System zarządzania procesami biznesowymi ADONIS

System zarządzania procesami biznesowymi ADONIS Funkcjonalnośd i scenariusze zastosowao BOC Wien Bäckerstr. 5/3 A - 1010 Wien Tel.: +43-1-5132736-0 Fax: +43-1-5132736-5 http://www.boc-eu.com Email: boc@boc-eu.com BOC Berlin Voßstr. 22 D - 10117 Berlin Tel.: +49-30-679890-78 Fax: +49-30-679890-89 http://www.boc-eu.com Email: boc@boc-eu.com BOC Iberica C/ Velázquez, 71 1 lzda. E - 28006 Madrid Tel.: +34-91-781 188-0 Fax: +34-91-781 11 163 http://www.boc-eu.com Email: boc@boc-es.com BOC Dublin Haddington Hall, 80 Haddington road IRL - Dublin 4 Tel.: +353-1-6375-240 Fax: +353-1-6375-241 http://www.boc-eu.com Email: boc@boc-eu.com BOC Hellas Mavromichali 16 GR - 10680 Athens Tel: +30-1-3390486-8 Fax:+30-1-3390486 http://www.boc-eu.com Email: boc@boc-eu.com BOC Polska Al. Jerozolimskie 109/26 PL - 02-011 Warszawa Tel : +48-22-6280015 Fax :+48-22-6216688 http://www.boc-pl.com Email :boc@boc-pl.com

Spis treści 1. Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS... 3 2. Przegląd systemu ADONIS... 4 3. Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania?... 5 4. Komponenty systemu ADONIS... 6 5. Scenariusze zastosowao systemu ADONIS... 7 5.1 Modelowanie procesów... 7 5.2 Optymalizacja procesów... 8 5.3 Procesowe zarządzanie jakością... 9 5.4 Procesowe zarządzanie zasobami ludzkimi... 10 5.5 Rachunek kosztów procesów z systemem ADONIS -RKP... 11 5.6 Zarządzanie organizacją: dokumentacja organizacji, opis stanowisk pracy... 12 5.7 Procesowy benchmarking... 13 5.8 Procesowy rozwój aplikacji / specyfikacja systemów IT... 14 5.9 Wykorzystanie ADONIS -a do budowy architektury zorientowanej na usługi (service oriented architecture, SOA)... 16 5.10 Zarządzanie ryzykiem w systemie ADONIS... 17 6. Szczególne cechy systemu ADONIS... 18 Dokument ten zawiera informacje wprowadzające do systemu zarządzania procesami biznesowymi ADONIS. Jeżeli jesteście Paostwo zainteresowani dodatkowymi informacjami lub chcecie się dowiedzied więcej o BOC Management Office pakiecie oprogramowania wspierającego zarządzanie, prosimy o kontakt: +48-22-628 00 15 +48-22-621 66 88 boc@boc-pl.com www.boc-group.com BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 2

1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS Dynamiczne, osiągające sukcesy przedsiębiorstwa zawdzięczają swoją przewagę konkurencyjną umiejętności dopasowywania procesów biznesowych do szybko zmieniających się warunków rynkowych. Zarządzanie procesami biznesowymi wychodzi naprzeciw potrzebom związanym z rosnącą dynamiką na rynkach międzynarodowych oraz zaostrzającą się konkurencją. Na znaczeniu zyskują modelowanie, analiza, symulacja oraz ocena procesów biznesowych. Celem zarządzania procesami biznesowymi jest ich optymalizacja oraz właściwe dopasowanie struktur organizacyjnych, jak również posiadanych zasobów i technologii. Analiza i optymalizacja procesów biznesowych składa się z reguły z następujących po sobie etapów. Każdy z etapów realizowany jest z użyciem sprawdzonych technik. W rezultacie powstają docelowe, gotowe do wdrożenia procesy biznesowe (ang. TO-BE). Procesy te kształtowane są zgodnie z warunkami ramowymi, celami oraz kryteriami jakościowymi zdefiniowanymi w początkowej fazie projektu. Dlaczego zarządzanie procesami biznesowymi? Postępowanie przy analizie procesów biznesowych Rysunek 1: Postępowanie od ustalenia kryteriów po rozwój modeli docelowych Procedura ta była już z powodzeniem stosowana w wielu projektach. Ustalenie kryteriów: Akwizycja danych: Analiza: Projekt: Ewaluacja: Dokumentacja celów dot. kształtowania procesów, np. ukierunkowanie na klientów poprzez podniesienie jakości. Akwizycja danych, modelowanie i dokumentacja sytuacji obecnej Identyfikacja i ocena możliwości optymalizacji Tworzenie, modelowanie i ocena koncepcji docelowych Porównanie sytuacji obecnej i docelowej oraz ocena stopnia realizacji celów Funkcjonalnośd systemu ADONIS, dostępna w postaci niezależnych komponentów, umożliwia akwizycję danych, modelowanie, analizę, symulację, ewaluację i dokumentację procesów biznesowych. W ten sposób narzędzie ADONIS wspiera użytkownika na wszystkich etapach realizacji projektu. Kompleksowe wsparcie przez ADONIS BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 3

2 Przegląd systemu ADONIS ADONIS jest narzędziem wspierającym zarządzanie procesami biznesowymi służącym do kształtowania procesów biznesowych, produktów, struktur organizacyjnych oraz systemów IT z wykorzystaniem modeli graficznych. Obok graficznego / tabelarycznego modelowania, ADONIS oferuje szereg mechanizmów analizy i oceny służących przykładowo do ustalania zapotrzebowania na personel, kosztów procesu, długości trwania procesu. W tym celu użytkownik ma do dyspozycji rozbudowaną bibliotekę z algorytmami symulacji. Jednocześnie ADONIS oferuje różnorodne możliwości specyfikacji i rozwijania aplikacji IT, dla których punktem wyjścia jest funkcjonalnośd opisana w procesach biznesowych. Z modeli systemu ADONIS możliwe jest automatyczne generowanie ksiąg organizacyjnych zarówno w formacie HTML jak i w dokumentów WORD. Umożliwia to przekazywanie i publikację treści modeli wraz z ich graficzną reprezentacją np. przez Intranet (również Lotus Notes). Kształtowanie z użyciem modeli Od modelowania do dokumentacji Funkcjonalnośd systemu ADONIS umożliwia akwizycję danych, modelowanie, analizę, symulację, ewaluację i dokumentację procesów biznesowych. Wsparcie we wszystkich etapach zarządzania procesami Rysunek 2: Praca z modelami w systemie ADONIS Typowe scenariusze zastosowao systemu ADONIS obejmują: Modelowanie procesów Optymalizację procesów Zarządzanie jakością Procesowe zarządzanie zasobami ludzkimi Rachunek kosztów działao/rachunek kosztów procesów Benchmarking procesów Zarządzanie organizacją: dokumentacja organizacji, opis stanowisk pracy Bazujący na procesach rozwój/specyfikacja oprogramowania Tworzenie architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture) Typowe scenariusze zastosowao systemu ADONIS BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 4

3 Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania? ADONIS oferuje możliwości, które daleko wykraczają poza funkcjonalności typowych narzędzi służących do modelowania. Niektóre, wybrane aspekty wyjaśnione są poniżej. Przejrzysta metoda modelowania: Zarządzanie uprawnieniami w systemie ADONIS, pozwala na udostępnienie użytkownikowi koocowemu (np.: dział specjalistyczny, jednostka organizacyjna) tylko tych obiektów (modeli) oraz informacji, które są istotne dla jego celów. Wybrane funkcjonalności systemu ADONIS Powiązanie zewnętrznej dokumentacji/mediów z krokami procesów: ADONIS oferuje możliwośd dołączania do obiektów odnośników do zewnętrznej dokumentacji/mediów np.: stron w intranecie (w tym do dokumentów LN), dokumentów Word, kursów e-learningowych i nagrao instruktażowych. Odnośniki te działają zarówno w samym narzędziu, jak i w opublikowanej dokumentacji HTML. Rozbudowane mechanizmy oceny procesów: ADONIS posiada bogate funkcjonalnie komponenty służące do oceny modeli, jak np.: komponenty analizy i symulacji. Umożliwiają one optymalizację procesów, a także wyliczanie zapotrzebowania na personel i zasoby. Automatyczne sprawdzanie spójności podczas modelowania: ADONIS oferuje różnorodne mechanizmy umożliwiające automatyczne sprawdzanie spójności tworzonych modeli. W komponencie analizy można dodatkowo tworzyd własne raporty badające spójnośd modeli lub korzystad z już istniejących (np.: podanie wszystkich czynności bez opisu lub bez przypisanej odpowiedzialności itd.). Administracja / zarządzanie uprawnieniami: ADONIS dysponuje systemem zarządzania uprawnieniami dostępu do bazy danych i zapisanych treści (np. procesów). Umożliwia to indywidualne definiowanie praw dla użytkowników systemu ADONIS (przykładowo prawa do uruchamiania wybranych funkcji lub prawa dostępu do poszczególnych grup modeli). ADONIS umożliwia również większej ilości osób modelujących, uporządkowaną i ustrukturyzowaną pracę na tym samym zbiorze modeli zawartych w centralnej bazie danych. Tworzenie wersji / proces zatwierdzania: Każdemu modelowi może zostad przyporządkowany numer wersji, a system wspiera pracę z wieloma wersjami tego samego modelu (m.in. dbając o spójnośd powiązao między modelami). Możliwe jest włączenie mechanizmu zarządzania wersjami, który gwarantuje dodatkowo, że tylko upoważnione osoby będą w stanie dokonywad akceptacji lub archiwizacji modeli, a wszystkie zmiany będą dokonywane zgodnie z procedurami organizacji i odpowiednio zapisywane w historii zmian. Mechanizm ten pozwala na znaczną redukcję nakładu pracy potrzebnego do pracy z dokumentacją np. na potrzeby zarządzania jakością lub certyfikacji. Dodatkowo funkcja porównanie modeli umożliwia ustalenie różnic w treści modeli. Wspieranie relacyjnych baz danych: ADONIS wspiera standardowowo wykorzystywane bazy danych (DB2, Oracle, SQL Server). Umożliwia to łatwą instalację i administrację w oparciu o know-how dostępne w firmie. BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 5

4 Komponenty systemu ADONIS ADONIS oferowany jest w wersjach Professional oraz Business Edition. ADONIS w wersji "Professional Edition" obejmuje komponenty: akwizycja danych (HOMER komponent akwizycji danych bazujący na Excel-u), modelowanie, analiza, import/export, symulacja, ewaluacja i dokumentacja. Użytkownikami Professional Edition są często pracownicy, którzy przeprowadzają badanie procesów w celu ich optymalizacji. W wersji "Business Edition" system ADONIS obejmuje komponenty: modelowanie, analiza, import/export i dokumentacja. Użytkownikami wersji Business Edition są często pracownicy, którzy przeprowadzają analizę stanu obecnego, bądź sporządzają dokumentację procesów. Business i Professional Edition Rysunek 3: Komponenty systemu ADONIS Komponent modelowania pozwala przedstawid projekt i zmiany modeli przy pomocy edytora graficznego (edytora modeli). Istnieje również możliwośd wykorzystania edytora tabelarycznego do błyskawicznego wprowadzania dużych ilości danych. Przegląd komponentów Obok graficznego tworzenia modeli do dyspozycji jest komponent akwizycji danych HOMER służący wsparciu akwizycji danych z wykorzystaniem systemu MS Excel. Komponent analizy oferuje statyczne, standardowe raporty, a także możliwośd ich indywidualnego definiowania. Użytkownik ma także możliwośd projektowania i tworzenia tabel relacji. Wszystkie raporty mogą byd zapisane w standardowych formatach, np. na potrzeby dalszej analizy w pakietach Office. Przy pomocy komponentu symulacji można dynamicznie przeanalizowad różne scenariusze reorganizacyjne dla procesów biznesowych i struktur organizacyjnych. Oferowane są tutaj cztery algorytmy symulacyjne. Komponent ewaluacji oferuje mechanizmy porównywania i oceny modeli docelowych oraz bieżących procesów, a także mechanizm monitorowania wskaźników procesu KPI controlling. Przy pomocy komponentu dokumentacji z modeli systemu ADONIS może zostad wygenerowana dokumentacja procesów w formacie RTF/DOC (dla WORD) lub w formacie HTML. Umożliwia to np. publikację treści modeli razem z graficzną reprezentacją w sieci wewnętrznej organizacji (również poprzez Lotus Notes). Komponent Import/Export umożliwia eksportowanie istniejących modeli i grup modeli do plików ADL/XML oraz ich importowanie do systemu ADONIS. BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 6

5 Scenariusze zastosowao systemu ADONIS 5.1 Modelowanie procesów ADONIS posiada rozbudowany edytor, który udostępnia różnorodne funkcjonalności modelowania i pozwala na dokładne opisywanie procesów i elementów składowych organizacji. W standardowej bibliotece BPMS, obok procesów biznesowych znajdują się również modele produktów, mapy procesów, środowisko pracy (struktura organizacyjna), modele dokumentów, modele systemów IT, jak również diagramy przypadków użycia. Dodatkowo, budowa systemu ADONIS pozwala na praktycznie dowolne poszerzanie wykorzystywanej metody (poprzez Customizing). Przykładowe dodatkowe metody modelowania to BPMN, EPC (SAP R/3), UML, LOVEM, MQSeries Workflow, itd. Rozbudowany edytor modelowania Typy modeli w bibliotece aplikacji BPMS Rysunek 4: Modelowanie w systemie ADONIS Edytor modelowania pozwala na szybkie tworzenie i modyfikowanie modeli z wykorzystaniem podejścia Point & Click. Aby rozpocząd modelowanie należy wybrad (klikając) klasę modelowania (np. czynnośd) na liście obiektów modelowania i umieścid wybrany obiekt na obszarze modelowania. Możliwe jest przechowywanie dodatkowych informacji o obiektach takich jak np. czas trwania, koszty, odpowiedzialnośd za wykonanie czynności, które można umieścid w publikowanej dokumentacji oraz wykorzystad do analiz modeli. Informacje te są przechowywane w tzw. notatnikach obiektów, które otwiera się poprzez podwójne kliknięcie na odpowiednim obiekcie. : Prosta i intuicyjna obsługa systemu pozwala ograniczyd nakłady na szkolenie Interfejs i struktura menu opierające się na standardach dla aplikacji systemu Windows Możliwości modelowania graficznego i tabelarycznego Możliwośd modelowania i ustalania wzajemnych referencji pomiędzy procesami biznesowymi i produktami, aplikacjami IT, jak również strukturami organizacyjnymi Dowolne poszerzanie możliwości prezentacji procesów poprzez Customizing. Dostępnośd zróżnicowanych, dopasowanych do użytkownika widoków / filtrów pozwala na zapoznawanie się z istotnymi dla użytkownika elementami modelu. Sposób modelowania BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 7

5.2 Optymalizacja procesów ADONIS oferuje różnorodne możliwości dokonywania analizy i oceny, które wspierają optymalizację procesów biznesowych. Identyfikacja słabych punktów procesu jest możliwa już w komponencie modelowania, gdy wykorzystanie torów modelowania uwidacznia częste zmiany wykonawców czynności lub pętle w procesie Przejrzystośd wewnątrz organizacji Rysunek 5: Model procesu biznesowego w systemie ADONIS Bardziej zaawansowana optymalizacja procesów w systemie ADONIS jest możliwa z wykorzystaniem komponentów: analizy, symulacji oraz ewaluacji. Komponent analizy oferuje statyczne raporty, np.: "Jakie czynności są wykonywane przez rolę referent?" "Pokaż wszystkie czynności o czasie wykonania dłuższym niż pięd minut." "Jakie zasoby wykorzystywane są dla czynności 'sprawdzanie wniosku'?" Do dyspozycji użytkownika są predefiniowane standardowe raporty (z opcją modyfikacji), jak również funkcjonalnośd umożliwiająca tworzenie indywidualnych raportów. ADONIS daje do dyspozycji cztery algorytmy symulacyjne, które umożliwiają ocenę modelu z punktu widzenia długości trwania czynności, zapotrzebowania na personel, czasu oczekiwania, itp. Do porównania stanu obecnego i docelowego służy komponent ewaluacji. Porównanie to jest możliwe dla wszystkich wyników np.: obecny i docelowy czas trwania, obecny i docelowy poziom kosztów. : Przegląd wszystkich procesów biznesowych i zależności występujących między nimi Identyfikacja kluczowych elementów procesów Redukcja czasu trwania dzięki optymalizacji procesów Podniesienie wydajności dzięki optymalizacji procesów Identyfikacja "wąskich gardeł" BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 8

5.3 Procesowe zarządzanie jakością ADONIS może stanowid podstawę systemu zarządzania jakością na potrzeby certyfikacji. ADONIS oferuje różnorodne możliwości wspierania certyfikacji jakościowej organizacji. Wymagania wynikające z norm takich jak: ISO 9001:2000 ISO 14000 VDA 6 QS 9000, itd. mogą byd w łatwy sposób zobrazowane i przyporządkowane poszczególnym procesom. Na potrzeby graficznej prezentacji oraz analizy systemu zarządzania jakością, w programie ADONIS dostępne są typy modeli, takie jak: modele procesów, modele struktury organizacyjnej, modele zasobów oraz dokumentacji.. Podstawa do budowy systemu zarządzania jakością na potrzeby certyfikacji Wsparcie dla systemu zarządzania jakością Rysunek 6: Procesowe zarządzanie jakością w systemie ADONIS Zintegrowany w systemie ADONIS komponent dokumentacji umożliwia tworzenie w łatwy sposób Ksiąg Jakości w wersji elektronicznej lub drukowanej. Dokumentacja ta może byd przekazana do dyspozycji wszystkim pracownikom, gdyż korzystanie z niej nie wymaga dodatkowych licencji. : Przejrzystośd oraz sprawniejszy przepływ informacji zwiększa motywację pracowników Automatyczna publikacja dokumentacji pozwala na poprawę jej jakości Zapewnienie pracownikom dostępu do aktualnych procedur w wygodnej dla nich formie Znacząca redukcja pracy administracyjnej. Komunikacja polityki zarządzania jakością BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 9

5.4 Procesowe zarządzanie zasobami ludzkimi Czynnikiem decydującym o sukcesie organizacji jest efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich. Symulacja zapotrzebowania na personel daje podstawy do podejmowania decyzji w zakresie przydziału pracowników do zadao. Dodatkową korzyścią jest ustalenie czytelnych zasad podziału pracy. W celu ustalania zapotrzebowania na personel, ADONIS oferuje bibliotekę symulacyjną z czterema algorytmami symulacyjnymi. Przy pomocy biblioteki symulacyjnej mogą byd dokonywane symulacje procesów biznesowych z uwzględnieniem struktury organizacyjnej (lub bez). Wynikami są wartości oczekiwane dla czasów (np. czas przebiegu, czas wykonywania) oraz kosztów procesu biznesowego, jak i jego pojedynczych ścieżek. Dodatkowo, ustalone mogą zostad obciążenia poszczególnych wykonawców, koszty personelu i zapotrzebowanie na personel dla stanowisk lub ról biorących udział w procesie. Możliwe jest również obserwowanie wpływu zmian w środowisku pracy na parametry procesów. Podstawa do podejmowania decyzji Funkcjonalności modułu symulacji Rysunek 7: Algorytm wyliczania : Ustalanie optymalnego zapotrzebowania na personel Scenariusze Best- i Worst-Case oraz obserwacja postępów przy zmianach procesu (porównanie stanu obecnego z docelowym) Łatwośd zrozumienia procesów dzięki graficznej formie prezentacji Stworzenie jednolitej podstawy komunikowania się Wykorzystywanie modeli procesów jako instrukcji pracy BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 10

5.5 Rachunek kosztów procesów z systemem ADONIS -RKP W ciągu ostatnich 20 lat w prawie wszystkich przedsiębiorstwach udział kosztów pośrednich w poziomie kosztów ogółem sukcesywnie rósł. W tradycyjnym rachunku kosztów, koszty te dzielone są przez globalne klucze podziałowe na miejsca powstawania kosztów. Skutkuje to niewłaściwym podziałem kosztów pomiędzy poszczególnymi produktami a przez to zbyt niską albo błędną kalkulacją cen. Rachunek kosztów procesów, w przeciwieostwie do tradycyjnego rachunku nośników kosztów, umożliwia to przyczynowo-skutkowe i procesowe przyporządkowanie kosztów pośrednich do nośników kosztów. Nośnikami kosztów mogą byd zarówno produkty jak i usługi, które powstały w wyniku procesów. Rozszerzenie systemu ADONIS -RKP służące do rachunku kosztów procesów umożliwia gromadzenie danych dotyczących zapotrzebowania na zasoby w postaci graficznych modeli. Koszty wynikające z wykorzystanie zasobów mogą byd automatycznie wyliczone, a wyniki przesłane do modułu rachunku kosztów procesów, gdzie dokonywane są dalsze obliczenia. Alternatywnie, wymagane koszty można wprowadzid ręcznie do rachunku kosztów procesów. Dodatkowo ADONIS -RKP oferuje obszerne algorytmy symulacyjne służące do głębszej analizy modeli procesów. Deficyty tradycyjnych rachunków kosztów Przyporządkowanie kosztów procesów do produktów Rysunek 8: Zintegrowany rachunek kosztów procesów i graficzne modelowanie przepływów : Osiągnięcie przejrzystości kosztów i procesów w obszarach powstawania kosztów pośrednich (np. w administracji) Ocena i kalkulacja usług/produktów wewnątrz przedsiębiorstwa Poprawa rachunku wyników dla poszczególnych produktów i Klientów (poprzez doliczanie kosztów procesu do produktów, Klientów, segmentów rynku) Prezentacja oddziaływania zmian w przebiegach procesów, eliminowania niepotrzebnych procesów lub modyfikacji liczby przeprowadzonych procesów (symulacja i porównanie wyników różnych scenariuszy) Bliskie rzeczywistości odwzorowanie i sterowanie możliwościami produkcyjnymi oraz wykorzystaniem zasobów Możliwośd łatwego pobierania danych z księgowości dotyczących kosztów poprzez specjalne łącza (ODBC, MS Excel, XML itd.) BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 11

5.6 Zarządzanie organizacją: dokumentacja organizacji, opis stanowisk pracy Dysponowanie aktualnymi informacjami oraz dostarczenie ich do właściwego adresata stanowi dla wielu firm niemałe wyzwanie. Często istotne dla pracowników informacje pochodzą z różnych źródeł, bądź udostępniane są przy pomocy różnych mediów. ADONIS oferuje wiele możliwości, które wspierają aktualny, akceptowany przez pracowników system zarządzania dokumentacją. Na życzenie mogą tutaj zostad zintegrowane mechanizmy wersjonowania jak również rozbudowane funkcjonalności wyszukiwania. Równocześnie do procesów może zostad dołączona zewnętrzna dokumentacja, służąca jako informacja uzupełniająca. Z pomocą komponentu dokumentacji systemu ADONIS, utworzone procesy mogą byd udostępnione w prosty sposób wszystkim pracownikom, którzy nie muszą używad systemu ADONIS w celu korzystania z dokumentacji procesów. Wygląd dokumentacji HTML generowanej przez system ADONIS daje się zmodyfikowad w łatwy sposób i może byd dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Natłok informacji Zarządzanie dokumentacją Łatwe dopasowywanie dokumentacji do potrzeb klienta : Rysunek 9: Przykładowy wygląd dokumentacji HTML Publikowanie dokumentacji i udostępnienie jej w intranecie nie wiąże się z dodatkowymi kosztami Dostępnośd funkcji wersjonowania zawierającej mechanizm akceptacji modeli procesów Szybka i łatwa aktualizacja dokumentacji procesów Możliwośd tworzenia portali z dostępem dla uprawnionych użytkowników Możliwości dopasowywania wyglądu dokumentacji do Corporate Design BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 12

5.7 Procesowy benchmarking Ważnym i efektywnym instrumentem służącym do identyfikacji potencjału w zakresie optymalizacji i konkurencyjności jest benchmarking. Celem procesowego benchmarkingu jest systematyczne porównywanie, jak również przyswajanie najlepszych praktyk (Best Practices). Procesowy benchmarking może byd przeprowadzany zarówno według: kryteriów jakościowych (jak np.: kolejnośd działao, używane zasoby, odpowiedzialne stanowiska) jak również według kryteriów ilościowych (jak np.: dane liczbowe, czas, ilości). Celem tej metody jest ujawnienie różnic w porównaniu z innymi organizacjami, ustalenie przyczyn tych różnic, odkrycie możliwości poprawy, jak również stworzenie planów poprawy konkurencyjności dla wybranych celów. W systemie ADONIS dostępna jest opcjonalnie metoda modelowania umożliwiająca graficzny benchmarking. W modelu porównawczym procesów można m.in. zestawid przebiegi procesów, a przy użyciu specjalnych obiektów procesowych możliwe jest też uwzględnienie w porównaniu elementów procesów, takich jak: stosowane systemy IT lub zaangażowane role. Dodatkowo wykorzystywana metoda pozwala na porównanie struktury procesów oraz zasobów. Jak dobrzy jesteśmy? Budowa modeli porównawczych Rysunek 10: Model porównawczy : Specjalna metoda modelowania do benchmarkingu procesów Wykorzystanie modelu porównawczego do zestawienia dwóch lub więcej procesów Łatwa identyfikacja różnic pomiędzy procesami z punktu widzenia kryteriów: przebiegu, wykorzystania IT, stanowisk i zasobów Zintegrowana metoda postępowania (opis etapów projektu) dla przeprowadzania benchmarkingu BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 13

5.8 Procesowy rozwój aplikacji / specyfikacja systemów IT Procesowy rozwój aplikacji charakteryzuje się tym, że procesy techniczne, które są podstawą do budowy lub konfiguracji aplikacji (np. systemy workflow / obiegu dokumentów / ERP) tworzy się w oparciu o procesy biznesowe. Możemy wyróżnid 3 fazy budowy procesowej specyfikacji: Faza 1: Faza 2: Faza 3: Specyfikacja biznesowa systemu, Specyfikacja techniczna systemu oraz Implementacja. Zaletą takiego podejścia jest tworzenie aplikacji ukierunkowanych na procesy biznesowe, a tym samym optymalne wspieranie przez IT procesów w przedsiębiorstwie. W ramach procesowego rozwoju aplikacji, ADONIS wspiera wszystkie trzy zaprezentowane fazy. W fazie 1 opisuje się i ocenia docelowe procesy biznesowe z wykorzystaniem modeli graficznych tak, aby ustalid potrzebne wsparcie ze strony systemu IT. W fazie 2 ma miejsce modelowanie techniczne procesy są rozszerzane o informacje techniczne, takie jak detale wsparcia poszczególnych elementów procesu przez konkretne systemy i technologie. Faza 3 obejmuje implementacje funkcjonalności systemu opisanej za pomocą modeli. Modele te to m.in. modele danych i klas powiązane z odpowiednimi obiektami biznesowymi oraz modele prototypów interfejsów użytkownika (GUI). Modele te mogą byd wykorzystywane jako makiety tworzonych aplikacji. Możliwe jest jednak również automatyczne generowanie kodu (np. BPEL, XMI) na podstawie modeli. Fazy procesowego rozwoju aplikacji Zintegrowane modelowanie w jednym narzędziu przez cały proces rozwoju aplikacji Rysunek 11: Procesowy rozwój aplikacji z systemem ADONIS BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 14

: Zintegrowane modelowanie przy pomocy jednego narzędzia w trakcie rozwoju aplikacji Podstawa do procesowego zarządzania testami Wykorzystanie systemu ADONIS zapewnia wsparcie dla rozwoju aplikacji poprzez: o o o tworzenie biznesowej analizy wymagao oraz specyfikacji zdefiniowanie i dokumentacja wymagao funkcjonalnych w stosunku do aplikacji definiowanie wytycznych dla rozwijanego oprogramowania Podstawa do tworzenia procesowej dokumentacji użytkownika/pomocy online dla rozwijanych aplikacji Różnorodne możliwości oceny rozwijanych aplikacji Prezentacja i łączenie różnych typów modeli (np. procesy biznesowe z modelami technicznymi) Ocena zależności i powiązao elementów architektury docelowej BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 15

5.9 Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi (service oriented architecture, SOA) Reorganizacja istniejącej struktury IT na strukturę zorientowaną na usługi daje przedsiębiorstwu możliwośd znacznego uproszczenia swojego środowiska IT. Może to prowadzid do zauważalnej redukcji kosztów i uczynid przedsiębiorstwo znacznie elastyczniejszym w obliczu szybko zmieniających się warunków rynkowych. SOA umożliwia w szczególności łatwe i wymagające niewielkich nakładów wdrażanie nowych lub zmienionych procesów biznesowych w oparciu o istniejące już usługi. Jednocześnie SOA poprawia kontrolę środowiska IT w całym przedsiębiorstwie, poprzez gromadzenie szczegółów implementacyjnych wewnątrz zdefiniowanych interfejsów. Znaczne uproszczenie środowiska IT dzięki SOA Większa elastycznośd procesów biznesowych Od modelu procesów biznesowych do wywołania usługi Rysunek 12: Od modelu procesów biznesowych do wywołania usługi ADONIS oferuje szeroką funkcjonalnośd umożliwiającą modelowanie procesów biznesowych jak również identyfikowanie i definiowanie "biznesowych repozytoriów usług" coś, czego nie wspierają techniczne repozytoria usług. Komplementarny do ADONIS -a system ADOit oferuje możliwośd modelowania środowiska IT wraz z aplikacjami i elementami infrastruktury IT. W dalszej kolejności zaplanowana sekwencja usług IT może byd wyeksportowana przykładowo do BPEL i udostępniona innym programom służącym do sterowania usługami. : Wsparcie przy identyfikowaniu i definiowaniu "biznesowych repozytoriów usług" Kompleksowa funkcjonalnośd - od biznesowego modelowania i optymalizacji po wdrożenie techniczne Możliwośd stworzenia łącza BPEL Wspieranie wszystkich elementów i atrybutów ("Complete Element Set") specyfikacji BPMN-1.0 BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 16

5.10 Zarządzanie ryzykiem w systemie ADONIS Zarządzanie ryzykiem staje się coraz istotniejszym aspektem planowania i kontroli funkcjonowania organizacji. Wpływają na to szczególnie liczne standardy i normy światowe, jak np. SOX, Basel II, Solvency II. System ADONIS umożliwia procesowe modelowanie, analizowanie i dokumentowanie ryzyka. Punktem wyjścia do procesowego zarządzania ryzykiem jest zdefiniowanie mapy ryzyk. Mapa ryzyk jest graficzną, ustrukturyzowaną reprezentacją ryzyk występujących w procesach. Powiązanie procesów lub czynności z określonym ryzykiem odbywa się poprzez utworzenie referencji do mapy ryzyk (będącej repozytorium ryzyk dla wszystkich procesów). Dla każdego ryzyka można zdefiniowad liczne informacje szczegółowe, jak np.: rodzaj ryzyka (SOX, Basel II, ryzyko operacyjne, IT), opis, prawdopodobieostwo czy też skutek. Dla każdego ryzyka można zdefiniowad czynności lub procesy kontrolne, które użytkownik w graficzny, ustrukturyzowany sposób przedstawia w tzw. mapie kontroli. Również każda kontrola posiada liczne atrybuty, które mogą byd uzupełnione przez użytkownika, jak np.: jakośd kontroli (nadmierna, efektywna, adekwatna, niewystarczająca, nieefektywna), osoba odpowiedzialna, terminy kontroli, itd. Wymienione wartości i atrybuty mogą byd w dowolny sposób dopasowane do charakterystyki organizacji. Zarządzanie ryzykiem Definicja mapy ryzyk / kontroli Powiązanie procesu z ryzykami / kontrolami Rysunek 13: Powiązanie procesu z ryzykami / kontrolami : Wykorzystanie jednego narzędzia zarówno do opisu procesów jak i do definicji ryzyk i kontroli Liczne mechanizmy analizy i raportowania procesów i ryzyk. Dostępnośd zestawieo pokazujących ryzyka i kontrole w określonych procesach i czynnościach Możliwośd definiowania osób odpowiedzialnych poprzez referencje ze strukturą organizacyjną Możliwośd powiązania systemu z zewnętrznymi źródłami danych, np. bazami danych typu Loss- Collection, pozwalając na gromadzenie rzeczywistych danych o ryzykach Moduł do zarządzania ryzykiem może byd zintegrowany z każdą indywidualną konfiguracją Klienta BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 17

6 Szczególne cechy systemu ADONIS ADONIS wspiera następujące funkcjonalności: akwizycję danych, modelowanie, analizę, symulację, ewaluację i dokumentację procesów biznesowych. Pokrywa się to z zasadniczymi elementami zarządzania procesami biznesowymi, którymi są, oczywiście w kontekście danego celu: akwizycja danych, modelowanie, analiza i optymalizacja procesów biznesowych. Dzięki temu użytkownik systemu ADONIS otrzymuje wsparcie podczas wszystkich etapów zarządzania procesami biznesowymi. Metodyczne wsparcie w systemie Użytkownicy ADONIS -a potwierdzają, że obsługa systemu jest intuicyjna. Przy narzędziach do modelowania jest to czynnik decydujący o akceptacji danego rozwiązania przez pracowników. Łatwośd obsługi Generowanie dokumentacji HTML przez ADONIS wymaga minimalnego nakładu pracy. Korzystanie z dokumentacji nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Publikowanie w sieci / Web Publishing ADONIS oferuje różnorodne mechanizmy, umożliwiające generowanie raportów praktycznie na jedno kliknięcie. Do dyspozycji są różne formaty, przykładowo HTML, WORD, XML, CSV, TXT itp. Tworzenie dokumentacji lub raportów przebiegad może w systemie ADONIS na różne sposoby: Tworzenie ksiąg organizacyjnych/dokumentacji procesów w DOC/HTML przy pomocy komponentów dokumentacyjnych Tworzenie raportów przy pomocy komponentów analizy, np.: podanie wszystkich czynności, które wykonywane są przez pracownika o określonej roli. Raporty mogą bazowad na treści wszystkich modeli/atrybutów. Najpopularniejsze raporty są predefiniowane w systemie. Oprócz tego można definiowad własne raporty w pakiecie administracyjnym systemu ADONIS. Zapisywanie wyników ocen (np. analizy, symulacje) w różnych formatach danych. Łatwe generowanie raportów Koncepcja customizingu umożliwia wdrożenie prawie dowolnych metod w systemie ADONIS. Poprzez to narzędzie może byd łatwo dopasowane do zmienionych / nowych obszarów zastosowao. ADONIS w wersji Client-Server jest licencjonowany w oparciu o model "Concurrent use". Oznacza to że oprogramowanie klienckie może byd zainstalowane na dowolnie wielu komputerach, jednakże liczba równoczesnych połączeo z bazą danych zależy od liczby wykupionych licencji. Możliwośd dostosowywania systemu do potrzeb Klienta Model licencyjny - "Concurrent Use" BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 18

ADONIS posiada bibliotekę symulacyjną z czterema algorytmami symulacyjnymi, które stosowane są w zależności od scenariusza: Analiza ścieżki Ustalenie parametrów całego procesu i dla każdej ścieżki, np. ścieżki krytycznej o najdłuższym czasie. Symulacji poddawany jest cały proces główny (łącznie ze wszystkimi jego procesami składowymi) lub pojedynczy proces, bez środowiska pracy (struktura organizacyjna). Analiza obciążenia ("Jak duże jest zapotrzebowanie na personel i zasoby dla symulowanych procesów?"). Symulacji poddawane są jeden lub więcej procesów głównych (łącznie ze wszystkimi zawartymi podprocesami) lub pojedyncze podprocesy oraz środowisko pracy. Analiza wykorzystania (w 2 wariantach: "W jaki sposób wykorzystam mój personel i zasoby optymalnie?"). Symulacji poddawany jest jeden lub więcej procesów głównych (łącznie ze wszystkimi zawartymi podprocesami) lub pojedyncze podprocesy oraz środowisko pracy z użyciem kalendarzy procesów i wykonawców. Rozbudowany komponent symulacji Wszystkie komponenty systemu ADONIS zostały stworzone przez firmę BOC. Zapewnia to pełną integrację oraz niezależnośd od innych firm i ich polityki dot. produktów. Zintegrowany Front- End ADONIS oferuje komponent akwizycji danych HOMER, posiadający różne scenariusze zastosowao. Pozwala on uzyskiwad dane o procesach od ekspertów, którzy nie muszą pracowad bezpośrednio w systemie ADONIS. Współpraca wielu osób odpowiedzialnych za modelowanie, wymaga wspólnego dostępu do aktualnych i poprawnych modeli. Przykładowo dzięki rozbudowanym możliwościom zarządzania prawami dostępu w systemie ADONIS, określona grupa osób ma możliwośd pracy na przyporządkowanym jej zestawie modeli, z przyporządkowaną im konfiguracją. Tym samym zapewniona jest spójnośd oraz dostosowanie prezentacji do potrzeb informacyjnych odbiorców. Automatyczne sprawdzanie spójności podczas modelowania gwarantuje, że osoba modelująca działa zgodnie z ustalonymi zasadami modelowania (przykładowo kontrola powiązao pomiędzy modelami). Akwizycja danych Wspieranie współpracy wielu osób modelujących ADONIS wspiera standardowo stosowane systemy baz danych (DB2, Oracle, SQL Server). Standardowe bazy danych do dużych instalacji BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 19