Zapytanie ofertowe dotyczące zapewnienia usługi wynajmu ekranu w Strefie Kibica w Gdańsku podczas Mistrzostw Świata w Piłce Nożnej Mężczyzn 2018

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe dotyczące zapewnienia usługi wynajmu ekranu w Strefie Kibica w Gdańsku podczas Mistrzostw Świata w Piłce Nożnej Mężczyzn 2018 I. Zamawiający: Gdańska Organizacja Turystyczna ul. Uczniowska 22, Gdańsk NIP: REGON: II. Tryb prowadzenia postępowania Do postępowania nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177). III. Przedmiot oraz opis zapytania ofertowego: Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usługi wynajmu ekranu LED wraz z obsługą techniczną na minimum 9 dni meczowych - na terenie funkcjonowania Strefy Kibica podczas Mistrzostw Świata w Piłce Nożnej 2018, zlokalizowanej w Gdańsku, na Targu Węglowym, w okresie r. Pełen zakres obowiązków i odpowiedzialności Wykonawcy został zawarty we wzorze umowy, który stanowi załącznik do zapytania ofertowego. Umowa zawarta będzie na czas określony od 16 czerwca 2018 r. do 17 lipca 2018 r. IV. Miejsce i termin składania Ofert 1. Ofertę należy złożyć w jednym egzemplarzu w biurze Zamawiającego: Gdańska Organizacja Turystyczna ul. Uczniowska Gdańska Osobiście, pocztą lub mailowo na adres got@visitgdansk.com w terminie do dnia r. do godziny Oferty, które wpłynęły do Zamawiającego po terminie zostaną odrzucone. Za datę wpływu oferty uznaje się datę, w której oferta rzeczywiście wpłynęła do Zamawiającego. 1. Oferta powinna: a) posiadać datę sporządzenia, b) zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, c) być złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania oferenta. 2. Do oferty należy dołączyć: a) dane oferenta (w tym pełną nazwę), b) łączną sumę netto oraz brutto wykonania usługi,

2 c) oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym i osobowym umożliwiającym wykonanie zamówienia, d) zaświadczenie o polisie ubezpieczeniowej z podaniem numeru polisy i wartości, na jaką został ubezpieczony ekran, e) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (CEIDG), f) aktualne zaświadczenie z właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania oferty, g) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przez upływem terminu składania ofert, h) oświadczenie z wykazem przynajmniej 8 zrealizowanych usług wynajmu ekranu z ostatnich 2 lat działalności dla wydarzeń o charakterze sportowym, plenerowym, piknikowym, targowym lub festiwalowym, których liczba uczestników wynosiła minimum 3000 osób 3. Oferty, które nie będą posiadały elementów lub jednego z elementów określonych w punkcie 1 i 2 zostaną odrzucone przez Zamawiającego. V. Zamawiający zobowiązuje się do: 1. zapewnienia wszelkiego rodzaju licencji TVP i FIFA, niezbędnych do realizacji w/w wydarzenia, 2. zabezpieczenia przez ochronę sprzętu w trakcie montażu i demontażu, 3. zapewnienia reżyserki realizacji dźwięku i sygnału o min. wym. 3mx2m, 4. zapewnienia ochrony 24/h przez cały okres trwania wynajmu, 5. dostarczenia odpowiedniego zasilania w odległości do 40 m od miejsca instalacji. VI. Specyfikacja 1. Przedmiotem oferty jest zapewnienie przez Wykonawcę wynajmu ekranu LED na minimum 9 dni meczowych, zabezpieczenia technicznego imprezy, montażu i demontażu urządzeń, ekranu LED podczas całej imprezy wraz z transportem na ww. imprezę. Oferta wynajmu obejmować musi wszystkie niezbędne elementy konieczne do prawidłowej instalacji ww. sprzętu (trawersy, wciągarki, napełnienie balastów wodą itp.). Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich działań związanych z realizacją niniejszego zamówienia zgodnie z przepisami BHP. 2. Zapewnienie ekranu: typ LED, Ekran minimum 50mkw. Dioda SMD minimum P8 SMD, Jasność świecenia >7000cd/mkw. Kąty patrzenia: minimum 110st horyzontalnie i minimum 110st wertykalnie. Zamawiający informuje, iż przed każdym meczem przygotuje protokół przekazania ekranu. 3. Zapewnienie trzyosobowej obsługi technicznej podczas dni meczowych.

3 4. Zapewnienie komputera do emisji ewentualnych animacji na ekranie. 5. Zapewnienie konstrukcji Layher, która posiada niezbędne atesty i dopuszczenia techniczne do bezpiecznego zamontowania ekranu oraz do możliwości obrandowania. 6. Napełnienie balastów do konstrukcji Layher posiadającej niezbędne atesty i dopuszczenia techniczne. 7. Zapewnienie agregatu o odpowiedniej mocy jako zapasowego źródła zasilania w przypadku awarii sieci głównej wraz z paliwem niezbędnym do zapewnienia pracy agregatu przez cały czas trwania imprezy oraz zapewniającego ciągłą nieprzerwaną pracę ekranu podczas przełączania na awaryjny tryb pracy. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej specyfikacji, jeżeli zmiany te są dla Zamawiającego korzystne lub wynikły z okoliczności, których nie można było przewidzieć. Zamawiający przewiduje możliwość korzystania z Ekranu również poza transmisjami meczów, podczas innych wydarzeń, mających miejsce na terenie Strefy Kibica. VII. Kryteria oceny Ofert Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy na podstawie poniższych kryteriów: A) Kwota wynagrodzenia za usługi 80% (PK1) B) Referencje i doświadczenie w świadczeniu usług 10 % (PK2) C) Jakość usług 10% (PK3) 1. Sposób oceny ofert: Liczba punktów danej oferty będzie stanowiła sumę punktów przyznanych w każdym z kryteriów, zgodnie ze wzorem: PO = PK1 + PK2 + PK3 PO liczba punktów przyznanych ofercie PK1 liczba punktów dla kryterium Kwota wynagrodzenia za usługi PK2 liczba punktów dla kryterium Referencje i doświadczenie w świadczeniu usług PK3 liczba punktów dla kryterium Jakość usług Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Ad. A) dla kryterium Kwota wynagrodzenia za usługi 80% Sposób obliczenia : P= [Cmin / CR x 80%] x 100 P - liczba uzyskanych punktów Cmin - najniższa oferowana cena brutto spośród ocenianych ofert CR - cena brutto rozpatrywanej oferty Ad. B) dla kryterium Referencje i Doświadczenie w świadczeniu usług 10% Pod uwagę będzie brana ilość wykazanych realizacji usług o charakterze sportowym z tym zastrzeżeniem, że od jednego kontrahenta może być przedstawiona tylko jedna referencja. - Sposób obliczenia punktów: Maksymalna ilość punktów, która może być przyznana w tym kryterium to 10 punktów. Punkty będą przyznawane według następujących zasad: - jedna referencja 1 pkt - dwie referencje 5 pkt - trzy i więcej referencji 10 pkt Ad. C) dla kryterium Jakość usług - 10% Sposób oceny (gdzie przyjmuje się, że 1% to 1 pkt):

4 W ramach wyżej wymienionego kryterium punkty zostaną przyznane indywidualnie przez członków komisji oceniającej. Indywidualne oceny członków komisji oceniającej odnoszące się do ww. kryterium zostaną zsumowane, a następnie suma ocen indywidualnych zostanie podzielona przez liczbę osób dokonujących oceny (3 osoby). Przy ocenie pod uwagę brane będą: parametry techniczne ( wielkość ekranu, czas montażu konstrukcji ), dokumentacja zdjęciowa; deklaracja Oferenta o opiece technicznej nad przebiegiem transmisji oraz reagowanie na nieprawidłowości związane z zerwaniem połączenia i transmisji ( z uwzględnieniem innych dodatkowych wydarzeń mających miejsce na Strefie Kibica zgłoszonych przez Zamawiającego ). Stosowne informacje dotyczące kryterium Jakości Usług Oferent powinien przedstawić w Formularzu Oferty, tj. załączniku nr 2. W przypadku braku informacji w zakresie któregokolwiek ww. obszaru oferta podczas oceny otrzyma w ramach kryterium Jakości Usług 0 pkt (%). VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej Oferty O wyborze najkorzystniejszej Oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców za pośrednictwem strony internetowej visitgdansk.com znajdującej się pod adresem do dnia r. Dodatkowo Wykonawca, którego Oferta uznana została za najkorzystniejszą, zostanie poinformowany przez Zamawiającego telefonicznie oraz na adres poczty elektronicznej wskazanej w Ofercie przez Wykonawcę. Wybór Wykonawcy w drodze zapytania ofertowego jest ważny bez względu na liczbę złożonych ofert. IX. Dodatkowe informacje Dodatkowych informacji udziela Pan Marcin Brzeziński pod numerem telefonu wew. 12 oraz adresem marcin.brzezinski@visitgdansk.com X. Środki Ochrony prawnej Od czynności Zamawiającego w postępowaniu nie przysługuje odwołanie. XI. Istotne postanowienia umów Wzór umowy dotyczący przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania zmian we wzorze umowy podczas negocjacji z wybranymi oferentami. XII. Unieważnienie postępowania Zamawiający może unieważnić postępowanie na każdym jego etapie bez podania uzasadnienia. Zamawiający może w każdym czasie dokonać zmian w niniejszym zapytaniu ofertowym.

5 XIII. Zawarcie Umowy Jeżeli Wykonawca, którego Oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać Ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny. Zastrzega się, że niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy w przedmiocie, którego dotyczy zapytanie.