Środki Ochrony Indywidualnej
Środki ochrony indywidualnej - jak znaleźć oszczędności? Andrzej Wieder Obecna sytuacja gospodarcza wymusza na przedsiębiorstwach prowadzenie szczegółowej analizy wskaźników i kosztów. Wiele zakładów przeprowadziło w okresie ostatnich dwóch lat znaczące redukcje wydatków, niemniej atmosfera niepewności wpływa na dalsze poszukiwanie obszarów, w których można zredukować koszty, zoptymalizować procesy i zwiększyć zyski. 2
Doświadczenia ostatnich lat pokazały, że zmiana produktów na tańsze, często niższej jakości nie przekładała się na oszczędności, wręcz przeciwnie - była źródłem dodatkowych kosztów. W zakresie środków ochrony indywidualnej (śoi) było to szczególnie odczuwalne. Z dnia na dzień sprawdzone produkty zastępowane były tanimi zamiennikami bez przeprowadzenia szczegółowej analizy doboru. Niejednokrotnie przekładało się to na wyższe koszty użytkowania, a także utylizacji. Często wdrażane rozwiązania nie były w pełni akceptowalne przez pracowników. Zakłady nie chcą już eksperymentować z tanimi zamiennikami. Ważne jest, aby produkty różnych marek były dostarczone w pełnym zakresie przez jednego dostawcę na korzystnych warunkach współpracy (dogodne terminy płatności, utrzymywanie odpowiednich zapasów magazynowych i szybka realizacja dostaw). Tendencja do upraszczania łańcucha dostaw spowodowała zainteresowanie automatami dystrybucyjnymi, kojarzącymi się do tej pory głównie z maszynami do wydawania napoi, przekąsek, narzędzi itp. Obecnie za ich pośrednictwem można wydawać również środki ochrony indywidualnej. Główne korzyści to optymalizacja kosztów, dostęp do danych, pełny nadzór nad dystrybucją śoi oraz zdyscyplinowanie pracowników m.in. w dbałości o ochrony. Na rynku dostępnych jest wiele urządzeń. Różnią się one pod względem funkcjonalności np. w zakresie szczegółowości generowanych raportów oraz możliwości wprowadzania danych wynikających z tabeli przydziałów. Przykładowo: ROBOD SA posiada w swojej ofercie automaty Kazik do dystrybucji odzieży i środków ochrony indywidualnej oraz urządzenia Comabox wydające rękawice Marigold Industrial. Idea działania tych urządzeń jest podobna, jednak różnice widać w zastosowanej technologii, a także w zakresie konfiguracji oraz dostępnej gamie modeli. rys.1: Maszyna Kazik do dystrybucji środków ochrony indywidualnej 3
Tendencja do upraszczania łańcucha dostaw spowodowała zainteresowanie automatami dystrybucyjnymi, kojarzącymi się do tej pory głównie z maszynami do wydawania napoi, przekąsek, narzędzi itp. Obecnie za ich pośrednictwem można wydawać również środki ochrony indywidualnej. Jak wygląda tradycyjny system dystrybucji wewnątrzzakładowej? Na ogół system ten wygląda w sposób następujący: dostawca dostarcza asortymenty bhp najczęściej bezpośrednio do magazynu technicznego. Od momentu podpisania dokumentu potwierdzającego odbiór np. faktury VAT, towar należy do klienta i jest kosztem zakładu. System ten ma jednak szereg wad: Ze względów organizacyjnych i kosztowych magazyn techniczny jest przeważnie czynny w ściśle określonych godzinach lub wymaga wzywania osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Odbiór towaru od dostawcy, przeliczanie, a następnie wydawanie, jest często dla tego pracownika zajęciem dodatkowym. Jeżeli zakład pracuje w systemie zmianowym, konieczne jest określenie godzin w jakich pracownicy mogą pobierać śoi. W konsekwencji mogą być zmuszeni do pobierania produktów w większej ilości i przechowywania ich w podręcznych szafkach. Kolejnym elementem, który stanowi problem dla wielu zakładów jest liczba produktów. Ze względu na różnorodność stanowisk pracy i szerokie spektrum dostępnych śoi w magazynie, niejednokrotnie pracownicy mają możliwość pobierania różnych asortymentów, których wybór podyktowany jest często ich osobistymi preferencjami, a nie wynika wprost z analizy ryzyka zawodowego. W konsekwencji może być źródłem powstawania wypadków. Pracownik, aby pobrać produkt musi udać się do magazynu, gdzie ma możliwość pobierania dwóch grup asortymentów: - normatywnych tzn. wynikających z zakładowych tabel przydziałów, takich jak np. odzież robocza, odzież ochronna i obuwie bezpieczne, których wydanie rejestrowane jest w kartotekach pracowniczych, - szybkorotujących, takich jak np. rękawice ochronne, okulary, których wydawanie 4
jest najczęściej rejestrowane według miejsca powstawania kosztów (MPK) np. działu. Zależnie od wielkości zakładu i lokalizacji linii produkcyjnych droga, jaką pracownik musi przebyć, aby odebrać śoi może wynosić kilkadziesiąt, a w niektórych przypadkach kilkaset metrów. W konsekwencji musi oderwać się od pracy, co może mieć wpływ na płynność procesów. W momencie, gdy w magazynie technicznym kończą się produkty, przygotowywane jest zapotrzebowanie, które jest następnie przekazywane do działu zakupów w celu wygenerowania zamówienia do dostawcy. Składowany towar, zarówno w magazynie technicznym, jak i w podręcznych szafkach, jest stanem magazynowym obciążającym zakład kosztami. Należy również pamiętać, że powierzchnia potrzebna do składowania środków ochrony indywidualnej może wymagać posiadania obszernych magazynów wraz z obsługą. Dodatkowo nadzór nad wydawanymi śoi często ogranicza się do informacji o ilości wydanej na konkretny dział, bez określenia wartości oraz bez wskazania pracowników, którzy używają danych produktów. Częstym zjawiskiem w tradycyjnym systemie dystrybucji jest różnorodność i duża zmienność środków ochrony indywidualnej, nie zawsze wynikająca z inicjatywy służb bhp lub analizy zagrożeń. rys. 2a: Część bazy systemowej Jak można zauważyć, poszczególne elementy, począwszy od bezpieczeństwa pracy, magazynowania, różnorodności produktów, a na niewłaściwym doborze skończywszy mogą mieć znaczący wpływ na poziom generowanych kosztów. Przykładowy system dystrybucji wewnątrzzakładowej wykorzystujący automaty dystrybuujące Specjaliści ROBOD SA wspólnie z osobami z działów bhp i zakupów opracowują listę produktów. Ustalone asortymenty wynikają z realnej oceny ryzyka zawodowego, analizy kosztów użytkowania oraz liczby pracowników. Opracowanie listy środków ochrony indywidualnej ma na celu optymalizację rodzajów i ilości produktów, weryfikację skuteczności ochrony z uwzględnieniem warunków pracy oraz wzajemnego dopasowania śoi. Następnym krokiem jest stworzenie bazy (rys. 2a i b) i skonfigurowanie systemu tak, aby pracownik przykładając indywidualną kartę Rękawice ABC Okulary Rękwice BCD Dział Stanowisko Nr pracownika ILOŚĆ DNI ILOŚĆ DNI ILOŚĆ DNI PRODUKCJA Monter 0102304 1 7 1 30 0 0 PRODUKCJA Kierownik 0201304 99 1 99 1 1 1 PRODUKCJA Spawacz 0234021 1 5 1 43 1 1 5
rys. 2b: Schemat danych o pracowniku Dla przykładu urządzenie Kazik posiada wymiary: 100 cm długości x 110 cm szerokości x 200 cm wysokości przy masie ok. 550 kg. Zależnie od typu urządzenia ilość komórek do przechowywania produktów (lokalizacji) wynosi od 36 do 468 (na rys. 3 przedstawiono przykładowe typy automatów Kazik). magnetyczną mógł pobrać ściśle określone środki ochrony indywidualnej, które zostały nie tylko zaaprobowane przez służby bhp, jako odpowiednie dla danego stanowiska, ale również indywidualnie dobrane np. pod względem rozmiaru. Miejsca ustawienia automatów określane są na podstawie analizy rozmieszczenia stanowisk pracy. Najczęściej w pobliżu stanowisk pracy lub przy szatniach, aby zminimalizować czas potrzebny na przejście i pobranie produktów. Urządzenia uzupełniane są przez serwisantów zgodnie z opracowaną macierzą rozmieszczenia produktów w taki sposób, aby pracownicy korzystający z automatów mieli pełny dostęp do niezbędnych produktów przez 24 godziny, 7 dni w tygodniu. Urządzenia dystrybuujące ze względu na niewielkie rozmiary nie wymagają dużej powierzchni. Urządzenia wyposażone są w komputery, które mogą się łączyć z Internetem przez sieć LAN, WI-FI lub 3G, zapewniając bieżące raportowanie. Dzięki zastosowanej technologii pracownicy serwisu mają możliwość zdalnego przeprowadzenia diagnostyki maszyny oraz aktualizacji baz produktowych i pracowniczych. Automat standardowo wyposażony jest w odporny na zabrudzenie, wilgoć i uszkodzenia mechaniczne dotykowy ekran o wielkości 10,4 i rozdzielczości 1024x768. W warunkach wykluczających stosowanie panelu dotykowego można zastosować dowolne inne sterowanie (klawiatura qwerty, klawiatura numeryczna, mysz, panel sterujący, a nawet sterowanie głosem). Na ekranie można wyświetlać instrukcje zakładania ochron, krótkie filmy lub inne ważne informacje. Identyfikacja użytkownika może następować poprzez odczyt: - kart kodów kreskowych, - kart magnetycznych, - kart chipowych, - kart zbliżeniowych, - linii papilarnych, - indywidualnego kodu pin pracownika i innych. W dolnej części automatu znajduje się wolna przestrzeń przewidziana na asortymenty, 6
które w przypadku awarii bądź innej potrzeby mogą zostać dodatkowo pobrane. Zastosowanie systemu talerzowego bębna zapewnia stabilne przechowywanie produktów i powoduje, że produkty są pobierane bezpośrednio z poszczególnych komórek po automatycznym otwarciu przegrody (przesłony). Każda przegroda sterowana jest niezależnym silnikiem, co zmniejsza ryzyko awarii urządzenia. Istnieje możliwość łączenia automatów w zespoły pracujące w ramach wspólnej bazy sterowanej jednym czytnikiem. Moduły takie pozwalają na obsłużenie większej liczby pracowników oraz udostępnienie dużej ilości produktów. Pracownik przykładając kartę magnetyczną (zależnie od zastosowania systemu identyfikacji) uruchamia panel sterowania, na którym wyświetlana jest lista produktów zdefiniowanych dla tego pracownika. Zastosowanie krótkich opisów i zdjęć ułatwia pobieranie produktów z automatu (rys. 4). Wybór powoduje obrót umieszczonego w urządzeniu bębna z produktami do odpowiedniej pozycji, po zatrzymaniu bębna następuje otwarcie jednej z przegród, przez którą pracownik pobiera asortyment. Po wyciągnięciu produktu przegroda zamyka się automatycznie, a system rejestruje jego pobranie. Istnieje także możliwość ustawienia limitowania produktów dla poszczególnych pracowników. W celu uzyskania dostępu do większej ilości środków wymagane jest zatwierdzenie przełożonego. System oferuje szerokie możliwości konfigurowania parametrów wyboru, ograniczeń, komunikatów oraz raportowania. Pobieranie produktów przez pracowników rejestrowane jest na bieżąco w systemie. W momencie, gdy ilość pozostałych produktów w automacie jest mniejsza niż zdefiniowany minimalny poziom zapasu serwisant otrzymuje komunikat e-mail i/lub sms ze szczegółową informacją, jakie produkty i w którym automacie należy uzupełnić. rys. 3: Przykładowe typy automatów Kazik 7
rys. 4: Obraz z wyświetlacza panelu sterowania automatu Kazik Po zużyciu, produkt oddawany jest do automatu w ramach zwrotu testowego. Jednocześnie może zostać włączona automatyczna opcja wypełnienia ankiety, która wyświetla się na ekranie. Po przeprowadzeniu ustalonej liczby testów i uzupełnieniu ankiet zostaje przygotowany raport. W ustalonych terminach system generuje zestawienie, na podstawie którego przygotowywany jest dokument WZ i faktura VAT. W tym momencie towar staje się kosztem dla zakładu. System logistyczny wykorzystywany w automatach pozwala ograniczyć zaangażowanie pracowników w proces wydawania środków ochrony indywidualnej. Automat stanowi magazyn asortymentów bhp, więc nie ma potrzeby przeznaczania odrębnych pomieszczeń na składowanie produktów. W przypadku, gdy planowane jest wykonanie testów nowego produktu istnieje możliwość wyznaczenia pracowników do przeprowadzenia testów. Analizę korzyści wynikających z zastosowania automatycznego systemu wydawania środków ochrony indywidualnej należy rozpatrywać w kilku obszarach: Logistyka System pozwala na zmniejszenie powierzchni potrzebnej do magazynowania asortymentów bhp oraz nie wymaga utrzymywania stanów magazynowych i ponoszenia kosztów z tym związanych. Zakład ponosi jedynie koszty pobranych produktów. Rozwiązanie nie angażuje pracowników w przyjmowanie i wydawanie śoi oraz usprawnia proces udostępnienia produktów zapewniając pełny dostęp do informacji. BHP Przypisanie w systemie do każdego pracownika określonych ochron powoduje, że używa on tylko tych środków ochrony indywidualnej, 8
które są dla niego przeznaczone. Jednocześnie system rejestruje dokładny termin wydania produktów, częstotliwość wydań oraz innych zdefiniowanych parametrów. Ekran z nakładką dotykową może posłużyć do celów szkoleniowych poprzez włączenie opcji instruktażu np. w zakresie stosowania środków ochrony indywidualnej dla nowych pracowników. Ciekawym rozwiązaniem jest opcja zamontowania osobnego monitora na bocznej ścianie automatu, na którym można wyświetlać bieżące komunikaty, informacje, prezentacje i filmy instruktażowe dla pracowników i osób wizytujących zakład. Analiza kosztów Dzięki automatycznemu rejestrowi wydań istnieje możliwość dostępu do aktualnych danych oraz konfigurowania raportów, od bardzo szczegółowych do ogólnych zestawień, w dowolnych przedziałach czasowych. Stały dostęp do śoi i świadomość pracowników o imiennym rejestrowaniu wydań powoduje, że pobieranie produktów odbywa się w momencie rzeczywistej potrzeby, bez zbędnego tworzenia zapasów oraz pobierania na cele prywatne. Ścisłe określenie produktów i przypisanie ich do pracowników wpływa na stosowanie właściwych środków ochrony indywidualnej do wykonywanych prac, co eliminuje użytkowanie przypadkowo pobranych produktów bez wiedzy o ich przeznaczeniu. Zakład nie ponosi kosztów związanych z utrzymywaniem stanów magazynowych, a Klient rozliczany jest z wydanych przez automat produktów. Elastyczność Zakłady mogą udostępnić podwykonawcom środki ochrony indywidualnej w automatach z formułą płatności kartą płatniczą, gotówką lub poprzez przypisanie osobnych kodów identyfikacyjnych i rozliczanie ich w określonym czasie. Szeroka funkcjonalność automatów pozwala na łączenie i dołączanie kolejnych modułów wydających. Oprócz systemu automatów wydających środki ochrony indywidualnej, ROBOD SA wraz z producentem urządzeń uruchamia automaty wydające odzież oraz automatyczne szafy wrzutowe wyposażone w skanery, które rejestrują w systemie wrzucone do szafy jednostki odzieży z wszytymi mikrochipami. Aby system spełnił swoją funkcję i był dostosowany do wielkości zakładu, ilości użytkowników, liczby produktów i systemu pracy niezbędne jest zastosowanie właściwej liczby i lokalizacji automatów oraz konfiguracji. Więcej informacji na temat systemu automatów dystrybucyjnych można uzyskać kontaktując się z naszymi specjalistami lub odwiedzając stronę www.robod.pl/automat. Andrzej Wieder Dyrektor handlowy ROBOD SA 9
Niniejsza publikacja jest wyborem artykułów, które zostały opublikowane na portalu Kultura Bezpieczeństwa w ramach cyklu Akademia ROBOD. Kopiowanie lub wykorzystywanie fragmentów lub całości na potrzeby komercyjne, bez zgody wydawcy lub firmy ROBOD SA jest zabronione. Wydawca: Kultura Bezpieczeństwa Środki Ochrony Indywidualnej Kontakt: redakcja@kulturabezpieczenstwa.pl tel. 796 723 389 Patronat merytoryczny: ROBOD SA Kontakt: info@robod.pl www.robod.pl tel.: 58 321 98 20 fax: 58 309 02 20 Kultura Bezpieczeństwa 2013 10