OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie na zlecenie Ministerstwa Rozwoju projektu i zabudowy wystawienniczej oraz obsługi strefy start-up w przygotowanym na zlecenie Agencji Rozwoju Przemysłu pawilonie podczas Forum Ekonomicznego w Krynicy. Informacje o Zamawiającym Ministerstwo Rozwoju odpowiada m.in. za realizację strategii rozwoju społeczno-gospodarczego, politykę gospodarczą i zarządza systemem wdrażania Funduszy Europejskich. Do szczegółowych zadań ministerstwa należą sprawy z zakresu działów rozwój regionalny i gospodarka. Dział rozwój regionalny obejmuje m.in. programowanie i koordynację polityki rozwoju oraz zarządzanie systemem Funduszy Europejskich. Do działu gospodarka należą natomiast: konkurencyjność gospodarki, współpraca gospodarcza z zagranicą, własność przemysłowa, innowacyjność, działalność gospodarcza, promocja polskiej gospodarki w kraju i za granicą oraz współpraca z organizacjami samorządu gospodarczego. Udział Zamawiającego w Forum Ekonomicznym Ministerstwo Rozwoju zaplanowało udział w Forum Ekonomicznym w Krynicy z uwagi na promocję Planu na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju oraz Programu Start in Poland. Start In Poland jest to największy program w Europie Środkowo-Wschodniej, który wspiera start-upy. Na jego realizację przeznaczono 3 mld zł, dzięki którym wsparcie może otrzymać 1500 projektów. Czas trwania wydarzenia: 6-8 września 2016 r. Miejsce: Krynica-Zdrój, plac przed Domem Zdrojowym, al. Nowotarskiego 7 Obowiązki Wykonawcy 1. Zaprojektowanie, zabudowa i wyposażenie stoisk wystawienniczych dla 7 start-upów, zgodnie z poniższą tabelą:
l.p. Forma prezentacji 1 Prezentacja możliwości systemu badającego teren na ekranie zapewnia startup 2 Prezentacja drona zapewnia start-up 3 4 Prezentacja produktów: sterowników oraz kilku robotów demonstrujących wykorzystanie systemu w akcji (ramię robotyczne, samobalansujący robot do teleobecności itp.). Na stoisku będzie komputer prezentujący jak sterować urządzeniami przez Internet. Zapewnia start-up. Drukarka 3D w trakcie pracy + gotowe wydruki jako wystawka. Zapewnia start-up. Multimedia i zabudowa ścianka z identyfikacją wizualną firmy oraz z informacją o firmie/produkcie (np. transparentna naklejka z nadrukiem), i 1-2 hokery, stojak na materiały drukowane, dostęp do internetu, ekran 32"ze złączami HDMI oraz D-SUB, laptop, listwa zasilająca na 5-6 gniazdek ścianka z identyfikacją wizualną firmy oraz z informacją o firmie/produkcie (np. transparentna naklejka z nadrukiem), wysoki 1-2 hokery, stojak na materiały drukowane dostęp do internetu, ekran 32" ze złączami HDMI oraz D-SUB, laptop, listwa zasilająca na 5-6 gniazdek podwieszenie drona (masa ok. 3 kg) 1 biurko na sprzęt komputerowy o wymiarach 100x140 cm (+/- 5cm) + 3 krzesła; ścianka z identyfikacją wizualną firmy oraz z informacją o firmie/produkcie (np. transparentna naklejka z nadrukiem), stojak na materiały drukowane, dostęp do internetu, ekran 32" ze złączami HDMI oraz D-SUB, laptop, listwa zasilająca na 5-6 gniazdek miejsce na drukarkę (szerokość x głębokość x wysokość - 1070 x 770 x 1200 mm), ekspozytory (np. wiszące) na wydruki 3D (wymiary wydruków maksymalnie 45x45x45 cm); ścianka z identyfikacją wizualną firmy oraz z informacją o firmie/produkcie
5 Wybrane doświadczenia związane z wirtualną rzeczywistością, takie jak gry PC w VR w goglach oraz możliwość widzenia swoich rąk w VR. Gogle do VR zapewnia start-up. 6 Koło zasilające magnetyczne zapewnia start-up 7 Drukarka 3D na podeście i gotowe wydruki zapewnia start-up. Wymiary podestu ok. 1,5x1,5 m (np. transparentna naklejka z nadrukiem), 1-2 hokery, stojak na materiały drukowane, dostęp do internetu, ekran 32" ze złączami HDMI oraz D-SUB, laptop, listwa zasilająca na 5-6 gniazdek (przyłącza prądu 2,2 kw do drukarki) ścianka z identyfikacją wizualną firmy oraz z informacją o firmie/produkcie (np. transparentna naklejka z nadrukiem), i 1-2 hokery, stojak na materiały drukowane, dostęp do internetu, ekran 32" ze złączami HDMI oraz D-SUB, laptop, listwa zasilająca na 5-6 gniazdek stolik (pod koło) o wymiarach 50x100 cm i 3 krzesła, ścianka z identyfikacją wizualną firmy oraz z informacją o firmie/produkcie (np. transparentna naklejka z nadrukiem), stojak na materiały drukowane, dostęp do internetu, ekran 32" ze złączami HDMI oraz D-SUB, laptop, listwa zasilająca na 5-6 gniazdek ścianka z identyfikacją wizualną firmy oraz z informacją o firmie/produkcie (np. transparentna naklejka z nadrukiem), wysoki stolik/lada i 1-2 hokery, stojak na materiały drukowane, dostęp do internetu, ekran 32" ze złączami HDMI oraz D-SUB, laptop, listwa zasilająca na 5-6 gniazdek
Dodatkowo Wykonawca w ramach wyznaczonej przestrzeni zaaranżuje miejsce do rozmów stoliki/lady z krzesełkami (2 komplety do wspólnego wykorzystania) o ile zaaranżowana przestrzeń na to pozwoli. Aranżując przestrzeń wykonawca musi wziąć pod uwagą zapewnienie ciągu komunikacyjnego pomiędzy dwoma przyległymi do strefy start-up przestrzeniami wystawienniczymi. 2. Zapewnienie oświetlenia. 3. Zapewnienie rzutnika projektora o dużej jasności do wyświetlania na ścianie infografik. Infografiki zostaną przekazane przez Zamawiającego. 4. Montaż i demontaż stoisk i ich wszystkich elementów, w tym wgranie na ekrany prezentowanych materiałów (montaż 5 września br., demontaż bezpośrednio po zakończeniu imprezy 8 września br.). 5. Obsługa techniczna dostępna przez cały czas trwania Forum. 6. Zapewnienie obiadokolacji dla 3 przedstawicieli Zamawiającego. W tym celu Wykonawca wykupi vouchery na obiadokolacje dniach 5-7 września 2016 roku w restauracji znajdującej się nie dalej niż w promieniu 1 km od miejsca eventu. Koszt obiadokolacji na osobę nie może przekroczyć 50 złotych. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru co najmniej 3 restauracje. 7. Wykonawca będzie na miejscu współpracował z firmą, która zapewnia namiot i wyposażenie pozostałej części namiotu. 8. Pomoc przy rozładunku i załadunku materiałów przywiezionych przez wystawców. 9. Zapewnienie ubezpieczenia stoisk wyposażenia oraz personelu stoisk. a) Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie ubezpieczenia stoisk i wyposażenia, personelu stoiska od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków oraz ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. b) Wykonawca dokona ubezpieczenia całego personelu realizującego usługi przewidziane w zamówieniu od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków oraz ubezpieczenia stoisk od odpowiedzialności cywilnej na kwotę minimum 500 000,00 zł, od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym Organizatorowi wydarzenia. c) Okres ubezpieczenia powinien trwać od momentu wejścia personelu stoiska do całkowitego zakończenia prac personelu na stoisku. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca przedłoży odpowiedni dokument ubezpieczenia do wglądu. d) Ponadto, Wykonawca dokona ubezpieczenia stoisk oraz znajdującego się na nim wyposażenia w zakresie ryzyka utraty i uszkodzenia mienia przez cały okres trwania targów.
Parametry namiotu Namiot będzie dostępny na miejscu, jego budowa nie obejmuje niniejszego zamówienia. Dostępna powierzchnia ok. 50 m2 (ok. 10 m x 5 m). Wysokość zabudowa maksymalnie 3,7 m Powierzchnia, którą dostanie do zaaranżowania Wykonawca jest częścią namiotu i otwartą przestrzenią, która przenika się z pozostałymi częściami namiotu. Położenie obrazuje rysunek roboczy:
Namiot zostanie udostępniony dla Wykonawcy 5 września. Wtedy mogą rozpocząć się prace techniczne i montażowe. Całkowity demontaż musi zostać wykonany bezpośrednio po zakończeniu imprezy, tj. 8 września br. Koncepcja projektu 1. Wykonawca za etapie składania ofert zaproponuje projekt zabudowy przestrzeni. Projekt będzie podlegać ocenie. 2. Zamawiający zastrzega wprowadzanie w porozumieniu z Wykonawcą drobnych modyfikacji projektu (po podpisaniu umowy). 3. Minimalne warunki i elementy, które musi uwzględniać projekt: a) zgłoszone w powyższej tabeli wyposażenie zabudowy i multimedia oraz oświetlenie stoisk; b) projekt będzie charakteryzować się: funkcjonalnością, nowoczesnym prostym designem z jednoczesnym zachowaniem i poszanowaniem wartości oraz symboli narodowych; c) kolorystyka: biel, czerwień i szarość. Wymagane doświadczenie 1. Wykonawca będzie dysponował w zespole projektowym co najmniej dwiema osobami dedykowanymi projektowi: a) 1 koordynator projektu obecny na miejscu wydarzenia, który w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję koordynatora projektu dla co najmniej 3 usług eventowych, z których każda polegała na kompleksowej organizacji wydarzenia (obejmującej co najmniej: wykonanie scenografii i/lub aranżacji przestrzeni na potrzeby wydarzenia i koordynację wydarzenia po stronie Wykonawcy) 2. Do oferty należy dołączyć imię i nazwisko oraz wykaz usług wykonanych przez tą osobę wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. Wykaz osób i usług powinien być sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 2 do SOPZ. Ponadto, należy przedstawić dokument potwierdzający, że usługa została zrealizowana należycie (referencje lub protokoły odbioru). Ocena ofert Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: Cena 20% Projekt 80%
Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt: Funkcjonalność koncepcji zabudowy maksymalnie 32 punkty; Kreatywność koncepcji maksymalnie 18 punktów; Dopasowanie projektu do charakteru wydarzenia maksymalnie 15 punktów. Wykorzystanie nowoczesnej formy zabudowy maksymalnie9punktów; Wykorzystanie zaawansowanych technologii eventowych (oświetlenie, multimedia itp.) maksymalnie 6 punktów; Zamawiający na wykonanie zadania przeznaczył kwotę nie większą niż 100 000 zł netto. Kontakt Wszelkich dodatkowych informacji udziela Martyna Krawczonek, tel. 22 273 80 65, e-mail: martyna.krawczonek@mr.gov.pl. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji zadania bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert lub do rezygnacji z części zadania bez podania przyczyny. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w Ministerstwie.
Zamawiający informuje, że nie uiszcza zaliczek na poczet organizowanego wydarzenia. Płatność jest dokonywana po zrealizowaniu usługi na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą. Zamawiający zastrzega, że dane dotyczące zamówienia są jawne oraz stanowią informację publiczną i mogą zostać udostępnione na zasadach określonych w Ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r., poz. 782).