Impuls BI Konsolidacja 1
Impuls BI Konsolidacja 3 Sprawdziany poprawności 4 Raporty 4 Uzgadnianie transakcji wewnątrzgrupowych 4 Proces nadzoru korporacyjnego 5 Przygotowanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych 5 Automatyzacja procesu pozyskiwania danych 5 Raporty automatyzowane 5 Komentarze 5 Dopasowanie zakresu i wyglądu not do potrzeb grupy kapitałowej 6 Automatyczne tworzenie dokumentacji do sprawozdań skonsolidowanych 6 Automatyzacja wyłączeń i korekt konsolidacyjnych 6 Obsługa wielu typów transakcji wewnątrzgrupowych 6 Obsługa zdarzeń kapitałowych wewnątrz grupy kapitałowej 7 Obsługa spółek zagranicznych 7 Łatwość rekonfigurowania zakresu i sposobu prezentacji danych 7 Duża szybkość przetwarzania danych 7 Zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych 8 Wielojęzyczność - implementacja wersji językowych 8 2
Impuls BI Konsolidacja Impuls BI Konsolidacja wspiera proces przygotowania skonsolidowanego sprawozdania finansowego przez usprawnienie czynności pozyskania, przetworzenia i udostępnienia informacji, zapewniając jednocześnie jej kompletność, spójność i poprawność. Dzięki wykorzystaniu technologii webowej w prosty i szybki sposób zbierana jest, a następnie przetwarzana informacja z jednostek tworzących grupę kapitałową - często umiejscowionych w różnych regionach kraju, bądź poza jego granicami, posiadających różne systemy finansowo - księgowe, o zróżnicowanym planie kont. Z wykorzystaniem systemu, proces sporządzania skonsolidowanego sprawozdania finansowego odbywa się dwuetapowo. Etap pierwszy obejmuje pozyskanie i uzgadnianie danych w jednostkach tworzących grupę kapitałową. Celem tego etapu jest zoptymalizowanie czynności dostarczania oraz samokontroli danych przez jednostki. Na tym etapie jednostka dominująca sprawuje jedynie nadzór nad jakością i terminowością wprowadzanych danych. Etap drugi obejmuje zautomatyzowany proces budowy skonsolidowanych sprawozdań finansowych dostosowanych dla różnych grup odbiorców pod względem stopnia szczegółowości informacji oraz układu. Podstawowe grupy odbiorców informacji generowanych przez system to: biegli rewidenci, Giełda Papierów Wartościowych, Zarząd grupy. 3
Sprawdziany poprawności Zadaniem reguł weryfikacji poprawności danych jest kontrola jakości informacji dostarczanych przez użytkowników systemu w taki sposób, aby możliwie jak najwcześniej - a więc już na etapie pozyskania danych zidentyfikować, a następnie usunąć ewentualne błędy i niezgodności. Wszędzie gdzie to możliwe formularze służące do pozyskania danych zostały wyposażone w tzw. linie kontrolne wspomagające osoby wprowadzające dane zachowaniu wewnętrznej spójności indywidualnego sprawozdania finansowego jednostki (np. pozycja bilansu i objaśniająca do niej nota), a także w uzgadnianiu transakcji wewnątrzgrupowych. W systemie dostępne są również zbiorcze raporty kontroli poprawności danych pozwalające przeglądać aktualny stan danych w bloku według standardowych wymiarów systemu: okresu czasu, spółki oraz wariantu danych. Raporty Wykorzystując raporty statusów formularzy, każdą ze spółek oraz całą grupę kapitałową (raport zbiorczy) można kontrolować z poziomu portalu pod kątem stanu wprowadzania danych. Raporty te dostarczają osobie nadzorującej proces konsolidacji sprawozdań finansowych informację na temat postępu prowadzonych prac. Tym samym umożliwiają odpowiednio wczesne reagowanie na ewentualne opóźnienia w dostarczaniu danych. Dostępne wartości statusu dla formularza/grupy formularzy: Brak statusu status udostępnionego w danym okresie sprawozdawczym formularza, do którego użytkownik nie zaczął wprowadzać danych. Roboczy - początkowy status otwartego formularza danych. Zakończony status nadawany po wprowadzeniu wszystkich danych na formularz. Dane powinny być kompletne. System nie zezwoli na nadanie statusu wprowadzono jeśli blok danych (formularz) nie spełni reguły kompletności danych oraz reguł weryfikacji danych (testy walidacji). Domyślną regułą jest wprowadzenie wszystkich wartości oprócz tych, które w strukturze danych nie zostaną oznaczone jako wymagane. Zatwierdzony status kończący proces wprowadzania danych. Status jest nadawany przez administratora danego formularza. Nadanie statusu powoduje blokadę wprowadzania danych w wybranym bloku (formularzu). Jeśli zachodzi potrzeba skorygowania danych administrator systemu w jednostce dominującej nadaje ponownie status Wprowadzanie danych. Uzgadnianie transakcji wewnątrzgrupowych Dzięki zastosowaniu aplikacji WEB czynności związane z uzgodnieniami wzajemnych transakcji i sald pomiędzy spółkami, tworzącymi grupą kapitałową wykonywane do tej pory przez osoby przygotowujące sprawozdanie w jednostce dominującej - zostały oddelegowane do jednostek zależnych. Jednostki te już na etapie wprowadzania danych dokonują uzgodnień wzajemnych transakcji i sald, a jednostka dominująca nadzoruje jedynie jakość i terminowość dostarczanych danych. 4
Proces nadzoru korporacyjnego Wykorzystując sumariusze transferowe i kontrolne nawigator aplikacji analitycznej części systemu - osoby w centrali nadzorują jakość wprowadzanych danych oraz postępy w pracy poszczególnych jednostek. Sumariusze transferowe oraz kontrolne są tak przygotowywane, by obsługiwały zarówno konsolidację łańcuchową jak i jednoczesną. Każdy raport przedstawiany jest w dwóch wersjach: wersji pełnej obejmującej wszystkie transakcje w wybranym obszarze oraz okresie konsolidacji (np. rozrachunki wewnątrzgrupowe za pierwsze półrocze 2011) oraz wersję skróconą pokazującą jedynie te transakcje, które nie są uzgodnione. Obserwacja sumariuszy kontrolnych i transferowych pozwala wychwycić na bardzo wczesnym etapie ewentualne problemy ze zgodnością danych w systemie. Przygotowanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych System pozwala na przeprowadzenie procesu konsolidacji zarówno metodą jednoczesną (płaska struktura grupy kapitałowej) jak i metodą łańcuchową, wykorzystywaną w grupach wielopoziomowych. Możliwe jest ponadto wykonanie konsolidacji dla więcej niż jednej grupy kapitałowej. Dostępny układ wielopoziomowych sumariuszy konsolidacyjnych pozwala na śledzenie wyników skonsolidowanych w układach: jednostek, tytułów wyłączeń, pozycji sprawozdań finansowych, itp. W analogiczny sposób jak sprawozdania finansowe w nawigatorze aplikacji umieszczono sumariusze obejmujące wszystkie noty objaśniające do sprawozdań. Automatyzacja procesu pozyskiwania danych System w pełni integruje się z pakietem MS Excel przez co w prosty sposób można połączyć go z różnymi aplikacjami funkcjonującymi w poszczególnych jednostkach grupy kapitałowej. W ramach dostępnej funkcjonalności istnieje możliwość eksportu i importu danych pomiędzy plikami MS Excel, a portalem WEB, komunikacji poprzez schowek, pliki, a także pliki wielozakładowe. Raporty automatyzowane Aplikacja umożliwia generowanie raportów automatyzowanych charakteryzujących się uwzględnieniem wszystkich przeliczeń zastosowanych w systemie (ujęte jako formuły Excela) oraz powiązań pomiędzy danymi. Funkcjonalność taka pozwala na szybkie otrzymanie wyników po wprowadzeniu poprawek w danych wejściowych. Funkcjonalność umożliwia np. biegłemu rewidentowi badanie sprawozdania wygenerowanego z systemu w formie Excela, w którym zachowano formuły przeliczeniowe i powiązania pomiędzy danymi, bez potrzeby znajomości systemu. Komentarze Komentarz to dowolny tekst wprowadzony przez użytkownika przypisany do wybranego obiektu danych systemu. Komentarz może zostać przypisany do: Formularza Pojedynczego wiersza tabeli (np. tabeli słownikowej) Pojedynczej komórki w wielowymiarowej strukturze danych (kostce OLAP) 5
Dopasowanie zakresu i wyglądu not do potrzeb grupy kapitałowej Na etapie wdrożenia szczegółowo omawiany jest wygląd not i sprawozdań przyjęty w danej grupie kapitałowej. Modyfikacja zawartości formularzy i/lub budowa nowych dokonywana jest w sposób wizualny (nie jest wymagana znajomość programowania) za pomocą funkcji wbudowanych w system. Porządkowane są foldery, w których mają znaleźć się poszczególne formularze. Ustalenia te w późniejszym czasie służą do konfiguracji wyglądu wszystkich potrzebnych formularzy zgodnie z tym, co znalazło się w projekcie wdrożenia. Czynności te dotyczą zarówno części WEB, jak i części analitycznej systemu. Część not jest tak przygotowana by użytkownik na etapie wprowadzania danych mógł modyfikować liczbę wierszy w formularzu (np. wyszczególnienie tytułów pozostałych kosztów operacyjnych w nocie objaśniającej do rachunku zysków i strat). Automatyczne tworzenie dokumentacji do sprawozdań skonsolidowanych System oferuje trzy główne środki publikacji wyników na zewnątrz (dla odbiorców nie używających systemu) wydruki, dokumenty Office oraz strony HTML (Web). W raportach automatyzowanych dokumenty Office (Word oraz Excel) są szablonami, które system wypełnia danymi pobieranymi z zasobów aplikacji analitycznej. Dokumenty PDF publikowane są z pozycji MS Word. W efekcie publikowane są sprawozdania skonsolidowane z notami objaśniającymi (Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF, XML, HTML), informacja dodatkowa (raporty), drukowana jest dokumentacja konsolidacyjna (sprawozdania jednostek, arkusze konsolidacyjne), wszystko według zaprojektowanych szablonów. Publikacja raportów wspomagana jest poprzez generator stanowiący integralną funkcjonalność analitycznej części systemu. Automatyzacja wyłączeń i korekt konsolidacyjnych System posiada zaszytą bazę wiedzy w postaci około 4000 reguł wyłączeń i eliminacji konsolidacyjnych. Na etapie wdrożenia wszystkie reguły omawiane są z klientem oraz automatyzowane są nowe, powtarzalne zdarzenia występujące w danej grupie kapitałowej, istotne z punktu widzenia osób przygotowujących skonsolidowane sprawozdanie finansowe. Aplikacja umożliwia ponadto ręczne naniesienie nietypowych zdarzeń bezpośrednio na wygenerowane w systemie sprawozdanie skonsolidowane. Obsługa wielu typów transakcji wewnątrzgrupowych System zapewnia obsługę transakcji kupna sprzedaży w zakresie zapasów, rzeczowych aktywów trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, a także sald rozrachunków i płatności skutkujących powstaniem pozostałych operacyjnych/ finansowych przychodów i kosztów. 6
Obsługa zdarzeń kapitałowych wewnątrz grupy kapitałowej Zakres not obsługujących zdarzenia kapitałowe obejmuje typowe operacje gospodarcze i jest ciągle uzupełniany o kolejne przypadki. Zdarzenia nieobsługiwane automatycznie w danej wersji systemu mogą zostać naniesione ręcznie wprost na sprawozdanie finansowe. Obsługa spółek zagranicznych System wspiera obsługę jednostek zagranicznych. Zastosowano m.in. waluty transakcyjne oraz prezentacji. Zakłada się możliwość wprowadzania danej finansowej w oryginalnej walucie obcej (waluta musi zostać najpierw zdefiniowana na liście dostępnych walut podczas parametryzacji systemu) oraz określenie kursu walutowego obowiązującego w danym okresie czasu dla danej pozycji. Przypisanie kursu odbywa się na poziomie pojedynczego rekordu w bazie danych finansowych, co pozwala np. na: Przypisanie do danej pozycji wielu walut i kursów walutowych (użytkownik, przeglądając dane, będzie mógł dynamicznie zmienić walutę prezentacji oraz używany kurs np. można zobaczyć wartości danych w lutym, wg kursu z innego okresu) Przypisanie innych kursów walutowych do poszczególnych pozycji bloku danych (formularza). Łatwość rekonfigurowania zakresu i sposobu prezentacji danych System daje możliwość szybkiej zmiany szczegółowości raportu, drill down, drill up itd., szybkiego przemieszczania się pomiędzy różnymi poziomami i obszarami danych. Wykorzystanie hurtowni danych zawierającej ogromne zbiory danych, w odróżnieniu od pojedynczych tabel prezentujących tylko niewielkie ich wycinki, daje użytkownikowi możliwość poruszania się po kostkach OLAP wzdłuż osi wszystkich zdefiniowanych wymiarów. Opcje zagłębiania się w dane (drill-down, czyli zwiększanie poziomu szczegółowości) oraz generalizacji (drill-up), umożliwiają przeglądanie informacji na różnym poziomie szczegółowości. Najniższy dostępny poziom jest wyznaczony przez zawartość hurtowni danych, której odpowiedni wycinek jest prezentowany. W systemie zaimplementowane jest narzędzie służące do budowy własnych raportów metodą przeciągnij i upuść, zwane przeglądarką kostek. W prosty sposób użytkownik może stworzyć złożoną publikację zawierającą efekty działania aplikacji analitycznej (tabele, wykresy, grafika itp.) uzupełnione o własne komentarze. Gotowy raport może zostać zapisany jako dokument MS Office lub strona HTML, gotowa do publikacji w sieci WEB, intranecie, portalu korporacyjnym lub na urządzeniu mobilnym (np. Pocket PC). Duże możliwości konfigurowania raportu pozwalają na elastyczną zmianę zawartości w zależności od np. spółki, okresu czasu, rodzaju danych itp. Duża szybkość przetwarzania danych Podstawową cechą rozwiązań OLAP jest szybkość realizowanych zapytań analitycznych. Układ danych w bazie OLAP jest specjalnie przygotowany pod kątem wykonywania agregacji i innych operacji na danych. Istnieje możliwość optymalizacji działania serwera analitycznego, tak by najczęściej żądane podsumowania zostały obliczone już podczas zasilania kostek OLAP danymi z hurtowni. 7
Zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych Dostęp do aplikacji chroniony jest szeregiem haseł i uprawnień. Połączenie jest szyfrowane na podstawie wygenerowanego certyfikatu bezpieczeństwa. W celu zapewnienia jeszcze większego bezpieczeństwa danych proponujemy umieszczenie rozwiązania na dwóch osobnych serwerach. Pierwszy serwer WWW, ogólnodostępny i służący dostarczaniu danych do aplikacji. Drugi serwer, serwer aplikacji analitycznej, gdzie gromadzone i analizowane będą dane służące do budowy skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Wielojęzyczność - implementacja wersji językowych Formularze do wprowadzania danych zostały przygotowane w języku polskim, angielskim, rosyjskim. Istnieje możliwość implementacji innych wersji językowych. 8
BPSC SA ul. Gałeczki 61, 41-506 Chorzów Tel. +48 32 349 35 00, fax +48 32 349 36 01 www.bpsc.com.pl, bpsc@bpsc.com.pl NIP: 634-013-43-46... Sąd Rejonowy Katowice - Wschód w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000066832, Kapitał zakładowy 566 447,80 zł. Opłacony w całości