FIRMA Poradnik da użytkowników wersji demonstarcyjnej Systemu Zarządzania przedsiębiortwem FIRMA 1
(C) Zakład Techniki Komputerowej SOFT EKSPERT 2
Spis treści System FIRMA... 3 Wymagana konfiguracja sprzętowo programowa... 5 Praca w sieci komputerowej...6 Wersja demonstracyjna systemu FIRMA...6 Ogóne zasady ekspoatacji programów systemu FIRMA...7 Wprowadzanie danych... 8 Wydawanie poeceń... 8 Parametry... 8 Wydruki... 9 Dodatkowe funkcje... 10 Instaacja systemu... 11 Uruchomienie systemu... 12 Uruchomienie wybranego programu... 12 Zakończenie pracy programu... 13 Zakończenie pracy systemu... 13 Przygotowanie systemu do pracy... 13 Poskie itery...13 Zainstaowanie drukarki...14 Wprowadzenie przedsiębiorstwa...15 Wypełnienie zawartości słowników...15 Przesyłanie danych między programami systemu... 16 Generator wydruków... 16 Obrót towarowy... 17 Lista przedmiotów obrotu... 17 Inwentaryzacja początkowa...18 Dokument sprzedaży...18 Dokument zakupu... 20 Przesyłanie danych do innych modułów systemu FIRMA... 21 Przesyłanie danych do KSIĘGI... 21 Przesyłanie danych do RYCZAŁTU... 22 Przesyłanie danych do modułu FINANSOWO KSIĘGOWEGO... 22 Przesyłanie danych do modułu VAT...23 3
Przesyłanie danych do ROZRACHUNKÓW... 23 Sprzedaż niedokumentowana...24 Ponadto...24 Księga... 25 Wprowadzanie zapisów...26 Drukowanie zawartości księgi...26 Dekaracje podatkowe...26 Ponadto...27 Ryczałt... 27 Wprowadzanie zapisów...27 Wyiczenie naeżnego podatku... 27 Drukowanie zawartości ewidencji...28 VAT... 28 Wprowadzanie zapisów...28 Drukowanie zawartości ewidencji VAT... 29 Dekaracja VAT 7...29 Ponadto...29 Program F K... 29 Ogóne zasady ekspoatacji programu...30 Pan kont...31 Schematy księgowania... 31 Wprowadzanie zapisów...34 Dekretowanie...34 Księgowanie...34 Ponadto...35 Rozrachunki... 37 Wprowadzanie zapisów...37 Rejestrowanie zapłat...37 Naiczanie odsetek...37 Noty odsetkowe...38 Kasa / Bank...38 Ponadto...38 Środki trwałe... 40 Wprowadzanie środków trwałych do ewidencji...40 Obiczanie amortyzacji...40 Księgowanie odpisów amortyzacyjnych...40 Ponadto...41 4
System FIRMA System FIRMA System FIRMA to zestaw programów służących do obsługi księgowości, obrotu to warowego, ewidencji VAT i środków trwałych, roziczania podatków oraz prowadze nia rozrachunków z kontrahentami. Zasady obsługi programów systemu są proste i intuicyjne, nawet da osoby posiada jącej jedynie podstawowe umiejętności z zakresu obsługi komputerów kasy IBM PC. W zaeżności od operacji, którą wykonuje użytkownik, program, wyświeta podpo wiedzi i komentarze ułatwiające pracę i uwaniające od konieczności częstego posłu giwania się Podręcznikiem użytkownika. System FIRMA jest rozpowszechniany w kiku wariantach. Każdy z nich został przy gotowany da innej grupy odbiorców, którymi mogą być biura rachunkowe, osoby prawne, spółki cywine ub osoby prowadzące samodzieną działaność gospodarczą. Programy systemu mogą być użytkowane także przez przedsiębiorstwa wieozakła dowe. Pełna konfiguracja komputerowego systemu FIRMA składa się z wymienionych niżej programów (zwanych też modułami), które umożiwiają: KSIĘGA RYCZAŁT F K VAT OBRÓT TOWAROWY ROZRACHUNKI ŚRODKI TRWAŁE prowadzenie i drukowanie podatkowej księgi przychodów i roz chodów oraz drukowanie dekaracji na zaiczki miesięczne na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT 5 i PIT 5/A), a także dekaracji PIT 5/X. prowadzenie ewidencji sprzedaży da potrzeb zryczałtowane go podatku dochodowego. prowadzenie ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej księgowości). prowadzenie i drukowanie ewidencji oraz dekaracji VAT 7. obsługa działu handowego (w tym sprzedaż z fakturowaniem i prowadzenie magazynów). rozrachunki z kontrahentami (kontroa płatności, naiczanie od setek, drukowanie przeewów i wezwań do zapłaty), a także obsługa kasy i rejestrowanie obrotów na kontach bankowych użytkownika. prowadzenie ewidencji środków trwałych, obiczanie odpisów amortyzacyjnych. 5
System jest zintegrowany, co oznacza, że programy automatycznie (ub na życzenie użytkownika) przekazują dane między sobą. Wystawienie faktury w modue OBRÓT TOWAROWY spowoduje: aktuaizację stanów magazynowych, przesłanie faktury do modułów F K, KSIĘGA ub RYCZAŁT, przesłanie danych do ewidencji VAT, przesłanie kwoty naeżności do ROZRACHUNKÓW, zarejestrowanie ewentuanej zapłaty w KASIE / BANKU. Przykład: Poszczegóne moduły systemu współpracują ze sobą w dowonym połączeniu (ukła dzie), ograniczonym jedynie kierunkiem przepływu danych zgodnym z przedstawio nym poniżej schematem: Wyszczegónienie na schemacie wszystkich modułów systemu nie oznacza, że po prawne przesyłanie danych wymaga zainstaowania wszystkich programów. Istotny jest jedynie kierunek przekazywania danych w systemie np. z OBROTU TOWARO WEGO do KSIĘGI, a nie odwrotnie. Każdy z modułów może być także ekspoatowany odrębnie. Konfiguracja (układ) systemu FIRMA zaeży od wymagań użytkownika i może być przez niego dowonie okreśona. Ekspoatowany system można rozszerzać o ko ejne programy w miarę rosnących potrzeb przedsiębiorstwa. 6
System FIRMA Oprócz przedstawionych powyżej programów w skład systemu wchodzi również mo duł NADZORCA. Jest on integraną częścią każdej konfiguracji systemu. W tym pro gramie naeży wprowadzić dane przedsiębiorstw i podatników, zainstaować drukar ki, okreśić standard kodowania poskich iter, utworzyć istę operatorów systemu. Można także wypełnić słowniki pomocne podczas ekspoatacji systemu. System można rozszerzać o opcje WYMIANA DANYCH oraz URZĄDZENIA FISKALNE. Uzupełnieniem systemu jest także program ZEZNANIA reaizujący roczne roziczenie podatku dochodowego i drukujący wszystkie rodzaje zeznań podatkowych. Wymagana konfiguracja sprzętowo programowa System FIRMA może być wykorzystywany do pracy na dowonym komputerze zgod nym (kompatybinym) ze standardem IBM PC. Zaecana konfiguracja: procesor 386 DX ub epszy, stacja dysków eastycznych 1.44 MB ub 1.2 MB, dysk twardy (ok. 15 MB wonego miejsca na zainstaowanie systemu), dowona drukarka, system operacyjny MS DOS w wersji 5.0 ub późniejszej. Programy systemu FIRMA pracują w trybie protected (chronionym). Da właściwej pracy programu konfiguracja systemu operacyjnego musi pozwaać na otwarcie minimum 160 pików. Liczba możiwych do otwarcia pików okreśana jest w zbiorze CONFIG.SYS (który standardowo znajduje się w kataogu głównym na dys ku C:) za pomocą zecenia konfiguracyjnego: FILES = 160 7
Praca w sieci komputerowej System FIRMA jest przygotowany do pracy w sieci komputerowej. Oznacza to, że użytkownicy posiadający sieć okaną (np. Nove NetWare czy Lantastic) mogą eks poatować programy FIRMY równocześnie na kiku stanowiskach (stacjach roboczych). Aby uzyskać dostęp do operacji sieciowych, naeży podczas instaowania systemu odpowiedzieć [Tak] na pytanie Czy system FIRMA będzie pracował w sieci kompute rowej?. Da zapewnienia spójności danych w systemie jednoczesne wykonanie niektórych operacji w środowisku sieciowym jest niedozwoone (np. wprowadzanie zmian do tej samej pozycji księgi przychodów i rozchodów na kiku różnych stanowiskach) i jest sygnaizowane przez program odpowiednim komunikatem. Wersja demonstracyjna systemu FIRMA Przed podjęciem decyzji o zakupie systemu FIRMA można przekonać się o jego funk cjonaności przegądając jego wersję demonstracyjną. Programy systemu w tej we rsji reaizują wszystkie funkcje systemu w wersji użytkowej, dając pełny przegąd jego możiwości. Ograniczenia wersji demo to jedynie: iczba dokumentów, które można wprowadzić (maksymanie 100); umieszczanie na niektórych osowo wybranych miejscach wydru ków tekstu Wersja demonstracyjna. Wersja demonstracyjna jest rozpowszechniana w wariancie R05, co oznacza, że można wprowadzić do systemu do 5 przedsiębiorstw. Każde z nich może prowadzić inną formę księgowości. Niniejsze opracowanie zawiera jedynie wybór informacji dotyczących sy stemu FIRMA. Pełny opis możiwości systemu i sposobów ich reaizacji przedstawiono wyczerpująco w Podręczniku użytkownika, który każdy użytkownik otrzymuje wraz z zakupionym systemem. 8
System FIRMA Ogóne zasady ekspoatacji programów systemu FIRMA Po uruchomieniu dowonego programu zostaje wyświetone jego menu (zestaw do stępnych w nim operacji) wraz z dodatkowymi informacjami: W górnej inii nazwa programu, nazwa użytkownika oraz numer wersji i wariant programu. Na doe ekranu miesiąc, rok, przedsiębiorstwo i zakład wybrane do przetwa rzania danych, identyfikator operatora i jego poziom uprawnień, ewentuane stanowisko sieciowe. W przedostatniej inii u dołu ekranu (tzw. inia podpowiedzi) komentarze opisujące wskazane pozycje menu oraz data systemowa komputera. W ostatniej inii u dołu ekranu (tzw. inia funkcji) opis działania kawiszy funkcyjnych. Pełny opis dostępnych funkcji podaje Podręcznik użytkownika systemu FIRMA. Użytkownik komunikuje się z programami systemu za pomocą kawiatury. Wszystkie działania operatora wybór operacji, która ma zostać wykonana, wprowadzanie da nych, wydawanie poeceń są przekazywane programowi poprzez naciśnięcie odpo wiednich kawiszy. Kawisze zostały w podręczniku oznaczone drukiem powiększo nym i wytłuszczonym. Funkcje poszczegónych kawiszy są ściśe związane z informacją wyświetaną na ekranie. Informują o tym podpowiedzi systemu. Niektóre kawisze spełniają taką samą roę w całym systemie: Enter pełni funkcję potwierdzenia, gdy użytkownik: 1. decyduje o reaizacji opcji podświetonej w menu, 2. wprowadza dane; użycie tego kawisza będzie oznaczać koniec wpi sywania zawartości poa i przejście do następnego poa. Esc anuuje ub przerywa rozpoczęte operacje. Ctr+W oraz Ctr+Enter kończy edycję pó i powoduje zapisanie wprowadzonych danych. Ins dodaje nową pozycję (pozycję księgi przychodów i rozchodów, pozy cję na dokumencie sprzedaży, pozycję w słowniku itd). De usuwa podświetoną pozycję. 9
Zestaw operacji reaizowanych przez program, zebranych w ramkach i wybieranych z nich przez użytkownika, nazwano menu programu. Pozycje menu nazwano w podręczniku opcjami, a wybranie jednej z operacji do zreaizowania wybo rem... ub uruchomieniem opcji i w daszej części podręcznika oznaczono drukiem wytłuszczonym. Kursor wskazuje pozycję w menu ub w innym zestawie pozycji do wyboru (podświe tony prostokąt) ub wyznacza miejsce, w którym zostanie wpisany znak po wprowa dzeniu z kawiatury (migająca pozioma kreska ub kwadrat). Wprowadzanie danych Użytkownik wprowadza dane w tzw. poa edycyjne. Są to podświetone miejsca w posta ci prostokąta. Jeżei w pou znajduje się kursor, można wpisywać dane. Po zakończe niu wprowadzania danych w poe naeży przemieścić kursor do następnego poa (na ciskając kawisz Enter), a po wypełnieniu wszystkich pó zapisać wprowadzone informacje (nacisnąć kawisz Enter ub kawisze Ctr+W abo Ctr+Enter). Wydawanie poeceń Po uruchomieniu żądanej opcji użytkownik może wprowadzać dane (przegądać dane uprzednio wprowadzone) oraz wydawać programowi poecenia ( dodaj nową pozy cję, usuń wskazaną pozycję, drukuj itd.). Wydawanie poeceń następuje za po mocą kawiszy funkcyjnych umieszczonych w górnej części kawiatury ub ich kom binacji z kawiszami Shift, Ctr ub At. Pełny opis poeceń (funkcji) dostępnych po uruchomieniu opcji podano w Podręcz niku użytkownika. Parametry Sposób działania programów i przesyłania danych między nimi zaeży od ustaenia wartości odpowiedzianych za to parametrów. W każdym programie systemu FIRMA opcja Narzędzia / Parametry /... (ub Parametry /...) pozwaa na wybranie takich wartości, które spowodują działanie programów i całego systemu w sposób wyma gany przez danego użytkownika. 10
System FIRMA Dostosowanie sposobu działania programów do wymagań użytkownika dotyczy pa rametrów o decydującym znaczeniu da pracy konkretnego programu i całego syste mu, a także parametrów pomocniczych (stanowiących np. o sposobie wyrównywa nia danych na wydrukach). Ustaenia wartości parametrów dokonuje się w następujący sposób: 1. Da parametrów, które mają ograniczoną iczbę wartości użycie kawisza F2 powoduje wyświetenie isty dostępnych wartości parametru, z której naeży wybrać odpowiednią. 2. Da pozostałych parametrów użytkownik wprowadza wartości iczbowe ub tekst, np. termin płatności (podawany w iczbie dni), iczbę wierszy na stro nie wydruku, dane osoby reprezentującej podatnika itd. Wszystkie parametry (z wyjątkiem tekstowych) zostały wstępnie ustaone przez pro ducenta. W podręczniku zastosowano pochyły krój czcionki da oznaczenia parametrów pro gramów. Dopuszczane wartości parametrów (wybierane z isty ustaonej przez pro ducenta) ujęto w nawiasy kwadratowe. Wydruki Wydruki tworzone przez użytkownika np. dokumenty odzwierciedające zawartość księgi za wybrany okres, treść dekaracji roziczeniowej, raporty (zestawienia) itp. można przegądać na ekranie monitora, wydrukować na drukarce ub zapisać na twar dym dysku. Przed sporządzeniem wydruku zostaje wyświetona ramka, w której użytkownik może wybrać, do którego urządzenia skierować wydruk: [Monitor], [Drukarka], [Pik]. Podświetenie wskazuje urządzenie okreśone wartością parametru Domyśne urzą dzenie ustaaną w modue NADZORCA w opcji Parametry / Systemu. 11
Programy systemu FIRMA umożiwiają tworzenie pików na dysku twardym. Ozna cza to, że przygotowane wydruki mogą zostać zapisane na dysku i wykorzystane w dowonym momencie. Korzystanie z zapisywania wydruków do piku jest wygod ne, kiedy operator chwiowo nie dysponuje drukarką. Może wówczas przygotować wydruki (dokumentów, ewidencji itp) i zapisać je na dysku. Po odzyskaniu dostępu do drukarki może odczytać przygotowane w ten sposób piki (w opcji Piki / Użyt kownika modułu NADZORCA) i wydrukować je. Może je także zachować do później szego przegądania i drukowania. Dodatkowe funkcje Da ułatwienia pracy z systemem producent wyposażył go w wiee dodatkowych funkcji. Ekspoatując programy FIRMY można skorzystać z kaendarza (At+F3), kakuato ra (At+F1), zegara (F12) czy notesu (F5). Zabezpieczeniem przed dostępem do okreśonych funkcji programu przez niepowo łane osoby jest zasada ograniczonego dostępu. Dzięki niej można zbudować wła sny zestaw operatorów upoważnionych do pracy z okreśonym programem i posia dających wskazane uprawnienia. Każdy z operatorów otrzyma własne hasło i identy fikator, który może być drukowany np. na dokumentach sprzedaży. Tworzenie isty operatorów moduł NADZORCA opcja Narzędzia / Lista operatorów. Opuszczając chwiowo stanowisko komputerowe można zabokować kawiaturę operator będzie miał wtedy pewność, że osoba nie znająca jego hasła nie będzie mogła przegądać danych, ani wykonywać w systemie żadnych operacji. Bokada kawiatury At+/ Odbokowanie kawiatury naeży wpisać hasło operatora i nacisnąć Enter. Użytkownicy systemu FIRMA mogą za jego pomocą przekazywać sobie wiadomo ści. Po podaniu swojego hasła i uruchomieniu dowonego programu operator od czyta komunikat, że pozostawiono da niego informację. Przekazywanie i odczytywanie wiadomości moduł NADZORCA opcja Narzędzia / Wiadomość. 12
System FIRMA Zgromadzone podczas ekspoatacji programów dane wyświetane są w postaci tabe (np. ista kontrahentów zawiera koejne koumny [Skrót], [Nazwa], [Adres], [NIP] i [Numer]). Odnaezienie na nich żądanej pozycji można sobie ułatwić dwoma sposo bami: tzw. szybkie szukanie, działające zwyke zgodnie z wybraną koum ną. Poega ono na wprowadzaniu koejnych znaków szukanego te kstu, co powoduje przemieszczanie kursora w jego pobiże. Ten spo sób szukania rozróżnia wiekie i małe itery, a także uwzgędnia wszyst kie dodatkowe znaki (cudzysłów, spacja itp); po naciśnięciu Ctr+F3 zostaje wyświetony wykaz danych, według których można poszukiwać żądanej pozycji w tabei. Wprowadzenie sekwencji znaków, która jest zawarta w szukanym tekście, powoduje podświetenie tej pozycji, niezaeżnie od położenia podświetenia. Ten sposób nie wymaga wprowadzania wiekich i małych iter, ponadto nie uwzgędnia spacji wprowadzonych na początku inii. Instaacja systemu Aby zainstaować system FIRMA, naeży wykonać koejne poecenia: 1. Utworzyć na dysku twardym kataog, w którym program będzie użytkowany; nazwa kataogu może być dowona, jednakże zaecamy wykorzystanie nazwy FIRMA. 2. Włożyć pierwszą dyskietkę instaacyjną do stacji dysków eastycznych. 3. Wpisać poecenie: A: (jeżei dyskietka znajduje się w stacji A:) ub B: (jeżei dyskietka w znajduje się w stacji B:) i nacisnąć Enter. 4. Wpisać poecenie: INSTAL i nacisnąć Enter. Instaacja przebiega w sposób aktywny, tzn. program wyświeta odpowiednie komu nikaty (np. informacje o konieczności wymiany dyskietek instaacyjnych w stacji dys ków eastycznych) oraz pytania (np. Czy system FIRMA będzie pracował w sieci komputerowej? ), na które naeży odpowiedzieć wybierając jedną z proponowanych opcji ([Tak] ub [Nie]). 13
W odpowiedzi na poecenie Wprowadź pełną ścieżkę do kartoteki systemu FIRMA naeży podać pełną ścieżkę dostępu do utworzonego kataogu. Przykładowo, gdy utworzono kataog o nazwie FIRMA i system nie będzie pracował w sieci, naeży wpi sać: C:\FIRMA i nacisnąć Enter. Po pomyśnym zakończeniu instaacji system jest gotowy do pracy.. Uruchomienie systemu Aby uruchomić system, naeży wejść do kataogu, w którym został zainstaowany system FIRMA (wykorzystując zecenia systemu operacyjnego naeży wpisać przy kładowe zecenie: CD C:\FIRMA i nacisnąć Enter), wpisać poecenie: FIRMA i nacisnąć Enter. Pierwsze uruchomienie systemu (po jego zainstaowaniu) jest poprzedzone automa tycznym porządkowaniem danych. Po uruchomieniu systemu wyświetana jest tzw. pansza główna, zawierająca nazwy zainstaowanych programów. Uruchomienie wybranego programu Wybrany program można uruchomić dwoma sposobami: 1. Nacisnąć kawisz odpowiadający pierwszej iterze jego nazwy ub 2. Umieścić podświetenie na odpowiedniej pozycji (kawiszem kursora - ub ) i nacisnąć Enter. 14
System FIRMA Po wywołaniu wybranego programu uruchamiany jest mechanizm zabezpieczający przed dostępem osób niepowołanych. Osoba rozpoczynająca pracę (operator) musi podać swój identyfikator oraz hasło. Pierwsze uruchomienie systemu wymaga po dania identyfikatora EKSPERT, natomiast hasło jest puste naeży tyko nacisnąć Enter. Zakończenie pracy programu Zakończenie pracy programu jest możiwe po wybraniu opcji Narzędzia / Koniec ub opcji Narzędzia / Inny moduł. Można wówczas uruchomić koejny program abo zakończyć pracę systemu. Zakończenie pracy systemu Po zakończeniu pracy programu naeży nacisnąć W ub umieścić podświetenie na pozycji W Wyjście do systemu operacyjnego i nacisnąć Enter. Przygotowanie systemu do pracy Przygotowanie systemu FIRMA do pracy poega na wykonaniu czynności przedsta wionych w koejnych podrozdziałach. Poskie itery System FIRMA może pracować w najczęściej stosowanych standardach MAZOVIA i LA TIN 2 (strona kodowa 852) oraz bez poskich iter. Możiwe jest również wprowadze nie dowonego innego standardu kodowania poskich iter. Zainstaowanie poskich znaków daje możiwość korzystania z nich podczas wpro wadzania z kawiatury, wyświetania na ekranie, drukowania oraz automatycznego uporządkowania afabetycznego wprowadzonych danych. 15
Wprowadzanie poskich iter z kawiatury Poskie itery wprowadza się za pomocą kombinacji: At+itera łacińska mała itera poska, At+Shift+itera łacńska duża itera poska. Literę ź ( Ź ) wprowadza się za pomocą kombinacji kawiszy At+x (At+X). Wyświetanie poskich iter Jeżei przed nabyciem systemu FIRMA użytkownik miał na swoim komputerze zain staowane procedury obsługi poskich iter MAZOVIA ub LATIN 2, powinien jedynie wskazać właściwy standard w modue NADZORCA po wywołaniu opcji Parametry / Poskie znaki. Pozostałe przypadki opisano w Podręczniku użytkownika. Drukowanie poskich iter Standard drukowania poskich iter naeży okreśić podczas instaowania drukarki w systemie FIRMA, w opcji Parametry / Drukarki / Port / Poskie itery modułu NADZORCA. Zainstaowanie drukarki System FIRMA może współpracować z wieoma typami drukarek, zarówno igłowych, jak i aserowych czy atramentowych. Użytkownik może zainstaować w systemie FIRMA dziewięć drukarek, przypisując po trzy drukarki do każdego z portów równoegłych (LPT1, LPT2 i LPT3). Przypisanie kiku różnych drukarek do jednego portu jest konieczne np. przy pracy w sieci, gdy różni użytkownicy systemu FIRMA mają różne drukarki okane. Zainstaowanie drukarki moduł NADZORCA opcja Parametry / Dru karki / Port / Kody sterujące. Naciśnięcie F7 powoduje wyświetenie isty drukarek, z której naeży wybrać odpowiednią. 16
System FIRMA Wprowadzenie przedsiębiorstwa Wprowadzenie danych przedsiębiorstwa poega na wpisaniu jego nazwy, adresu itp. informacji, a także na okreśeniu formy księgowości, jaką prowadzi, i wskazaniu, czy jest podatnikiem VAT. Wprowadzenie przedsiębiorstwa moduł NADZORCA opcja Zbiory danych / Przedsiębiorstwa: Dodanie nowego przedsiębiorstwa Ins. Ustaenie formy księgowości podczas wpisywania danych przed siębiorstwa naeży nacisnąć F3 i ustaić wartości parametrów For ma księgowości prowadzona przez przedsiębiorstwo oraz Czy przed siębiorstwo jest podmiotem płacącym VAT. Jeżei VAT roziczany jest zgodnie z art. 30 i 31 ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym, w tym miejscu nae ży to okreśić wartością odpowiednich parametrów. Wypełnienie zawartości słowników Wersja demonstracyjna proponuje przykładową zawartość słowników pomocnych podczas ekspoatacji programów. Słowniki te użytkownik może wypełnić podczas przygotowywania systemu do pracy, może je również uzupełniać w trakcie pracy. Wypełnianie słowników moduł NADZORCA opcja Zbiory danych / Kontrahenci,.../ NIP,.../ Opisy zdarzeń gospodarczych,.../ Wauty,.../ Urzędy skarbowe,.../ Formy płatności. Użytkownik programu KSIĘGA powinien wprowadzić także dane po datników, da których będzie drukował dekaracje podatkowe (opcja Zbiory danych / Podatnicy). W opcji Zbiory danych / Dokumenty użytkownik może tworzyć nowe rodzaje dokumentów. Producent zaproponował standardowy zestaw dokumentów zawierający najczęściej wykorzystywane rodzaje dokumen tów np. faktura własna, dokument inwentaryzacji, nota odsetkowa. 17
Przesyłanie danych między programami systemu Przesyłanie danych między programami systemu pozwaa uniknąć wieokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Dane można oczywiście wprowadzać nieza eżnie do każdego z użytkowanych modułów, jednak wtedy wykonuje się tę samą pracę kikakrotnie; poza tym łatwo o pomyłkę i związaną z tym niezgodność danych w systemie. Przesyłanie danych następuje automatycznie ub na życzenie (zecenie) użytkownika. Sposób przesyłania zaeży od tzw. parametrów przesyłu. Ich wartość ustaa się w mo due, z którego dane mają być przesyłane, po uruchomieniu opcji Narzędzia / Para metry / Przesyłów (ub Parametry / Przesyłów) i wybraniu modułu doceowego. Generator wydruków Generator wydruków jest uniwersanym narzędziem do tworzenia zestawień (rapor tów). Użytkownik może samodzienie okreśić zawartość zestawienia, wybierając in formacje, które zostaną w nim umieszczone. Zestawienia (raporty) można tworzyć we wszystkich programach systemu FIRMA. Zasada korzystania z generatora jest w każdym przypadku identyczna; różny jest je dynie zakres informacji, które można uzyskać. Generator wydruków zostaje zwyke uruchomiony po wybraniu funkcji wydruku, (F6), opcji Raporty itp. Definiowanie zestawienia poega na wybraniu koumn, które będą zamieszczone na wydruku, a także na ustaeniu zakresu danych ub wybraniu takich danych, które spełniają zadane warunki seekcji. Da każdego zestawienia producent wstępnie wybrał niektóre koumny. Do wydruku można dołączyć nowe ub usunąć niektóre z nich po uruchomieniu opcji generatora Koumny. Użytkownik, który nie wskaże zakresu danych (w opcjach Zakres ub Oznacz) ani nie zada warunków seek cji danych (w opcji Seekcja), po uruchomieniu opcji Wydruk otrzyma zestawienie obejmujące wszystkie dane wprowadzone do programu. 18
OBRÓT TOWAROWY Obrót towarowy W modue OBRÓT TOWAROWY wprowadzane są dokumenty dotyczące zakupów to warów magazynowych oraz ich przesunięć międzymagazynowych, a także dokumen ty sprzedaży towarów magazynowych i usług. Program umożiwia również wprowa dzanie i wystawianie dokumentów korygujących. Pozostałe możiwości programu zasygnaizowano w rozdziae OBRÓT TOWAROWY Ponadto. Lista przedmiotów obrotu Użytkownik korzysta z isty przedmiotów obrotu podczas dokonywania wszekich ope racji (inwentaryzacja, wprowadzanie zakupów, wystawianie dokumentów sprzedaży, przesunięć międzymagazynowych itd). Datego zaecamy wypełnienie tej isty na eta pie przygotowania programu do ekspoatacji. Na iście przedmiotów obrotu powinny się znaeżć towary sprzedawane / kupowane. Podczas sporządzania dowonego dokumentu użytkownik będzie wskazywał towary, które mają się na nim znaeźć, co skróci czas jego wystawiania. Tworzenie isty przedmiotów obrotu opcja Narzędzia / Przedmioty obrotu. Program OBRÓT TOWAROWY może pracować na dwa sposoby, zaeżnie od wartości parametru Rejestr przedmiotów obrotu ustaanej w opcji Narzędzia / Parametry / Systemowe. Domyśnie wartość ta została ustaona jako [Z historią cen]. Oznacza to, że program będzie pamiętał ceny zakupu tego samego przedmiotu obrotu, natomiast na iście przedmiotów obrotu użytkownik zobaczy jedynie tzw. pozycję syntetyczną, czyi jeden zapis zawierający wszystkie informacje o towarze, z wyjątkiem jego ceny zaku pu. Korzystając z tego sposobu naeży pamiętać, że dokument sprzedaży będzie moż na wystawić dopiero po wprowadzeniu dokumentu zakupu tego towaru (ub po wy konaniu inwentaryzacji początkowej patrz koejny podrozdział). Ten sposób powinni wykorzystać użytkownicy, którzy korzystają z rozszerzenia sy stemu o URZĄDZENIA FISKALNE ub zamierzają uczynić to w przyszłości. 19
Zmiana wartości parametru na [Bez historii cen] powoduje, że koejny zakup tego samego towaru będzie musiał zostać wprowadzony jako koejna pozycja na iście przedmiotów obrotu. Powoduje to narastanie isty i utrudnia znaezienie na niej żąda nej pozycji. Prowadzenie rejestru w ten sposób może być wygodne da użytkownika nie prowadzącego księgowości za pomocą programu komputerowego. Wprowadzenie przedmiotu obrotu na istę naeży rozpocząć od okreśenia grupy, do której będzie on naeżał (ułatwi to odszukanie towaru na iście i umożiwi tworzenie zestawień da wybranej grupy). Nastepnie naeży wprowadzić wymagane informacje o towarze wypełniając koejne poa. Użytkownik płacący VAT powinien zwrócić szczegóną uwagę na wartość wprowa dzaną w poe [Czy cena BRUTTO?]. Wartość [Nie] spowoduje, że program odczyta ceny sprzedaży jako ceny NETTO, natomiast wartość [Tak] że ceny sprzedaży będą zawierały VAT. Przechowywanie przez podatnika VAT przedmiotów obrotu w cenach BRUTTO ma uzasadnienie w przypadku, gdy zdecydowana większość jego odbior ców nie jest uprawniona do otrzymywania faktur VAT. Inwentaryzacja początkowa Przed rozpoczęciem komputerowego prowadzenia sprzedaży naeży wykonać inwen taryzację początkową (tzw. bians otwarcia ). Jej sporządzenie spowoduje dopisa nie wskazanej iości towaru do stanu magazynowego z pominięciem wprowadzania dokumentów zakupu. Taka sytuacja jest dogodna da użytkownika, który zaczyna eks poatację programu w trakcie prowadzenia działaności gospodarczej. Inwentaryzacja początkowa opcja Remanent / Reaizacja, w pou [Bians otwarcia] naeży wprowadzić [Tak]. Po wykonaniu inwentary zacji naeży uruchomić opcję Remanent / Emisja różnic. Dokument sprzedaży Wystawianie dokumentów sprzedaży odbywa się (w opcji Sprzedaż / Księgowanie) w trzech etapach i obejmuje wprowadzanie danych do: nagłówka, części tabearycznej stopki. 20
OBRÓT TOWAROWY W nagłówku naeży wypełnić poa [Kontrahent], [Dokument] (symbo dokumentu sprzedaży, np. Fa faktura własna), [Data] wystawienia dokumentu oraz [Numer] dokumentu. Pozostałe poa w nagłówku to: [Czy wpisać podpowiedź bonifikaty indy widuanej?], [Czy podpowiedź ceny z narzutem?] oraz [Czy faktura eksportowa?]. Użytkownik wypełnia je w razie potrzeby. Po zatwierdzeniu zawartości ostatniego poa w nagłówku następuje przejście do wy pełniania części tabearycznej dokumentu. Wybranie towaru do sprzedaży poega na przeniesieniu go z isty przedmiotów obro tu. Następnie naeży wypełnić koejne rubryki dokumentu. Niektóre z pó wypełniane są automatycznie podpowiedziami programu (np. poe [Cena] jest wypełniane wartością wprowadzoną podczas wypełniania isty przedmio tów obrotu), tym niemniej można zmienić ich zawartość na odpowiadającą operato rowi. Użytkownik nie ma możiwości wprowadzenia zmian do pó, których zawartość jest wyiczana przez program (np. [Wartość BRUTTO]). W stopce dokumentu są zamieszczane dodatkowe informacje (dane), np.[wartość ogółem go zapłaty], [Słownie do zapłaty], [Osoba uprawniona do wystawienia faktu ry VAT]. Zapisanie dokumentu Po wprowadzeniu wszystkich towarów na dokument naciśnięcie kawiszy Esc / Ctr+W umożiwia wybranie daszego działania: [Zapisanie i emisja] [Zapisanie danych] [Modyfikacja danych] [Anuowanie danych] pozwaa zapisać i wydrukować wystawiany dokument, a następ nie przesłać dane do innych modułów systemu FIRMA. pozwaa zapisać dokument i przesłać dane do innych modułów systemu FIRMA z pominięciem drukowania. umożiwia wprowadzanie zmian do wystawianego dokumentu. wystawiany dokument nie zostanie zapisany, nie zostaną rów nież zmienione stany magazynowe. 21
Drukowanie dokumentu Po wybraniu możiwości [Zapisanie i emisja] zostaje wyświetone zestawienie przy gotowanych przez producenta formatów dokumentów. Format dokumentu to inaczej jego wygąd czyi rodzaj, rozmiesz czenie i szerokość rubryk. W systemie FIRMA użytkownik może two rzyć własne formaty budując bardziej odpowiadającą mu postać doku mentu (moduł NADZORCA opcja Formaty / Nowe formaty). Po wybraniu formatu naeży wprowadzić dane, które na nim występują; mogą to być na przykład [Data zapłaty], [Forma płatności] czy [Osoba uprawniona do wystawienia faktury VAT]. Dokument zakupu Wprowadzanie dokumentów zakupu (opcja Obroty / Zakup / Wprowadzanie) odby wa się w sposób zbiżony do wprowadzania dokumentu sprzedaży. Po wypełnieniu nagłówka naeży z isty przedmiotów obrotu wybrać kupowany towar, a następnie wypełnić poe [Stawka VAT] i okreśić [Sposób potrącenia podatku] (da przedsiębiorstwa nie będącego podatnikiem VAT wypełnianie tych pó nie ma znacze nia). Koejne poe [Cena zakupu] jest dostępne jedynie da użytkowników prowadzących rejestr przedmiotów obrotu [Z historią cen]. Wprowadzają oni cenę zakupu towaru zgodnie z dokumentem zakupu. Użytkownik prowadzący rejestr przedmiotów obrotu [Bez historii cen] przed wpro wadzeniem dokumentu zakupu musi do isty przedmiotów obrotu dodać nową pozy cję (o tej samej nazwie i skrócie) i okreśić jej cenę zakupu. Podczas wprowadzania dokumentu zakupu poe [Cena zakupu] zostanie automatycznie wypełnione warto ścią wprowadzoną na istę przedmiotów obrotu i użytkownik nie będzie miał możi wości jej zmiany. 22