Podstawowe operacje w arkuszu 1. Podstawowe sposoby formatowania tekstu w arkuszu kalkulacyjnym tj. zmiana kroju czcionki, zmiana rozmiaru czcionki, zmiana koloru czcionki, wyróżnienie czcionki, pogrubienie, podkreślenie, pochylenie można wykonać w analogiczny sposób, jak to się wykonywało w edytorze tekstowym MS Word tj. poprzez wybranie odpowiedniej ikony znajdującej się na pasku formatowania. 2. Aby zwiększyć lub zmniejszyć szerokość kolumny lub wysokość wiersza wystarczy ustawić kursor myszy na pograniczu dwóch wierszy (lub dwóch kolumn), a następnie po zmianie kursora na następujący: przeciągnąć go do oczekiwanej szerokości lub wysokości. 3. Aby usunąć określoną kolumnę lub wiersz (lub wstawić dodatkową) wystarczy zaznaczyć tę kolumnę (lub wiersz), kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję usuń lub (gdy celem jest usunięcie kolumny lub wiersza) lub wstaw (gdy celem jest dodanie kolumny lub wiersza) 4. Aby sformatować tekst w sposób nietypowy tzn. np. przekreślić tekst, lub wykonać odpowiednie położenie tekstu albo obrazu względem komórki należy skorzystać z polecenia: Format/Komórki/zakładka Czcionka 5. Aby wykonać obramowanie należy wykorzystać polecenie: Format/Komórki/zakładka Obramowanie 6. Aby wypełnić komórkę kolorem należy wykorzystać polecenie Format/Komórki/ zakładka Desenie Te same czynności można również wykonać wykorzystując polecenia z pasków narzędziowych ( uaktywniony pasek zadań).
Adresowanie względnie, bezwzględne i mieszane Adres komórki to jej numer wiersza i litera alfabetu oznaczająca kolumnę. Adresowanie jest to odwoływanie się do zawartości komórki poprzez jej adres. Adresowanie względne wykorzystuje położenie komórek względem siebie. Np. gdy celem jest dodanie do wartości każdej komórki z kolumny A, wartość komórki z kolumny B, z tego samego wiersza, wystarczy np. w komórce C1 wpisać formułę dla jednego takiego wiersza np. =A1+B1, a następnie przekopiować na następne komórki. Program automatycznie będzie wiedział, że we wszystkich wierszach w kolumnie C należy dodać do wartości komórki z kolumny A wartość komórki z kolumny B znajdujące sie w tym samym wierszu. Adresowanie bezwzględne odwołuje się do konkretnego adresu komórki. Ma to sens, gdy wartość jednej komórki (tej opatrzonej adresem bezwzględnym) odnosi się do wielu danych z innych komórek. Chcąc wykorzystać adresowanie bezwzględne należy postawić znak $ przed numerem wiersza i literą oznaczającą kolumnę Adresowanie mieszane jest mieszaniną adresowania bezwzględnego i względnego. W tym wypadku znak $ stawiamy tylko przed literą określającą kolumnę lub tylko przed numerem oznaczającym wiersz. Wprowadzanie danych do arkusza. Dane, jakie można wprowadzić do komórki arkusza kalkulacyjnego MS Excel to liczby, tekst oraz formuły. Podczas wpisywania liczb oraz tekstu istotną rolę odgrywa polecenie Sterowanie tekstem (Format/Komórki/ zakładka Wyrównanie), dzięki któremu możemy Zawijać tekst (wpisać w komórkę wyraz pod wyrazem), Zmniejszać, aby dopasować (jest to automatyczne ustalenie takiej czcionki, która pozwala obszernemu tekstowi dopasować się do wielkości komórki) i Scalać komórki (zamieniać kilka komórek w jedną).
Przy wpisywaniu formuł należy posłużyć się nie tylko liczbami i (lub) tekstem, lecz również operatorami matematycznymi tj. dodawanie(+), odejmowanie(-), mnożenie(*), dzielenie (/) oraz potęgowanie (^) oraz adresami innych komórek. Formuła powinna zawsze być poprzedzona znakiem = Funkcje Funkcje są gotowymi, często skomplikowanymi formułami, które powstały w celu zastąpienia pracochłonnych wpisów prostymi. Np. średnią z liczb od 1 do 10 można policzyć za pomocą formuły 1+2+..+10=55, a następnie wynik podzielić przez ilość liczb. Zamiast tego można użyć funkcję =ŚREDNIA(zakres), lub =ŚREDNIA(liczba1, liczba2,...) gdzie zakresem (lub liczbami w nawiasie) stają się określone przez nas liczby. Aby wstawić funkcję należy skorzystać z polecenia Wstaw/Funkcja lub ikony w menu (jeżeli ta ikona znajduje się w menu), a następnie w lewym oknie wybrać odpowiednią kategorię funkcji, natomiast w prawym szukaną funkcję. Popularne funkcje LOS() funkcja generuje jakąś losową liczbę większą lub równą zero i mniejszą od jeden. Jest ona bezparametrowa. Wygenerowana liczba zostaje zmieniona po każdym ponownym przeliczeniu arkusza, np. po zmianie zawartości jakieś komórki. ZAOKR(liczba; liczba_cyfr) funkcja zaokrągla podaną liczbę do określonej liczby cyfr po przecinku, np. = ZAOKR(3,141592654; 2) zwraca 3,14, a = ZAOKR(3,141592654; 5) zwraca 3,14159. Parametrami tej funkcji są podana liczba oraz ilość cyfr, jakie mają pojawić się po przecinku. ZAOKR.DO.CAŁK(liczba) funkcja zaokrągla podaną liczbę w dół do liczby całkowitej, np.: =ZAOKR.DO.CAŁK(5,99) zwraca 5. RZYMSKIE(liczba) zamienia liczbę z postaci arabskiej na rzymską, np. =RZYMSKIE(24) zwraca XXIV
Funkcje służące podstawowym obliczeniom matematycznym: MODUL.LICZBY(liczba) podaje wartość bezwzględną z tej liczby SUMA(liczba1; liczba2;...) zwraca sumę liczb podanych jako argumenty. ŚREDNIA(liczba1; liczba2;...) oblicza średnią arytmetyczną podanych liczb. PIERWIASTEK(liczba) podaje wartość pierwiastka kwadratowego. POTĘGA(liczba; potęga) zwraca liczbą podniesioną do potęgi. PI() zwraca wartość liczby z dokładnością 15 miejsc po przecinku Suma i średnia Liczby znajdujące się w kolumnie lub w wierszu (koniecznie umieszczone jedna pod drugą) można zsumować, znaleźć dla nich średnią, wartość maksymalną bądź wartość minimalną. Wynik średniej, sumy, wartości minimalnej oraz wartości maksymalnej może się znaleźć w dowolnej komórce arkusza kalkulacyjnego. W celu zsumowania (lub znalezienia średniej) liczb występujących obok siebie i znajdujących się w jednym wierszu lub kolumnie należy zaznaczyć komórkę, w której ma znaleźć się suma lub średnia. Sumę (średnią) można znaleźć na trzy sposoby: a) wykorzystując ikonkę znajdującą się na pasku formatowania; kliknięcie na strzałkę obok niej spowoduje pojawienie się listy rozwijanej, co pozwoli na wstawienie sumy (średniej) w zaznaczonej uprzednio komórce; należy jednak pamiętać, że program zlicza wszystkie liczby znajdujące się nad lub przed zaznaczoną komórką. Gdy celem jest zliczenie tylko części liczb, lub gdy wynik ma być umieszczony w innym miejscu niż pod (lub za) liczbami to należy podać
zakres komórek tzn. adres komórki, która jest pierwsza na liście zliczanych i adres komórki, która jest ostatnią ze zliczanych komórek b) wykorzystując polecenie Wstaw/Funkcja, a następnie wybrać spośród dostępnych funkcji Suma lub Średnia c) wpisać w zaznaczoną komórkę poprawną formułę obliczającą sumę (lub średnią) tj. formułę postaci "=SUMA(zakres)" (lub =ŚREDNIA(zakres)), np. =SUMA(A11:A33), ŚREDNIA(B5:Z5) Funkcję dotyczące daty i czasu: DZIŚ() zwraca dzisiejsza datę. TERAZ() zwraca dzisiejszą datę i godzinę. Funkcje logiczne: ORAZ(zdanie pierwsze, zdanie drugie,...) funkcja ta oblicza koniunkcję zdań w arkuszu kalkulacyjnym. Koniunkcja zdań jest prawdziwa, wtedy, gdy wszystkie zdania są prawdziwe. LUB (zdanie pierwsze, zdanie drugie,...) funkcja ta oblicza alternatywę zdań w arkuszu kalkulacyjnym. Alternatywa zdań jest prawdziwa, wtedy, gdy przynajmniej jedno ze zdań jest prawdziwe. NIE (zdanie) funkcja neguje dane zdanie, zdanie prawdziwe staje się fałszywym i odwrotnie. PRAWDA (zdanie) FAŁSZ (zdanie). Funkcja ta sprawdzi prawdziwość zdań 3>9 lub 3=7, lecz nie sprawdzi prawdziwości zdań typu Francja leży obok Belgii lub Liczb podzielnych przez dwa jest nieskończenie wiele, ponieważ nie są to zdania sprecyzowane według matematycznego języka.
Przydatne funkcje: Funkcja LICZ.JEŻELI (zakres; kryteria) - zlicza komórki w obrębie zaznaczonego zakresu, które spełniają określone warunki. Zakres oznacza zakres komórek, objętych zliczaniem. Zakres składa się z komórki rozpoczynającej zliczanie, dwukropka i kończącej zliczanie, np. e4:e15 (oznacza, że zostaną zliczone wszystkie komórki, spełniające dane kryterium od e4 do e15) Kryteria mogą się składać z: a) liczb, np. 45 (wówczas funkcja zliczy wszystkie komórki, których wartość jest równa 45) b) słów, np. dług (wówczas funkcja zliczy wszystkie komórki, w których wpisane jest słowo dług) c) odwołania do adresu komórki, np. 3H Dodatkowo obok liczb, słów, i odwołań do adresu komórki, która ma wartość liczbową, kryteria mogą się składać z operatorów obliczeń porównawczych, tj. z operatorów: =, >, <, >=, <=, <> (różne), np. >45 (wówczas zlicza wszystkie komórki, których wartość jest większa od 45) lub >F6 (wówczas zlicza wszystkie komórki, których wartość liczbowa jest większa od wartości znajdującej się w komórce F6). Funkcja SUMA.JEŻELI(zakres;kryteria) - sumuje pewne wartości w komórkach w odrębie zaznaczonego zakresu; warunkiem sumowania tych wartości spełnienie określonego kryterium. Zakres - patrz funkcja licz.jeżeli Kryteria mogą sie składać: a) liczb b) odwołań do adresu komórki, w której wartość musi być liczbowa. Podobnie jak w funkcji licz.jeżeli i w tej funkcji obok liczb i odwołań do adresu komórek, kryteria mogą zawierać operatory obliczeń porównawczych.
Funkcje te można wstawić do arkusza kalkulacyjnego na dwa sposoby: a) wpisać ręcznie - według wzora powyżej, b) przy użyciu polecenia Wstaw/Funkcja, a następnie wybierając kategorię: - Funkcje statystyczne i typ funkcji licz.jeżeli, - Funkcje matematyczne i typ funkcji suma.jeżeli JEŻELI(test_logiczny; wartość_jeżeli_prawda; wartość_jeżeli_fałsz) - jest funkcją zwracającą dwie wartości. To jaką wartość zwróci (prawdziwą lub fałszywą), uzależnione jest od tego, czy warunek zawarty w teście logicznym, jest prawdziwy, czy też nie. Test logiczny musi się składać z operatorów obliczeń porównawczych, tj. z operatorów: =, >, <, >=, <=, <> (różne), np. D5=E5, A10>35, c8= dług Zwracane wartości mogą być: a) słowami; np. formuła =jeżeli(d5>10; tak ; nie ) zwraca do aktywnej komórki tak, jeśli liczba w komórce o adresie d5 jest większa od 10; w przeciwnym wypadku (tj. jeśli liczba z komórki d5 jest mniejsza lub równa 10) zwraca do aktywnej komórki nie. b) liczbami; c) wynikami obliczeń; np. formuła = jeżeli(e4= artykuł ; c - 20%*c4;c4) oblicza i wstawia do aktywnej komórki wartość (np. cenę) z komórki c4 obniżoną o 20%, gdy w komórce o adresie e4 jest wpisane słowo artykuł, w przeciwnym wypadku (tj. gdy w komórce e4 nie jest wpisane artykuł ) nie oblicza nic, tylko przepisuje do aktywnej komórki wartość, która była wpisana do c4. Funkcję tę można wpisać do arkusza kalkulacyjnego na dwa sposoby: a) ręcznie - według wzorca powyżej, należy jednak pamiętać o tym, że jest ona trój-parametrowa, a każdy parametr jest oddzielony średnikiem); b) przy użyciu polecenia Wstaw/Funkcja, a następnie wybierając kategorię Funkcje logiczne i typ funkcji jeżeli. Formatowanie warunkowe Formatowanie warunkowe - jest to automatyczne nadawanie jakiegoś formatu (np. koloru czcionki, koloru wypełnienia komórki itp.) komórkom, w których spełniony jest określony warunek. Ma to na celu poprawienie czytelności tabeli. Przykładowo formatowanie warunkowe można zastosować w formule =jeżeli(d5>10; tak ; nie ), kolorując słowa tak pewnym kolorem, natomiast słowa nie innym kolorem. Efektem będzie szybsze wizualne oszacowanie, ile jest wyników określonych jako tak, a ile jako nie.
Aby zastosować Formatowanie warunkowe należy najpierw zaznaczyć grupę komórek, które mają być objęte tym formatowaniem, a następnie użyć polecenia Format/Formatowanie warunkowe