Prawo i praktyka kancelaryjno-archiwalna w podmiotach publicznych

Transkrypt

1 Krakowskie Centrum Edukacji Archiwalnej Prawo i praktyka kancelaryjno-archiwalna w podmiotach publicznych A. Prawo kancelaryjno-archiwalne w podmiotach publicznych: 1. Prawo archiwalne zarys pojęcia. 2. Zasady interpretacji (wykładni) aktów prawnych: a) definicje legalne, b) relacja ustaw i rozporządzeń. 3. Źródła prawa archiwalnego: ustawy, rozporządzenia: a) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, b) rozporządzenia wykonawcze w szczególności Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, - struktura aktu prawnego, - treść rozporządzenia, - załączniki (wyodrębnienie instrukcji tradycyjnej i EZD), c) rozporządzenia uchylone rozporządzeniem ad b) dla administracji rządowej oraz samorządowej województwa, powiatu i gminy,

2 d) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. 4. Regulacje dotyczące podpisu elektronicznego: a) ustawa o podpisie elektronicznym, b) bezpieczny (kwalifikowany)/niekwalifikowany podpis elektroniczny; certyfikaty (definicje legalne), c) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego. 5. Regulacje dotyczące informatyzacji: a) ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących działania publiczne, b) definicje legalne: w szczególności profil zaufany epuap, UPO, testy akceptacyjne, c) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, d) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych,

3 e) relacje z prawem telekomunikacyjnym oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, f) rozporządzenia dotyczące funkcjonowania epuap, g) wdrożenie systemów informatycznych, - procedura z art. 21 ustawy, - rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania. 6. Wykorzystanie narzędzi elektronicznych w postępowaniach administracyjnych, podatkowych i cywilnych: a) k.p.a., b) ordynacja podatkowa, c) k.p.c., d) zasady doręczeń, e) e-deklaracje, wnoszenie pism drogą elektroniczną. 7. Inne regulacje mające wpływ na informatyzację: a) ochrona danych osobowych, b) tajemnice prawnie chronione, c) dostęp do informacji publicznej.

4 B. Stosowanie prawa kancelaryjno-archiwalnego w podmiotach publicznych. 1. Wprowadzenie: materiały archiwalne, dokumentacja niearchiwalna, czynności kancelaryjne, jednostka archiwalna (chodziłoby zwłaszcza o definicje które nie mają specjalnego oparcia w przepisach, a jedynie w metodyce). 2. Bezdziennikowy system kancelaryjny - omówienie jego zasad na bazie systemu tradycyjnego: - jrwa, - dokumentacja tworząca i nietworząca akta spraw, - znakowanie dokumentacji, - teczki, podteczki, spisy spraw, - rejestracja i typowy obieg pism. 3. System EZD: - podstawowe elementy i zasady, - rejestracja pism i rola kancelarii, - typowy obieg dokumentów w tym systemie. 4. System tradycyjny a system EZD - podobieństwa i różnice, korzyści i zagrożenia. 5. Ścieżki obiegu dokumentów, procedury, wyjątki. 6. EZD a dokument papierowy i informatyczne nośniki danych (zewnętrzne): - wpływające dokumenty papierowe a elektroniczne akta sprawy, - składy chronologiczne, - papierowe dokumenty wewnętrzne i pisma wychodzące a elektroniczne akta sprawy,

5 - wpływające informatyczne nośniki danych i ich składy. 7. Dekretacje, akceptacje i podpis elektroniczny. 8. EZD a systemy dziedzinowe wykorzystywane w podmiocie. 9. EZD a poczta elektroniczna i epuap. 10. Metadane i archiwizacja w EZD. 11. Bezpieczeństwo danych i nadzór nad dokumentacją w EZD. 12. Wykorzystanie EZD jako narzędzia wspomagającego w systemie tradycyjnym. 13. Otoczenie wdrożenia - sprzęt, ilość danych, rola kierownictwa, metody wdrożenia, szkolenia, nowe obowiązki.