Zielona Góra, 08.03.2012 r. CPR.IX.3221.2.2012 Zapytanie ofertowe W związku z planowanym wydatkiem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej - Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach realizowanego projektu Działania na rzecz integracji społecznej mieszkańców powiatu zielonogórskiego realizowanego przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II w Zielonej Górze, o wartości poniżej 14.000,00 EURO, zwracamy się z następującym zapytaniem ofertowym I. Zamawiający: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II w Zielonej Górze, ul. Podgórna 5, 65-057 Zielona Góra. II. Przedmiot zamówienia: Zorganizowanie 9 dniowego pobytu edukacyjno-wypoczynkowego dla 20 osób (młodzieży niepełnosprawnej intelektualnie) w wieku 15-23 lat na terenie kraju wybrzeże Morza Bałtyckiego. Ostateczna liczba osób uczestniczących w wyjeździe może się zmienić o + / - 2 osoby. Oznaczenie przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych kody CPV: 55240000-4 Usługi w zakresie ośrodków i domów wypoczynkowych, 63510000-7- Usługi biur podróży i podobne, 63511000-4 Organizacja wycieczek. Wyjazd należy zorganizować na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w miejscowości położonej bezpośrednio nad wybrzeżem Morza Bałtyckiego, w ośrodkach lub domach wypoczynkowych (hotelu, pensjonacie)w odległości nie większej niż 500 m od brzegu morza. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Termin wykonania zamówienia (organizacji wyjazdu, pobytu): 28 kwietnia 6 maja 2012. 9 dni (w tym 8 noclegów). 2. Miejsce wykonania: miejscowości położone nad Morzem Bałtyckim. 3. Zakwaterowanie: 8 noclegów w pokojach 2 4 osobowych z łazienkami, pokoje ze standardem tożsamym z dwu/trzy gwiazdkowym hotelem, na terenie ośrodka powinna znajdować się stołówka, zaplecze do realizacji zajęć edukacyjnych i rekreacyjno sportowych, teren ośrodka z obiektami i infrastrukturą powinien być ogrodzony.
UWAGA: Wykonawca jest zobowiązany załączyć do oferty szczegółowy opis miejsca wykonania zamówienia i warunków zakwaterowania. 4. Wyżywienie całodzienne pełne wyżywienie składające się z trzech posiłków, w tym co najmniej jeden gorący (obiad), śniadania i kolacje; uzupełnione o napoje przez całą dobę np.: herbata, woda niegazowana zabezpieczone w dostępnym pomieszczeniu, pierwsze świadczenie, obiad w dniu przyjazdu, ostatnie świadczenie obiad i suchy prowiant w dniu wyjazdu, a także napoje przewidziane dla każdego uczestnika (woda gazowana i niegazowana). 5. Opieka medyczna pielęgniarka 1 i opieka lekarska każde wezwanie na telefon. 6. Kierownik grupy realizujący również program kulturalno rekreacyjny przedłożony przez Wykonawcę. 7. Wycieczki- zorganizowanie jednej całodniowej wycieczki objazdowej w ciekawe miejsca regionu w którym będzie zorganizowany pobyt uczestników. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia szczegółowego programu wycieczki uwzględniającego posiłki do dnia podpisania umowy. 8. Koszty wstępów oraz dojazdów cena wyjazdu winna zawierać koszty wstępu do obiektów i innych atrakcji turystycznych przewidzianych w programie oraz koszty przejazdu grupy w trakcie pobytu. 9. Ubezpieczenia uczestników NNW suma ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków obejmujących trwały uszczerbek na zdrowiu na sumę minimalnie 10.000,00 zł lub śmierć na sumę minimalnie 5.000,00 zł. OC Prywatnie suma ubezpieczenia minimalnie 10.000 zł. 10. Podróż Wykonawca jest zobowiązany przewieźć całą grupę z Zielonej Góry do miejscowości nadmorskiej (miejsca wykonania zamówienia), a po zakończeniu turnusu edukacyjno wypoczynkowego, odwieźć ją z powrotem do Zielonej Góry. Wyjazd w dniu rozpoczęcia turnusu z parkingu przy Zielonogórskiej Palmiarni, powrót (wyjazd) z miejscowości nadmorskiej do Zielonej Góry. 11. Autokar z klimatyzacją, w trakcie drogi zabezpieczone napoje. 12. Pomieszczenie niezbędne do przeprowadzenia zajęć edukacyjnych i społecznych z możliwością korzystania ze sprzętu audiowizualnego. UWAGA! Niezbędne jest aby wykonawca załączył do oferty program pobytu. III. Kryterium oceny oferty: III A. Cena 60% (max 60 punktów) Przez cenę należy rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001r. o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050, z późn. zm.), wyrażoną w złotych polskich i uwzględniającą
podatek od towarów i usług (VAT) oraz inne świadczenia publicznoprawne obowiązujące na terenie Rzeczpospolitej Polski dla przedmiotu zamówienia. Cena oferty musi zostać obliczona zgodnie z poniższymi zasadami: 1. W ofercie należy podać ostateczną zryczałtowaną cenę brutto (cena ryczałtowa) za zorganizowanie całego pobytu grupy, która będzie uwzględniała wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia wraz z opłatę klimatyczną. Cenę należy podać rachunkowo. 2. Ponadto, Wykonawca musi podać koszt jednostkowy wyjazdu uczestnika. W cenie jednostkowej uczestnika musi być uwzględniony pobyt pracownika PCPR (koordynatora) oraz 3 opiekunów. Koszt jednostkowy pobytu uczestnika będzie podstawą do ewentualnego zwiększenia / zmniejszenia wartości zamówienia w związku ze zmianą ilości uczestników. 3. Zaoferowana cena musi być ceną ostateczną. Oferta nie może zawierać zapisów typu cena do negocjacji lub cena obowiązuje pod warunkiem.... Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia, które musiałby ponieść Zamawiający przy nabyciu usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym w szczególności wszystkie opłaty i podatki. 4. Oferta nie zawierająca ceny, oferta zawierająca kilka propozycji cenowych albo oferta z ceną o wartości zero złotych za wykonanie przedmiotu zamówienia nie będzie brana pod uwagę. 5. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich, Zamawiający nie dopuszcza możliwości rozliczenia w walutach obcych. 6. Ocena punktowa zostanie dokonana według następujących zasad: najniższa cena ofertowa ----------------------------------------- x 100 x waga kryterium = ilość punktów cena danej oferty III B. dodatkowa wycieczka całodniowa- 20% (20 punktów przy ocenie). 1. Ocena wg zasady: spełnia/nie spełnia 2. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia zamawiającemu szczegółowego programu dodatkowej wycieczki. 3. Wykonawca w programie wycieczki winien uwzględnić również posiłki. III C kryty basen (3 razy podczas pobytu po 2 godz.) 20 % (20 punktów przy ocenie) 1. Ocena wg zasady: spełnia / nie spełnia
2. Basen kryty nie musi znajdować się na terenie ośrodka. W przypadku oddalenia basenu o więcej niż 1 km od miejsca pobytu Wykonawca jest zobowiązany do dowozu uczestników na basen. 3. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia ratownika na basenie, cena winna określać bilety wstępu na basen. IV. Inne istotne warunki zamówienia: Bezwzględnym warunkiem udziału w niniejszym postępowaniu jest złożenie oferty (według załączonego wzoru załączniki nr 1-2) w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań wynikających z zapytania ofertowego. 2. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim, napisać na maszynie do pisania, na komputerze, ręcznie długopisem lub nieścieralnym atramentem. Oferta nieczytelna nie będzie brana pod uwagę przy ocenie. Zamawiający nie wyraża zgody na złożenie oferty w postaci elektronicznej albo faksem. 3. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty (wraz z załącznikami) były ponumerowane i spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Ponadto, zaleca się, aby wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, były przez niego poprawione poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrazów lub liczb, wpisanie poprawnej treści oraz złożenie podpisu osoby (osób) do tego uprawnionej (parafowane). 4. Na ofertę składa się wypełniony i podpisany formularz ofertowy (zgodny w treści z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego). 5. W przypadku, gdy Wykonawca składa kopię jakiegoś dokumentu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez te osoby. 6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 7. Zaleca się, aby Wykonawca zamieścił ofertę w kopercie zawierającej OFERTA Organizacja pobytu edukacyjno wypoczynkowego w ramach projektu Działania na rzecz integracji społecznej mieszkańców powiatu zielonogórskiego, realizowanego przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II w Zielonej Górze. oraz opatrzona napisem Nie otwierać przed 29.03.2012r. godz. 12.00
V. Sposób podpisania oferty: 1. Każde oświadczenie woli, w tym oferta wraz ze wszystkimi załącznikami, powinno być podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Zamawiający wymaga przedłożenia ewentualnych pełnomocnictw udzielonych osobie podpisującej do reprezentowania Wykonawcy i do zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych, jeżeli takie zostało udzielone. Upełnomocnienie musi zostać bezwzględnie udokumentowane. 2. Zamawiający przyjmuje, że załączone do oferty pełnomocnictwo zostało udzielone do zaciągania w imieniu Wykonawcy zobowiązań finansowych w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Złożone w postępowaniu oferty, które nie będą zawierały formularza ofertowego albo ich treść nie będzie odpowiadała treści zapytania ofertowego, nie będzie brane pod uwagę przy ocenie ofert. VI. Termin otwarcia wszystkich ofert nastąpi dnia 29.03.2012r. godz. 12:00. VII. Osoba do kontaktu Maria Kurczewska, Monika Kurpisz tel. 68 452 75 50, e.mail : projekt@pcpr.powiat-zielonogorski.pl VIII. Dokumentacja ofertowa znajduje się na stronie www.pcpr.powiat-zielonogorski.pl Zamawiający zastrzega możliwość zmiany warunków i przedmiotu zamówienia na każdym etapie postępowania. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyn unieważnienia. Zamawiający zastrzega możliwość żądania uzupełnienia dokumentów, złożenia dodatkowych dokumentów bądź ich wyjaśnienia, o ile nie narusza to warunków konkurencji między ofertami.... (podpis osoby prowadzącej sprawę)