KIERUNKI ROZWOJU OUTSOURCINGU INFORMATYCZNEGO W DZIAŁALNO CI ORGANIZACJI GOSPODARCZYCH WALDEMAR WOLSKI Instytut Informatyki w Zarz dzaniu US Streszczenie W artykule dokonano nowego spojrzenia na outsourcing w szczególno ci dla małych i rednich firm, które nie s zainteresowane rozwojem własnych usług informatycznych ze wzgl du na wysokie koszty IT. Obecny rynek kształtuje dwa modele outsourcingu informatycznego, które opisano w artykule. Słowa kluczowe: outsourcing, usługi informatyczne, informacyjna technologia 1. Wprowadzenie Dynamiczny rozwój e-biznesu jest mo liwy dzi ki zaanga owaniu wyspecjalizowanych usług informatycznych. Przedsi biorstwa, a w szczególno ci małe i rednie firmy, nie s zainteresowane rozwojem usług informatycznych w własnym zakresie. Powodem s wysokie koszty wprowadzania na bie co nieustannych zmian technicznych w takich systemach, jak administrowanie lokaln sieci, płacami, ksi gowo, telemarketing lub obsługa administracyjna niektórych zakładów usługowych. Poj cie profesjonalizm usług (ang. outsourcing obsługa zewn trzna) pojawiło si na pocz tku lat siedemdziesi tych w Stanach Zjednoczonych. Wiele firm dochodziło do wniosku, e s dziedziny, w których wykonanie zada ze wzgl dów na jako wykonywanych usług i opłacalno nale y powierzy profesjonalistom. Tak dziedzin jest bez w tpienia informatyka wymagaj ca ci gle du ych nakładów finansowych. Mo e powsta sytuacja, e firma przeka e cał swoj działalno profesjonalistom i wtedy mamy now kategori przedsi biorstw, tak zwan firm wirtualn Podstawowe funkcje outsourcingu informatycznego IT (ang. Information Technology) w firmie (Budzi ski R.) to konfigurowanie i zarz dzanie sieciami komputerowymi, unowocze nienia systemów i ochrona danych Mo na si pokusi o pewn kwalifikacj usług zleconych w ramach profesjonalnych usług zewn trznych IT, mianowicie: po rednictwo w udost pnianiu danych do bada rynkowych i przedsi biorczo ci, wyspecjalizowana wymiana danych EDI na odpłatnie dost pnych ł czach, konfigurowanie, wdra anie, eksploatacja i zarz dzanie w sieciach LAN i MAN, usługi w przetwarzaniu danych przez wyspecjalizowane (internetowe) systemy informatyczne zarz dzania. Firmy outsourcingowe d do standaryzacji procesów przetwarzania standaryzacji usług i oprogramowania, natomiast potencjalni klienci s zainteresowani ró norodno ci, jako ci i niskim kosztem zleconych usług informatycznych. Harvard Business Review okre lił outsourcing najwi kszym odkryciem ostatnich 75 lat. Badania przeprowadzone przez magazyn Fortune jednoznacznie wskazuj, e wiod ce firmy aktywnie wykorzystuj w swojej działalno ci outsourcing w celu osi gni cia wyników gospodarczych. Według Economic World Summit w Stanach Zjednoczonych i Europie Zachodniej firmy najcz ciej decyduj si na outsourcing działu IT (30%), kadr (16%), dystrybucji i logistyki (14%) oraz ksi gowo ci i finansów (11%).
168 Kierunki rozwoju outsourcingu informatycznego w działalno ci organizacji gospodarczych Dominuj c rol w rozwoju zastosowa informatyki stanowi konkretne systemy informatyczne posadowione na dobrze dobranych platformach komputerowych. Dystrybucja systemów opiera si najcz ciej o zakup licencji, ich aktualizowaniu i przedłu aniu (ang. upgrade). Rozwi zanie takie s cz sto bardzo korzystne dla firm informatycznych, bowiem u ytkownicy finansuj wszystkie koszty zwi zane z rozwojem usług informatycznych. Obecnie, sytuacja ta uległa zmianie w zwi zku z wykorzystaniem Internetu i rozwojem e-biznesu. Zmienia si sposób wykorzystania informatycznych systemów. Równie s one udost pniane u ytkownikom przez Internet (outsourcing zamiast licencji przyp.aut.). Klient nie musi inwestowa w zakup rozwi zania, a jedynie w korzy ci z niego płyn ce za korzystanie. Mo e bardziej si skoncentrowa na wprowadzaniu i wyci ganiu danych, płac c jedynie za czas korzystania z oprogramowania i to na infrastrukturze dostawcy. Co wi cej, mo e pracowa poza swoj firm (organizacj ) - dost p do systemu b dzie mo liwy z dowolnego komputera podł czonego do Internetu. Pracownicy przedsi biorstwa ł cz si przez Internet pracuj c na wydzielonej i odpowiednio zabezpieczonej bazie danych. Tego rodzaju usługi, polegaj ce na dzier awie programu od firmy znajduj cej si w jego posiadaniu z wykorzystaniem Internetu, nosz miano Application Service Providers (ASP). Udost pnione oprogramowanie pozostaje w u ytku przedsi biorstwa w zamian za okresowe opłaty w formie abonamentowej (składniki kosztów to: rodzaj systemu, czas jego u ytkowania oraz koszty przesyłania i składowania danych na serwerze wła ciciela systemu). 2. Nowe oblicza outsourcingu Obecny rynek kształtuje dwa modele outsourcingu1: Oferowanie wiedzy i do wiadczenia Zasobem najwa niejszym w powodzeniu ka dego projektu jest wiedza i do wiadczenie ludzi. Jak wiadomo liczba dost pnych specjalistów maleje wraz ze wzrostem wymaga. Dlatego s sytuacje gdy mimo tego, e posiadanie na własno pewnych zasobów jest ekonomiczniejsze ni ich dzier awa, szczególnie je eli s to zasoby warto ciowe, outsourcing ich mo e by w pewnych sytuacjach jednak opłacalny. Poniewa usługodawca mo e dysponowa lepsz kadr, któr trudno zdublowa i lepszymi procedurami, które tak e s warto ci firmy. Na takim modelu oparte s usługi wielu firm outsourcingowych oferuj cych przejecie całych działów wraz z infrastruktur wła nie w outsourcing. Pozornie nie opłacalne a jednak przynosi korzy ci. Cz sto oferta firmy outsourcingowej jest bardzo prosta, np.: zmniejszymy koszty procesu w firmie o 10% pod warunkiem, e przejmiemy go w posiadanie i w zarz dzanie. Istnieje jednak w tej propozycji ryzyko np. upadło firmy outsourcingowej lub dodatkowy koszt to koszt transformacji do nowego rozwi zania. Oferowanie kompletnych funkcjonalno ci Tu prym wiod dostawcy usług internetowych. Oferta wielu z nich to ju pełny profesjonalny outsourcing zasobów. Skupiaj te zasoby, których posiadanie jest w firmie nie opłacalne jednak oferuj firmom nie zasoby a ich funkcjonalno. Np. dzier awa serwera to tak na prawd dzier awa aplikacji tam zainstalowanych. Dobry dostawca usług internetowych oferuje serwer pocztowy, serwer WWW, filtry antywirusowe i antyspamowe. Do tego prosty interfejs u ytkownika do zarz dzania tymi zasobami w efekcie nie ma potrzeby zarz dzania zasobami firmy, do których koniecz- 1 Jarosław eli ski, Analiza outsourcingu IT jako metody zarz dzania kosztami i podnoszenia jako ci, http://www.itconsulting.pl/php/html/
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 14, 2008 169 ny jest dobry informatyk a cz sto zarz dza si po prostu funkcjonalno ci tych aplikacji i mo e to robi nawet ka dy kto radzi sobie z komputerem. Kolejnym powoli rosn cym obszarem s aplikacje wraz z całym rodowiskiem. Okazuje si, e w raz z rosn ca popularno ci tworzenia rozproszonych zespołów projektowych, których platform poł czeniow jest Internet ro nie potrzeba koordynacji ich pracy oraz współdzielenia efektów pracy. Do czasu gdy to wszystko si działo w obr bie firmy nie opłaciło si nikomu niczego wydziela na zewn trz. Jednak w sytuacji gdy zespoły ju nie rezyduj pod jednym adresem wa niejsza staje si sie od aplikacji. Pojawia si zasób, którego posiadanie staje si nieopłacalne. Powoli wi c tam, gdzie decyduje funkcjonalno, wygoda i ekonomiczne uzasadnienie rozproszenia lub zdalnej pracy pojawia si potrzeba dost pu do narz dzia, które b dzie wspierało taki wła nie tryb pracy. Jako przykłady mo na podawa dost pne ju w Internecie: systemy kształc ce e-learning, aplikacje wspieraj ce zarz dzanie projektami, lub kompletne aplikacje2 do prowadzenia małej rachunkowo ci takie jak ifirma firmy PowerMedia3 czy Subiekt firmy Insert. 3. Dostawcy usług e-biznesowych Z perspektywy dostawcy usług e-biznesowych oferta mo e obejmowa : Składniki infrastruktury SI Usługi ASP (Application Service Providing) o handlowe, procesy biznesowe, do celów ogólnych Doradztwo i konsulting Po rednictwo w udost pnianiu danych do bada rynkowych i przedsi biorczo ci, Wyspecjalizowana wymiana danych EDI na odpłatnie dost pnych ł czach, Usługi doradcze Usługi polegaj ce na zlecaniu pracy ekspertom na zewn trz firmy to outsourcing kompetencji. Cz sto pojawia si potrzeba by jak prac wykonał ekspert, którego utrzymywanie w firmie na stałe jest nie opłacalne. Innym przykładem mo e by wł czanie eksperta z zewn trz do zespołu projektowego. Nadal w wielu firmach pokutuje ograniczone zaufanie do zlecania takich prac na zewn trz jednak do wiadczenia z biurami prawnymi i samodzielnie praktykuj cymi prawnikami pozwalaj s dzi, e ten rodzaj korzystania z wiedzy ekspertów b dzie si rozwijał. Model outsourcingu. Model outsourcingu (tak e ASP) opiera si na kosztach: je li taniej to si opłaci, je li nie, to nie ma sensu. Pozornie proste, jednak okazuje si, e nie stanowi problemu sens outsourcingu a sposób zarz dzania kosztami w firmie. Je li w firmie podstawowym problemem jest okre lenie całkowitych kosztów informatyki, to raczej nie uda si w niej zaszczepi pomysłu jakim jest wyrzucenie obsługi informatycznej na zewn trz bo wyda si ona dro sza. 2 Internet:http://www.asp.pl 3 Internet: http://ifirma.pl/,
170 Kierunki rozwoju outsourcingu informatycznego w działalno ci organizacji gospodarczych Firma A Dostawca usług ASP Firma B Internet Systemy IT Firma N Rys. 1. Model usług outsourcingu (tak e ASP) dla aplikacji biznesowych. ródło: opracowanie na podstawie M. Norris, e-biznes, WKŁ, Warszawa 2001, s. 172 Drugim cz sto popełnianym bł dem jest mniemanie, e pozbawiamy si wpływu na kształt i funkcjonowanie systemu informatycznego. Nic bardziej bł dnego. Jedyne, co zmienia miejsce, to fizyczne poło enie kodu aplikacji i danych. Jest to niejednokrotnie bezpieczniejsze rozwi zanie ni zlokalizowanie całej infrastruktury IT w siedzibie własnej firmy. Niestety wielu mened erów uwa- a pod wiadomie, e dobrych decyzji trzeba szuka gdzie poza sob np. w systemie informatycznym i nie chc go wypu ci z r ki. Korzystaj c z macierzy warto ci Druckera4 stosowanej do planowania strategii e-biznesowych, zbudowa mo na model działalno ci firmy uwzgl dniaj cy outsourcing. Działalno e-biznesowa mo e zosta odwzorowana na poszczególne wiartki macierzy, zgodnie z jej strategicznym znaczeniem i aktualnymi mo liwo ciami firmy w danej dziedzinie Dla działalno ci mieszcz cej si w dolnej prawej wiartce (du e znaczenie strategiczne przy małych mo liwo ciach) rozwi zaniem jest zwi kszenie mo liwo ci poprzez transfer umiej tno ci korzystaj c z wiedzy konsultantów, co spowodowa mo e przej cie do górnej prawej wiartki. W przypadku działalno ci o małej warto ci strategicznej, gdy firma ma niewielkie mo liwo ci (dolna lewa wiartka), rozs dnym posuni ciem jest zaprzestanie wszelkiej działalno ci IT lub powierzenie jej komu, kto b dzie j wykonywał bardziej efektywnie. 4 Drucker P.Management: Tasks, Responsibilities, Practices, London 1997
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 14, 2008 171 du e Nowy rodzaj działalno ci Zyskowny interes Mo liwo ci firmy małe Obsługa zewn trzna małe Transfer umiej tno ci du e Znaczenie strategiczne Rys. 2. Model e-biznesu uwzgl dniaj cy outsourcing ródło: opracowanie na podstawie M. Norris, e-biznes, WKŁ, Warszawa 2001, s. 180 Natomiast je li firma jest ekspertem w danej dziedzinie, to mo e zapocz tkowa nowy rodzaj działalno ci i zrobi zyskowny interes, wiadcz c usługi internetowe dla innych firm. 4. Wnioski Wydaje si, e przyszło ma szeroko rozumiane zdalne przetwarzanie. Dotychczasowe systemu zakorzeniły si w wiadomo ci ludzi jako aplikacje kupione tylko dla siebie. Nadchodzi jednak powoli era e-biznesu. Polega on mi dzy innymi na zdalnym dokonywaniu transakcji. Na pocz tek b d to systemy: kształc ce e-learning, aplikacje wspieraj ce zarz dzanie projektami, lub kompletne aplikacje do prowadzenia na przykład mał rachunkowo, nast pnie serwery autoryzuj ce podpisy elektroniczne, systemy obsługuj ce ła cuchy dostaw.. Aktualnie wybrane generacje systemów ERP s współu ytkowane w modelu ASP, np. system ISOF firmy Heuthes. Najprawdopodobniej outsourcing i ASP wejd po cichu tylnymi drzwiami. Ju daje si słysze, e u ywanie zaawansowanych technologii do przetwarzania danych jest konieczno ci a ich ogromne koszty zmuszaj do poszukiwania innych ni zakup metod korzystania z nich. Pierwszym symptomem jest powoli rosn ca popularno audytów TCO (Total Cost of Ownership, ang. całkowite koszty posiadania) i ROI/NPV (Net Present Value, ang warto aktualna inwestycji) z wykorzystaniem wnioskowania bayesowskiego. Pozwalaj one na zidentyfikowanie i okre lenie wszystkich kosztów zwi zanych z posiadaniem systemu informatycznego. Wiedza daje bardziej racjonalne podstawy do decyzji o wyborze drogi: na własno czy w dzier aw?.
172 Kierunki rozwoju outsourcingu informatycznego w działalno ci organizacji gospodarczych Bibliografia 1. Norris M., e-biznes, WKŁ, Warszawa 2001 2. Budzi ski R.:Metodologiczne aspekty systemowego przetwarzania danych ekonomicznofinansowych w przedsi biorstwie. Wyd. Naukowe Uniwersytetu Szczeci skiego, 2001. 3. Drucker P., Management: Tasks, Responsibilities, Practices, London 1997 4. Ole ski J., Analiza outsourcingu IT jako metody zarz dzania kosztami i podnoszenia jako ci, http://www.it-consulting.pl/php/html/ 5. Ole ski J., Outsourcing w e-administracji. Korzy ci ekonomiczne i granice outsourcingu, Konferencja Forum Informatyki w Administracji, Warszawa 2004r.Outsourcing Institute,[onLine] The Joint Forum, 2005, http://www.bis.org/publ/joint12.pdf 6. Outsourcing Forum PL, http://www.asp.pl/ DIRECTIONS OF THE DEVELOPMENT OUTSOURCINGU OF INFORMATION TECHNOLOGY IN THE ACTIVITY OF ECONOMIC ORGANIZATIONS Summary In the article one made the new look on outsourcing particularly for small and average firms which are not interested a development of own services of information technology for heavy expenses IT. The present market shapes two models outsourcing of information technology, which are described in the article. Keywords: outsourcing, IT, services of information wwolski@uoo.univ.szczecin.pl wwolski@wi.ps.pl Uniwersytet Szczeci ski Politechnika Szczeci ska