 Majewski J. Wpływ informatyki na logistykę Majewski J. Łączenie ogniw zintegrowane łańcuchy dostaw: wdrożenia, inicjatywy, trendy - dzisiaj. Computerworld, nr 42/2004 Majewski J. Zdrowa żywność zintegrowane łańcuchy dostaw: wdrożenia, inicjatywy, trendy - jutro. Computerworld, nr 43/2004 Majewski J. Zapasy w systemach informatycznych. Logistyka nr 1, 2, 3 i 4/2003 Dudziński Z. Kizyn M.Vademecum gospodarki magazynowej. ODiTK, Gdańsk 2002 Majewski J. Dogadajmy się standardy w systemach typu SCM. Raport Computerworld nr 03/2002 Adamczewski P. Informatyczne wspomaganie łańcucha logistycznego. Wyd. AE, Poznań KONTAKT MERYTORYCZNY I HANDLOWY Jerzy Majewski tel jerzy.majewski@ilim.poznan.pl Wiesław Stachowiak tel wieslaw.stachowiak@ilim.poznan.pl 22 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

23 5. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 23