REGULAMIN PŁOCKICH TARGÓW RODZINY - SENIOR 2018

Transkrypt

1 REGULAMIN PŁOCKICH TARGÓW RODZINY - SENIOR 2018 Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin określa zasady organizacyjne i warunki uczestnictwa w PŁOCKICH TARGACH RODZINY - SENIOR PŁOCKIE TARGI RODZINY - SENIOR 2018, zwane dalej Targami stanowią otwartą imprezę skierowaną do mieszkańców miasta Płocka. 3. Targi organizowane są przez Urząd Miasta Płocka, zwany dalej Organizatorem Targi są organizowane w Płocku w dniu 6 października 2018 roku w Hali Widowiskowo Sportowej ORLEN ARENA, zwanej dalej ORLEN ARENĄ, zlokalizowanej w Płocku przy Placu Celebry Papieskiej 1 2. Administratorem Orlen Areny jest Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji Płock Sp. z o. o., zwany dalej MOSiR Płock. 3. Targi są organizowane w godzinach , w tym część wystawiennicza w godzinach W ramach Targów zaplanowano pokazy, występy, animacje oraz prezentacje produktów i usług dla seniorów w następujących strefach: 1) strefa kulturalna, 2) strefa animacji i rozrywki, 3) strefa zdrowia, profilaktyki i urody, 4) strefa sportu i rekreacji, 5) strefa gastronomii. 2. W Targach mogą uczestniczyć podmioty gospodarcze, osoby prawne, instytucje publiczne, organizacje pozarządowe i osoby fizyczne zwane Wystawcami, których oferta obejmuje szeroko rozumianą propozycję towarów i usług dla osób starszych oraz ich rodzin. Rozdział II Warunki i zasady uczestnictwa w Targach 4 1. Warunkiem uczestnictwa w Targach jest wypełnienie Formularza Wystawcy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 2. Formularz Wystawcy jest dostępny na stronie w zakładce Formularz zgłoszeniowy. 1. Zgłoszenia na Targi będą przyjmowane w terminie do 1 września 2018 r Zgłoszenia na Targi po 1 września 2018 r. będą przyjmowane w szczególnych przypadkach, jednakże po ww. terminie prośby o zapewnienie prądu, stolików, krzesełek i innego wyposażenia w obrębie stoiska nie będą uwzględniane. 3. Ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą, Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru Wystawców. 4. Organizator poinformuje Wystawcę o zakwalifikowaniu na Targi drogą mailową lub telefonicznie w terminie do 15 września 2018 r.

2 Rozdział III Organizacja stoisk i przepisy porządkowe Godziny otwarcia ORLEN ARENY dla Wystawców: 6 października 2018 r. od 8:00 do 24: Organizator przydziela Wystawcy powierzchnię wystawienniczą (box o ustalonej powierzchni) wyposażoną w przyłącze energii elektrycznej, zastrzegając sobie prawo określenia wielkości box-u oraz wyposażenia ze względów organizacyjnych i technicznych. 2. Montaż i demontaż stoisk odbywać się będzie wyłącznie w terminie i miejscu wskazanym przez MOSiR Płock. Zakazuje się prac, które w sposób trwały zmieniają wygląd powierzchni Orlen Areny, ingerują w substancję, elementy struktury powierzchni budynku, bądź jego elewację, lub też zmieniają wygląd lub zakłócają estetykę powierzchni lub budynku. 3. Stoisko Wystawcy może zajmować tylko jedna firma. Firmy współpracujące z Wystawcą oraz inne mogą być prezentowane w ograniczonej formie uzgodnionej wcześniej z Organizatorem i wyłącznie za pisemną zgodą Organizatora. 4. Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia stoiska wystawienniczego w inne miejsce w sytuacji, gdy MOSiR Płock wyłączy wskazaną powierzchnię z użytkowania. W w/w sytuacji określenie nowego miejsca odbywa się w porozumieniu z Wystawcą Rejestracja Wystawców w punkcie informacyjnym na terenie ORLEN ARENY w dniu 6 października 2018 r. w godzinach 8:00 10:00. Po rejestracji możliwe będzie wejście na halę i zagospodarowanie przydzielonej powierzchni wystawienniczej. 2. Stoisko powinno być urządzone i przygotowane do ekspozycji najpóźniej na 30 minut przed rozpoczęciem Targów. Brak zagospodarowania wyznaczonego stoiska po tym czasie będzie traktowane jako rezygnacja z udziału w Targach, a miejsce może zostać przydzielone innemu Wystawcy. 3. Wystawca może urządzić swoje stoisko wyłącznie na powierzchni wskazanej przez Organizatora. Wszelkie eksponaty, dekoracje, krzesła dla zwiedzających itp. powinny znajdować się w obrębie stoiska. W szczególności firmy planujące zabudowę stoisk zobowiązane są do uwzględnienia wszystkich elementów architektonicznych. 4. Po zakończeniu Targów Wystawca zobowiązany jest przywrócić zajmowaną powierzchnię do stanu poprzedniego, chyba że inaczej ustali to z organizatorem. 5. Ekspozycja nie może stwarzać zagrożenia bezpieczeństwa dla zwiedzających i uczestników Targów oraz naruszać w sposób trwały struktury urządzeń wystawienniczych. Za bezpieczeństwo osób z obsługi i zwiedzających znajdujących się na stoisku odpowiada Wystawca. 6. Za szkody powstałe z winy Wystawcy odpowiada on sam. 7. Zakazuje się montażu i demontażu stoiska w godzinach trwania przedmiotowej imprezy bez zgody Organizatora Wystawca ponosi odpowiedzialność za: 1) treść dostarczonych materiałów reklamowych, w szczególności zapewnia, iż nie będą one naruszały obowiązujących przepisów prawa i dobrych obyczajów oraz praw autorskich osób trzecich, 2) jakość przekazywanych na rzecz odwiedzających świadczeń o charakterze rzeczowym i zapewnia, że posiadają one wszystkie wymagane certyfikaty.

3 2. Wystawca zobowiązuje się do nie wnoszenia oraz kolportowania ulotek, ani innych materiałów reklamowych firm nie biorących udziału w Targach bez uzgodnienia z Organizatorem. 3. Wystawca zwalnia Organizatora z wszelkich roszczeń innych podmiotów mających związek z dostarczonymi materiałami reklamowymi. Jeżeli wskutek lub w związku z wykonywaniem przez Organizatora obowiązków przewidzianych w niniejszym regulaminie doszłoby do naruszenia praw autorskich lub pokrewnych czy dóbr osobistych to Wystawca zobowiązuje się zaspokoić te roszczenia. 4. Organizator oraz MOSiR Płock zastrzegają sobie prawo do filmowania i fotografowania ekspozycji oraz eksponatów znajdujących się na terenie targowym oraz wykorzystywania tych materiałów do celów marketingowych Organizator nie odpowiada za kradzieże i szkody wyrządzone Wystawcy przez odwiedzających w trakcie trwania przedmiotowej imprezy lub w trakcie przygotowań do niej. 2. Wystawca ponosi wszelkie koszty ewentualnych szkód wyrządzonych przez niego samego oraz osoby w jakikolwiek sposób z nim związane. 3. Na terenie Targów obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu oraz używania otwartego ognia (np. świeczek, kadzidełek, zimnych ogni, kuchenek gazowych). Rozdział IV Postanowienia końcowe Organizator zastrzega sobie prawo, w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, do odwołania, skrócenia, przełożenia lub częściowego zamknięcia Targów. 2. Warunkiem uczestnictwa w Targach jest przestrzeganie niniejszego Regulaminu. 3. Wystawca wyraża zgodę w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. na przetwarzanie, uaktualnianie, udostępnianie i przechowywanie swoich danych osobowych w celu realizacji programu. 4. Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogóle rozporządzenie o ochronie danych osobowych), informujemy, że: 1. Administratorem przetwarzanych danych osobowych jest Gmina Miasto Płock, Płock, Stary Rynek 1; 2. kontakt z inspektorem ochrony danych andrzej.kobylski@plock.eu; 3. dane osobowe przetwarzane będą w celu przyjęcia zgłoszenia do udziału w Płockich Targach Rodziny Senior 2018; 4. odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa 5. dane osobowe przechowywane będą przez okres (3 lata); 6. każdy ma prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; 7. każdy ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego; 8. podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować odmową realizacji zgłoszenia.

4 5. W sprawach nieregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy: 1) kodeksu cywilnego, 2) inne przepisy dotyczące ochrony konsumenta. 6. Reklamacje Wystawca zgłasza pisemnie w czasie trwania Targów. 7. Ewentualne spory, powstałe w związku z realizacją Programu Targów, będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia, przez Sąd właściwy rzeczowo i terytorialnie dla siedziby pozwanego.

5 Załącznik nr 1 do Regulaminu Płockie Targi Rodziny - Senior 2018 Płockich Targów Seniora 2018 *Wymagane FORMULARZ WYSTAWCY I. INFORMACJA O WYSTAWCY 1. Nazwa Wystawcy (firma, instytucja publiczna, organizacja pozarządowa) * 2. Adres * 3. Telefon, * 4. Osoba do kontaktu (imię i nazwisko, telefon, ) * 5. Ilość osób obecnych na stoisku * II. POTRZEBY DOTYCZĄCE STOISKA WYSTAWIENNICZEGO 1. Stoisko* stoisko zabudowane miejsce pod stoisko z własną aranżacją 2. Powierzchnia stoiska/miejsca * 4m 2 8 m 2 3. Dodatkowe wyposażenie stół drewniany ilość krzesła ilość inne (proszę doprecyzować jakie) 4. Dodatkowe atrakcje na stoisku (istnieje możliwość opracowania programu stoiska) III. REKLAMA PODCZAS TARGÓW 1. Formy reklamowe własnym zakresie Wystawcy

6 rozdawanie ulotek przez hostessę nagrody dla odwiedzających targi (bony, vouchery, itp.) inne (proszę doprecyzować) IV. WYSTĘPY I PREZENTACJE 1. Występ/prezentacja w Strefie.. (proszę wpisać nazwę strefy) Ilość czasu 10 minut 15 minut Forma prezentacji pokaz artystyczny/sportowy konkurs inny pokaz (proszę wpisać jaki) OŚWIADCZAM, iż w dniu 6 października 2018 r. w godzinach zajmowane przez mnie stoisko będzie dostępne dla zwiedzających. PODPIS WYSTAWCY