ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW NA 2010 r.

Transkrypt

1 ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW NA 2010 r. Sporządzony dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego 1. Cele działań Celem rocznego planu komunikacyjnego na rok 2010 jest: 1. Promocja PROW na obszarze województwa lubuskiego; 2. Informowanie beneficjentów o podstawowych załoŝeniach i celach Programu oraz zasadach ubiegania się o dofinansowanie; 3. Przekazanie potencjalnym beneficjentom informacji na temat sposobu przygotowania się do aplikowania o środki w ramach działań PROW wdraŝanych przez Samorząd Województwa Lubuskiego; 4. Zapewnienie stałego dostępu jak najszerszemu gronu odbiorców do aktualnych informacji o Programie (punkt informacyjny, strona internetowa informatory, informacja telefoniczna oraz konsultacje i doradztwo prowadzone przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego); 5. Wymiana informacji i współpraca w zakresie przygotowywania wspólnych akcji informacyjno promocyjnych z innymi instytucjami zaangaŝowanymi w realizację Programu, partnerami społecznymi i gospodarczymi, organizacjami pozarządowymi, stowarzyszeniami, związkami branŝowymi i instytucjami związanymi z sektorem rolnym i obszarami wiejskimi; 6. Propagowanie podejścia LEADER poprzez uczestnictwo pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w spotkaniach gminnych i powiatowych, organizowanych we współpracy z jednostkami 1

2 samorządu terytorialnego z terenu województwa; 7. Dystrybucja materiałów informacyjno promocyjnych dotyczących Programu wśród potencjalnych beneficjentów. 8. Zapewnienie odpowiedniej wizualizacji Programu. 2. Kategorie grup docelowych Do odbiorców informacji naleŝą: Potencjalni beneficjenci; Jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne; Lokalne grupy działania i podmioty je tworzące (partnerzy); Instytucje, zaangaŝowane bezpośrednio i pośrednio we wdraŝanie Programu; Przedstawiciele sektora gospodarczego; Organizacje pozarządowe oraz inne podmioty, których działalność związana jest bezpośrednio lub pośrednio z sektorem rolnym i rozwojem obszarów wiejskich; Centra Doradztwa Rolniczego, Ośrodki Doradztwa, Izby Rolnicze; Ludność zamieszkała na obszarach wiejskich; Kościoły i związki wyznaniowe. 3. Opis planowanych działań informacyjnych i promocyjnych oraz sposób ich realizacji, w tym wizualizacja a) Konferencje i seminaria informacyjne Istotnym elementem działań informacyjno - promocyjnych jest organizacja konferencji, seminariów oraz imprez o podobnym charakterze. Stwarza ona moŝliwość przekazania potencjalnym beneficjentom oraz wszystkim zainteresowanym grupom społecznym informacji, wymiany poglądów, nawiązywania i podtrzymywania kontaktów z partnerami. Niesie moŝliwość zapewnienia odpowiedniej wizualizacji Programu, a tym samym dotarcia do szerokiej rzeszy odbiorców. Podczas organizowanych spotkań potencjalni beneficjenci będą informowani o moŝliwościach i warunkach wsparcia unijnego, procedurach i kryteriach wyboru wniosków oraz systemie ich kontroli, a takŝe punktach informacyjnych, w których moŝna uzyskać informacje na temat Programu. Podczas konferencji 2

3 i seminariów dystrybuowane będą materiały informacyjno promocyjne dotyczące Programu, a takŝe gadŝety promocyjne. Z uwagi na to, iŝ szkolenia w roku 2009 nie odbyły się z powodu opóźnień we wdraŝaniu programu przeniesiono je na rok Zaplanowano 6 spotkań o charakterze informacyjno promocyjnym dotyczących działań Programu wdra- Ŝanych przez samorząd województwa. Planowana liczba uczestników wynosi około 500 osób. b) Punkty informacyjne Bezpośredni dostęp do informacji o Programie zapewni utworzony punkt informacyjny (stanowisko ds. krajowej sieci obszarów wiejskich, informacji i promocji programów). Zapewni on potencjalnym beneficjentom uzyskanie szczegółowych wyjaśnień dotyczących warunków udziału w Programie, procedur ubiegania się o pomoc oraz o konieczności zapewnienia odpowiedniej wizualizacji Programu w miejscu realizacji projektów. Działania te będą prowadzone przez bezpośredni kontakt z klientami, kontakt telefoniczny lub pisemne udzielanie wyjaśnień. Do obsługi punktu informacyjnego planowane jest obsadzenie dwóch etatów (Indykatywny budŝet Rocznego Planu Komunikacyjnego dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego uwzględnia koszty wynagrodzeń pracowników, zakupu materiałów biurowych oraz delegacji i szkoleń, co zapewni sprawne funkcjonowanie tej komórki). c) Tablice informacyjne Tablice informacyjne stanowią element wizualizacji Programu oraz informują o udziale środków Unii Europejskiej w realizacji projektów. Będą one wydawane beneficjentom w celu umieszczenia ich w miejscach realizacji projektów. W roku 2010 planowane jest wykonanie i przekazanie beneficjentom tablic. Ilość uzaleŝniona jest od liczby podpisanych umów o przyznanie pomocy- wydanych decyzji, ok. 500 sztuk. d) Publikacja materiałów informacyjnych Istotnym elementem działań informacyjno promocyjnych jest publikacja broszur oraz folderów informacyjnych z zapewnieniem odpowiedniej wizualizacji Programu. Będą one dystrybuowane wraz z gadŝetami promocyjnymi bezpośrednio w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego 3

4 Województwa Lubuskiego, podczas spotkań informacyjno promocyjnych oraz imprez poświęconych tematyce rozwoju obszarów wiejskich. W roku 2010 planowane jest wydanie publikacji dotyczącej Lokalnych Grup Działania w nakładzie 1000 sztuk oraz czterokrotne zamieszczenie w dzienniku regionalnym Gazeta Lubuska wkładki informującej o stanie realizacji działań Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata wdraŝanych przez samorząd województwa. e) Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących Programu na stronach internetowych podmiotu wdraŝającego, w tym równieŝ informacji o planowanych i zregionalizowanych działaniach w ramach rocznego planu komunikacyjnego danej jednostki Dla zapewnienia dostępu do informacji o Programie jak największej grupie odbiorców prowadzona będzie strona internetowa Na ww. stronie dostępne będą w szczególności następujące informacje: podstawowe dokumenty programowe, informacja o naborach i dostępnych środkach finansowych w ramach ogłoszonych naborów wniosków, odniesienia do stron Instytucji Zarządzającej oraz Agencji Płatniczej, listy projektów zatwierdzonych do realizacji, formularze wniosków i instrukcje do nich, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące Programu, dane kontaktowe do pracowników zajmujących się wdraŝaniem działań Programu. f) Współpraca ze środkami masowego przekazu na poziomie lokalnym i regionalnym W prasie ukazywać się będą ogłoszenia o naborach wniosków w ramach poszczególnych działań Programu wdraŝanych przez Samorząd Województwa oraz artykuły o charakterze informacyjno promocyjnym dotyczące ww. działań, ok. 130 ogłoszeń. Utrzymywany będzie kontakt ze środkami masowego przekazu: telewizja, radio, prasa regionalna oraz branŝowa rolnicza. Planowane jest zlecenie wykonania dwóch spotów reklamowych oraz ich 4

5 emisja w środkach masowego przekazu o zasięgu regionalnym ( np. TVP3, Radio Zachód itd.). Pozwoli to na dotarcie do większej liczby potencjalnych beneficjentów. g) Promocja Programu podczas ogólnopolskich, lokalnych lub regionalnych imprez poświęconych rolnictwu i obszarom wiejskim Działania informacyjno promocyjne dotyczące Programu prowadzone będą podczas targów, konferencji, seminariów poświęconych tematyce rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich poprzez uczestnictwo w tego typu imprezach, powiązane z przekazywaniem informacji o Programie, prowadzeniem stoisk poświęconych Programowi oraz dystrybucją materiałów informacyjno promocyjnych i gadŝetów reklamowych ( w tym zakup gadŝetów i materiałów okazjonalnych); Dodatkowym elementem, zapewniającym odpowiednią wizualizację Programu, a tym samym jego promocję, będą billboardy przy siedzibie Departamentu Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich; Celem wzmocnienia kampanii informacyjno promocyjnej Programu planowane jest przygotowanie i dystrybucja gadŝetów reklamowych w ilości około sztuk (długopisy, kubki, smycze, kalendarze, zegarki ścienne, podkładki pod mysz, notatniki B5, breloczki, etui na wizytówki, koszulki, podkładki pod kubek, teczki, torby ekologiczne, itp.). 4. Opis systemu wdraŝania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdraŝających Za realizację zadań odpowiedzialny jest Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich, w tym następujące stanowiska pracy: Stanowisko ds. Krajowej Sieci obszarów wiejskich i Informacja i Promocja programu przygotowywanie materiałów do aktualizacji strony internetowej; inicjowanie planu działań komunikacyjnych w ramach PROW oraz okresowych planów działań informacyjno-promocyjnych, przygotowywanie i realizacja projektów z zakresu informacji i promocji, organizacja szkoleń, konferencji, seminariów i spotkań informacyjno-promocyjnych, udzielanie 5

6 informacji o Programie. Imię nazwisko Telefon Adres e mail Adriana Zdanowicz- Kubicka a.kubicka@lubuskie.pl Joanna Muszyńska j.muszynska@lubuskie.pl Magdalena Bratkowska m.bratkowska@lubuskie.pl 5. Ramowy harmonogram Konferencje i seminaria informacyjne Działania I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał Konferencje, spotkania informacyjno - promocyjne Punkty informacyjne Tablice informacyjne x x Publikacja materiałów informacyjnych Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących Programu na stronach internetowych podmiotu wdraŝającego, w tym równieŝ informacji o planowanych i zrealizowanych działaniach w ramach rocznego planu komunikacyjnego danej jednostki Współpraca ze środkami masowego przekazu na poziomie lokalnym i regionalnym Promocja Programu podczas ogólnopolskich, lokalnych lub regionalnych imprez poświęconych rolnictwu i obszarom wiejskim 6. Indykatywny budŝet I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał 6

7 Konferencje, spotkania informacyjno - promocyjne 3 300, , , ,00 Punkty informacyjne ,00 Tablice informacyjne , ,00 Publikacja informacyjnych materiałów Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących Programu na stronach internetowych podmiotu wdraŝającego, w tym równieŝ informacji o planowanych i zrealizowanych działaniach w ramach rocznego planu komunikacyjnego danej jednostki Współpraca ze środkami masowego przekazu na poziomie lokalnym i regionalnym Promocja Programu podczas ogólnopolskich, lokalnych lub regionalnych imprez poświęconych rolnictwu i obszarom wiejskim SUMA , , , , , , , , , , ,00 7. Sposób ewaluacji działań Ewaluacja działań prowadzona będzie w celu oceny skuteczności działań informacyjno-promocyjnych, a takŝe oceny efektywności i spójności wydatków ponoszonych w związku z realizacją planu komunikacyjnego. Działania w ramach Rocznego Planu Komunikacyjnego będą oceniane na podstawie opinii zbieranych np. za pośrednictwem interaktywnych elementów strony internetowej, informacji od instytucji zaangaŝowanych w promocję i informowanie o Programie, w oparciu o analizy efektywności realizowanych działań informacyjnych. 8. Zasady sprawozdawczości ze stopnia realizacji działań promocyjno informacyjnych szkoleniowych Sprawozdanie ze stopnia realizacji Rocznego Planu Komunikacyjnego będzie miało formę załącznika do sprawozdań okresowych i zbiorczych z realizacji działań w zakresie informowania i rozpowszechniania informacji o PROW przygotowywanych i przekazywanych zgodnie z rozporządzeniem Ministra 7

8 Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 5 czerwca 2007 r. w sprawie zakresu sprawozdań z wykonywania zadań instytucji zarządzającej, dotyczących realizacji Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , oraz trybu i terminów przekazywania tych sprawozdań. Akceptuję.... 8