Informatyzacja Przedsiębiorstw Microsoft Dynamics NAV 2016 Moduł finansowo-księgowy lab1 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 1
Plan zajęć 1 Przygotowanie do pracy z modułem FK systemu NAV 2016... 3 1.1 Logowanie do serwera i otwieranie bazy danych... 3 1.2 Ustawienia regionalne i językowe NAV2016... 5 1.3 Ustawienia dozwolonych dat księgowania... 7 2 Definiowanie kartoteki dostawcy oraz nabywcy komputerów... 8 2.1 Definiowanie kartoteki dostawcy... 8 2.2 Definiowanie kartoteki nabywcy... 11 3 Definiowanie kartotek towarów... 13 4 Definiowanie kartotek pracowników (sprzedawców)... 15 4.1 Definiowanie wymiaru Sprzedawca... 15 4.2 Definiowanie kartoteki sprzedawcy... 16 5 Ustalenie planu kont... 17 5.1 Usunięcie zbędnych kont... 17 5.2 Dopisanie brakujących kont... 17 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 2
1 Przygotowanie do pracy z modułem FK systemu NAV 2016 Wdrożenie każdego modułu systemu zarządzania wymaga wstępnej konfiguracji oraz ustalenia zasad pracy. Dla ułatwienia pracy z systemem moduł finansowo-księgowy został wstępnie przygotowany. 1.1 Logowanie do serwera i otwieranie bazy danych Każda grupa (maksymalnie dwuosobowa) otrzymuje swoją bazę danych na serwerze, na której pracuje przez cały semestr. Każda grupa otrzymuje swój login, hasło (do zmiany po pierwszym zalogowaniu) i adres serwera. W bazie danych została już utworzona firma Politechnika Poznańska, która jest firmą zawierającą ustawienia potrzebne na zajęciach. 1. Uruchamiamy klienta Dynamics NAV 2016 2. Pojawi się okienko z monitem o login i hasło, klikamy Anuluj 3. Pojawi się okno wyboru serwera, adres serwera uzupełniamy o nazwę naszej grupy i klikamy Enter Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 3
4. Podajemy login i hasło przypisane do naszej grupy i klikamy OK. 5. Wybieramy firmę Politechnika Poznańska, klikamy OK. 6. Kolejny raz podajemy login i hasło, klikamy OK. i jesteśmy zalogowani do firmy. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 4
1.2 Ustawienia regionalne i językowe NAV2016 System NAV2016 dziedziczy ustawienia regionalne i językowe z systemu operacyjnego Windows maszyny, na której działa klient NAV2016. W szczególności w systemie Windows warto sprawdzić i ewentualnie dostosować do potrzeb użytkownika ustawienia związane z formatem daty oraz symbolem grupowania cyfr. Panel sterowania Zegar, język i region Region i język Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 5
Symbol grupowania cyfr (używany do separowania np. tysięcy) jest domyślnie ustawiany w systemie Windows na twardą spację. Arkusze kalkulacyjne Excela, do których można eksportować dane z NAV2016, nie obsługują separatora w postaci twardej spacji. Warto zmienić ustawienia symbolu grupowania cyfr na np. zwykłą spację. Uniknie się wówczas problemów przy eksporcie danych do Excela. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 6
1.3 Ustawienia dozwolonych dat księgowania Aby uniknąć błędów związanych z księgowaniem dokumentów (np. faktur, wpłat/wypłat gotówkowych) ze złą datą, można ustawić zabezpieczenie, poprzez określenie dozwolonych dat księgowania. Dozwolone daty można ustawić na aktualny rok. Działy Administracja Ustawienia aplikacji Zarządzanie finansami Finanse Ustawienia księgi głównej Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 7
2 Definiowanie kartoteki dostawcy oraz nabywcy komputerów Szczególnie przydatne skróty klawiszowe: Ctrl+N: dodanie nowej kartoteki Ctrl+Del: usuwanie kartoteki Ctrl+Shift+V: wyświetlenie kartoteki (np. konkretnego dostawcy) 2.1 Definiowanie kartoteki dostawcy Menu Działy Zarządzanie Finansami Zobowiązania Dostawcy. Tworzymy nową kartotekę z informacjami o dostawcy komputerów: przyciski Nowe lub (Ctrl + N). Nie należy modyfikować już istniejących kartotek! Numer dostawcy zostanie nadany automatycznie na podstawie listy serii numeracji. Definiujemy dostawcę komputerów - firmę HURTCOMP o danych: * Adres: ul. Silikonowa 5 60-123 Poznań * Telefon: 61 8222-344 * NIP: 656-332-55-01 * Zewn. nr konta: 5040302011121332011 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 8
Dla ułatwienia pracy w systemie warto określić domyślną lokalizację, do której dostawca dostarcza towary na zakładce Przyjęcie wskazujemy magazyn Niebieski Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 9
Dodatkowo na zakładce Fakturowanie należy przypisać dostawcę do odpowiednich grup księgowych odpowiadających za ustawienie księgowania m.in. na konta zakupu: Szczegóły księgowania związanego z wybraniem grupy księgowej dostawcy można obejrzeć klikając Assist-edit (lub F4), a następnie przycisk Zaawansowane. Należy zwrócić uwagę na konta przypisane do poszczególnych kodów: KRAJOWE - 202-001, ZAGRAN - 202-002, UE - 202-003. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 10
2.2 Definiowanie kartoteki nabywcy Menu Działy Zarządzanie Finansami Należności Nabywcy. Tworzymy nową kartotekę z informacjami o nabywcy komputerów: Ctrl + N. Nie należy modyfikować już istniejących kartotek! Numer nabywcy zostanie nadany automatycznie na podstawie listy serii numeracji. Definiujemy nabywcę komputerów - firmę ElectronicBay o danych: * Adres: ul. Basenowa 2 60-042 Poznań * Telefon: 618782-769 * NIP: 354-321-45-12 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 11
Dla ułatwienia pracy w systemie warto określić domyślną lokalizację, z której nabywca pobiera towary na zakładce Wydanie wskazujemy magazyn Niebieski Dodatkowo na zakładce Fakturowanie należy przypisać nabywcę do odpowiednich grup księgowych odpowiadających za ustawienie księgowania m.in. na konta sprzedaży: Szczegóły księgowania związanego z wybraniem grupy księgowej nabywcy można obejrzeć klikając Assist-edit (lub F4) a następnie przycisk Zaawansowane. Należy zwrócić uwagę na konta przypisane do poszczególnych kodów: KRAJOWE - 201-001, ZAGRAN - 201-002, UE - 201-003. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 12
3 Definiowanie kartotek towarów Menu Działy Zakup Zapasy i koszty Zapasy. Definiujemy kartoteki zestawów komputerów, którymi będzie handlowała firma. Dostępne są trzy zestawy: TOSHIBA (Nr 100), LENOVO (Nr 200), FUJITSU-SIEMENS (Nr 300). Ctrl + N tworzy nowe kartoteki. Nie należy modyfikować istniejących kartotek. W celu zdefiniowania podstawowej jednostki miary należy rozwinąć listę obok pola Podst. Jednostka miary i wybrać wartość SZT. Na zakładce Fakturowanie należy przypisać zapas do odpowiednich grup księgowych: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 13
By na późniejszych zajęciach możliwe było przeprowadzenie analizy wielowymiarowej, KAŻDY zapas należy przypisać do odpowiedniego wymiaru (zakładka Nawiguj -> przycisk Wymiary), określającego, do którego typu zestawów komputerowych należy dany zapas (wymiary są już zdefiniowane w systemie): Zapas TOSHIBA otrzymuje Kod wartości wymiaru: ZESTAW 1 Zapas LENOVO otrzymuje Kod wartości wymiaru: ZESTAW 2 Zapas FUJITSU-SIEMENS otrzymuje Kod wartości wymiaru: ZESTAW 3 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 14
4 Definiowanie kartotek pracowników (sprzedawców) 4.1 Definiowanie wymiaru Sprzedawca Aby w przyszłości możliwa była analiza wielowymiarowa (np. wielkości sprzedaży z podziałem na sprzedawców i zestawy, którymi handlowali) potrzebne jest zdefiniowanie wymiaru Sprzedawca. Menu Działy Administracja Ustawienia aplikacji Zarządzanie Finansami Wymiary Wymiary. Dla wymiaru SPRZEDAWCA definiujemy dwie wartości wymiaru w nazwie podając nazwiska sprzedawców (w przypadku firm jednoosobowych, należy wymyślić również drugiego sprzedawcę): Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 15
4.2 Definiowanie kartoteki sprzedawcy Menu Działy Sprzedaż i Marketing Sprzedaż Sprzedawcy. Tworzymy nowe (Ctrl + N) kartoteki sprzedawców. W polu Kod podajemy inicjały sprzedawcy, w polu Nazwa podajemy nazwisko sprzedawcy. Potem podpinamy odpowiedni wymiar pod danego sprzedawcę (zakładka Nawiguj Wymiary) Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 16
5 Ustalenie planu kont Menu Działy Zarządzanie Finansami Księga główna Plan kont W systemie będziemy dostosować plan kont do potrzeb firmy. Szczególnie przydatne skróty klawiszowe: Ctrl + Ins: dodanie nowego rekordu Ctrl + Del: usuwanie rekordu F8: kopiowanie wartości z poprzedniego wiersza W celu edytowania listy planu kont należy kliknąć przycisk w zakładce Narzędzia główne Edytuj listę (Ctrl + Shift + K). Aby dostosować plan kont do potrzeb naszej firmy należy wykonać: 5.1 Usunięcie zbędnych kont 310-000 Materiały Bilans Suma od 310-001 Materiały podstawowe Bilans Księgowalne 310-002 Materiały pomocnicze Bilans Księgowalne 310-999 Materiały Razem Bilans Suma do 310-000..310-999 5.2 Dopisanie brakujących kont 201-000 Należności Bilans Suma od 201-001 Należności krajowe Bilans Księgowalne Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 17
201-002 Należności zagraniczne Bilans Księgowalne 201-003 Należności UE Bilans Księgowalne 201-999 Należności Razem Bilans Suma do 201-000..201-999 202-000 Zobowiązania Bilans Suma od 202-001 Zobowiązania krajowe Bilans Księgowalne 202-002 Zobowiązania zagraniczne Bilans Księgowalne 202-003 Zobowiązania UE Bilans Księgowalne 202-999 Zobowiązania Razem Bilans Suma do 202-000..202-999 800-001 Fundusz jednostki Bilans Księgowalne Po dostosowaniu planu kont należy wciąć wprowadzone pozycje: zakładka Narzędzia główne Wcięcie w planie kont. Zwinięty plan kont można obejrzeć i sprawdzić pod przyciskiem w zakładce Nawiguj Przegląd planu kont. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 18
Wzorcowy Plan kont Nr Nazwa Wynikowe/bilansowe Typ konta Sumowanie 010-000 Środki trwałe Bilans Suma od 011-001 Budynki i lokale Bilans Księgowalne 013-001 Urządzenia tech. i maszyny Bilans Księgowalne 014-001 Środki transportu Bilans Księgowalne 019-999 Środki trwałe Razem Bilans Suma do 010-000..019-999 070-001 Umorzenie środków trw. Bilans Suma od 071-001 Budynki i lokale Bilans Księgowalne 073-001 Urządzenia tech. i maszyny Bilans Księgowalne 074-001 Środki transportu Bilans Księgowalne 079-999 Umorzenie środków trw. - Razem Bilans Suma do 070-001..079-999 100-000 Kasa Bilans Suma od 100-001 Kasa PLN Bilans Księgowalne 100-002 Kasa EUR Bilans Księgowalne 100-999 Kaza Razem Bilans Suma do 100-000..100-999 131-000 Rachunki bankowe Bilans Suma od 131-001 WBK PLN Bilans Księgowalne 131-002 WBK EUR Bilans Księgowalne 131-999 Rachunki bankowe - Razem Bilans Suma do 131-000..131-999 200-001 Rozrach. bieżące Bilans Księgowalne 201-000 Należności Bilans Suma od 201-001 Należności krajowe Bilans Księgowalne 201-002 Należności zagraniczne Bilans Księgowalne 201-003 Należności UE Bilans Księgowalne 201-999 Należności Razem Bilans Suma do 201-000..201-999 202-000 Zobowiązania Bilans Suma od 202-001 Zobowiązania krajowe Bilans Księgowalne 202-002 Zobowiązania zagraniczne Bilans Księgowalne 202-003 Zobowiązania UE Bilans Księgowalne 202-999 Zobowiązania Razem Bilans Suma do 202-000..202-999 220-000 Rozrachunki z budżetami Bilans Suma od 220-100 Podatek dochodowy Bilans Suma od 220-101 Urzędy Bilans Księgowalne 220-199 Podatek dochodowy - Razem Bilans Suma do 220-100..220-199 220-200 Podatek od dochodów osobistych Bilans Suma od 220-201 Urzędy Bilans Księgowalne 220-299 Podatek od doch. osob.-razem Bilans Suma do 220-200..220-299 220-300 ZUS Bilans Suma od Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 19
Wzorcowy Plan kont 220-301 Urzędy Bilans Księgowalne 220-399 ZUS Razem Bilans Suma do 220-300..220-399 220-999 Rozrach. z budżetami - Razem Bilans Suma do 220-000..220-999 221-000 Rozrachunki VAT Bilans Suma od 221-101 Rozliczenie należnego VAT Bilans Księgowalne 221-102 VAT należny do rozl.w nast.okr Bilans Księgowalne 221-201 Rozliczenie naliczonego VAT Bilans Księgowalne 221-202 VAT nalicz. do rozl.w nast.okr Bilans Księgowalne 221-500 Rozrach. VAT z US Bilans Suma od 221-501 Urzędy Bilans Księgowalne 221-599 Rozrach. VAT z US - Razem Bilans Suma do 221-500..221-599 221-999 Rozrachunki VAT Razem Bilans Suma do 221-000..221-999 230-001 Rozrach. z tyt. wypłat wynagr. Bilans Księgowalne 234-000 Inne rozrach. z pracownikami Bilans Suma od 234-101 Zapomogi Bilans Księgowalne 234-102 Zaliczki Bilans Księgowalne 234-999 Inne rozrach. z prac.-razem Bilans Suma do 234-000..234-999 261-001 Pożyczki otrzymane długoterm. Bilans Księgowalne 262-001 Pożyczki otrzymane krótkoterm. Bilans Księgowalne 300-000 Rozliczenie zakupu Bilans Suma od 300-001 Rozliczenie zakupu Bilans Księgowalne 300-999 Rozliczenie zakupu - Razem Bilans Suma do 300-000..300-999 330-001 Towary Bilans Księgowalne 401-000 Amortyzacja Rachunek wyników Suma od 401-001 Amort.środki trwałe Rachunek wyników Księgowalne 401-002 Amort.wart.niemat.i prawne Rachunek wyników Księgowalne 401-999 Amortyzacja Razem Rachunek wyników Suma do 401-000..401-999 403-000 Usługi obce Rachunek wyników Suma od 403-001 Usługi bankowe Rachunek wyników Księgowalne 403-002 Usługi pocztowe Rachunek wyników Księgowalne 403-003 Usługi pozostałe Rachunek wyników Księgowalne 403-999 Usługi obce - Razem Rachunek wyników Suma do 403-000..403-999 404-000 Podatki i opłaty Rachunek wyników Suma od 404-001 Podatek od środków transportu Rachunek wyników Księgowalne 404-002 Podatek od nieruchomości Rachunek wyników Księgowalne 404-003 Opłaty lokalne i administr. Rachunek wyników Księgowalne 404-004 Opłaty skarbowe Rachunek wyników Księgowalne 404-999 Podatki i opłaty - Razem Rachunek wyników Suma do 404-000..404-999 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 20
Wzorcowy Plan kont 405-001 Wynagrodzenia Rachunek wyników Księgowalne 406-001 Ubezpieczenia społeczne Rachunek wyników Księgowalne 649-000 Rozlicz. międzyokr. kosztów Rachunek wyników Suma od 649-001 Ubezpieczenia rzeczowe Rachunek wyników Księgowalne 649-002 Podatek od środków transportu Rachunek wyników Księgowalne 649-999 Rozl.międzyokr.kosztów-Razem Rachunek wyników Suma do 649-000..649-999 731-001 Sprzedaż towarów Rachunek wyników Księgowalne 731-002 Sprzedaż towarów UE Rachunek wyników Księgowalne 732-001 Sprzedaż materiałów Rachunek wyników Księgowalne 741-001 Wartość sprzedanych towarów Rachunek wyników Księgowalne 742-001 Wartość sprzedanych materiałów Rachunek wyników Księgowalne 757-001 Koszty odsetek Rachunek wyników Księgowalne 759-001 Pozostałe koszty finansowe Rachunek wyników Księgowalne 762-001 Przychody ze sprzed. ST Rachunek wyników Księgowalne 800-001 Fundusz jednostki Bilans Księgowalne 803-001 Kapitał właścicieli Bilans Księgowalne 851-001 Zakł. fundusz świadczeń socj. Bilans Księgowalne 860-001 Wynik finansowy Bilans Księgowalne 871-001 Podatek dochodowy Rachunek wyników Księgowalne Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 21