INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI UNIA EUROPEJSKA Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Zasady rozliczania środków finansowych w ramach PO IiŚ Narodowy Narodowy Fundusz Fundusz Ochrony Ochrony Środowiska Środowiska i Gospodarki i Gospodarki Wodnej Wodnej
Dokumenty dotyczące przepływów środków w ramach PO IiŚ Ustawa o finansach publicznych z dnia 27.08.2009 r. Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach PO IiŚ z 23.08.2011 r. Dokument Ministerstwa Rozwoju Regionalnego NSRO 2007-2013 Wytyczne w zakresie sprawozdawczości POIiŚ z 20.02.2012 r. Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIS z dnia 08.12.2010 r. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIS z dnia 21.06.2011 r. Dokumenty dostępne są na stronie internetowej MRR http://www.pois.gov.pl/dokumenty/strony/dokumenty.aspx http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/dokumenty/wytycznepolskie/strony/glowna.aspx
Schemat przekazywania środków Beneficjentom- nowy system przekazywania środków finansowych Zasilenie rachunku Minister Finansów BGK Zapotrzebowanie Zlecenie płatności Właściwy dysponent części budżetowej Upoważnienie Instytucja podpisująca umowę o dofinansowanie Dofinansowanie Wniosek o płatność Beneficjent
Przekazywanie środków Beneficjentom Przekazanie środków dla beneficjanta następuje na podstawie umowy o dofinansowanie i wniosku beneficjenta. Środki dotacji przekazywane są na rachunek wskazany w umowie o dofinansowanie. (Beneficjent musi przekazać do NFOŚiGW kopię umowy z bankiem lub zaświadczenie z banku. Dokumenty te stanowią załącznik do Umowy o dofinansowanie.) NFOŚiGW dokonuje wypłat na rzecz beneficjentów w formie: - płatności pośrednich - płatności końcowej.
Zasady przekazywania środków UNIA EUROPEJSKA Łączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% maksymalnej kwoty dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana po akceptacji przez IW wniosku o płatność końcową. Pierwszy wniosek o płatność beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy o dofinansowanie. IW weryfikuje wniosek o płatność oraz załączone dokumenty w ciągu 60 dni od dnia ich otrzymania.
Wniosek Beneficjenta o płatność Obowiązujące dokumenty: wytyczne w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ, wzór wniosku o płatność oraz instrukcję wypełnienia wniosku. Wytyczne dostępne są na stronie internetowej www.pois.gov.pl Wniosek o płatność składany jest co najmniej raz na 3 miesiące, w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego. Wniosek o płatność służy: wnioskowaniu o refundację poniesionych wydatków, przekazaniu informacji o postępie rzeczowym Brak poniesionych wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku w części dotyczącej postępu rzeczowego.
Wniosek Beneficjenta o płatność UNIA EUROPEJSKA
Wniosek Beneficjenta o płatność UNIA EUROPEJSKA W przypadku gdy faktura została cała zapłacona ale nie wszystkie pozycje z danej faktury są kwalifikowane, należy w zestawieniu nr 9 podać: całą kwotę faktury brutto i netto a kwotę kwalifikowaną, jaką beneficjent kwalifikuje; Faktury korygujące również powinny być ujmowane w zestawieniu dokumentów. W przypadku dokonywania płatności w innych walutach niż PLN we wniosku należy ująć wartość faktury z dnia dokonania płatności, przyjętą w księgach rachunkowych beneficjenta ( co do zasady jest to kurs sprzedaży Banku, w którym dokonano płatności, z dnia zapłaty).
Dokumentowanie wydatków UNIA EUROPEJSKA Do wniosku o płatność należy dołączyć kserokopie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowanych: kontrakt/umowa, o ile nie została dostarczona do IW wcześniej, zapłacona faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej; wyciąg bankowy bądź polecenie przelewu potwierdzający dokonanie zapłaty; dodatkowo dokumenty potwierdzające wykonanie usług/dostaw/robót w zależności od rodzaju kontraktu (jeżeli jest wymagane); karta wzoru podpisów- przy pierwszym wniosku o płatność. Wszystkie dokumenty powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem
Dokumentowanie wydatków opis faktury Faktura powinna spełniać znamiona dowodu księgowego określonego w art. 21 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. czyli zawierać: - stwierdzenie sprawdzenia formalno-rachunkowego i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych - wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekret), - zatwierdzenie przez upoważnioną osobę; Wpisany w zestawienie nr 9 we wniosku o płatność nr księgowy lub ewidencyjny, powinien być zamieszczony na fakturze;
Dokumentowanie wydatków opis faktury Faktury powinny być opisane zgodnie z wymogami przedstawionymi w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność. Jeżeli kwalifikowana jest jedynie część wydatku, którego dotyczy dokument, należy w opisie, na odwrocie faktury, podać jaka część wydatku uznana została za kwalifikowaną. Na odwrocie faktury musi znaleźć się numer umowy o dofinansowanie. Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, stanowiącej załącznik do dodanej faktury. W wymienionym załączniku należy podać datę i numer faktury.
Dokumentowanie wydatku opis faktury Dodatkowe wymagane opisy na fakturze: kwotę wydatków kwalifikowanych; kategorie wydatku; krótki opis zamówienia - jeśli nie wynika z treści faktury; numer i datę zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą; dane identyfikujące dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług (np. numer, data sporządzenia) w przypadku faktur zagranicznych jeżeli faktura była płacona z rachunku dewizowego należy podać kurs, po którym przeliczono wartość faktury; jeżeli z faktury jest kwalifikowana tylko część wydatku to należy zaznaczyć, które pozycje z faktury są uznane za kwalifikowane;
Dokumentowanie wydatków - przykładowy opis faktury
Dokumentowanie wydatku- dowód zapłaty Wyciąg bankowy lub tzw. historia rachunku, bądź potwierdzenie dokonania/ zrealizowania przelewu (nie wymaga stempla bankowego) W tytule przelewu powinien znajdować się nr faktury bądź numer kontraktu/umowy z wystawcą faktury. Wyciąg powinien posiadać takie informacje jak: - nagłówek z nazwą beneficjenta oraz nazwą banku; - nazwę, adres, rachunek bankowy odbiorcy przelewu; - kwotę; W przypadku przelewu dotyczącego kilku dokumentów księgowych, należy dodatkowo dołączyć adnotację wskazującą kwoty odnoszące się do poszczególnych dowodów księgowych. W przypadku płatności gotówkowych dokumentem potwierdzającym płatność jest faktura/dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem zapłacono gotówką lub dokument kasa przyjmie (KP) kasa wypłaci (KW) zawierający odniesienie do danego dokumentu księgowego. W przypadku płatności dokonanej na rachunek podwykonawcy należy dołączyć umowę cesji
Dokumentowanie wydatków- wynagrodzenia Wynagrodzenia bezosobowe umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz rachunki pod wymienione umowy i wyciągi bankowe jako potwierdzenie zapłaty. Wynagrodzenia osobowe: - oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu; - zestawienie Rozliczenie środków finansowych związanych z zatrudnieniem (na wzorze NFOŚiGW) sporządzane na podstawie listy płac.; - wyciągi bankowe z potwierdzeniem zapłaty dla pracownika oraz zapłaty do ZUS u i US; - oświadczenie że w zbiorczych przelewach (ZUS i US) znajduje się zapłata za danego pracownika;
Dokumentowanie wydatków- wynagrodzenia Rozliczenie środków finansowych związanych z zatrudnieniem Rozliczenie środków finansowych związanych z zatrudnieniem Okres Rok: Kwartał: Miesiąc kwartału: Nazwa beneficjenta Numer Umowy o dofinansowanie Nr zestawienia: Data: Całkowite koszty wynagrodzenia (składniki kwalifikowalne) ponoszone przez pracodawcę L.P. Imię i nazwisko Stanowisko pracy Zaangażowanie pracownika w realizcję Wynagrodzenie projektu (poziom zasadnicze kwalifikowal. w %) Wynagrodzenie za Wynagrodzenie Dodatek funkcyjny Dodatek stażowy czas choroby za nadgodziny Nagrody, premie Inne składniki kwalifikowalne* Wynagrodzenie brutto (składniki kwalifikowalne) Składki na ubezp.społeczne (od składnikow kwalifikowalnych) F.pracy (od składników kwalifikowalnych) Całkowite koszty na wynagrodzenia Kwota kwalifikowana wynagrodzenia 12=5+6+7+8+9+1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15=12+13+14 16=15*4 0+11 1 - zł - zł - zł 2 - zł - zł - zł 3 - zł - zł - zł 4 - zł - zł - zł 5 - zł - zł - zł 6 - zł - zł - zł 7 - zł - zł - zł 8 - zł - zł - zł 9 - zł - zł - zł - zł - zł - zł Suma: - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł Potrącenia Wynagrodzenie do Stanowisko Składki na ub. L.P. Imię i nazwisko wypłaty pracy Podatek dochodowy Ub. zdrowotne społeczne Inne potrącenia * (przelew na ROR) (pracownik) 24=12-20-21-22- 17 18 19 20 21 22 23 23 1 - zł 2 - zł 3 - zł 4 - zł 5 - zł 6 - zł 7 - zł 8 - zł 9 - zł *Inne - wymienić - zł - zł - zł - zł - zł.. zweryfikowano pod względem form-rach (imię i nazwisko, data, podpis).. zweryfikowano pod względem merytorycznym (imię i nazwisko, data, podpis) Oświadczamy, że: 1) wynagrodzenie ww. pracowników, składki ZUS oraz zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od tych wynagrodzeń zostały terminowo zapłacone. 2) zaangażowanie ww. pracowników wynika z opisu stanowisk lub kart czasu pracy. 3) wynagrodzenie ww. pracowników podano zgodnie z obowiązującym regulaminem wynagrodzeń. 4) wynagrodzenia zadeklarowane we wniosku o płatność jako kwalifikowalne dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizają projektu, którego dotyczy wniosek o płatność. Do zestawienia dołączono kopie wyciągów bankowych potwierdzających zapłatę wynagrodzenia (przelew na ROR, składka ubezpieczenia, KZP i inne), składek ZUS i podatku dochodowego dotyczących osób wymienionych w zestawieniu... Główny Księgowy (imię i nazwisko, data, podpis).. MAO (imię i nazwisko, data, podpis)
Dokumentowanie wydatków Szczegółową listę dokumentów dołączanych do wniosku o płatność zawiera załącznik do Instrukcji wypełniania wniosku Lista dokumentów załączanych przez beneficjenta do wniosku o płatność. Należy pamiętać, że utrata dokumentów pomocniczych pomimo posiadania faktury i wyciągu bankowego może być powodem zakwestionowania wydatku.
Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu wniosku o płatność UNIA EUROPEJSKA Wniosek o płatność: Wniosek o płatność nie został parafowany na każdej stronie. Do pierwszego wniosku o płatność nie została dołączona karta wzoru podpisów. W zestawieniu tab. 9 nie ujęto wszystkich faktur, które załączono do wniosku o płatność. W zestawieniu tab. 9 wskazano inną kategorię wydatku niż podaną w opisie faktury. W zestawieniu tab. 9 wpisano błędną datę wystawienia faktury i datę zapłaty za fakturę oraz błędny nr faktury; Dowody zapłaty: Do dokumentów wskazanych w zestawieniu tab.9 nie dołączono wyciągów bankowych Dowody zapłaty nie spełniają wymogów formalnych (brak wymaganych informacji)
Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu wniosku o płatność UNIA EUROPEJSKA Zapłata za fakturę została dokonana na inny rachunek bankowy niż jest wskazany na fakturze albo w kontrakcie/umowie. Nie wpisano na poleceniu przelewu pełnego numery faktury. Przekazano kopie wyciągów bankowych nie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Faktury: Na odwrocie faktury brak nr umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy kwota wydatków kwalifikowanych jest mniejsza niż kwota faktury- na odwrocie faktury nie wskazano kwoty kwalifikowanej. Na fakturze jest niewidoczny numer księgowy. Brak podpisów przy sprawdzeniu formalno-rachunkowym i zatwierdzeniu do zapłaty (goła pieczątka).
Zalecenia do prawidłowego przygotowania wniosku o płatność Oryginalne opisy faktur powinny być dołączone do oryginałów faktur znajdujących się u beneficjenta, do NF powinny zostać dostarczone potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie. Sugestia, aby poszczególne dokumenty, były ułożone w kolejności jak są one ujęte w zestawieniu tab. 9 wniosku oraz aby wyciąg bankowy i protokół odbioru znajdował się pod daną fakturą; Skopiowane dokumenty powinny być czytelne, widoczne wszystkie niezbędne informacje. W zestawieniu tab. 9 ujmuje się, zgodnie z wytycznymi, tylko dokumenty dotyczące wydatków kwalifikowanych w całości lub w części.
Ewidencja księgowa i archiwizowanie UNIA EUROPEJSKA Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej, kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich operacji związanych z Projektem. Zasady ewidencji księgowej projektu powinny być opisanie w polityce (zasadach) rachunkowości przedsiębiorstwa. Beneficjent jest zobowiązany do archiwizowania danych na informatycznych nośnikach i przechowywania ich przez 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej.
Dziękuję za uwagę Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ul. Konstruktorska 3a 02-673 Warszawa www.nfosigw.gov.pl