Urząd Miejski w Darłowie. Plac Tadeusza Kościuszki Darłowo. Tel Fax

Transkrypt

1 Zasady promocji i informacji projektów współfinansowanych ze środków Miasta Darłowo w ramach zadań z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej Urząd Miejski w Darłowie Plac Tadeusza Kościuszki Darłowo Tel Fax

2 Obowiązki informacyjne Działania informacyjne i promocyjne to obowiązek organizacji, które realizują zadania publiczne Miasta Darłowo współfinansowane ze środków budżetu gminy Miasto-Darłowo, wynikający wprost z 8 umowy zawartej z Miastem Darłowo o wsparcie realizacji zadania publicznego z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej. W przypadku braku stosownych działań informacyjnych i promocyjnych, koszty działań poniesionych ze środków dotacji, związane z ich realizacją mogą zostać uznane za niekwalifikowane. 8 Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do informowania, że zadanie jest współfinansowane ze środków otrzymanych od Zleceniodawcy. Informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego. 2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do umieszczania logo Zleceniodawcy na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania oraz zakupionych środkach trwałych, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność. W związku z powyższym organizacja zobowiązana jest do informowania o otrzymanym wsparciu we wszystkich dokumentach związanych z zadaniem oraz na każdym materiale promocyjnym (np. materiały informacyjne, szkoleniowe, broszury, ulotki, plakaty). Działania o charakterze informacyjno-promocyjnym mają na celu uświadomienie odbiorcom realizowanych zadań źródło dofinansowania przedsięwzięć, w jakich uczestniczą, jakim jest budżet Miasta Darłowo. Wszelkie zainicjowane działania muszą zostać opatrzone następującą informacją: Zadanie z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej współfinansowane ze środków budżetu Miasta Darłowo. Zakres działań powinien być planowany racjonalnie i efektywnie, mając na uwadze założone cele oraz wymogi związane z prowadzeniem działań informacyjno - promocyjnych. Organizacja powinna w szczególności zapewnić, aby przekaz (w tym narzędzia i język komunikacji) został dopasowany do grupy odbiorców, charakteru i zasięgu oddziaływania zadania. Instrumenty przekazu informacji i promocji Wydarzenia Organizatorzy wydarzeń (takich jak np. turnieje, mecze, treningi, seminaria i wystawy) przygotowywanych w związku z realizacją zadania publicznego współfinansowanego przez Miasto Darłowo, powinni wyraźnie zaznaczyć udział Miasta Darłowo. Organizatorzy powinni informować Burmistrza Miasto Darłowo o tych wydarzeniach z odpowiednim wyprzedzeniem tak, aby było możliwe zorganizowanie stosownego udziału, jeżeli będzie to uznane za konieczne. 2

3 Publikacje Jeżeli w ramach zadania planowane są publikacje (np. ulotki, plakaty, broszury, newslettery), powinny one zawierać na stronie tytułowej wyraźne odniesienie do Miasta Darłowo oraz jego emblematy, jak logo Miasta Darłowo oraz logo zadania. Podane powyżej zasady powinny mieć zastosowanie również w przypadku materiałów informacyjnych udostępnianych drogą elektroniczną (np. poprzez strony internetowe) lub materiałów audiowizualnych. Informacja na zakupionych produktach, sprzęcie i wyposażeniu Organizacje są zobowiązane do oznaczenia zakupionych produktów, sprzętu i wyposażenia ze środków dotacji zamieszczając logo Miasta Darłowo lub logo zadania oraz informację o współfinansowaniu. Naklejki/plakietki należy umieszczać w widocznym miejscu, a samo oznakowanie musi być czytelne i wyraźne. Zakup współfinansowany ze środków budżetu Miasta Darłowo przykład Uwaga: W przypadku sprzętu o małych gabarytach, na którym nie ma możliwości zamieszczenia czytelnej informacji o współfinansowaniu, dopuszcza się zamieszczenie tylko logo Miasta Darłowo lub logo zadania. Logotypy Organizacje, w ramach możliwości, powinny zamieszczać logotypy Miasta Darłowo oraz zadania na wszelkich materiałach promocyjnych, np. zaproszeniach, banerach, plakatach, publikacjach. Istnieje możliwość umieszczenia na potrzeby działań informacyjno - promocyjnych, oprócz logo Miasta Darłowo i logo zadania, także inne logotypy (np. organizacji, darczyńców). Istotną kwestią jest zachowanie odpowiednich proporcji pomiędzy zamieszczanymi logotypami. Logo Miasta Darłowo, kolor Logo Miasta Darłowo, czarno-białe 3

4 Logo zadania, kolor Logo zadania, czarno-białe Uwaga: należy pamiętać o zasadzie proporcji - wszystkie umieszczane symbole powinny mieć zbliżoną wielkość, logo Miasta Darłowo nie może być znacząco mniejsze niż logo organizacji, logo zadania nie może być mniejsze lub większe niż pozostałe logotypy, należy pamiętać o zasadzie konsekwencji w kolorystyce znaków stosowanych w danym narzędziu promocji i informacji. Logotypy w wersji wektorowej do obróbki graficznej oraz w formacie jpg można pobrać ze strony Miasta Darłowo: (zakładka Niezbędnik NGO). Strona internetowa Strona internetowa jako skuteczne medium komunikacji jest narzędziem promocji stosowanym przy wszystkich zadaniach. Strona internetowa poświecona realizacji zadania powinna zawierać: logo Miasta Darłowo, logo zadania, informację o współfinansowaniu. W przypadku strony głównej organizacji, powinien się na niej znaleźć odsyłacz do podstrony/ zakładki zawierającej informacje o zadaniu, w postaci linku lub logo, po kliknięciu na które użytkownik zostanie przeniesiony w odpowiednie miejsce na stronie. Zaleca się, aby adres strony internetowej projektu był rozpowszechniany m.in. w publikacjach dotyczących zadania i innych wydawnictwach, informacjach prasowych i telewizyjnych, a sama strona powinna być na bieżąco aktualizowana. Publikacje, gadżety, spoty radiowe i telewizyjne Organizacje, które w ramach promocji zadania wydają publikacje, ulotki, gadżety, bądź produkują spoty radiowe czy telewizyjne zobowiązane są również do informowania o fakcie współfinansowania ze środków budżetu Miasta Darłowo w ramach wspierania i upowszechniania kultury fizycznej. Materiały promocyjne mają zazwyczaj zastosowanie m.in. przy zadaniach zakładających uczestnictwo w turniejach, meczach, targach i wystawach, organizację szkoleń, treningów, zajęć itp.

5 Do najczęstszych publikacji zaliczamy: materiały poligraficzne: biuletyny, broszury, ulotki, plakaty, raporty, opracowania, bannery, roll-up itp., materiały na nośnikach elektronicznych np. płyty CD/DVD, pen-drive y itp., prezentacje audiowizualne: prezentacje multimedialne w programie Power Point lub innym. Wszystkie publikacje muszą zawierać: logo Miasta Darłowo lub zadania z odwołaniem słownym do Miasta Darłowo, i opcjonalnie: informację: Zadanie współfinansowane przez Miasto Darłowo. Spotkania/zajęcia W czasie spotkań, zajęć, szkoleń, treningów, konferencji prasowych należy podkreślać fakt współfinansowania zadania z budżetu Miasta Darłowo. Istotne jest, aby w miejscach gdzie odbywają się spotkania, zajęcia, treningi oraz na dokumentach dotyczących spotkań, zajęć, treningów znalazło się logo Miasta Darłowo lub logo zadania. Informacja dotycząca współfinansowania powinna znaleźć się na: zaproszeniach na turniej, zawody, spotkania, korespondencji dot. realizacji zadania, plakatach informacyjnych, materiałach, które otrzymują uczestnicy. Oznaczenie dokumentu Wszystkie dokumenty ( z wyjątkiem wewnętrznych dokumentów- nieprzedstawianych innym podmiotom) podlegają oznaczeniu stosownymi znakami. Na co najmniej pierwszej stronie muszą znaleźć się: logo Miasta Darłowo lub zadania z odwołaniem słownym do Miasta Darłowo, informacja: Zadanie współfinansowane przez Miasto Darłowo. Oznaczeniu podlegają w szczególności: korespondencja papierowa i elektroniczna prowadzona w sprawie zadania ze wszystkimi podmiotami oraz instytucjami zaangażowanymi w realizację zadania, opisy stanowisk pracy i umowy cywilno - prawne na świadczenie usług, umowy z wykonawcami, certyfikaty i zaświadczenia. Uwaga: dokumenty finansowe, takie jak faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo - księgowe nie podlegają oznaczeniu. 5