Wytyczne w sprawie informacji i promocji dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy
Spis treści 1. Wstęp...3 2. Ogólne działania informacyjno-promocyjne Programu Współpracy...3 3. Działania informacyjno-promocyjne projektu...3 4. Instrumenty przekazu informacji i promocji...5 4.1 Tablice reklamowe i tablice pamiątkowe...5 4.2 Strona internetowa...5 4.3 Plakat...5 4.4 Materiały informacyjne...6 4.5 Wydarzenia informacyjne...6 4.6 Dodatkowe działania...6 2
1. Wstęp Działania informacyjne i promocyjne, dotyczące pomocy udzielanej w ramach Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy, zwanego dalej Programem Współpracy, mają na celu podniesienie świadomości opinii publicznej dotyczącej jego realizacji. W ramach podejmowanych działań zakłada się informowanie zarówno o moŝliwościach uzyskania wsparcia, jak i o efektach wdraŝania Programu Współpracy. Informacja powinna być skierowana zarówno do szerokiego kręgu odbiorców oraz do poszczególnych grup zainteresowanych podmiotów. WyróŜnia się dwa rodzaje działań informacyjno-promocyjnych: ogólne działania prowadzone przez Krajową Instytucję Koordynującą (KIK) i Instytucje Pośredniczące (IP) oraz działania promocyjne projektu, prowadzone przez Instytucje Realizujące. Krajowa Instytucja Koordynująca i Instytucje Pośredniczące, są odpowiedzialne za podniesienie świadomości opinii publicznej na temat istnienia i funkcjonowania Programu Współpracy, jak teŝ dostępności środków w ramach poszczególnych obszarów tematycznych. Dodatkowo Instytucja Realizująca jest odpowiedzialna za wzrost świadomości społeczeństwa na temat udziału otrzymanych środków finansowych w realizowanych projektach. 2. Ogólne działania informacyjno-promocyjne Programu Współpracy KIK/IP zapewnią, aby informacje dotyczące Programu Współpracy były przekazywane potencjalnym Instytucjom Realizującym i szeroko rozumianej opinii publicznej. Strony internetowe prowadzone przez KIK i IP, poświęcone Programowi Współpracy, powinny dostarczać zaktualizowanych i szczegółowych informacji na temat moŝliwości korzystania z Programu Współpracy przez potencjalne Instytucje Realizujące, przyznanych dotacji i postępie w realizacji Programu Współpracy. Dodatkowo Instytucja Pośrednicząca odpowiada za prowadzenie kampanii informacyjnej i promocyjnej dla poszczególnych obszarów tematycznych, w tym dla wytypowanych w porozumieniu z KIK projektów dofinansowanych ze środków Programu Współpracy. Instytucja Pośrednicząca prowadzi stronę internetową dotyczącą podlegających jej obszarów tematycznych w ramach Programu Współpracy. Oprócz strony internetowej, będącej podstawową formą przekazu informacji, mogą mieć zastosowanie następujące działania: materiały drukowane, takie jak broszury, foldery, ulotki, dostępne na Ŝądanie; konferencje, równieŝ prasowe, spotkania informacyjne, szkolenia dla beneficjentów, inne wydarzenia artykuły, informacje prasowe, wywiady itp., zamieszczane w krajowych, regionalnych i lokalnych mediach ogłoszenia w prasie dotyczące ogłoszeń o naborze wniosków Ogólne działania informacyjno-promocyjne powinny być traktowane jako odrębne zagadnienie tematyczne w raporcie rocznym, sporządzanym przez KIK, i prezentowanym na spotkaniu rocznym.
3. Działania informacyjno-promocyjne projektu Cel promocji Celem działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych przez Instytucję Realizującą jest zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Programu Współpracy w realizowanym projekcie. Instytucja Realizująca powinna zadbać, aby informacja o projekcie dotarła zarówno do otoczenia projektu, tj. społeczności lokalnej, pracowników Instytucji, lokalnego sektora prywatnego, publicznego i pozarządowego, lokalnych mediów, itp., jak i beneficjentów końcowych (np. uczestników szkoleń, dofinansowanych w ramach Programu Współpracy). Promocja we wniosku aplikacyjnym Przygotowując wniosek o dofinansowanie naleŝy pamiętać o przedstawieniu planowanych działań informacyjno-promocyjnych projektu. Instytucja Realizująca, która przygotowuje Zarys Projektu zobowiązana jest do przedstawienia zwięzłego opisu planowanych działań informacyjnych i promocyjnych dla Projektu. Instytucja Realizująca, która opracowuje Kompletną Propozycję Projektu musi przygotować plan informacji i promocji Projektu, który będzie wdraŝać i załączyć do wniosku aplikacyjnego. Plan informacji i promocji musi zawierać wskazanie celów i grupę docelową, przedsięwzięcia i planowane metody wdraŝania, planowany budŝet, informacje dotyczące odpowiedzialności za wdraŝanie planu. Koszty działań informacyjnych i promocyjnych są kwalifikowalne i powinny zostać uwzględnione w budŝecie. Prosimy zwrócić uwagę na zachowanie odpowiedniej proporcji pomiędzy budŝetem na działania informacyjno-promocyjne projektu a całkowitą wartością projektu. Formy promocji oraz kwota przeznaczona na promocję projektu powinny odpowiadać jego wielkości, rodzajowi i celom. Wizualizacja (logo) Wszelkie materiały informacyjno-promocyjne (ulotki, broszury, plakaty, billboardy, informacje prasowe, strona internetowa itp.) powinny zawierać logotyp Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy oraz formułę informującą o wsparciu. MoŜliwe jest zamieszczenie równieŝ informacji o współfinansowaniu projektu z innych źródeł oraz zastosowanie emblematu Instytucji Realizującej, partnera projektu, symboli narodowych lub regionalnych, itp. WyróŜnia się dwa rodzaje logotypów w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Logotyp zawierający cztery oficjalne nazwy Konfederacji Szwajcarskiej, powinien być stosowany jako główny na stronie internetowej, oficjalnych materiałach drukowanych, tablicach informacyjnych, przy organizacji imprez promocyjnych, spotkań itp. Logotyp zawierający jedynie nazwę Programu Współpracy powinien być stosowany wtedy, gdy zastosowanie logotypu głównego nie jest moŝliwe, tj. w przypadku gdy wielkość lub projekt graficzny produkowanego materiału promocyjnego nie pozwala na zastosowanie logotypu głównego, np. na ulotkach, gadŝetach, materiałach do wielokrotnego powielania, itp. Logotypów nie naleŝy stosować jednocześnie, tzn. nie powinno się umieszczać dwóch róŝnych logotypów na tym samym materiale promocyjnym. 4
1. Logotyp główny 2. Logotyp uproszczony Rodzaje działań promocyjnych Działania informacyjno-promocyjne powinny jasno potwierdzać otrzymaną pomoc na wszystkich dokumentach związanych z projektem oraz na kaŝdym materiale promocyjnym (np. materiały konferencyjne, szkoleniowe, broszury, ulotki, plakaty). Wybór konkretnych narzędzi promocji określonego projektu naleŝy do Instytucji Realizującej. Dla inwestycji infrastrukturalnych, wymagana jest tablica informacyjna i tablica pamiątkowa w miejscu powszechnie dostępnym. 4. Instrumenty przekazu informacji i promocji 4.1 Tablice reklamowe i tablice pamiątkowe W miejscu realizacji inwestycji infrastrukturalnych, w momencie rozpoczęcia prac, muszą zostać umieszczone tablice informacyjne. W ciągu 6 miesięcy od zakończenia prac inwestycyjnych tablice te powinny być zastąpione przez stałe tablice pamiątkowe, umieszczone w miejscu powszechnie dostępnym. NaleŜy pamiętać, iŝ w przypadku, gdy inwestycja jest realizowana w kilku miejscach, naleŝy zastosować odpowiednią liczbę tablic informacyjnych i pamiątkowych. Wytyczne dla tworzenia i zamieszczania tablic informacyjnych oraz tablic pamiątkowych zostaną opublikowane, jak tylko będą dostępne. 4.2 Strona internetowa Aby umoŝliwić dotarcie z informacją do szerokiego kręgu podmiotów, Instytucja Realizująca, w przypadku posiadania strony internetowej, powinna zamieścić na niej informacje o projekcie, wraz z logotypem głównym Programu Współpracy oraz formułą informującą o wsparciu. Instytucja Realizująca moŝe równieŝ utworzyć oddzielną stronę internetową poświęconą realizowanemu projektowi. Informacja na stronie internetowej powinna być w miarę moŝliwości aktualizowana. 4.3 Plakat W zakresie przedsięwzięć nieinwestycyjnych sugerowaną formą informacji i promocji 5
są plakaty informujące. Plakaty te winny być umieszczone w miejscu realizacji projektu oraz siedzibie Instytucji Realizującej. 4.4 Materiały informacyjne Publikacje (np. broszury, ulotki, newslettery) na temat projektu powinny zawierać informację o dofinansowaniu oraz emblemat. W przypadku materiałów informacyjnych udostępnianych drogą elektroniczną (np. poprzez strony internetowe, elektroniczne bazy danych dla potencjalnych beneficjentów), lub materiałów audio-wizualnych, zasady podane powyŝej równieŝ powinny mieć zastosowanie. 4.5 Wydarzenia informacyjne Wydarzenia informacyjne, takie jak konferencje, seminaria, inauguracje projektu, targi i wystawy, organizowane w związku z wdraŝaniem projektów powinny mieć charakter moŝliwie otwarty. Z kaŝdego wydarzenia na stronie internetowej powinna znaleźć się odpowiednia relacja. Organizatorzy powinni informować instytucje Państwa-Darczyńcy o wydarzeniach informacyjnych z odpowiednim wyprzedzeniem tak, aby było moŝliwe zorganizowanie stosownego udziału, jeŝeli będzie to uznane za konieczne. 4.6 Dodatkowe działania Instytucja Realizująca moŝe uruchomić dodatkowe działania informacyjno-promocyjne, jeŝeli uzna je za potrzebne. NaleŜy jednak pamiętać o tym, iŝ środki przeznaczone na promocję projektu powinny odpowiadać jego wielkości, rodzajowi i celom. 6