WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Pan Kazimierz Kopiński Kierownik Gospodarstwa Pomocniczego ŚWK OHP KOPTTUR w Częstochowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na postawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach przeprowadziła kontrolę w Gospodarstwie Pomocniczym Śląskiej Wojewódzkiej Komendy Ochotniczych Hufców Pracy KOPTTUR w Częstochowie (zwanym dalej Gospodarstwem) w zakresie wykonania budŝetu państwa w 2007 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli, podpisanym w dniu 18 marca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Kierownikowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Gospodarstwa w zakresie spraw objętych kontrolą. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701

2 PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące oceny cząstkowe i ustalenia kontroli: 1. W Gospodarstwie nie dostosowano dokumentacji opisującej zasady rachunkowości do wymogów art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości 2 (zwanej dalej ustawą o rachunkowości), w tym: nie określono: - metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy o rachunkowości, - zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a) i ust. 2 ustawy o rachunkowości, - wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit b) i ust. 2 ustawy o rachunkowości, do dnia 31.08.2007 r. w Gospodarstwie nie wprowadzono zakładowego planu kont, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a), a wprowadzony od dnia 1.09.2007 r. zakładowy plan kont był niezgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych 3 (zwanego dalej rozporządzeniem), poniewaŝ w dokumencie tym: - błędnie przyjęto oznaczenia kont inne niŝ określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia (konto 227 oznaczono jako rozrachunki z tytuły VAT, zamiast rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych, a konto 401 wynagrodzenia osobowe zamiast amortyzacja ), - nie wprowadzono kont pozabilansowych, w tym konta 995 zaangaŝowanie środków zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, - nie wprowadzono wykazu kont ksiąg pomocniczych, co było niezgodne z 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, ewidencja księgowa Gospodarstwa prowadzona była komputerowo w programie firmy Sage - Symfonia Finanse i Księgowość, a kolejne wersje nie były zatwierdzane przez Kierownika w formie pisemnej, który uznał iŝ wystarczająca była ustna akceptacja. Za powyŝsze nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Kierownik Gospodarstwa, pomimo powierzenia Głównej Księgowej od 1.07.2007 r., niektórych zadań z zakresu rachunkowości. 2 Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm. 3 Dz. U. Nr 142, poz. 1020

3 2. W Gospodarstwie nie ustalono procedur regulujących zaciąganie zobowiązań finansowych, dokonywanie wydatków środków publicznych oraz udzielanie zamówień publicznych, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 4. Jak wyjaśnił Kierownik, braki te wynikały z niedopatrzenia oraz nie przedłoŝenia stosownych projektów zarządzeń przez Główną Księgową. 3. Badanie ksiąg rachunkowych i dowodów zostało przeprowadzone w formie przeglądu analitycznego ksiąg (za 2007 r. i styczeń 2008 r.) oraz na próbie kosztów wybranej metodą monetarną (202 zapisy o łącznej wartości 491.143,64 zł) i próbie celowej (9 dowodów o wartości 4.963,32 zł), a więc: a) badanie zgodności ksiąg rachunkowych przeprowadzono pod względem poprawności formalnej dowodu, kompletności i poprawności w zakresie kontroli bieŝącej i dekretacji oraz kompletności i poprawności formalnej zapisu dowodu w dzienniku i księdze głównej. W wyniku badania poszczególnych 211 zapisów z wybranej próby stwierdzono 7 przypadków o wartości 4.336,59 zł (0,62% wydatków zrealizowanych ogółem) braku formalnej poprawności dowodów i zapisów księgowych, co pozwala na wydanie opinii pozytywnej w odniesieniu do formalnej poprawności dowodów i zapisów księgowych. Stwierdzone nieprawidłowości polegały na: - niezgodnym opisie operacji gospodarczej w dzienniku z faktyczną treścią operacji wynikającą z dokumentu źródłowego (2 przypadki w kwocie 2.820,00 zł), co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, - wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych, niezgodnej ze stanem faktycznym daty operacji gospodarczej (5 przypadków w kwocie 1.516,59 zł), co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, b) badanie wiarygodności dowodów i ksiąg rachunkowych przeprowadzono pod względem ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, w sposób który miałby wpływ na sprawozdawczość miesięczną lub roczną, właściwego wpisania wartości transakcji, właściwego wskazania okresu księgowania, ujęcia operacji na właściwym koncie syntetycznym lub analitycznym. W wyniku badania wiarygodności ksiąg rachunkowych NIK ocenia bez zastrzeŝeń wiarygodność ksiąg w zakresie sprawozdawczości bieŝącej, natomiast negatywnie w zakresie sprawozdawczości rocznej. Stwierdzono 5 przypadków (o wartości 14.716,74 zł) nieprawidłowości, które miały wpływ na wiarygodność ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości rocznej, a polegały one na: 4 Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.

4 - ujęciu operacji gospodarczych do niewłaściwego okresu sprawozdawczego (1 przypadek w kwocie 880,00 zł), co było niezgodne z art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, - błędnym wskazaniu niewłaściwych kont syntetycznych do ujęcia w księgach rachunkowych (4 przypadki w kwocie 13.836,74 zł), co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Za powyŝsze odpowiedzialna była Główna Księgowa Gospodarstwa. 4. NIK negatywnie ocenia poprawność zaliczania przychodów do danego roku obrachunkowego, poniewaŝ: - do przychodów 2007 r. zaliczono kwotę 20.000 zł uzyskaną z tytułu zrealizowanych w 2006 r. trzech kursów podczas gdy koszty poniesione zostały w całości w 2006 r., - do przychodów 2008 r. zaliczono kwotę 18.000 zł z tytułu kursu (nr 40/2007), którego koszty poniesione zostały w całości w 2007 r., - pomimo poniesienia w 2007 r. 81% (tj. 7.069,91 zł) kosztów kursu realizowanego w dniach 3.09.2007 r. 9.01.2008 r. przychód w kwocie 20.000 zł, w całości zaliczono do roku 2008 (w 2008 r. poniesiono koszty wynagrodzenia wykładowcy w kwocie 1.670 zł, co stanowiło 19% ogółu kosztów). Kwota przychodów odpowiadająca wysokości kosztów poniesionych w 2007 r. wynosiła 16.200 zł. PowyŜsze było niezgodne z art. 6 i art. 20 ustawy o rachunkowości oraz art. 24 ust. 2 tej ustawy, zgodnie z którymi w księgach rachunkowych jednostki naleŝy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciąŝające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezaleŝnie od terminu ich zapłaty, a księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŝeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. NIK zwraca uwagę, Ŝe ujęcie przychodów w księgach rachunkowych 2007 r. dotyczących zdarzeń gospodarczych zaistniałych w 2006 r. i odpowiednio w księgach rachunkowych 2008 r. zdarzeń gospodarczych zaistniałych w 2007 r. miało wpływ na wynik finansowy za te lata. W przypadku prawidłowego ujęcia tych przychodów w księgach rachunkowych Gospodarstwo osiągnęłoby w 2007 r. przychód i wynik finansowy wyŝszy o około 14.200 zł. Odpowiedzialność za powyŝsze nieprawidłowości ponosi Kierownik Gospodarstwa. 5. W wyniku badania wiarygodności ksiąg rachunkowych oraz przeniesień danych z ksiąg rachunkowych do kwartalnych sprawozdań budŝetowych Rb-Z, Rb-N i Rb 70 stwierdzono, Ŝe zostały one sporządzone terminowo, a dane w nich zawarte były zgodne z danymi ewidencji księgowej. NIK ocenia negatywnie roczne sprawozdanie Rb-31 z uwagi na opisane wyŝej nieprawidłowości polegające na:

5 - ujęciu w księgach rachunkowych przychodów (w kwocie 14.200 zł) w niewłaściwych okresach sprawozdawczych pkt 5 wystąpienia, - ujęciu kosztów operacji gospodarczych (w kwocie 880,00 zł) w niewłaściwym okresie sprawozdawczym oraz wskazaniu niewłaściwych kont syntetycznych kosztów (w kwocie 13.836,74 zł) pkt 4 wystąpienia. 6. W ostatnich miesiącach 2007 r. przekroczone zostały planowane na cały rok kwoty przychodów i kosztów. Pomimo tego nie dokonano zmian w planie finansowym Gospodarstwa. Stwierdzono bowiem, Ŝe: - Gospodarstwo planowało osiągnięcie w 2007 r. przychodów w kwocie 557.900 zł, natomiast juŝ na koniec listopada 2007 r. zrealizowane przychody były wyŝsze o 72.578,07 zł. Na koniec roku przychody wyniosły 704.645,13 zł, tj. o 146.745,13 zł (o 26,3%) większe od planu, - planowana na rok 2007 kwota kosztów w wysokości 557.900 zł została przekroczona na koniec listopada 2007 r. o 13.829,82 zł, a na koniec roku zrealizowane koszty (700.883,50 zł) były wyŝsze o 142.983,50 zł (tj. o 25,6%) od planowanych. Kierownik Gospodarstwa wystąpił w dniu 7.01.2008 r. (tj. po upływie roku budŝetowego) o dokonanie zmiany w planie finansowym, co było niezgodne z art. 26 ust. 8 oraz art. 34 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Jak wyjaśnił Kierownik, zmiany planu finansowego dokonane zostały po zakończonym roku ( ). Praktyka taka stosowana była od lat. Po zakończonym roku plan finansowy dostosowywano do faktycznego wykonania. Nie wprowadzenie zmian w planie finansowym skutkowało wydatkowaniem środków publicznych ponad kwoty ustalone w planie finansowym, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych i wskazuje na naruszenie dyscypliny finansów określone w art. 11 ustawy z dnia 17.12.2004 r. o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych 5. 7. Działalność Gospodarstwa prowadzona była zgodnie z przedmiotem określonym w Zarządzeniu Nr 22/KS/2004 z dnia 2.08.2004 r. Komendanta Wojewódzkiego ŚWK OHP. Z tytułu prowadzonej działalności w 2007 r. Gospodarstwo osiągnęło przychody w kwocie łącznej 704.645,13 zł, w tym: 693.927,91 zł z tytułu sprzedaŝy usług, 5.997,66 zł z tytułu sprzedaŝy towarów i 4.719,56 zł stanowiły przychody finansowe. W latach 2006 i 2007 Gospodarstwo osiągnęło zysk w kwotach odpowiednio 1.364,14 zł i 424,63 zł. Gospodarstwo dokonało wpłat 50 % osiągniętego zysku na konto ŚWK OHP. 5 Dz. U. z 2005 r. nr 14, poz. 114 ze zm.

6 Przychody z tytułu organizacji kursów wynosiły 559.493,51 zł (79,4% ogółu przychodów uzyskanych przez Gospodarstwo w 2007 r.), z tego 250.280 zł stanowiła kwota przychodów z tytułu kursów zorganizowanych na rzecz ŚWK OHP (44,73% przychodów z kursów). NIK negatywnie ocenia rzetelność rozliczania kosztów usług realizowanych na rzecz jednostki macierzystej, z uwagi na zawyŝenie kosztów ogólnozakładowych jakimi Gospodarstwo obciąŝało ŚWK OHP w porównaniu do kosztów planowanych w preliminarzach przedkładanych do ŚWK OHP. Stwierdzono bowiem, Ŝe w objętych badaniem 16 kursach (w tym 6 kursach językowych) koszty ogólnozakładowe kształtowały się następująco: planowane koszty ogólnozakładowe kursów języka angielskiego stanowiły 5,96% kosztów bezpośrednich, podczas gdy Gospodarstwo obciąŝało ŚKW OHP kosztami, które wynosiły od 13% do 59%. Do kosztów ogólnozakładowych zaliczono kwotę 9.234,29 zł, podczas gdy planowane koszty ogólnozakładowe stanowiły kwotę 2.700 zł. Gospodarstwo osiągnęło przychód z tytułu realizacji tych kursów w kwocie 46.400 zł, planowane koszty ogólnozakładowe kursów zawodowych stanowiły maksymalnie 9,92% kosztów bezpośrednich, podczas gdy Gospodarstwo obciąŝało ŚWK OHP kosztami, które wynosiły: - od 142 % do 434% dla 3 kursów rozpoczętych w 2006 r. i zakończonych w roku 2007. Do kosztów ogólnozakładowych (w latach 2006 i 2007) zaliczono kwotę 80.007,20 zł, podczas gdy planowane koszty ogólnozakładowe stanowiły kwotę 10.625 zł. Gospodarstwo osiągnęło przychód (w latach 2006 i 2007) z tytułu organizacji tych kursów w kwocie 118.000 zł., - od 21% do 129 % dla kursów rozpoczętych w 2007 r. i zakończonych do 31.01.2008 r. Do kosztów ogólnozakładowych zaliczono kwotę 56.777,32 zł, podczas gdy koszty te zaplanowano w kwocie 9.955 zł. Gospodarstwo osiągnęło przychód z tytułu realizacji tych kursów w kwocie 121.450 zł. Przy zastosowaniu do obliczenia cen, 13 objętych badaniem ww. kursów (rozpoczętych w 2007 r.), realizowanych dla ŚWK OHP, określonego w preliminarzach procentowego narzutu kosztów ogólnozakładowych do kosztów bezpośrednich, Gospodarstwo osiągnęłoby przychód w kwocie 100.443,99 zł, tj. o 67.406,01 zł niŝszy od przychodu faktycznie osiągniętego. Tym samym w 2007 r. Gospodarstwo wykazałoby stratę w kwocie 66.981,38 zł.

7 W praktyce stosowano metodę obliczania kosztów ogólnozakładowych jako róŝnicy pomiędzy kwotą osiągniętego przychodu (w wysokości określonej w zleceniu) a poniesionymi kosztami bezpośrednimi. Równocześnie naleŝy podkreślić, iŝ w przypadku objętych badaniem 4 innych kursów zawodowych, realizowanych na podstawie umów zawartych z Powiatowymi Urzędami Pracy, w preliminarzach nie planowano kosztów ogólnozakładowych, a poniesione koszty stanowiły od 8,9% do 59,05% kosztów bezpośrednich. Z powyŝszego wynika, iŝ faktycznie część kosztów ogólnozakładowych kursów, organizowanych na zlecenie Powiatowych Urzędów Pracy, ponosiła ŚWK OHP. Jak wyjaśnił Kierownik Gospodarstwa, preliminarze kursów organizowanych na rzecz PUP sporządzane były na zasadach rynkowych, natomiast w przypadku kursów realizowanych na zlecenie ŚWK OHP ( ) kwota za przeprowadzenie kursu na 1 uczestnika była określana odgórnie przez komendę preliminarze kosztów sporządzane do wysokości tych kwot. W księgach rachunkowych Gospodarstwa w Zespole 5 nie wyodrębniono kont analitycznych dla ŚWK OHP i poszczególnych grup kursowych, co uniemoŝliwia jednoznaczne przypisanie kosztów do poszczególnych kursów, w tym prowadzonych na rzecz ŚWK OHP. Do kosztów ogólnozakładowych zaliczano róŝnicę pomiędzy kwotą przychodu ustalonego w sposób zgodny z wyjaśnieniami kierownika a kosztem bezpośrednim. Kwotę tę w okresach kwartalnych przeksięgowywano w cięŝar kosztów kursów. 8. Przeciętne zatrudnienie w 2007 r. wyniosło 7,6 etatów i było niŝsze od przeciętnego zatrudnienia w 2006 r. o 1,4 etatu. Koszty wynagrodzeń w 2007 r. były niŝsze w stosunku do roku poprzedniego o 25.992,49 zł. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe: za miesiąc lipiec 2007 r. odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne w kwocie zaniŝonej o 79,24 zł w stosunku do prawidłowo naliczonej (korekty dokonano w sierpniu) oraz za miesiące wrzesień, listopad i grudzień 2007 r. nie naliczono i nie odprowadzono składek w kwocie łącznej 489,37 zł, co było niezgodne z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 6 oraz wskazuje na naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art. 14 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W trakcie kontroli (10.03.2008 r.) dokonano korekty deklaracji i odprowadzono brakujące składki. Odsetki 6 Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz.74 ze zm.

8 w kwocie 13,09 zł z tytułu nieterminowego odprowadzania składek uiściła Główna księgowa Gospodarstwa, zaliczkę na podatek dochodowy (PIT-4) za miesiąc październik 2007 r. przekazano w kwocie niŝszej o 364,00 zł, niŝ wynikająca z prawidłowego obliczenia. RóŜnicę uregulowano przy odprowadzaniu zaliczek za miesiąc listopad i grudzień, jednakŝe w toku kontroli w dniu 3.03.2008 r. złoŝono korektę deklaracji PIT 4R, byłemu pracownikowi zatrudnionemu do dnia 11.04.2006 r. wypłacono dodatkowe wynagrodzenie trzynastą pensję w kwocie 364,33 zł z naruszeniem art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budŝetowej 7, zgodnie z którym: Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, Ŝe okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. Zgodnie z wyjaśnieniami Kierownika Gospodarstwa było to spowodowane złą interpretacją przepisów, tj. przepracowaniem 6 miesięcy w danej jednostce ogółem a nie w danym roku kalendarzowym, Kierownik Gospodarstwa pobrał premie kwartalne w łącznej kwocie 7.700 zł niezgodnie z Regulaminem premiowania i nagród pracowników Gospodarstwa, wg którego Premie i nagrody dla Kierownika Gospodarstwa przyznaje Komendant Wojewódzki ŚWK OHP. Stwierdzono, Ŝe Kierownik Gospodarstwa wnioskował do Komendanta ŚWK OHP o wyraŝenie zgody na wypłacenie pracownikom Gospodarstwa premii z oszczędności etatowych bez określenia w nich kwoty nagrody dla siebie. Kierownik wyjaśnił, Ŝe pobierał premie na podstawie ustnej zgody Komendanta. 9. W 2007 r. Gospodarstwo nie dokonywało zakupów podlegających ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 8. Objęte kontrolą wydatki były celowe. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Uzupełnienie w formie pisemnej zasad rachunkowości Gospodarstwa w celu doprowadzenia ich do zgodności w wymogami art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 2. Dokonanie stosownych zmian w zakładowym planie kont w tym prowadzenie ewidencji pozabilansowej dla zaangaŝowanych środków Gospodarstwa, tj. konta 995. 7 Dz. U z 1998 r. nr 160, poz. 1080 ze zm. 8 Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm.)

9 3. Wprowadzenie w formie pisemnej procedur kontroli finansowej w zakresie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków i udzielania zamówień publicznych, o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 4. Ujmowanie w księgach rachunkowych przychodów i związanych z nimi kosztów w danym roku obrotowym w celu zachowania zasady współmierności wynikającej z art. 6 ustawy o rachunkowości. 5. Rzetelne rozliczanie kosztów usług wykonywanych na rzecz jednostki macierzystej (ŚWK OHP). 6. Podjęcie działań w celu odzyskania nienaleŝnie wypłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie 364,33 zł. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Kierownika, w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora NajwyŜszej Izby Kontroli Delegatury w Katowicach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.