Kwestia właściwej identyfikacji wymagań prawnych ma kluczowe znaczenie dla skuteczności systemów zarządzania dotyczących ochrony środowiska oraz bezpieczeństwa pracy. Wielu organizacjom przysparza ona sporych trudności, stąd pomysł stworzenia platformy REGULIS. Niniejsza prezentacja ma na celu przybliżenie jej podstawowych funkcjonalności, szczególnie tych elementów, które wymagają wykupienia stosownego pakietu. Pomijamy w niej sprawy oczywiste, takie jak korzystanie z ogólnodostępnej części i korzystania z części transakcyjnej. Dysponując niemal dwudziestoletnim doświadczeniem we wdrażaniu i audytowaniu systemów zarządzania opartych na ISO 14001 i OHSAS 18001 dołożyliśmy wszelkich starań, aby nasz nowy produkt spełniał formalne wymagania norm, ale również realizował intencje przyświecające ich autorom. Jesteśmy przekonani, że platforma REGULIS może być przydatna również dla tych organizacji, które nie widzą potrzeby certyfikowania swoich systemów zarządzania. Wymagania prawne dotyczą wszystkich!
Po zakupieniu usługi, w głównym menu uzyskasz dostęp do zakładki Twoje rejestry. Zakładka ta umożliwia korzystanie z dedykowanych rejestrów, wykazów i modułów dodatkowych. Zanim zasoby te będą w pełni funkcjonalne, konieczne będzie jednak podanie szeregu informacji o organizacji, którą reprezentujesz.
Jeżeli korzystasz z danego rejestru po raz pierwszy, po wybraniu pozycji Rejestr wymagań w zakładce Twoje rejestry, przejdziesz do strony z zawierającej kwestionariusz. Przy kolejnych wejściach system przeniesie Cię bezpośrednio do Twojego rejestru
Kwestionariusz składa się z rozwijanej, podzielonej na obszary tematyczne listy aspektów. Z listy wybierz wszystkie aspekty dotyczące Twojej działalności. Rzetelność podanych danych jest kluczowa dla jakości Twojego rejestru. Po zakończeniu wypełniania kwestionariusza kliknij przycisk zapisz kwestionariusz. W każdej chwili możesz go zmodyfikować, dodając lub usuwając poszczególne aspekty z listy.
Po zapisaniu wypełnionego kwestionariusza uzyskasz dostęp do interaktywnego, dedykowanego rejestru wymagań prawnych. Oznacza to, że rejestr będzie zawierał informacje o wymaganiach dotyczących Twojej działalności, a nie wymagania ogólne.
Po kliknięciu w poszczególne aspekty w rejestrze, rozwija się lista wymagań prawnych konkretnych obowiązków wynikających z prawa, a nie tytuły aktów prawnych.
Jeżeli jednak zechcesz wiedzieć więcej, po kliknięciu na każde z wymagań rozwinie się panel z komentarzem opisującym wymaganie oraz podstawą prawną danego wymagania.
Prawo się zmienia. Zaletą platformy REGULIS jest to, że śledzimy zmiany za Ciebie. Gdy w odniesieniu do któregoś z aspektów wskazanych w kwestionariuszu pojawią się nowe wymagania lub opublikowane zostaną nowe akty prawne, REGULIS wprowadzi zmiany w Twoim rejestrze. Dla ułatwienia ostatnia zmiana wprowadzająca nowe wymagania będzie wyróżniona zieloną czcionką.
Przekreśloną, czerwoną czcionką oznaczymy są wymagania oraz akty prawne, które utraciły moc w związku z wprowadzeniem nowych przepisów. O każdej zmianie w rejestrze będziesz również powiadamiany e-mailem.
W każdej chwili możesz wygenerować swój rejestr w formie pliku PDF. Jeśli chcesz pobrać cały rejestr, kliknij na przycisk pobierz cały kwestionariusz PDF na dole rejestru. Możesz również wygenerować wybrane aspekty z całego rejestru w tym celu zaznacz interesujące Cię aspekty i kliknij generuj PDF.
Wygenerowany w pliku PDF rejestr możesz wydrukować i wykorzystywać w tradycyjny sposób. Zawiera on wszystkie wymagania prawne wraz z komentarzami i podstawą prawną
Dostępna jest opcja przeglądania zmian w ostatnim tygodniu, miesiącu, kwartale i roku W zakładce Zmiany w rejestrze znajdziesz informacje na temat wszystkich zmian wprowadzonych w rejestrze dotyczącym Twojej działalności w związku ze zmianami w prawie. Informacje te będziesz również na bieżąco otrzymywać w formie powiadomień wysyłanych na Twój adres mailowy.
W zakładce Twoje rejestry masz dostęp również do Wykazu aktów prawnych, będący źródłem wymagań prawnych zawartych w Twoim rejestrze. Wykaz obejmuje akty prawne publikowane w Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim oraz w Dzienniku Urzędowym UE. Są to wyłącznie te akty, które mają zastosowanie do aspektów wskazanych przez Ciebie w kwestionariuszu.
W zakładce Twoje rejestry, oprócz wykazu aktów prawnych, masz również dostęp do narzędzia umożliwiającego wprowadzenie informacji o innych dokumentach, które uznasz za właściwe. Nazwaliśmy je Wykazem innych dokumentów. Możesz w nim umieścić informacje nt. zawartych umów, wydanych decyzji lub innych dokumentów dotyczących Twojej działalności oraz przypisać je do wybranego aspektu.
W przypadku wykupienia pakietu Ocena zgodności, w zakładce Twoje rejestry uzyskasz dostęp do tej funkcji, dzięki której możesz dokonać samooceny zgodności z wymaganiami prawnymi dotyczącymi Twojej działalności. Raport z przeprowadzonej oceny zgodności będziesz mógł wygenerować w pliku PDF.
Identyfikacja wymagań prawnych powinna wspomagać ocenę ryzyka. W przypadku zakupienia pakietu Sankcje, w zakładce Twoje rejestry uzyskujesz dostęp do listy sankcji, które grożą za niespełnienie wymagań prawnych, które znajdują się w Twoim rejestrze. Listę sankcji możesz również wygenerować w pliku PDF.
W zakładce Przydatne druki znajdziesz wzory dokumentów, zgodnych z obowiązującymi przepisami (np. wzór formularza karty ewidencji odpadów. Druki możesz pobrać jako plik PDF lub w edytowalnej wersji doc.
po kliknięciu zostaną wyświetlone informacje dotyczące danego wydarzenia wraz z jego podstawą prawną do kalendarium możesz dodać własne wydarzenia poprzez kliknięcie znaku + w kalendarzu Po zakupieniu usługi, otrzymujesz dostęp do Kalendarium obowiązków prawnych. Daty powiązane z datami realizacji obowiązków prawnych są wyróżnione. Po kliknięciu na datę, w kalendarzu pokazuje się informacja dotycząca danego obowiązku. Na dwa tygodnie przed tym terminem, na adres e-mail podany podczas rejestracji otrzymasz przypomnienie o zbliżającym się terminie np. złożenia sprawozdań środowiskowych. W kalendarium możesz dodać własne wydarzenia poprzez kliknięcie znaku + w kalendarzu będą one dostępne wyłącznie dla Ciebie i osób przez Ciebie wskazanych.
Przedstawiona prezentacja z oczywistych względów nie pokazuje wszystkich niuansów funkcjonowania platformy REGULIS. Przedstawiliśmy podstawowe funkcje pomijając takie możliwości jak korzystanie z rejestrów przez wielu użytkowników, a także możliwości korzystania z niego przez podmioty obsługujące większą liczbę organizacji. Jeżeli potrzebujesz więcej informacji, skontaktuj się z nami mailowo lub telefonicznie. Zachęcamy do kontaktu również tych użytkowników, którzy mają uwagi do działania platformy REGULIS. Jesteśmy entuzjastami systemowego zarządzania, więc koncepcja ciągłego doskonalenia jest nam bliska.