WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl RIO.I.092.58.2014 Zielona Góra 2014.06.09 Pani Krystyna Pławska Wójt Gminy Bogdaniec WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 10.01.2014 r. do 25.04.2014 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminy Bogdaniec za 2013 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 25.04.2014 roku. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuję Pani Wójt niniejsze wystąpienie pokontrolne. W trakcie kontroli prawidłowości stosowania regulacji prawno-organizacyjnych służących realizacji celów kontroli zarządczej określonych w art. 68 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, a dotyczących zapewnienia zgodności działania Gminy z przepisami prawa

i procedurami wewnętrznymi kontrolujący stwierdził, że w prowadzonej ewidencji druków ścisłego zarachowania KW, brak stanu ewidencyjnego na dzień 01.01.2014 r. oraz brak bieżących stanów druków przy dokonanych rozchodach 7 druków o numerach: 002707-000708 oraz 002684 002688. W przypadku ewidencji kart drogowych brak było także stanu ewidencyjnego druków na dzień 01.01.2014 r. oraz bieżących stanów przy dokonanych rozchodach druków o numerach: 004739 004800 (62 karty), 010726-010800 (75 kart), 010707 010720 (14 kart), do czego zobowiązuje 3 ust. 2 oraz 6-9 Instrukcji stanowiącej załącznik nr 6 do zarządzenia KS 0152-8/2010 Wójta Gminy Bogdaniec z dnia 12 kwietnia 2010 r. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej M.D. st. ds. księgowości budżetowej wynika, że przyczyną powyższych nieprawidłowości była błędna interpretacja zapisów instrukcji w powyższym zakresie. Kontrola dowodów księgowych stanowiących podstawę rozliczeń pobranych zaliczek za wykonane roboty, usługi oraz zakupione materiały za marzec, czerwiec 2013 r. wykazała brak na dowodzie po dokonaniu wypłaty za pokwitowaniem z kasy banku lub bezgotówkowo przelewem umieszczenia przez pracownika komórki finansowej klauzuli KW z dnia., lub opłacono poleceniem przelewu z dnia, do czego zobowiązują zapisy 2 obowiązującej instrukcji obiegu dokumentów księgowych wprowadzonej zrządzeniem Wójta Gminy Nr KS 0152-26/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku. Zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) dowody księgowe powinny zawierać datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej A.O. - stanowisko ds. księgowości budżetowej i płac wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów. Kontrola podatków i opłat lokalnych wykazała, że 4 podatników w podatku od nieruchomości dopełniło obowiązku złożenia deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości po terminie określonym w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 Nr 95, poz. 613 z późn. zm.), a organ podatkowy nie skorzystał z możliwości wynikającej z art. 274a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) i nie wezwał podatników do złożenia deklaracji W zakresie egzekucji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości stwierdzono 4 przypadki zaniechania podjęcia czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych posiadających zaległości podatkowe na dzień 31.12.2013 r., co narusza 3 ust. 1 2

rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej M.D. stanowisko ds. księgowości podatkowej wynika, iż przyczyną powyższych nieprawidłowości było telefoniczne uzgadnianie sald podatkowych z podatnikami. Ponadto kontrolujący ustalił, że w przypadku: 3 podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych, 6 podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych, 4 podatników podatku rolnym od osób fizycznych oraz 1 podatnikowi podatku od środków transportowych od osób prawnych i 2 podatników od środków transportowych od osób fizycznych zaniechano wystawienia tytułu wykonawczego, po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w upomnieniu, a w przypadku 3 podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych, 5 podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych, 8 podatników podatku rolnego od osób fizycznych oraz 3 podatnikom podatku od środków transportowych tytuły wykonawcze wystawiano od 30 do 201 dni po upływie terminu określonego w upomnieniu, czym naruszono 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej M.D. - stanowisko ds. księgowości podatkowej wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości było nieprzestrzeganie przepisów prawa. Obecnie obowiązuje w powyższym zakresie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. poz. 656). Tytułem zabezpieczenia zapłaty w związku zaległościami w podatku od nieruchomości, podatku rolnym, podatku od środków transportowych nie korzystano z możliwości występowania z wnioskiem o dokonanie wpisu hipoteki przymusowej do księgi wieczystej lub do zbioru dokumentów zgodnie z art. 34 1, art. 35 3 i art. 38 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Z wyjaśnień złożonych przez osobę odpowiedzialną M.D. stanowisko ds. księgowości podatkowej wynika, że przyczyną powyżej nieprawidłowości były zaniedbania pracowników. Kontrola wypłacanych wynagrodzeń wykazała, że w przypadku 7 umów o dzieło oraz 29 umów zleceń brak było na tych umowach kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej, co narusza regulację wynikającą z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.). 3

Z wyjaśnień Skarbnika wynika, przyczyną powyższej nieprawidłowości było udzielenie w dniu 02.01.2013 r. kontrasygnaty do zawierania umów na realizację zadań o wartości do 14.000 euro, zgodnie z planem finansowy na rok 2013. Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w 2010 roku. W skierowanym do Wójta Gminy wystąpieniu pokontrolnym Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze wniósł o zobowiązanie Skarbnika Gminy do dokonywania kontrasygnaty w zakresie umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Kontrola wydatków z tytułu podróży służbowych poza granice kraju wykazała, że w 4 przypadkach nie wypłacono należnej diety pracownikom, którym zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, czym naruszono 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej A.O stanowisko ds. księgowości budżetowej i płac wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości była omyłka. Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym we wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania w sposób określony w Instrukcji zasad oznaczania i ewidencji druków. 2. Umieszczanie na dowodach księgowych daty dokonania operacji zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) oraz w sposób określony w instrukcji obiegu dokumentów księgowych. 3. Korzystanie z możliwości wynikającej z art. 274a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), poprzez żądanie złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwanie do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. 4

4. Przesyłanie i doręczanie zobowiązanym upomnień oraz wystawianie tytułów wykonawczych w przypadkach określonych w 4, 5 i 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. poz. 656). 5. Zabezpieczanie należności podatkowych poprzez występowanie przez organ podatkowy z wnioskiem o dokonanie wpisu hipoteki przymusowej do księgi wieczystej lub do zbioru dokumentów art. 34 1, art. 35 3 i art. 38 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.). 6. Dokonywanie przez Skarbnika Gminy kontrasygnaty umów skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych, stosownie do art.46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.). 7. Naliczanie i wypłacanie diet z tytułu podróży służbowych poza granice kraju, należnych pracownikowi zgodnie 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości : 1. Rada Gminy Bogdaniec 2. aa. 5