Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku

Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku

Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor prowadząca: Marta Strupińska Nr produktowy 2BW0005 ISBN 978-83-269-3705-7 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Spis treści Co należy zrobić przed pobraniem danych z ZUS 4 Wskazanie grupy ubezpieczonych 5 Szczegółowy raport z pobrania danych 7 Co dodatkowo warto wiedzieć przed pobraniem danych 8 Pobieranie danych z ZUS 8 Co trzeba zrobić po pobraniu danych z ZUS 10 Komplety rozliczeniowe pobrane z ZUS 13

Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku Kolejnym grupom płatników składek ZUS udostępnia dane z ich kont oraz z kont ich ubezpieczonych, których zgłosili do ubezpieczeń i za których rozliczają/rozliczali składki na te ubezpieczenia. Na tym m.in. polegają zmiany wprowadzane w drugim etapie wdrażania nowych funkcji i funkcjonalności w programie Płatnik. Aby przygotować się do korzystania z nich, trzeba przede wszystkim dowiedzieć się, co należy zrobić przed pobraniem danych z ZUS, w jaki sposób je pobrać oraz na co zwrócić uwagę, odczytując raporty z pobrania. Co należy zrobić przed pobraniem danych z ZUS Przed pobraniem danych z ZUS, tj. danych z konta płatnika i kont ubezpieczonych, zalecane jest po pierwsze wykonanie następujących czynności: pobranie i zainstalowanie najnowszej wersji programu Płatnik, wykonanie kopii bazy danych programu Płatnik. Po drugie płatnicy składek powinni również zweryfikować parametry techniczne stacji, na której instalowany jest program Płatnik. Konfiguracja zalecana to: procesor Pentium IV lub szybszy, 1 GB pamięci RAM lub więcej, 1 2 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym lub więcej, w zależności od przewidywanej wielkości bazy danych oraz zakresu instalowanych komponentów, karta graficzna SVGA pracująca w rozdzielczości 1024 768 i wyświetlająca 16 milionów kolorów (TRUE COLOR), karta sieciowa z dostępem do szerokopasmowego Internetu, czytnik kart kryptograficznych. ważne Przedstawiona wyżej konfiguracja zapewnia płynną pracę programu płatnikowi rozliczającemu od kilkudziesięciu do kilkuset ubezpieczonych oraz tworzącemu i wysyłającemu duże ilości dokumentów ubezpieczeniowych. W przypadku gdy płatnik składek rozlicza składki za kilka tysięcy i więcej ubezpieczonych, konieczny może być komputer posiadający wyższe parametry obliczeniowe. Po trzecie użytkownik programu powinien zweryfikować ustawienia przekazu elektronicznego. W metodzie przekazu trzeba wybrać opcję Komunikacja automatyczna z ZUS pod adresem. Aktualnie dostępne są serwery: www.ewd2.wroclaw.zus.pl www.ewd2.warszawa.zus.pl Można także wybrać opcję Automatyczny wybór. 4

W przypadku ustawienia Automatyczny wybór program Płatnik w sposób automatyczny wybiera węzeł, na który przesyłane są dokumenty. Takie ustawienie korzystne jest wówczas, gdy jeden z węzłów jest niedostępny, np. z powodu przerwy technologicznej. Wskazanie grupy ubezpieczonych Trzeba pamiętać, że domyślnie program pobierać będzie dane wszystkich ubezpieczonych, którzy są zgłoszeni i niewyrejestrowani przez płatnika. Dla płatników, którzy odrębnie sporządzają dokumenty rozliczeniowe za pracowników i świadczeniobiorców (tj. składają dokumenty rozliczeniowe z różnych zakresów identyfikatorów, np. za pracowników z przedziału 01 39, a za świadczeniobiorów z przedziału 51 69), przewidziano natomiast możliwość wyboru grupy ubezpieczonych, dla których program ma pobrać dane. Aby wskazać odpowiednią grupę ubezpieczonych, dla której płatnik będzie pobierał dane, należy: 1. Otworzyć kartotekę płatnika w trybie do edycji. 2. W bloku Zakres danych pobieranych podczas aktualizacji kartotek ubezpieczonych w polu Zakres wskazać odpowiednią grupę ubezpieczonych. Wskazanie odpowiedniej grupy ubezpieczonych jest istotne z punktu widzenia płatników sporządzających dokumenty rozliczeniowe z więcej niż jednego zakresu (np. 01 39 i 51 69), szczególnie w sytuacji gdy płatnik posiada odrębne bazy dla każdej grupy. 5

Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku Ze słownika należy wybrać odpowiedni dla danego płatnika zakres: Pełny zakres oznacza, że pobrane zostaną dane ubezpieczonych zgłoszonych przez płatnika i rozliczanych w dokumentach rozliczeniowych oznaczonych identyfikatorami z zakresu: 01 39, 40 49, 51 69, 70 79 oraz 80 89; Pracownicy pobrane zostaną dane ubezpieczonych (np. pracowników, zleceniobiorców) zgłoszonych przez płatnika i rozliczanych w dokumentach rozliczeniowych oznaczonych identyfikatorami z zakresu: 01 39, 40 49, 70 79 oraz 80 89; Świadczeniobiorcy pobrane zostaną dane ubezpieczonych będących świadczeniobiorcami, rozliczanych przez płatnika w dokumentach rozliczeniowych oznaczonych identyfikatorami z zakresu 51 69; Pracownicy ZUS oraz Świadczeniobiorcy ZUS zakresy te przeznaczone są dla jednostek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych; Bez aktualizacji kartotek wariant ten oznacza tryb pracy bez pobierania danych z ZUS. W tym trybie z ZUS pobierane są tylko słowniki, możliwa jest weryfikacja w zakresie reguł niewymagających danych z ZUS, nie jest jednak możliwa wysyłka dokumentów. 6

Szczegółowy raport z pobrania danych Jeżeli użytkownik programu chciałby, aby aplikacja po pobraniu danych z ZUS wygenerowała szczegółowy raport zmian w kartotekach (w kartotece płatnika i kartotekach ubezpieczonych), należy zaznaczyć opcję Przekaz Ustawienia przekazu elektronicznego Ustawienia ogólne Generuj szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS. Opcja ta po instalacji programu nie jest zaznaczona. ważne Raport z pobrania danych z ZUS zawiera szczegółowe informacje o zmianach wprowadzonych w kartotekach programu podczas pobierania danych z ZUS, tj. w kartotece płatnika i kartotekach ubezpieczonych. Aby pobrać szczegółowy raport z pobrania/aktualizacji danych z ZUS, należy: 1. Z menu Przekaz wybrać polecenie Ustawienie przekazu elektronicznego. 2. Po ukazaniu się okna Ustawienia przekazu elektronicznego zaznaczyć polecenie Generuj szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS, a potem zatwierdzić OK. 7

Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku Co dodatkowo warto wiedzieć przed pobraniem danych Jeśli dotychczas wysyłką dokumentów zajmowała się osoba, która nie ma przygotowania merytorycznego w zakresie zasad wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych, np. informatyk, należy pamiętać, że po przystąpieniu płatnika składek do drugiego etapu pracownik ten może mieć problem z interpretacją niektórych merytorycznych błędów, które mogą pojawić się w wyniku weryfikacji dokumentów/zestawów dokumentów podczas ich wysyłki. W sytuacji gdy praca w programie Płatnik odbywa się na kilku bazach, należy pamiętać, że każda z osób, która będzie pobierała dane z ZUS (posiada certyfikat kwalifikowany), pobierze wszystkie dane dotyczące danego płatnika (zgodnie z NIP płatnika). Oznacza to, że w przypadku płatnika, u którego praca odbywa się: na dwóch bazach, w podziale na kadry i płace, w ramach pobierania danych z ZUS, zarówno osoby pracujące na bazie kadry, jak i osoby pracujące na bazie płace, pobiorą wszystkie dane ubezpieczonych, zarówno dane zgłoszeniowe (identyfikacyjne, ewidencyjne, adresowe), jak i dane rozliczeniowe (z pobranych kompletów rozliczeniowych); na kilku bazach, w podziale na centralę i oddziały, i u którego dokumenty zgłoszeniowe wysyłane są do ZUS przez oddziały, a dokumenty rozliczeniowe oddziały przesyłają do centrali, która scala dokumenty rozliczeniowe i sporządza jeden komplet dokumentów za dany miesiąc, a następnie przekazuje go do ZUS, w ramach pobierania danych z ZUS, zarówno osoby pracujące na bazach oddziałowych, jak i osoby pracujące na bazie centrali, pobiorą dane (zgłoszeniowe i rozliczeniowe) wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w centrali i we wszystkich oddziałach. Po pobraniu danych z ZUS w bazie centrali i w bazach oddziałów będą takie same dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych firmy (centrali i wszystkich oddziałów). Pobieranie danych z ZUS Po wykonaniu czynności wstępnych użytkownik może przejść do kolejnego etapu, tj. pobierania danych z ZUS. 1. Z menu Administracja wybiera się polecenie Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika. Wówczas pojawi się okno Aktualizacja komponentów programu i danych płatnika. Należy wybrać opcję Pobierz aktualizacje. Wybór opcji Anuluj spowoduje zamknięcie okna i aktualizacja nie zostanie wykonana. 8

2. Jeśli dane w kartotece płatnika są niepotwierdzone w ZUS albo dane płatnika i ubezpieczonych znajdujące się w kartotekach są nieaktualne w stosunku do danych, które znajdują się w ZUS, wówczas pojawi się odpowiednie okno. Po wybraniu opcji Tak otworzy się okno Pobieranie danych z ZUS. 3. Warunkiem rozpoczęcia pobierania danych jest złożenie podpisu na oświadczeniu Pobieranie danych z ZUS. Wcześniej jednak z dokumentów przekazanych do ZUS muszą zostać uzupełnione niezbędne do uwierzytelnienia dane. Dane te zostaną pobrane automatycznie z bazy programu, a jeśli nie będzie ich w bazie, użytkownik musi je odszukać w dokumentach i wprowadzić do formularza oświadczenia. 4. Po uzupełnieniu, automatycznym bądź przez użytkownika, niezbędnym do uwierzytelnienia danych, zapoznaniu się z regulaminem i złożeniu właściwego podpisu nastąpi pobieranie danych z ZUS. 9

Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku 5. Po zakończeniu procesu pobierania komponentów i słowników programu, danych płatnika i ubezpieczonych oraz statusów przetworzenia dokumentów pojawi się odpowiednie okno. Jeśli użytkownik chciałby sprawdzić przebieg aktualizacji, powinien użyć opcji Przebieg aktualizacji. 6. Raport z przebiegu aktualizacji będzie również dostępny w Dzienniku operacji. Dziennik operacji jest dostępny w menu Widok polecenie Administracja Dziennik Operacji. 7. Poza raportem z przebiegu aktualizacji zostanie wygenerowany raport z przebiegu aktualizacji i raport zmian (jeśli opcja tworzenia raportu została zaznaczona w Przekaz Ustawienia przekazu elektronicznego Ustawienia ogólne Generuj szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS ). Co trzeba zrobić po pobraniu danych z ZUS Po pobraniu danych z ZUS należy dokonać analizy raportu z pobrania danych, zweryfikować dane w kartotece płatnika, zweryfikować dane w kartotekach ubezpieczonych. Analiza raportu z pobrania danych Raport z pobrania (aktualizacji) danych płatnika i ubezpieczonych z ZUS zawiera szczegółowe informacje o zmianach wprowadzonych w kartotekach programu (w kartotece płatnika i kartotekach ubezpieczonych) podczas procesu pobierania danych z ZUS. Podzielony jest na części dotyczące: kartoteki płatnika, kartotek ubezpieczonych. 10

W raporcie wykazane są wartości, które uległy zmianie w stosunku do stanu kartotek sprzed pobrania danych. Zawarte są w nim informacje o tym, czy dana wartość została: dodana, usunięta czy też zmieniona. W przypadku danych zmienionych dostępne są obydwie wartości: sprzed pobrania danych i po pobraniu danych z ZUS. Z przykładowego raportu wynika m.in., że: dotychczas w kartotece ubezpieczonej nie było informacji dotyczących Danych o okresach ubezpieczenia, obecnie, tj. po pobraniu danych w kartotece ubezpieczonej znajduje się informacja, że ubezpieczona od 01.10.2012 r. została zgłoszona z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego i zdrowotnego, z ZUS została pobrana informacja dotycząca miesiąca przekroczenia lub osiągnięcia kwoty górnej granicy wymiaru składek, której dotychczas w kartotece ubezpieczonej nie było. Obecnie w kartotece znajduje się informacja, że ubezpieczona osiągnęła limit 30-krotności: w 2013 roku w listopadzie; w 2014 roku we wrześniu. Po pobraniu Szczegółowego raportu z pobrania danych z ZUS płatnik powinien go przeanalizować. Mogą bowiem wystąpić sytuacje, że dane pobrane z ZUS (czyli dane zapisane na koncie płatnika i/lub kontach ubezpieczonych w ZUS) są nieaktualne lub nieprawidłowe. Jeżeli okaże się, że dane pobrane z ZUS wymagają zmiany lub korekty, płatnik powinien przekazać do ZUS odpowiedni dokument zmieniający/korygujący dane. Weryfikacja danych w kartotece płatnika W wersji 9.01.001 (A, B, C, D, E) programu w kartotece płatnika dodano nowe zakładki, w których zapisane zostały dane pochodzące z konta płatnika w ZUS, np. adresy prowadzenia działalności gospodarczej. Po pobraniu danych z konta płatnika w ZUS dane dotychczas znajdujące się w kartotece płatnika mogły ulec zmianie. Nastąpiło to wówczas, gdy dotychczasowe dane były inne niż 11

Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku dane zapisane na koncie w ZUS, np. numer rachunku bankowego. Jeżeli po pobraniu danych z ZUS okazało się, że dane w kartotece płatnika są błędne lub nieaktualne, należy te dane skorygować lub zaktualizować. Po aktualizacji danych płatnika danymi z ZUS kartoteka płatnika otrzymuje status Potwierdzona w ZUS i jest zablokowana do ręcznej edycji. Od tej pory wszelkie zmiany w kartotece będą widoczne po wysłaniu do ZUS odpowiedniego dokumentu zmieniającego dane, przetworzeniu dokument, zapisaniu danych na koncie płatnika i ponownym pobraniu danych z ZUS. Weryfikacja danych w kartotekach ubezpieczonych W wersji 9.01.001 (A, B, C, D, E) programu w kartotekach ubezpieczonych dodano nowe zakładki, w których zapisane zostały dane pochodzące z kont ubezpieczonych w ZUS, np.: od kiedy dana osoba została zgłoszona do ubezpieczeń, do jakich ubezpieczeń została zgłoszona, z jakim kodem tytułu ubezpieczenia została zgłoszona, w przypadku przekroczenia 30-krotności w jakim miesiącu osiągnęła tę kwotę, kogo jako członka rodziny zgłosiła do ubezpieczenia zdrowotnego. Po pobraniu danych z kont ubezpieczonych w ZUS dane dotychczas znajdujące się w kartotekach ubezpieczonych mogły ulec zmianie. Nastąpiło to wówczas, gdy dotychczasowe dane były inne niż dane zapisane na kontach w ZUS, np. adres zameldowania. Jeżeli po pobraniu danych z ZUS okazało się, że dane w kartotece danego ubezpieczonego są błędne lub nieaktualne, należy te dane skorygować lub zaktualizować. Po pobraniu danych z ZUS kartoteki ubezpieczonych otrzymają status Potwierdzona w ZUS i są zablokowane do ręcznej edycji. Od tej pory wszelkie zmiany w kartotece danego ubezpieczonego będą widoczne po wysłaniu do ZUS odpowiedniego dokumentu zmieniającego dane, przetworzeniu dokumentu, zapisaniu danych na koncie płatnika i ponownym pobraniu danych z ZUS. Tabela 1 Stan kartotek ubezpieczonych, jaki może wystąpić po pobraniu danych z kont ubezpieczonych w ZUS Dane z ZUS Kartoteka ubezpieczonego w bazie programu Sposób działania programu Jedno konto ubezpieczonego (tj. jeden zestaw danych) Jedna kartoteka ubezpieczonego Dane w kartotece zostaną zastąpione (oraz uzupełnione) danymi z ZUS. W sytuacji gdy dane identyfikacyjne na koncie w ZUS i w kartotece ubezpieczonego różnią się, dotychczasowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego z kartoteki zostaną zachowane jako dane historyczne. 12

Dane z ZUS Jedno konto ubezpieczonego (tj. jeden zestaw danych) Jedno konto ubezpieczonego (tj. jeden zestaw danych) Więcej niż jedno konto ubezpieczonego (więcej niż jeden zestaw danych) Kartoteka ubezpieczonego w bazie programu Brak kartoteki Więcej niż jedna kartoteka tego samego ubezpieczonego Jedna kartoteka ubezpieczonego Sposób działania programu Utworzona zostanie nowa kartoteka (dotyczy sytuacji, gdy dane ubezpieczonego pobrane z ZUS nie zidentyfikowały się z żadną kartoteką w bazie programu). Dane nie zostaną automatycznie wczytane i użytkownik (płatnik składek) musi podjąć decyzję, czy: 1) pozostawia daną kartotekę w bazie jako niezaktualizowaną i kartoteka ta pozostanie w stanie niepotwierdzona w ZUS, czy: 2) wykonuje scalenie kartotek w bazie programu, co spowoduje, że pobrane z ZUS dane znajdą się w wynikowej kartotece (opcja zalecana). Dane nie zostaną automatycznie wczytane i użytkownik musi wskazać, który z zestawów danych z ZUS powinien zastąpić dane w kartotece. Ponadto niezbędny jest niezwłoczny kontakt z ZUS. Komplety rozliczeniowe pobrane z ZUS Komplety rozliczeniowe pobrane z ZUS są to dokumenty rozliczeniowe (imienne raporty miesięczne ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA i deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA), które zostały przekazane przez płatnika do ZUS, przetworzone i zapisane na koncie płatnika. Służą one do weryfikacji dokumentów i wyliczania deklaracji rozliczeniowej podczas tworzenia dokumentów korygujących. ważne Jeżeli płatnik sporządzi dokumenty rozliczeniowe korygujące, a wśród kompletów rozliczeniowych z ZUS nie będzie kompletu dokumentów za miesiąc, za który płatnik sporządza korektę, to weryfikacja dokumentów wykaże błąd 66004001: Brak kompletu rozliczeniowego z ZUS za podany okres. Wyniki weryfikacji i wyliczeń bez tych danych mogą być błędne. Pobrane z ZUS komplety rozliczeniowe znajdują się w zakładce Informacje z ZUS Komplety rozliczeniowe. 13

Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku 14

15

Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do drugiego etapu zmian w Płatniku Komplety rozliczeniowe z ZUS można pobrać automatycznie lub na żądanie. W opisany poniżej sposób (automatycznie lub na żądanie) można pobrać z ZUS komplety rozliczeniowe za ostatnie 17 miesięcy. Tabela 2 Pobieranie kompletów rozliczeniowych Automatyczne pobieranie kompletów rozliczeniowych 1. Jeżeli w bazie programu Płatnik nie występują dokumenty rozliczeniowe przygotowane do wysłania (o statusie wprowadzony ), to domyślnie podczas aktualizacji danych nastąpi pobranie kompletów rozliczeniowych za dwa okresy: bieżący (tj. zgodny z ustawieniami w programie) oraz poprzedni (o jeden wcześniejszy). 2. Jeżeli w bazie programu Płatnik występują dokumenty rozliczeniowe o statusie wprowadzony, to dodatkowo pobrane zostaną z ZUS komplety rozliczeniowe za okres odpowiadający okresowi wynikającemu z wyżej wymienionych dokumentów oraz za okres o jeden wcześniejszy. 3. Jeżeli pobieranie danych zostało zainicjowane poprzez tworzenie Informacji miesięcznej lub Informacji rocznej, to zakres kompletów rozliczeniowych, jakie powinny zostać pobrane z ZUS, zostanie określony przez okres rozliczeniowy podany przy tworzeniu tej Informacji. Pobieranie kompletów rozliczeniowych na żądanie Komplety rozliczeniowe można również pobrać, zmieniając ustawienia okresu w Ustawieniach programu. Wówczas nastąpi pobranie kompletów rozliczeniowych za dwa okresy: zgodny z ustawieniami w programie oraz poprzedni. 16

W sytuacji gdy wystąpi konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych za okresy wcześniejsze niż 17 miesięcy, ZUS na wniosek płatnika może udostępnić odpowiednie komplety rozliczeniowe. Jeżeli zostaną one przez ZUS udostępnione, to płatnik może je pobrać (wykorzystując funkcję Aktualizuj komponenty i dane płatnika ) w ciągu 30 dni od momentu udostępnienia. Należy także podkreślić, że program przechowuje zaległe komplety rozliczeniowe przez 30 dni od momentu pobrania. Po tym czasie komplety zostaną automatycznie usunięte. Gdy zajdzie kolejna potrzeba skorygowania danych za ten okres, płatnik składek powinien ponownie wystąpić do ZUS o udostępnienie kompletu rozliczeniowego za ten okres. ważne W okresie przejściowym, dla części weryfikacji wykonywanych w programie Płatnik, został obniżony poziom krytyczności błędów, tzn. że w niektórych sytuacjach weryfikacja zamiast błędu krytycznego może wykazać błąd zwykły. Robert Łuczak specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych 17