Naturalny dokument elektroniczny w administracji Fundament wdrożenia systemu EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w administracji rządowej RP Mariusz Madejczyk Magdalena Sawicka Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego Kierownik Oddziału Rozwoju Systemów ds. informatyzacji Teleinformatycznych i Szkoleń BI PUW
Naturalny dokument elektroniczny w administracji Stał się faktem! Zmienia się postać informacji i dokumentów w systemach EZD powstaje dokumentacja w postaci elektronicznej. Archiwa Państwowe muszą i przygotowują się do nowych wyzwań.
Strachy na lachy Skład chronologiczny i co dalej? Przekazywanie akt sprawy do archiwów cyfrowych. Dekretacja elektroniczna i dekretacja zastępcza. Naturalny dokument elektroniczny kopia, oryginał Uwierzytelnianie dokumentów elektronicznych. Przekazywanie elektronicznych akt sprawy do innych instytucji (sądy). XML, XADES, PADES UFO!
Stary, weź tą swoją karteczkę z pieczątkami i chodź z nami wymierać Ilustracje Bogusława Małuseckiego do zagadnień związanych z informatyzacją powstały w ramach notatek autora podczas seminarium NDAP "Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Wdrożenie praktyka efekty. - 22-23.10.2013r.
bo prawo już nie przeszkadza! Nowe oblicze e-administracji - Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw Dz.U.2010.40.230, obowiązuje od 17 czerwca 2010 roku Znowelizowany, elektroniczny kodeks postępowania administracyjnego Nowa, elektroniczna instrukcja kancelaryjna art. 6 z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Systemy EZD w art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Kolejne zmiany w uoinf, kpa, op i uopsa od 11 maja i 11 sierpnia br.
Trzy wymiary e-administracji Zewnętrzny E-usługi Wewnętrzny Systemy EZD E-administracja Interoperacyjność
Dlaczego czas na EZD? - ponieważ prawo już nie przeszkadza ale nowa IK to nie tylko, - ponieważ EZD to praca u podstaw, fundament e-administracji, - bo systemy EZD przynoszą korzyści i oszczędności dla organizacji. na przykładzie przedsięwzięcia wojewodów czyli jednolity system EZD PUW w administracji rządowej.
Wdrożenie systemu EZD PUW w innych urzędach wojewódzkich maj 2014r.
Stan wdrożenia w jednostkach centralnych System EZD został uruchomiony do celów testowych System EZD został uruchomiony produkcyjnie Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 01.06.2012 Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 10.11.2011 Komenda Główna Straży Granicznej 06.08.2012 Rządowe Centrum Legislacji 27.09.2012 Główny Urząd Geodezji i Kartografii 19.09.2012 Urząd ds. Cudzoziemców 12.07.2013 Rzecznik Praw Obywatelskich 12.11.2012 Generalna Dyrekcja Lasów Państwowych 05.11.2013 Ministerstwo Edukacji Narodowej 26.02.2013 Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej 17.12.2013 Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji 21.08.2013 Rzecznik Praw Dziecka 11.02.2014 Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012 Ministerstwo Skarbu Państwa 24.02.2014 Archiwum Państwowe w Szczecinie 05.02.2013 Ministerstwo Finansów 05.06.2014 Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej 07.03.2013 Centrum Informatyczne Edukacji 05.07.2013 Główny Urząd Miar 02.09.2013 Urząd Transportu Kolejowego 01.10.2013 Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013 Ministerstwo Zdrowia 21.03.2013
Stan wdrożenia w jednostkach centralnych System EZD PUW został wdrożony do celów W zakresie wymiany wiedzy porozumienia zostały dydaktycznych podpisane z następującymi podmiotami Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny 02.03.2012 Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 04.07.2012 Uniwersytet w Białymstoku 26.03.2012 Narodowy Bank Polski 29.07.2013 Uniwersytet Warszawski 15.11.2012 Uniwersytet Pedagogiczny w Krakowie 30.12.2013 Szkoła Główna Handlowa 6.06.2014
Garść statystyk za rok 2013 oraz I i II kwartał 2014r. Liczba instytucji korzystająca z EZD PUW: 151 Liczba urzędników pracujących w systemie EZD PUW (produkcja): Liczba dokumentów wysłanych z EZD PUW via epuap: Liczba dokumentów wewnętrznych w EZD PUW: Liczba akceptacji w systemie EZD PUW: 2 410 205 2 603 674 Liczba dokumentów w składzie chronologicznym: 687 448 371 701 16 070
Porównanie statystyk z I kwartału 2013 i I kwartału 2014 Porów a ie łą z ej li z y pis wysyła y h przez epuap z I kwartału i I kwartału 2014 50000 45000 45000 40000 35000 30079 27896 30000 24006 25000 19346 20000 15000 13985 11324 10267 11677 9591 9486 10000 6702 4285 5000 1439 419 644 193 0 14958 I kwartał 10691 9109 6941 8078 6559 3762 952 0 Łącznie: I kwartał 2013: 79 938 I kwartał I kwartał 2014: 207 451
Pryncypia wdrażania jednolitego systemu EZD PUW 1. System jest jednolity - przekazywany, wdrażany i utrzymywany przez PUW bezpłatnie, jako własność Skarbu Państwa. 2. PUW nie wdraża systemu w urzędach - urzędy same wdrażają system. 3. System jest narzędziem prostym i szybkim, wygodny dla urzędników tworzony przez urzędników dla urzędników. 4. Redukcja dokumentacji papierowej wewnątrz jednostki. 5. Procedury nie odzwierciedlają świata papierowego urzędu. 6. Wszystkie dekretacje wykonywane są elektronicznie. 7. Korespondencja pomiędzy urzędami poprzez epuap.
Zasady działania i organizacja Zespołu Wsparcia PUW Wojewoda Podlaski Dyrektor Generalny PUW Dyrektor BIRST PUW Zespół ds. EZD PUW Zespół Wsparcia PUW Portal elektroniczny SharePoint i RedMine EZD.GOV.PL Zespół ds. EZD UW 1 Zespół ds. EZD UW 2 Zespół ds. EZD UW 3 Zespół ds. EZD UW 4 Zespół ds. EZD UW 5 Zespół ds. EZD UW 6 Zespół ds. EZD UW 7 Zespół ds. EZD UW
Portal komunikacyjny i informacyjny EZD.GOV.PL
Wdrożenie EZD nie jest przedsięwzięciem informatycznym Przedsięwzięcie wymaga: - determinacji i świadomości kierownictwa jednostki wdrażającej system, - monitowania postępu prac, - osobistego zaangażowania w proces wdrożenia i pracy w systemie, - powołania zespołu ds. wdrożenia i utrzymania systemu EZD w jednostce, - uświadamiania i szkoleń pracowników urzędu, - przygotowania refleksyjnych procedur, - przygotowania technicznego i organizacyjnego.
Prawie jak maksyma Transparentność organizacji, jaką osiąga się dzięki wdrożeniu EZD, jest największą zaletą funkcjonowania systemu i jednocześnie najpoważniejszą barierą w procesie jego wdrożenia.
Dziękuję za uwagę mmadejczyk@bialystok.uw.gov.pl